Correspondance : la lettre

Correspondance : la lettre
La rédaction de lettres administratives ou commerciales suit des règles bien précises. Nous ne décrirons ici que les
principales règles à caractère linguistique, en laissant de côté les questions relatives à la disposition des divers
éléments du texte. Nous vous invitons à consulter l’excellent ouvrage Le français au bureau. Un chapitre complet est
consacré à ces règles et les nombreux exemples qu’on y présente permettent de régler la plupart des problèmes
auxquels on a à faire face (voir la référence à la fin du présent document).
Source principale :
Office québécois de la langue française. Banque de dépannage linguistique, [En ligne],
2012 [http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/bdl.html]
Pour connaître les autres sources consultées, cliquez sur Sources, sur la page À propos du site.
N. B. : Le présent document ne tient pas compte des rectifications orthographiques (nouvelle orthographe).
Note : les numéros des puces correspondent aux rubriques des pages suivantes
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Correspondance : la lettre
1. Lieu et date
Le lieu et la date sont des mentions essentielles dans une lettre administrative ou commerciale.
On ne les abrège pas et on les sépare par une virgule.
La date est précédée de l’article défini le; le nom du mois ne prend pas de majuscule et il n’y a pas de
point après l’indication de l’année.
En principe, on n’indique pas le nom du jour de la semaine.
On ne met pas de virgule entre le jour et la date, ni entre le mois et l’indication de l’année.
2. Mode d’acheminement et nature de l’envoi
Les mentions RECOMMANDÉ, URGENT, (PAR) EXPRÈS, PAR MESSAGERIE, PAR TÉLÉCOPIE,
RECOMMANDÉ, PERSONNEL, CONFIDENTIEL sont en majuscules, avec les accents nécessaires,
et soulignées.
Les mentions PERSONNEL et CONFIDENTIEL sont en majuscules et soulignées, et toujours au
masculin. On ne les emploie pas simultanément. PERSONNEL indique que la lettre doit être remise à
son ou à sa destinataire en personne sans avoir été ouverte. CONFIDENTIEL indique aux personnes
qui s’occupent du courrier et à la ou au destinataire que le document doit rester secret.
3. Vedette
Les règles relatives à la rédaction des noms des destinataires et des adresses sont expliquées dans la
capsule précédente : 8. Enveloppes.
4. Référence et objet
La mention Votre référence s’abrège ainsi : V/Référence, V/Réf. ou V/R.
La mention Notre référence s’abrège ainsi : N/Référence, N/Réf. ou N/R.
La mention Objet est toujours au singulier; elle est suivie d’un deux-points et d’une formulation brève
qui commence par une majuscule. Il n’y a pas de point final. L’emploi de RE, Concerne ou Sujet est à
éviter.
Il faut éviter de n’indiquer en objet que le nom d’une personne. L’objet se compose souvent d’un nom
d’action suivi d’un complément.
5. Appel
L’appel est toujours suivi d’une virgule.
Les titres de civilité et de fonction qui le composent prennent une majuscule et ne s’abrègent pas.
Madame convient à toutes les femmes, civiles ou militaires, laïques ou religieuses.
Mademoiselle ne s’emploie que si l’on s’adresse à une toute jeune fille ou à une femme qui tient à se
faire appeler ainsi.
On ne doit pas faire suivre le titre de civilité du nom de la personne à qui l’on s’adresse.
Lorsqu’on ne connaît pas le sexe de la personne à qui l’on écrit (si on n’a que l’initiale ou dans le cas
de prénoms épicènes, comme Claude, Dominique, etc.), on peut écrire Madame ou Monsieur.
Si on ne connaît pas le nom de la personne qui lira la lettre, on peut utiliser les formes suivantes
(disposées l’une sous l’autre) : Madame, Monsieur ou Mesdames, Messieurs, et non À qui de droit.
On n’emploie l’adjectif Chère ou Cher que si on connaît très bien le ou la destinataire.
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Correspondance : la lettre
6. Texte
Le premier paragraphe qui suit l’appel commence par une majuscule.
La formule Il me (nous) fait plaisir de… est à éviter; on la remplacera par C’est avec plaisir que…
J’ai le plaisir de…
La formule Pour faire suite à est préférable aux formules Comme suite à, Suite à.
La construction Espérant le tout à votre entière satisfaction est à éviter. Il vaut mieux la remplacer par
Espérant que le tout sera à votre convenance… ou Espérant que le tout vous donnera
satisfaction…
Les formes Je vous serais gré… Nous vous serions gré… sont fautives. On doit écrire Je vous
saurais gré… Nous vous saurions gré…
7. Salutation
Les formules brèves telles que Salutations distinguées, Sincères salutations, Sentiments distingués
sont réservées aux notes courtes et impersonnelles, aux courriels et aux télécopies.
Les formules du genre Amicalement, Cordialement, Bien à vous, Cordialement vôtre, Sincèrement
vôtre sont réservées aux notes et aux courriels qui ont un caractère personnel.
Les formules l’expression de et l’assurance de ne peuvent être suivies du complément salutations;
on utilisera plutôt le complément sentiments (…mes meilleurs sentiments, …mes sentiments
distingués).
8. Signature
Le nom qui est tapé au-dessous de la signature manuscrite ne doit être précédé ni d’un titre de civilité
(Monsieur, Madame, etc.) ni de son abréviation.
9. Mentions complémentaires
La mention Pièce jointe (ou Pièces jointes) peut être écrite en toutes lettres ou en abrégé (p. j.). On
met une majuscule initiale aux documents annexés à moins qu’ils soient précédés d’un chiffre.
La mention Copie conforme, toujours au singulier, est écrite en toutes lettres ou en abrégé (c. c.)
On essaie de limiter le post-scriptum à la correspondance privée. Si on y a recours, on peut utiliser
l’abréviation P.-S. suivie d’un tiret.
POUR EN SAVOIR PLUS
Banque de dépannage linguistique de l’Office québécois de la langue française
Rédaction administrative, Lettre
http://66.46.185.79/bdl/gabarit_bdl.asp?Th=1&Th_id=273
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Le français au bureau, 6 édition, Office québécois de la langue française, 2005,
p. 56-137.
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