FICHE DE POSTE Agent administratif I

FICHE DE POSTE
Agent administratif
I - IDENTIFICATION DU PROFIL DE POSTE :
Pôle d’activité : MAIRIE DE LAMBALLE
VIE DE LA CITE…………………….
Service d’affectation: Affaires civiles – Elections – Cimetière - Affaires généralesLieu principal de travail :Mairie de Lamballe ………………………………………………………………
Cadres d'emplois possibles pour occuper le poste :.Filière administrative
Catégorie C
Supérieur hiérarchique direct :.Responsable du service Affaires civiles
Durée hebdomadaire de service 35 h…………………………………………………
II – QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE :
QUALIFICATIONS POUR LE POSTE :
Accueil physique et téléphonique des usagers.
Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif
du service ou de la collectivité
Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du
service en matière :
• Etat civil
• Elections ( politiques et professionnelles)
• Funéraire ( gestion des 5 cimetières)
• Citoyen ( recensement militaire)
• Recensement partiel de la population
• Affaires générales : C.N.I, passeports, sorties de territoire, cartes de séjour,
débits de boisson, dossiers agricoles, légalisation de signature, remise de
documents administratifs (immatriculation véhicule, permis de conduire, visite médicale etc…)
COMPETENCES POUR LE POSTE :
Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité.
Sens aigu du service public.
Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers ( état-civil, élections, citoyen,
cimetière) , internet.
Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières ( pics d’activité liés à la clôture
des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux, des permanences du
samedi matin)
Assister le responsable dans l’organisation du travail.
III – SPECIFICITES DU POSTE:
Agent polyvalent sur la Direction, amené à remplacer les agents dans les communes
annexes en cas de maladie et lors des congés.
Adaptabilité sur les 5 sites (Lamballe et 4 communes associées).
Délégué dans les fonctions d’officier d’état civil par le Maire pour la délivrance des actes
d’état civil et administratifs .
Doit assurer les permanences Accueil Mairie de Lamballe le samedi matin (8h30 / 12h) en
polyvalence avec l'équipe des Affaires Civiles (moyenne : un samedi sur 5)
V - DESCRIPTION DU POSTE MISSIONS ET TACHES CONFIEES
A/ de façon principale et régulière :
A Lamballe
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Etat civil : recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration, relative à
l’état civil. Apprécier la demande au regard des différents documents. Contrôler
l’authenticité des documents fournis.
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Elections :recevoir les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste
électorale. Gérer et assurer la révision de la liste électorale avec la commission
administrative chargée de cette révision.
Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur
déroulement
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Funéraire : contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des
pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières. Attribuer ou
renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier des
cimetières. Reprise des concessions
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Affaires générales : recevoir et instruire les déclarations de débits de boisson, les
demandes de titres de séjour et d’attestation d’accueil pour étrangers. Délivrer les
sorties de territoire. Recevoir et instruire les C.N.I,. les passeports sur la station
biométrique. Recenser les inscriptions pour la liste militaire.
Informer les usagers lors de la remise de différents formulaires administratifs (
duplicata permis de conduire, carte grise, visite médicale, permis international
etc...).
A St Aaron, La Poterie ,Trégomar et Maroué
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instruire l’Etat civil,
recevoir les inscriptions sur la liste électorale,
organiser pour chaque bureau vote, lors des scrutins politiques, le planning de
présence des présidents, assesseurs, déléguées, etc…
suivre et gérer les fichiers cimetière (attribuer ou renouveler des concessions).
recevoir les permis de construire et toutes les demandes liées au service
urbanisme,
gérer les transports scolaires,
recevoir et centraliser les dossiers PAC agriculture,
recevoir les inscriptions des nouveaux élèves,
recevoir les demandes de locations de salle,
assurer le secrétariat du Maire délégué,
Recevoir les demandes de R.S.A., aide sociale et logement.
Préparer et suivre les réunions de :
- commission consultative
- commission C.C.A.S.
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commission élections
B/ de façon occasionnelle :
- Organiser la cérémonie des vœux , de la fête des mères, du 11 novembre, le repas du
C.C.A.S et la préparation de la distribution du colis pour les personnes âgées.
VI - RELATIONS FONCTIONNELLES :
(relations dans et hors de la collectivité)
Contact direct avec le public, travail en équipe,
collaboration avec les services funéraires,
police municipale,
administrations (urbanisme, aspects juridiques, sociaux, ...)
Préfecture, procureur et parquet civil,
INSEE,
Comptable du trésor.
Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
VII - MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU POSTE
(humains, matériel et équipement):
Outils informatiques, téléphone, fax, logiciels métier en matière d’état civil, élection,
cimetière, citoyen, finances et association foncière, photocopieuse et imprimante.
VIII - OBSERVATIONS PARTICULIERES