Meeting Minutes 4.docx - Science Students` Association

La deuxième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
sciences de l’université d’Ottawa - MINUTES
The second meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association
of the University of Ottawa – MINUTES
Date: Le vendredi 30 mai 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 18h30
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cookie (absente)
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino (arrivée à 19h07)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absente, présente en vigueur de Skype à 19h12)
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaaq
Sabrina Slade
Elizabeth Hart McKittrick
La réunion commence à 19h38
1. Ouverture de la réunion
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Appuyée par Josh
2. Motion pour adopter l'agenda
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Elsa veut modifier l'agenda de #9  #8
Liz élimine #5 (numéro de guides  sa mise à jour)
Sabrina crée 4.3 ad hoc
Appuyé par Josh
3. Approuver les minutes de la réunion précédente
4. Shinerama
4.1 Première vente de sucette (compte-rendu)
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1010$ dollars accumulés, incluant les dépenses
630$, a couté 50$ (coût va possiblement être remboursé par la FÉUO)
FÉUO a besoin de fournir des meilleurs friandises
A besoin plus de préservatifs
Rue Elgin n'a pas exigé une identification
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Prochaine vente de sucette est le 7 juin
Table ronde philanthropique – Chloe a dit que Bob possède plusieurs bars et veut
organiser une fête compétitive entre les corps fédéré- l'argent à la porte collecte et le
gagnant reçoit 500 à 1000$ pour leur campagne Shine. On reçoit l'argent de la porte et
l'argent des vente de billets.
Il est mieux de se joindre avec un autre corps fédéré (plus de personnes)
La science de l'activité physique se joint avec la science de la santé. Un partenariat
possible avec Génie ou Communication.
4.2 Great Glebe Garage Sale (compte-rendu)
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Profit: 450$, coût: 65$
Alick veut se joindre avec Carleton
Ahmed avertit qu'on devrait accueillir Carleton à nos événements au lieu d'une
collaboration
Elsa suggère une bataille de fusille à eau/bataille à ballon d'eau
Alick suggère une soirée de bar, Science vs Carleton
Organisé un tournoi de Beer Pong – Pong Philantropique avec science de l'activité
physique
Science de l'activité physique a Molson qui peut fournir des tonnelets
Possiblement dans une église
L'année passée était un tournoi de Arts et AÉÉPID
200$ pour la nuit (lieu) – tonnelet: 50$/chaque (sans un rabais)
La date est négociable (13 Juin)
Ahmed suggère de la bière dans la main et de l'eau sur les tables
Prix fixe de 10$ à la porte au lieu d'un prix pour chaque jeu/verre
Les tournois sont difficiles à organiser, spécialement ceux avec des règles
Il est possible d'avoir un système de point au lieu d'un tournoi d'hiérarchie
Une rencontre avec les sciences de l'activité physique est céduler pour mardi
Les profits seront divisés avec les sciences de l'activité physique
Une pièce d'identification sera obligé
On a besoin d'un permis d'alcool de charité
L'événement est suggéré d'être à la fin de juin
Temps approximatif – 19h00 à 1h00
Alick & Sabrina travaille avec Sunny pour une après-fête Lady Gaga
Mansion a signé un contrat avec Lady Starlit (le DJ officiel de Lady Gaga) et Lady Gaga
va aller à chacune de ces performances. On a proposé qu'on reçoit la moitié du profit
Mansion charge 20$/billet, donc 10$ chaque (Shinerama pour sciences et sciences de
l'activité physique)
On estime un profit de 4000$ pour la vente des billets
On reçoit aussi l'argent des ventes d'alcools pendant la nuit
De plus, on peut publiciser l'événement comme l'après-fête officielle de Lady Gaga
Après que Mansion accueille 800 personnes (équilibre des comptes), on reçoit 100%
des profits des ventes de billets
Les ventes de billets inclus des ventes de billets avant ou après l'événement (un
système électronique sera possiblement introduit)
L'équipe exécutif peut vendre des billets personnellement en signant un contrat pour la
responsabilité de l'argent
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Sab est en contact avec Menchies pour 20% du profits des ventes pendant la Fête du
Canada
On doit être debout dehors et donner des coupons qui dit qu'on reçoit 20%
Esther connaît un propriétaire d'un Beaver Tails à Owen Sound
Hope Volleyball: 325$ pour réserver un petit endroit
Vente de Freezies possible lors du jour du Canada
5. Marchandise de Sciences
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On a beaucoup de marchandise qu'on n'utilise pas
Prix gratuit lors de la semaine 101
Utiliser les vielles marchandises, on peut encore vendre les nouvelles
Deuxième niveau du plan de marchandise de Steve– nouvelles marchandises
Steve a un nouveau design pour les pantalons
On veut diminuer notre inventaire
On veut possiblement ajouter de la publicité dans les "mail out"
6. Cartes magnétiques
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Il y a personne en charge
La faculté revoit notre accès
On a encore accès au bureau et dans Marion 24 heures
7. Motion pour changer les dépenses de "voyage" dans le budget à un "développement
professionnel"
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Appuyée par Julia
Abstenue par Josh
Motion est passée
8. Budget
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Publié en ligne
Similaire au budget de l'année passé, avec peu de changements
Philanthropique reçoit un peut plus d'argent
Le bal formel reçoit un peu moins d'argent
Les marchandises de la faculté reçoit un peu moins d'argent, car il n'y a plus de
manteaux de sciences
Moins d'argent pour les comités de services (car Emery a fait une révision)
Financement du Département: chaque département reçoit 100$ pour un événement-les
premières années vont recevoir 200$ pour chaque événements à part du Café Chantant
au lieu
Motion pour passer à huis clos par Elsa (19h53)
o Appuyée par Sabrina
Josh motionne pour passer hors de huis clos
o Appuyée par Sabrina
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Promotions vont inclure tous items qui doivent être imprimées, excluant la semaine 101
Changer un événement externe à un événement de science académique
Elsa motionne d'approuver le budget
o Appuyée par Liz
o Tous en faveur
o Abstenue par Josh
o Motion est passée
9. Wipebooks
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On a encore des Wipebooks
Frank demande d'acheter des Wipebooks 2.0
On veut diminuer le cout des vieux Wipebooks à 20% avant d'acheter les nouveaux
10. Dates importantes
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Approbation des guides – une réunion où Liz nous montre les candidats/candidates et
on vote
Dates: Lundi à 20h00 ou Mardi à 21h00
Date est planifier pour lundi à 21h00
Premier Soin: 19 juillet
Retraite exécutif: Du 16 au 17 août
11. Mises à jour exécutives
11.1 Sénateur
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Première rencontre
11.2 Conseilleur principal
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Elle avise
Veut mettre à jour la constitution avec des nouvelles motions
Le comité d'élections se rencontrons plus tard dans l'été
11.3 Interne
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A fait des mises à jour au site web
A fait un logo pour la semaine 101
11.4 Externe
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aucune
11.5 Sociale
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TRS 1: commande pour 675 bouteilles d'eau et 675 sacs de lavage pour les kits
Fedstock sera lundi soir: des événements devront être planifiés pour dimanche soir
sinon les étudiants perdront un intérêt
Le thème est "Invente. Inspire. Identifie."-ceci nous ne affecte pas
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Inkram veut organiser une journée à Calupso- AÉS ne va pas être présent
La dance dans la cour de Marion a bien été aimée
Événements secs: marche hanté de psychologie, danse Much Video AÉFA, disco avec
écouteurs jeudi
Mosaika n'est pas populaire
Jeu laser avec communications et pschologie
FÉUO veut diminuer le prix des kits
Vente des kits va être en avant de bioscience- besoin de tables, d'applications
électriques....etc
Il faut que chaque exécutif porte des bandeaux
FÉUO va placer la commande, mais on doit payer
-TRP d'Elsa a dit que Anne-Marie Roy a dit que la FÉUO va payer pour les bandeaux
AMC n'aime pas trop le logo de Gravité (film)
Rencontre avec Tim Kraus-prend soin des kits de la semaine 101 et des chandails
PW Leopard a des paquet de soins dans les kits et on va les commander d'eux
Promotions de santé-paquet de soins pour les kits 101
Blouse de laboratoire doit être obtenues de Fisher Scientific cette année
Horaire de la semaine 101: vente des kits, brise-glace
o Dimanche: fête de cours ou de quartier
o Lundi: vente de kits, chasse au trésor modifiée, Fedstock, pas de craie
o Mardi: journée Shine, orientation, présentations, marche hanté/mosaika/dance
dans la cour
o Mercredi: les cours commencent, criminologie veut faire un atelier Venus Envy
o Aucun Bias-une session de question pour les étudiants de la semaine 101 avec
les guides et le conseil exécutif
o Mercredi: ballon chasseur science vs. science social
o Jeudi: soirée bar à Addiction, la marche
o Vendredi: fête Mario à Camp Fortune
o Samedi: Petit déjeuné à 1848, cérémonie de fermeture pendant la nuit
o Dimanche: à l'aube, l'exécutif fête
11.6 Logistiques
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Choses en stocke-kits de l'année passée
On veut peut être investir dans une meilleure barbecue
Journée de plage possible
Jeux: Strathcona
Va acheter des choses à Costco pour stocker pour la semaine 101, si ils sont en vente
11.7 Promotions
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Équipe de révision pour un vidéo de la semaine 101
a envoyé un courriel au sujet de la loi Anti-Spam au département de la communication
au bureau du premier cycle
11.8 Bilinguisme
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travaille la traduction du site web
11.9 Finances
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Le budget pour la semaine 101 doit être approuvée avant la troisième semaine de juillet
14.10 Académique
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Réunions de la fraude académique-ne peut pas en parler
Pense de faire "Aucun Bias" pendant toute l'année- connaître les profs
Les profs veulent être impliqués lors de la planification des événements de réseaux
sociaux
14.11 Philanthropique
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A envoyé un document avec les mises à jour pour Shinerama
14.12 Coordinatice Shinerama
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Hailey (philantropique) des sciences de la santé veut emprunter de notre barbecue pour
de l'argent
Le calendrier de Shinerama est posté dans le groupe Facebook exécutif
Tremblant: a contacté Ultimate Ski, a été remboursé pour les billets de remonte non
utilisé
Propose une position représentatif de Tremblant au conseil générale
14.13 Coordinatrice de bénévolat
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L'année passée: 90 guides, 20 guides chefs
Cette année: 95 guides, 24 guides chefs
Rencontre pour approuver la sélection-LUNDI
‘Aucun Bias  program de mentorat: continuer la connexion avec les guides et les
autres étudiants
Les approbations et les rejets sortent mercredi
aide des guides pour Shinerama
15. Présidente
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TRP: 3 grandes discussions
o 1. Le changement de date de Fedstock
 changé, car le parc Confédération est seulement disponible cette journée
 autre lieux ne sont pas assez bonnes
 décision originale était de commencer la semaine 101 lundi soir
 compromis: événements secs seulement le dimanche soir

o
o
Les étudiants veulent probablement un événements avec alcool la
première semaine
 raison pour un événement sec: plus inclusive pour les étudiants et pour
des raisons logistiques (FÉUO)
 Take Back the Night comme notre premier événement
 Pour n'importe quel événement le dimanche soir soit le danse dans la
cour ou la fête des écouteurs de AÉFA, les étudiants ivres et les mineurs
sont le bienvenue
2. UOSERT remplace les ambassadeurs de sécurité
 les ambassadeurs de sécurité ont peut être plus d'expérience avec la
semaine 101
 FÉUO signe un contrat pour leur assurance responsabilité civile; AnneMarie est légalement obligée (à cause de la clause de diligence) de
choisir l'équipe qui est le meilleur à réagir lors de situations de sécurité et
de premiers soins
 Les ambassadeurs de sécurité ont le même niveau de formation que
l'exécutif ( premier soins et RCP)
 UOSERT sont des premier intervenant et sont très qualifiés
 Cette année ont a UOSERT et moins d'ambassadeurs de sécurité
 UOSERT n'a aucune permission de couper les bracelets
3. Cap des Kits
 De 75$  70$
 Renforce le profit du cap de 5%
15. Varia
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aucune
16. Motion pour terminer la réunion
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Appuyée par Julia
La réunion termine à 22h09
The second meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association
of the University of Ottawa – AGENDA
La première rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - AGENDA
Date: Friday, May 30th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 6:30PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cookie (absent)
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino (enters at 7:07)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absent, Skypes in at 7:12)
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaaq
Sabrina Slade
Elizabeth Hart McKittrick
Meeting starts at 6:38
1. Opening of the meeting
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Seconded Josh
2. Motion to adopt agenda
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Elsa wishes to amend the agenda, #9  #8
Liz eliminates #5 (guide numbers  her update)
Sabrina creates a 4.3 ad hoc
Seconded Josh
3. Approve previous meeting’s minutes
4. Shinerama
4.1 First sucker run de-brief
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1010$ dollars drafted, including expenses
630$, costed by 50$ (cost being reimbursed possibly by SFUO)
SFUO needs to give us better candy
Need more condoms
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Elgin street did not ID
Next sucker run on June 7th
Phil roundtable – Chloe says that Bob owns many bars and wants to throw a party off
between fed bodies – door money collects, and the winner gets 500 – 1000$ to their
Shine, we also get door money; ticket sales.
Better to team up with another head body against another two fed bodies (more people)
HK is partnering with HSS, perhaps Science teams up with Engineering
Commies might be another option
4.2 Great Glebe Garage Sale de-brief
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Made 450, costed 65
Alick wants to partner with Carleton
Ahmed warns that we should host events and bring Carleton on board, rather than collab
Elsa suggests a water gun / water balloon fight
Alick suggests Science vs Carleton party off, or a bar night
Organizing a beer pong tournament – Phil Pong Tournament with HK
HK has access to Molsen who can provide kegs
Potentially in a church…
Last year there was an ARTS vs PIDSSA pong tournament
200$ for the whole night (venue) – kegs are 50$/each with discount
June 13th – date is negotiable
Ahmed suggests beer in hand and water on the table
10$ flat fee at the door, instead of per game / per cup.
Tournaments are difficult to organize – it may be inconvenient to host a strictly ruled
tournament
Possible to award a point system instead of a hierarchical tournament
Will be meeting with HK on Tuesday to discuss
We will be splitting profits 50/50 with HK
We will be carding people
We require a charity liquor license
Should push back further – end of june
Planned time – 7:00 – 1:00AM
Alick & Sabrina have been working on a Lady Gaga afterparty with Sunny
Mansion signed a contract with lady starlit (lady gaga’s official DJ) and lady Gaga will go
to all of her shows – we have coordinated with mansion to get half the ticket sale
proceeds
Mansion will charge 20$ / tickets, 10$ each  Shine for science and HK
Looking at 4000$ for ticket sales
Also get money from shots and drink sales
We can advertise the event as the official Lady Gaga afterparty
After mansion breaks 800 people (break even) we receive 100% of ticket sales afterward
These are pre-sale tickets; physical tickets; owner might setup an online ticket sale
Exec can bear tickets and sell personally, signing contracts for money responsibility
Sab is in communication with Menchies for 20% of sales on Canada Day
Stand outside menchies with coupons and hand out “tickets” that allow us to receive
20% of sales
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Esther knows a beaver tail owner for Owen Sound
Hope Volleyball – 325$ for a small spot
May sell freezies on Canada Day
5. Crusty old science merch
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We have a lot of merch that we do not use
Free prizes for 101 week
Use oldest merch only, newest merch can still sell
Tier two of Steve’s merch plan – new merchandise
Steve made new sweat pant designs
We plan to shrink down our inventory to simple options
Might add merchandise advertisements in the mail out
6. Swipe cards
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There is nobody in charge
Faculty still reviewing our accesses
We will still have access to Marion and our office 24 hours
7. Motion to change travel expense on budget to ‘Professional Development”
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Seconded by Julia
Abstained by Josh
Motion passes
8. Budget
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Being published online
Same as last year’s budget, with some changes
Philanthropic given additional money
Formal given less money
Faculty merch given less due to termination of science jackets
Less money on service committee (as Emery did an overhaul)
Departmental Funding: each department gets 100$ for an event – instead, the First
Years will get 200$ for more events other than coffeehouse
Motion to go into camera by Elsa (7:53)
o Seconded by Sabrina
Josh motions to end in camera
o Seconded by Sabrina
Promotions will include all printing expenses excluding 101 week
Change “external event” to a science academic event
Elsa motions to approval the budget
o Seconded by Liz
o All in favour
o Abstained by Josh
o
Motion passes
9. Wipebooks
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Still have wipebooks
Frank is asking to buy wipebooks 2.0
Want to mark down old wipebooks to 20$ to sell before purchasing new 2.0 wipebooks
10. Important dates
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Guide approval – meeting where Liz will show a list of guides chosen & backups
Dates: Monday 8:00 PM or Tuesday 9:00 PM
Date is set for Monday at 9:00PM
First Aid: July 19
Exec retreat: August 16th-17th
11. Exec Updates
11.1 Senator
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First senate meeting
11.2 Senior Advisor
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Just been advisin’
Update constitution with new motions
Elections committee will meet late in the summer
11.3 Internal
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Made new updates to the website
Made a logo for 101 week
11.4 External
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none
11.5 Social
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SRT #1 – BULK order for 675 water bottles and 675 laundry bags for kits
Fedstock will be Monday night – events must be held on Sunday night otherwise
students will lose interest
Overarching theme will be ‘invent, inspire, identify’ – does not effect us
Inkram wants to organize a day at Calypso – SSA will not attend
Courtyard dance received a lukewarm response
Dry events: Psych haunted walk, SAFA much video dance, Headphone disco Thursday
Mosaika not popular
Compsi laser tag
SFUO wants to lower kit sales
Kit sale location will be in front of bioscience – need tables, electric things…., etc
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Mandatory for all execs to wear exec bandanas
SFUO will place the order but we will pay for them
o PRT from Elsa says that Anne-Marie Roy says that SFUO will pay for them
AMC not really into gravity-themed logo
Meeting with Tim Kraus – takes care of SSA swag and 101 kits, shirts
PW Leopard has care packages in kits – we will order from them
Health promo – care packages for 101 week kits
Lab coats – must get from Fisher scientific this year
101 week schedule – Saturday: kit sales, icebreaks
o Sunday – even at night, courtyard or block party
o Monday – kit sales, revamped scavenger, Fedstock, NO CHALK
o Tueday – shine day, orientation, presentations, haunted walk/mosaika/courtyard
dance
o Wedesnday – classes start, Crim wants venus envy workshop?
o No Bias No Bull – a question period for 101ers with guides and exec
o Wednesday – science vs social science dodgeball
o Thursday – bar night at addiction, the walk,
o Friday – Mario party at camp fortune
o Saturday – hangover breakfast at 1848, closing ceremony at night
o Sunday – at dawn we ride
11.6 Logistics
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Things in storage – kits from lsat year
May want to buy a decent barbeque
Possible beach day
Games – Strathcona
Will buy things at Costco for stock in 101 Week if on sale
11.7 Promotional
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101 week promo team for video editing
emailed about the Anti-Spam law to the comms in the undergrad office
11.8 Bilingualism
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working on the French translations of website
11.9 Finance
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101 week budget has to be approved within the first two weeks of July
14.10 Academic

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Academic fraud meetings – can`t talk about it
Thinking of doing “no bias no bull” idea throughout the year – networking with profs
Profs want to be involved in organizing networking events
14.11 Philanthropic
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Sent out a doc with written updates for Shine
14.12 Shinerama coordinator
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Hailey from HSS phil wished to borrow BBQ for money
Shinerama calendar posted in exec group
Tremblant: met with ultimate Ski, refunded for unused lift tickets
Proposes an appointed Tremblant general council position
14.13 Volunteer Coordinator
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Last year: 90 guides, 20 head guides
This year: 95 guides, 24 head guides
Meeting to go over selections Monday
‘no bias no bull’  mentoring program: continue your connection with guides and 101ers
guide acceptances and rejections go out on Wednesday
guide help for Shinerama
15. President

PRT: 3 main issues
o 1. Fedstock day change
 moved because confederation park is only available that day
 any other venue not as good
 original decision was to start 101 week Monday night, skipping Sunday
 compromise: dry events only on Sunday night
 101ers in first night probably want a wet event
 reason for dry event: due to inclusivity and logistic reasons (SFUO
stance)
 take back the night as the first kick off
 whatever event happens on Sunday night is a courtyard dance or the
SAFA headphone party  drunk 101ers will be welcome as well as
underage 101ers
o 2. UOSERT replacing Safety Ambassadors
 safety ambassadors may have more 101 week training
 SFUO is signing a contract for their liability insurance; Anne-Marie is
legally obligated (Due to due diligence clause) to choose the team that is
most able to deal with first aid and safety situations
 Safety ambassadors have a close link with execs and guides; their
training is only first aid and CPR (what the execs have)
 UOSERT are first response and are very much qualified
 This year we will have UOSERT and less safety ambassadors
 UOSERT has no bracelet cutting permission
o 3. Kit caps
 going from 75  70

enforce the 5% profit cap
15. Varia
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16. Motion to end meeting

Seconded by Julia
Meeting ends at 10:09