Guide pratique évaluation des agents

Evaluation
Mise à jour : novembre 2010
SOMMAIRE
1. LES FICHES DE POSTE
2. L’EVALUATION DES
AGENTS
3. LA REGLEMENTATION
RELATIVE AUX
ENTRETIENS
PROFESSIONELS
L’EVALUATION DES AGENTS
DANS LA FONCTION PUBLIQUE
TERRITORIALE
CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION
PUBLIQUE TERRITORIALE DE L’ARIEGE
4 Av. Raoul Lafagette – Montgauzy - 09000 FOIX / Tél. : 05 34 09 32 40 Fax : 05 34 09 30 88
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Mise à jour : Novembre 2010
1. LES FICHES DE POSTE
La fiche de poste
Définition
La fiche de poste est un document contractuel élaboré conjointement par l’agent et son supérieur hiérarchique direct.
Elle décrit les missions et activités qui incombent à l’agent en situation professionnelle dans une structure donnée.
La fiche de poste est un outil évolutif de dialogue et de gestion individuelle des compétences des agents.
La fiche de poste est un document individuel (le nom de l’agent en poste est indiqué) amené à évoluer en même temps que les missions du poste.
Utilités
Une fiche de poste présente 3 intérêts majeurs
1) C’est un outil de recrutement
En amont , la fiche de poste permet à l’agent souhaitant se porter candidat de prendre connaissance des enjeux du poste, des missions et activités qu’il
aura à exercer.
Pour le recruteur, elle permet d’élaborer le profil du candidat en terme de savoirs, savoir-faire et savoir être afin d’opérer un choix le plus optimal
possible.
La fiche de poste est différence du simple profil de poste mais celui ci est une extraction de la fiche de poste.
2) C’est un outil de gestion des compétences de l’agent
Elle permet au responsable hiérarchique de connaître précisément les activités et taches exercées au fil du temps, de se baser sur des critères objectifs
pour évaluer le travail et les compétences de l’agent et de proposer le cas échéant des formations adaptées aux nouvelles exigences du poste.
Pour l’agent, elle permet à son travail d’être connu et reconnu par la hiérarchie, de faire un diagnostic des compétences, de connaître les critères
objectifs sur lesquels il sera évalué et d’envisager les formations nécessaires au renforcement de ses compétences
Dans les collectivités de taille importante, la fiche de poste est un outil de GPEC, utile pour la réorganisation des services , l’anticipation des départs à
la retraite, l’évolution des carrières et le management des compétences.
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3) C’est un outil de prévention des risques professionnels
La fiche de poste permet de connaître avec précision les activités exercées par l’agent et d’en déduire les risques associés au poste de travail et les
mesures de prévention à prévoir.
Elle sert à évaluer l’aptitude ou l’inaptitude de l’agent à son poste en cas de maladie et à proposer un aménagement de poste ou un reclassement si
nécessaire.
Les 5 étapes pour finaliser une fiche de poste
1) Recherche des informations générales nécessaires sur le métier
Le responsable hiérarchique peut utiliser le répertoire des métiers du CNFPT, les bases de données sur Internet, les documents existant dans la
collectivité.
De son coté l’agent peut tenir un journal des activités réalisées.
2) Recueil des données spécifiques sur le poste
Ce recueil se fera principalement lors des entretiens annuels d’évaluation.
3) Rédaction de la fiche de poste.
Celle ci est effectuée par le responsable hiérarchique en coordination avec l’agent qui peut la relire, la commenter et apporter les modifications ou
suggestions qu’il juge utile.
Le but est de parvenir à un consensus.
4) Validation de la fiche de poste
La version définitive de la fiche de poste doit être validée par la DRH ou la DG, en cas de modifications, l’agent doit en être informé.
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5) Exploitation et révision de la fiche de poste
La fiche de poste sera utilisée lors de chaque entretien d’évaluation annuel et sera actualisée en fonction de l’évolution du service et des missions
assignées à l’agent.
Le contenu de la fiche de poste
Au minimum , une fiche de poste doit comporter les 7 éléments suivants :
- L’intitulé
- Le cadre d’emplois de référence, le ou les grades, la durée du travail
- Le positionnement fonctionnel du poste
- Les missions principales et les activités du poste
- Les compétences requises (études,formations, qualifications, expériences professionnelles)
- Les moyens mis à disposition (humains et matériels voire financiers)
- Les particularités du poste
Dans le modèle proposé, plus élaboré, la fiche de poste comprend les rubriques suivantes :
- Intitulé du poste
- Localisation géographique
- Position statutaire et au sein de l’unité de travail
- Spécificités du poste
- Mission clé du poste
- Activités principales déclinées en tâches
- Moyens mis à disposition de l’agent
- Résultats permanents attendus
- Compétences requises
- Ressources à mobiliser
- Niveau d’autonomie
- Nom du titulaire actuel du poste
- Nom et fonction du responsable hiérarchique actuel
- Relations fonctionnelles
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MODELE VIERGE DE FICHE DESCRIPTIVE DE POSTE
Intitulé du poste
----------------------------------------------------------------
Localisation
----------------------------------------------------------------
Position statutaire et au sein
De l’unité de travail
Spécificités du poste
Mission du poste
Activités et tâches
Moyens à disposition de l’agent
Résultats attendus
Compétences requises
Ressources à mobiliser
Autonomie donnée
Titulaire actuel
Responsable hiérarchique actuel
Relations Fonctionnelles
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EXEMPLE DE FICHE DESCRIPTIVE DE POSTE
Intitulé du poste
Localisation
Position statutaire au sein l’unité de
travail
Spécificités du poste
Mission du poste
Activités et tâches
Moyens à disposition de l’agent
Agent d’entretien polyvalent
Commune de …..
Catégorie C , filière technique, Adjoints techniques territoriaux ou Agents de maîtrise territoriaux,
Rattaché aux services techniques
- Travaille seul ou en équipes en présence ou non des usagers
- Pénibilité physique (par exemple station debout prolongée)
- Nombreux déplacements sur la commune
Assurer l’enchaînement des travaux nécessaires au nettoyage et à l’entretien des surfaces et locaux du
patrimoine de la collectivité.
1) Nettoyage des locaux administratifs, techniques ou spécialisés
- Manipulation des matériels et des machines
- Aspirer, balayer, laver dépoussiérer les locaux
- Choisir et doser les produits en fonction des surfaces à traiter
2) Tri et évacuation des déchets courants
- Changer les sacs poubelles
- Opérer le tri sélectif
- Répartition des déchets dans les conteneurs adaptés
3) Contrôle de l’état de propreté des locaux
- Identification des surfaces à désinfecter
- Vérification de l’état de propreté des locaux
- Détecter les anomalies de fonctionnement et les signaler aux professionnels compétents
4) Entretien courant et rangement du matériel utilisé
- Nettoyage des matériels et machines après usage
- Rangement des produits en séparant les produits toxiques des autres
- Travail à temps complet
- Locaux de stockage des produits et matériels
- Moyens techniques appropriés
- Voiture de service pour déplacements
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Résultats attendus
Compétences requises
Ressources à mobiliser
Autonomie donnée
Titulaire actuel
Responsable hiérarchique actuel
Relations Fonctionnelles
Faible
-
Véhiculer une image positive de la collectivité vis à vis des usagers
Satisfaire les besoins de la collectivité en matière d’hygiène des locaux
Respecter les règles et consignes de sécurité vis à vis de la manipulation des produits toxiques
Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
Maîtrise des notions de pourcentages, dosage, proportion
Niveau CAP minimum
Sensibilisation règles d’hygiène et de sécurité
Sensibilisation aux règles de propreté
Connaissance des bases du tri sélectif
Notions sur les gestes et postures de la manutention manuelle
Organisation, gestion du travail en fonction du planning et des consignes données
Rigueur dans l’utilisation des produits dangereux ou toxiques
Sens des priorités
Garant du respect des règles de sécurité
Discrétion lorsque le travail s’effectue en contact avec les usagers
sous le contrôle du DST, travail d’exécution
Autres agents des autres services
Usagers
Donneur d’ordre
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2. L’EVALUATION DES AGENTS DES COLLECTIVITES
L’EVALUATION DES AGENTS
1) Finalités de l’évaluation
L’évaluation est un outil de dialogue entre un agent et son responsable hiérarchique qui a pour objectifs principaux :
- de faire un bilan de l’année écoulée
- de mettre en œuvre des moyens acceptés par l’agent et son responsable hiérarchique afin d’atteindre les objectifs du service
- de reconnaître le travail réalisé par les agents
- de gérer les compétences individuelles et collectives dans une démarche de GPEEC
- de lier le cas échéant une partie du régime indemnitaire aux résultats obtenus par l’agent
- d’actualiser les fiches de poste en fonction de l’évolution du travail de l’agent
- d’améliorer les conditions de travail (remontée des difficultés ou tensions éventuelles).
L’entretien professionnel (terme officiel désigné par le décret) est un mélange de l’entretien d’évaluation (annuel) et de l’entretien professionnel
(tous les 2 ans) existant dans le secteur privé.
2) les étapes de l’entretien d’évaluation
La réalisation d’un entretien d’évaluation passe par 3 moments clés.
Avant l’entretien : invitation de l’agent et préparation de la rencontre
Le responsable hiérarchique direct invitera l’agent 10 ou 15 jours avant la tenue de l’entretien en lui remettant la fiche de poste et le compte rendu
d’entretien à compléter le jour J.
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Pendant l’entretien : le dialogue se construit autour de 8 phases :
1) Accueil : le responsable rappelle les objectifs de l’entretien, indique le déroulement et la durée (généralement de 30 minutes à 1h30 suivant les
postes et les agents)
2) Evaluation par l’agent et le responsable hiérarchique des réalisations de l’année écoulée (bilan et comparaison des objectifs fixés avec les
réalisations)
3) Fixation des objectifs pour l’année à venir (avec un délai de réalisation et des moyens à mettre en œuvre pour y parvenir)
4) Evaluation des compétences de l’agent (avec le cas échéant une grille d’évaluation)
5) Actualisation de la fiche de poste (si nécessaire)
6) Echanges sur l’environnement de travail (conditions de travail, équipe, moyens matériels..)
7) Souhaits d’évolution professionnelle de l’agent en terme de formations, d’évolution de poste ou de mobilité
8) Conclusion de l’entretien : matérialisée par la signature du compte rendu d’entretien.
Apres l’entretien : l’exploitation des comptes rendus : « reporting et feedback »
Les fiches de poste actualisées et les comptes rendus d’entretien remontent vers la DRH : c’est l’occasion pour les services de solliciter la DRH en
terme de recrutements, mobilités, plan de formation, rémunérations variables…
La Direction ou les élus arbitrent les décisions à prendre si nécessaire et en informent la DRH
La DRH transmet les informations aux chefs de service qui eux mêmes les transmettent à leurs collaborateurs.
3) Les préalables pour réussir un entretien d’évaluation
-
Avoir réalisé les fiches de poste
Avoir défini (après avis du CTP) des critères d’évaluation pertinents communiqués aux agents
Avoir sensibilisé les agents à l’évaluation
Avoir formé les évaluateurs
Avoir construit un modèle de compte rendu d’entretien
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3. LA REGLEMENTATION RELATIVE AUX ENTRETIENS D’EVALUATION
Le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 offre la possibilité pour les collectivités qui le souhaitent, de réaliser un entretien annuel professionnel
d’évaluation, en lieu et place de la notation, pour les années 2010, 2011 et 2012. Cette expérimentation s’inscrit dans le cadre de la mise en place
progressive d’une rémunération au mérite (prime de fonction et de résultats, intéressement collectif…) et du management des compétences des agents
principalement de catégorie A et B.
1) Quels sont les agents concernés par ce dispositif ?
Il s’agit des fonctionnaires territoriaux pour lesquels la notation était obligatoire en application du décret du 14 mars 1986.
La mise en place de cette évaluation nécessite une délibération de la collectivité territoriale ou de l’établissement public local dont ces agents relèvent.
Cette délibération peut viser les fonctionnaires territoriaux concernés soit dans leur totalité, soit par cadre d’emplois ou emplois.
Dans ce cas, les dispositions du décret du 14 mars 1986 relatif à la notation cessent d’être applicables à ces fonctionnaires territoriaux.
2) Les caractéristiques principales de l’entretien professionnel
L’entretien est annuel
L’entretien est réalisé par le supérieur hiérarchique le plus direct de l’agent
L’entretien professionnel a pour but d’évaluer l’agent et d’apprécier sa valeur professionnelle
L’entretien doit donner lieu à un compte rendu écrit qui figurera dans le dossier individuel des agents
3) L’exploitation du compte rendu d’entretien
Les comptes rendus d’entretien seront utilisés pour l’avancement d’échelon au minimum, l’établissement des tableaux d’avancement de grade et la
promotion interne . Toutefois, l’appréciation de la valeur professionnelle de l’agent tient également compte des propositions motivées du chef de service
des agents et des fiches de notation antérieures.
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4) Le contenu de l’entretien professionnel
Le décret fixe les principaux points sur lesquels doit porter l’entretien :
les résultats professionnels obtenus
les objectifs assignés pour l’année à venir
la manière de servir de l’agent
les acquis de l’expérience professionnelle de l’agent
les capacités d’encadrement
les besoins en formation
les perspectives d’évolution de l’agent en terme de carrière et de mobilité.
5) La valeur professionnelle de l’agent
Elle sera exprimée par "une appréciation générale littérale" qui doit se baser sur des critères fixés préalablement par la collectivité après avis du CTP. Ces
critères peuvent notamment être :
l’efficacité dans l’emploi, la réalisation des objectifs
les compétences professionnelles et techniques
les qualités relationnelles
les capacités d’encadrement ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.
6) Les modalités pratiques d’organisation des entretiens professionnels
Le décret précise 6 modalités à respecter :
l’agent est convoqué au minimum 8 jours avant la date de réalisation de l’entretien par son supérieur hiérarchique direct
il faut remettre à l’agent au préalable la fiche de poste et le modèle de compte rendu écrit qui sera utilisé le jour de l’entretien
la date des entretiens devra tenir compte des dates des CAP pour permettre aux agents de formuler une demande de révision de l’évaluation
le compte rendu écrit est communiqué à l’agent dans les 10 jours après la tenue de l’entretien
l’agent doit retourner et signer le compte rendu (avec des observations éventuelles) sous 10 jours.
le compte rendu est versé au dossier individuel de l’agent et une copie est adressée au Centre de Gestion.
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7) Les voies de révision de l’évaluation
L’agent à la possibilité de demander un recours gracieux à l’autorité territoriale dans les 15 jours qui suivent la notification du compte rendu. L’autorité
territoriale doit notifier sa réponse à l’agent sous 15 jours à compter de la demande de révision . A défaut l’agent pourra saisir la CAP sous 15 jours après
la notification de la réponse formulée par l’autorité territoriale.
Enfin un recours contentieux devant le tribunal administratif est possible dans les 2 mois à compter de la notification initiale du compte rendu (ce délai
est interrompu en cas de recours gracieux ou de saisine de la CAP).
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