Préparer une mission de prospection

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Préparer une mission de
prospection
Service du Commerce Extérieur
Mardi 31 mai 2011
Le voyage professionnel est considéré aujourd'hui comme l'un des
outils les plus efficaces de la prospection export. Le voyage d'affaires
représente un investissement dont le coût est élevé; c'est pourquoi il
faut préparer les déplacements de manière rigoureuse, afin d'éviter
les frais inutiles.
Une bonne préparation peut conditionner le succès de la mission. Il
permet à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés extérieurs, de
rechercher des nouveaux partenaires commerciaux et d'établir des
contrats avec des entreprises étrangères.
L'organisation d'un voyage professionnel s'oriente en trois phases
essentielles : la préparation du départ, l'organisation sur place et le
suivi de la mission.
Préparation de la mission
Rétro planning – Exécution
Actions sur place
Retour de mission – Bilan
¾ Avant tout
Diagnostiquer ses capacités à l’exportation
Vérifier sa trésorerie
Avoir minimum 3 mois pour la préparation de la
mission
¾ Valider ses objectifs
Vous aider à maîtriser les conditions de succès
d’une mission de prospection : être plus rentable,
atténuer certaines incertitudes et vous aider à
prévoir certains risques liés aux voyages
internationaux
Préparation de la mission
a) La logistique
- La réservation de votre billet d'avion doit se faire le plus
rapidement possible, afin d’obtenir les meilleurs tarifs. Dans
certains cas, il faut prévoir d'arriver un à deux jours à
l'avance (pendant le week-end par exemple), afin de pouvoir
se remettre du décalage horaire et de préparer ses rendezvous.
- L'hébergement est aussi important que le voyage. En effet,
la réservation de l'hôtel doit, elle aussi s'effectuer à
l'avance. Il faut savoir que pendant la période des salons ou
des foires commerciales, les hôtels sont souvent complets. Le
choix de l'hôtel n'est pas une décision à prendre à la légère.
Il faut vérifier s'il y a une possibilité d'organiser des
réunions, de recevoir des fax, si l'emplacement est approprié
par rapport aux rendez-vous, particulièrement dans les
grandes villes.
b) Déterminer son marché-cible en fonction :
- de ses objectifs commerciaux :
ce que vous souhaitez accomplir en vous rendant sur ce marché
( ex : action de communication, trouver un importateur, rechercher un
partenaire, …)
- de ses ressources financières :
ce que vous allez dépenser et le CA minimum (commandes, contrat
car pas de vente directe) à réaliser et aussi les sources
d’aides que vous pouvez solliciter
Il s’agit de déterminer son marché-cible en
fonction :
-
d’une étude de marché et de la concurrence
via des ouvrages spécialisés, de la veille sur
internet, des études ( Missions économiques,
CCI, associations de professionnels, … ), …
Profitez de l’expérience des sociétés
polynésiennes et étrangères qui ont réussi sur
le marché ciblé
c) Déterminer son type de mission :
-
soit une mission de prospection personnalisée
organisée par les missions économiques ou des
chambres de commerce franco-étrangères ou
préparé soi-même ( identification des
prospects, prise de RDV en direct, … )
-
soit une mission de prospection collective
organisée par la CCISM ou le SCE
c) Établir une liste de prospects :
-
soit des clients directs ( ex : Grossistes,
Distributeurs, Détaillants, … )
soit des partenaires en fonction de critères
que vous aurez établis ( ex : Agent, franchisé,
filiale, … )
Vous pouvez faire appel à des organismes spécialisés
comme les missions économiques permettant de
cibler les prospects selon vos objectifs, leur
sérieux ou solvabilité.
d ) L’argumentaire commercial
Il suppose une réflexion sur :
les points forts de l’entreprise et des produits
ex : avantage naturel ou aspect « bio », créativité, qualité des
matières premières, pérennité de la société, renommée des
clients, … = Différenciez votre offre
=> Le marché n’attend personne, personne n’a besoin de rien. Il faut
que vous proposiez une offre différente de vos concurrents et
interpelliez l’interlocuteur sur ce point, sans trop vous étaler.
L’offre s’entend de manière globale : pensez au produit mais
aussi au «plus-produit» (proximité géographique avec la
clientèle, SAV…).
les besoins du client du marché-cible et ses
critères de décision
De quoi a-t-il besoin ? Quelles sont les tendances ? Le
produit est-il adapté ?
Que cherchera-t-il à négocier ? Quels sont les
facteurs les plus importants (prix, quantité, livraison,
SAV,…) ?
L’argumentaire, les pratiques commerciales
diffèrent selon les cultures et le client
appréciera les efforts que vous ferez pour vous
renseigner sur son pays et sa culture
les réponses aux objections que l’on pourrait
vous faire ( produits, conditions, disponibilité, …)
l’évaluation d’un changement de position (coût
d’une baisse des prix, modalités de paiement modifiés, délais
de livraison révisés,…)
Ce que vous allez dire, comment,dans quel
ordre vous allez dérouler vos arguments et les
réactions de vos clients
Préparez votre négociation et répétez-la
Faîtes attention aux erreurs d’interprétation
Faîtes des phrases courtes, utilisez des mots
simples et revalidez fréquemment
Évitez de vouloir tout présenter, privilégiez les
nouveautés et maîtrisez leurs arguments
e) Adapter vos outils de communication en
fonction des prospects
-
Carte de visite traduite
une documentation traduite par des
professionnels
un catalogue – brochure – CD ROM
les conditions générales de vente, liste de
prix
les supports de communication : échantillons,
pin’s, stylos, petits cadeaux
L’image de l’entreprise passe par la qualité des
documents présentés.
Une identité visuelle claire laisse une bonne
impression.
f) L’aspect financier :
¾ Les aides financières
1. Le soutien de la Polynésie française à
l’exportation du Service du commerce
extérieur ( Procédure de 4 à 6 mois - www.tahitiexport.pf )
2. L’Assurance prospection de la Coface
3.
( www.coface.fr )
¾
Le budget prévisionnel : Coûts d’exportation
Voir la fiche n°5 : Mission de prospection
II. RETROPLANNING
-> 3 mois de préparation pour un maximum d’efficacité !
-12 semaines
• constituer un dossier sur l’entreprise
• établir un projet de voyage, définir vos objectifs
• contacter les organismes susceptibles de fournir des informations
sur le marché considéré (SCE, CCISM, ME, …) et/ou d’établir pour
vous un programme de rendez-vous (formuler votre demande le plus
clairement possible sinon vous risquez des RDV pas assez ciblés et
une perte de temps et d’argent)
-8 semaines
• décider du voyage à la suite des avis recueillis
• repérer les jours fériés, fêtes nationales, vacances, …
• examiner les éventuels marchés dans la même zone
géographique
• contacter plusieurs agences de voyage, les mettre en
concurrence
• élaborer un budget avec vos premiers devis
• collecter des informations pratiques sur la destination
• demander une aide à la prospection (SCE et Coface)
-6 semaines
9 Prise de contact avec les prospects :
• Prise de rendez-vous en direct : Contact téléphonique, Mailing
• OU Demande de prise de RDV par un organisme spécialisé ( M.E. )
moyennant finance. Communiquer des informations sur l’entreprise, les
produits. Préciser vos objectifs, les circuits de distribution souhaité,
etc. => liste de prospects communiqué avec un planning de RDV.
1er contact avec les prospects en direct :
Il a en général lieu par écrit (courrier, fax, e-mail), soignez votre
texte, « vendez » l’intérêt que le client aura à vous recevoir.
Objectif : obtenir un rendez-vous sur place avec les agents, les
clients, le responsable commercial ou des achats, ...
Conseils :
Par téléphone : attention aux langues étrangères !
Préparer son argumentaire de vente
Bien connaître les caractéristiques des produits vendus (+/-) afin de
contrer les objections ( cf. argumentaire )
Démarche : Appel téléphonique + envoi de documentation +
relance téléphonique
Cette combinaison permet de limiter les envois de documentation aux
prospects sensibles à votre offre.
1. Commencez par téléphoner. Posez 2 ou 3 questions pour sonder le
potentiel du futur client, puis demandez-lui son consentement pour
lui envoyer de la documentation.
2. Envoyer une documentation complète sur votre entreprise, vos
produits
3. Fixer ou confirmer le RDV
Phrases types :
-Préférez « Bonjour, je suis Monsieur Untel, spécialisé dans la vente de
bijoux etc.. » à « bonjour, j’ai créé une petite entreprise il n’y a pas
longtemps … »
- écoutez et cernez le potentiel et les attentes de votre client puis dîtes
plutôt « ce que j’ai c’est…qui permettra de répondre à vos besoin de…, je
vous propose de se rencontrer pour en discuter », s’il dit non, dîtes « je
vous propose tout de même de vous envoyer de la documentation » puis
relancer « suite à la documentation que je vous ai envoyée… »
-6 semaines
9actualiser les tarifs des produits ( liste de prix, conditions
dégressives, … )
9vérifier la validité du passeport ( demande de visa si nécessaire )
-5 semaines
• demander les réservations à l’agence de voyages
(avion, hôtels, autres)
• demander à la banque les allocations de devises et
un peu de monnaie du pays pour l’arrivée
• se procurer un permis de conduire international
• souscrire une assurance
II. RETROPLANNING - EXECUTION
-4 semaines
• acheter un dictionnaire et un manuel pour apprendre le
cas échéant quelques mots et phrases dans la langue
du pays prospecté
• vérifier les vaccinations et la validité des cartes de
crédit
• préparer une éventuelle opération de relations publiques
• établir un contrat de représentation dans les 2 langues
-3 semaines
• établir une check-list détaillée des questions à résoudre
II. RETROPLANNING – EXECUTION
-1 semaine
• passer les consignes à la personne assurant l’intérim
• établir une liste des bagages à emporter
• réunir la documentation à emporter: dossier de
l’entreprise, lettres de recommandation, articles de
presse, copies de courriers, contrat de représentation,
informations sur le pays, fiches client...
• Retirer et remplir le carnet ATA pour l’importation
d’échantillons (si marché cible est un des pays signataire)
• collecter le petit matériel de bureau utile
• rassembler les documents personnels (visas, certificat de
vaccination, passeport, permis de conduire, planning du
déplacement, billets et réservations, travellers
chèques, cartes de crédit, monnaie locale, cartes de
visite...)
Prévoir du temps libre pour glisser des RDV
imprévus, du repérage ou démarchage
supplémentaire
Évaluer le temps nécessaire de déplacement entre 2
RDV
Chaque soir, faites un récapitulatif des RDV de la
journée en notant les informations concrètes
recueillies, vos impressions pour les communiquer
plus tard à vos partenaires
III. ACTIONS SUR PLACE
III. ACTIONS SUR PLACE
1. Agir !
Si le travail en amont est bien préparé, il sera beaucoup plus
facile de trouver la motivation de prospecter (confiance en
soi) donc oser y aller !
2. Se fixer des objectifs réalistes
Si vous foncez tête baissée dans la prospection avec comme
seule idée en tête de vendre, votre prospect se sent comme
agressé et n’a plus aucune envie de vous écouter. Sachez
écouter votre client (besoins, contraintes, …)
3. Le rendez-vous
La mise en scène de vos produits (échantillons) : Attention à
«l’effet quincaillerie»: VOUS NE POUVEZ PAS TOUT
MONTRER !!! Privilégiez les nouveautés
Adapter votre argumentaire de vente de base à votre
prospects ( selon ses besoins, son profil, … )
Pensez aux réponses « types » face aux objections
Lors du RDV, faire remplir une fiche contact, échanger des
cartes de visite, prenez le temps de la réflexion avant de
signer un contrat-type.
Un visiteur se souvient mieux de vous si vous lui offrez un
cadeau (symbole de votre culture, argument de l’offre globale =
Tahiti)
4. Bilan d’étape
Chaque soir, effectuer un bilan d’étape avec les points positifs
et négatifs de vos entretiens, les intuitions et impressions =>
Adapter votre argumentaire et votre proposition commerciale
dans la limite du possible.
Soyez réactif et professionnel en traitant rapidement les
demandes complémentaires des clients rencontrés afin de
démontrer votre sérieux et votre volonté de travailler avec
eux.
Prenez des initiatives : contacter les organismes locaux pour
rencontrer de nouveaux prospects
=> Osez !
IV. RETOUR DE MISSION
BILAN
C’est une erreur de considérer le retour du voyage comme
la fin de la mission, c’est là au contraire que commence les
choses sérieuses !

Rédigez à chaud une synthèse du voyage : vous devez être
capable d’élaborer une stratégie de commercialisation
(profils des clients, préférences, façon dont les décisions
sont prises, etc) en fonction des informations obtenues

Faîtes un bilan : remettez en question vos compétences sur
le marché, vérifiez votre gamme de produits et le besoin
de les adapter.

Comptabilisez vos fiches clients, vos contrats et bons de
commande afin de calculer votre retour sur investissement
Effectuez un bilan chiffré, même si la rentabilité d’une
prospection n’est pas toujours mesurable immédiatement.
Vous pouvez vérifier si votre participation est amortie selon les
3 ratios suivants :
1.
Coût total de la mission
nombre de contacts utiles
= Coût du contact utile
2.
Ventes + Contrats + Montant des devis
Coût total de la mission
= Le retour sur investissement de chaque franc dépensé
3.
montant des ventes conclues *
Coût total
= la rentabilité
* ( 6 mois à 1 an après la mission )
Dans les meilleurs délais :
1.
2.
3.
4.
¾
Réalisez un mailing aux prospects intéressés en les remerciant de leur
accueil et leur indiquant qu’ils recevront le complément d’information désiré
dans quelques jours.
Envoyez vos échantillons, vos tarifs et études sur mesure
Envoyez un courrier à ceux qui ont pris le temps de vous recevoir, même
ceux avec qui vous ne pensez pas travailler !
Si vous avez travaillé avec un organisme (ME, CCI ), informez votre contact
de vos résultats et faites le point avec lui.
Afin de montrer que vous êtes réactif et professionnel, traitez rapidement
les demandes (au-delà de 2 à 3 semaines, votre démarche commerciale et le
sérieux de votre entreprise seront remis en cause ).
N’oubliez pas que votre retour de voyage n’est que le début
d’une relation équilibrée et durable avec les prospects
rencontrés
Contacts utiles
Mission économique : www.missioneco.org
CCI de Paris : www.infomediatheque.ccip.fr
Union des CCI françaises à l'étranger : www.uccife.org
Annuaires d'entreprises à l'étranger
• Europages : www.europages.com
• Kompass : www.kompass.fr
• France export : www.francexport.com