La gestion électronique des documents : la ged bureautique

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La gestion électronique
des documents : la ged bureautique
De nombreux documents circulent dans les organisations. Ils sont
souvent modifiés, consultés, échangés, partagés, diffusés. Les accès
fréquents aux documents doivent se faire rapidement de n’importe quel
poste de travail et les différentes interventions sur les documents
doivent pouvoir être suivies. Il faut donc organiser cette documentation
indispensable à la réalisation des activités en la centralisant et en
appliquant des règles de classement et d’archivage communes.
Notions
‹ La fonction acquisition
‹ La fonction classement
‹ La fonction d’archivage
• Acquisition • Classement • Archivage • Aspiration • Format • Indexation
LE MAO
28 BD DE LA POSTE
44 000 NANTES
Entreprise LE
MAO
L’entreprise de torréfaction Le Mao (300 salariés), située à Vannes (35), commercialise
du café et du thé depuis 1950. Elle a récemment dû se diversifier pour se maintenir
sur le marché en proposant des produits complémentaires : biscuits régionaux, miel
du pays, confiseries au beurre salé, cafetières et théières. Sa clientèle est constituée
de particuliers, d’entreprises et de revendeurs.
Récemment rachetée par la biscuiterie Guerch’, l’entreprise Le Mao doit s’adapter
à de nouvelles façons de travailler. Le nouveau directeur, M. Réal, souhaite rationaliser
la gestion documentaire dans chaque service en utilisant au maximum le numérique
et le réseau local. En effet, les documents qui circulent sont très variés (courriers,
télécopies, messages électroniques, imprimés, etc.) et les supports sont multiples.
Au service biscuiterie, M. Radoult et son équipe commerciale (cinq commerciaux)
gèrent les dossiers clients de la commande à la facturation. Chacun dispose d’un
ordinateur connecté en réseau et équipé d’une suite bureautique.
© Éditions Foucher
EXERCICES
1 Choisir un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) Les établissements Raifort
changent d’OCR
2 Appliquer un format d’acquisition L’entreprise Soface rationalise son stockage
3 Compresser et décompresser des documents Deux exemples de compression
4 Choisir un format d’enregistrement pour un document numérique La société Neuchatel améliore
ses documents internes
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
193
Entreprisse LE
MAO
Objectif
Organiser la gestion électronique
des documents.
Moyens informatiques
Réseau filaire ou Internet
Numériseur
Logiciel OCR (Reconnaissance
Optique de Caractères)
Explorateur de fichiers
Logiciel de traitement de texte
Votre rôle
Assistant(e) de M. Radoult, vous êtes chargé(e) du projet GED dans le service,
notamment l’organisation du dossier numérique client qui sera partagé entre les
différents membres du service. Quatre missions vous sont confiées.
Mission 1
Choisir un matériel
Lors d’un travail préparatoire pour la mise en place de la GED (besoin, identification
des documents à numériser, matériel…), l’achat d’un numériseur a été envisagé
pour la dématérialisation des dossiers clients. Monsieur Radoult souhaite des
informations sur les éléments à prendre en compte dans le choix du numériseur, un
comparatif sur les produits sélectionnés par vos soins sur Internet et une évaluation
financière de l’opération de dématérialisation des dossiers clients. Vous disposez
d’un budget de 2 600 €. Le numériseur partagé entre plusieurs utilisateurs avec des
droits d’accès différents doit numériser en recto verso des feuilles de formats A4
d’épaisseurs variées (20 feuilles minimum par minute en couleur), être équipé d’un
chargeur d’au moins 50 feuilles. La qualité de numérisation (moyenne), le faible
encombrement et la simplicité d’utilisation sont à privilégier. Les besoins en
numérisation ne dépasseront pas les 1 000 pages par semaine.
Modalité
À réaliser
Annexes
Collecter l’information
Travail
individuel
• Tableau d’analyse des pages web
consultées.
• Aspiration des pages web retenues.
• Téléchargement des notices techniques
des deux numériseurs sélectionnés.
Annexe 1
Comparer les matériels
sélectionnés
Travail
individuel
• Tableau de comparaison pour les deux
numériseurs sélectionnés sur Internet.
• Mise en évidence de votre choix.
Annexe 2
Calculer un coût
Travail
individuel
• Tableau présentant le coût total de
l’opération de numérisation des documents
du service.
Annexe 3
Rendre compte
Travail
individuel
• Note de synthèse sur vos conclusions à
remettre à M. Radoult.
Annexe 10
Conseils : Pour obtenir des informations plus fraîches sur les numériseurs, consulter d’autres sites que
ceux proposés.
Pour le calcul du coût de la dématérialisation des dossiers clients, détailler les calculs.
194
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
© Éditions Foucher
Étapes
Entreprise LE
Mission 2
MAO
Acquérir des documents
M. Radoult a validé l’achat du numériseur. Vous venez de recevoir une réclamation
du client Coltabert à laquelle vous devez donner une réponse. Vous vous inspirez de
la réponse papier fournie au client Briard (la version numérique est introuvable).
Vous en profitez pour vous exercer à numériser quelques documents extraits des
dossiers de ces deux clients :
– Coltabert : la lettre de réclamation et la photo (pièce jointe), une commande sur
carte de visite ;
– Briard : la lettre de réponse à une réclamation similaire à celle du client Coltabert.
Étapes
Modalité
À réaliser
Annexes
Numériser les documents
Travail
collectif
• Numérisation des documents et
enregistrement dans un format adapté
(libre choix des noms de fichiers dans un
premier temps).
Annexe 4
Produire la lettre de
réponse à la réclamation
du client Coltabert
Travail
individuel
• Conversion de la lettre numérisée du
client Briard en format texte modifiable.
• Modification de la rédaction du courrier
client Briard par rapport à la réponse à
donner au client Coltabert.
Annexes
4, 5 et 6
Conseil : Pour la numérisation, choisir le format d’enregistrement en fonction de l’utilisation qui sera
faite du document. N’hésitez pas à utiliser le correcteur d’orthographe et de grammaire pour corriger
le document acquis à partir d’un OCR. Pensez à utiliser des formats compressés pour réduire la taille
de certains documents.
Veiller à l’intégrité et à la pérennité des documents.
Mission 3
Organiser le classement des documents
Vous devez organiser le stockage du dossier numérique des clients (classement et
indexation).
Actuellement, les dossiers clients sont rangés par année et organisés ainsi : pour chaque commande un numéro de sept chiffres est attribué (les quatre premiers chiffres
pour l’année et le mois, les trois derniers chiffres pour les numéros de commande) et
une chemise est ouverte pour y classer l’ensemble des documents par ordre chronologique (commande, bon de livraison, facture, réclamations, divers, etc.).
Sur la première page de la chemise, un imprimé est agrafé pour noter chaque document ajouté (date de création, type de document, contenu, etc.). Cette organisation papier convient à tous. Vous décidez de l’appliquer pour le classement
numérique des documents classés sur le serveur AGAP de l’entreprise dans le dossier « gestion des clients ».
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Étapes
Modalité
À réaliser
Annexes
Préparer l’indexation
Travail
individuel
• Renseignement des propriétés des
documents numérisés dans la mission 2.
Organiser le classement
Travail
individuel
• Organisation de l’arborescence du dossier Annexe 8
gestion des clients.
• Définition des règles de dénomination
des fichiers
• Application de ces règles aux documents
numérisés.
Chapitre 14
Annexe 4
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
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Entreprisse LE
MAO
Étapes
Définir le plan de
classement
Modalité
Travail
individuel
À réaliser
Annexes
• Document récapitulatif sur le plan de
classement (organisation de l’arborescence,
règles de dénomination des fichiers).
Annexe 10
Conseil : Pour les propriétés, bien réfléchir à tous les mots-clés possible (indexation), prévoir de
rajouter une propriété personnalisée pour indiquer la date de l’archivage définitif (les documents
commerciaux sont conservés 10 ans).
La dénomination des fichiers doit respecter des règles précises, déchiffrables par tous les membres du
service.
Prévoir dans l’arborescence du dossier gestion des clients des dossiers complémentaires nécessaires
au traitement d’une commande : modèles, formulaires, documents d’aide…
Mission 4
Préparer l’archivage des documents
Pour la mise à disposition des dossiers clients sur le réseau, différents problèmes
sont à résoudre :
– plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document (modifications multiples) ;
– certains documents sont liés à d’autres (devis, commande, facture…) ;
– les documents émis par les clients et les imprimés (commande, bon de livraison
et facture…) ne doivent pas subir de modifications.
Vous mettez en place une procédure pour résoudre ces problèmes.
Étapes
Modalité
À réaliser
Annexes
Faciliter le suivi des
documents partagés
Travail de
groupe
• Conception d’un mode opératoire sur la
Annexe 10
fonction suivi des révisions de votre
traitement de texte.
• Demande par courriel à trois membres de
votre service de réviser ce document mis
sur le réseau pour l’améliorer. (Simuler la
révision.)
Regrouper les documents
Travail
individuel
• Mise en place de liens hypertextes pour
Annexe 11
les documents liés dans le dossier Coltabert.
Protéger les documents
Travail
individuel
• Protection des documents numérisés du
dossier Coltabert et créés précédemment.
Annexe 9
© Éditions Foucher
Conseil : Si vous n’y avez pas pensé en mission 3, rajouter un dossier « ressources » dans
l’arborescence créée pour y classer les modes opératoires, les consignes, les notices…
Le courriel est adressé à trois de vos collègues de classe représentant chacun un membre du service.
Produire au départ un mode opératoire de base incomplet pour permettre une réelle révision.
La dénomination des fichiers doit respecter les règles mises en place en mission 3. Le paramétrage
des profils utilisateurs n’est pas de votre ressort. Il est assuré par l’administrateur du réseau.
196
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
Entreprise LE
MAO
Annexes
Annexe 1 : Informations sur le matériel GED
http://www.gralon.net/articles/materiel-et-consommables/materiel-bureautique/article-scanner-377.htm
http://www.quelordinateur.com/scanner.htm
Annexe 2 : Le matériel sélectionné sur Internet
Scanner fi-5120C – FUJITSU – 1 194,80 €
Le fi-5120C de Fujitsu est un scanner de bureau
qui numérise des documents A4 (Recto/Verso)
en Noir & Blanc, en Niveaux de Gris et en
Couleur. Le fi-5120C peut atteindre une
volumétrie de 1 000 pages/jour. Son chargeur
automatique… et sa détection de double pages
par ultrason lui assurent une grande productivité.
Adobe Acrobat 7.0 est fourni avec le scanner, ce
qui permet aux utilisateurs de créer des
documents en PDF. Le scanner fi-5120 C
dispose de fonctions comme la compression
JPEG incorporée, le redressement, la rotation et
le recadrage automatiques.
Format : A4 Recto/Verso
Résolution optique : 600 dpi
Vitesse : noir 25 ppm (200 dpi)
Vitesse : couleur 30 ppm (150 dpi)
Volumétrie (pages/jour) : 1 000
Connexions : USB 2.0/USB 1.1 SCSI-2
Chargeur automatique : 50 feuilles
Commentaires : Acrobat 7.0
Interface : Twain et ISIS
Poids : 3,8 kg
Numérisation de page longue : 864 mm max.
Compteur de pages : inclus
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Le numériseur ScanFront – 220P CANON 2 091,60 €
Le ScanFront 220P Canon est un scanner
réseau couleur pour documents A4 capable de
numériser jusqu’à 1 000 pages/jour. Il est la
version professionnelle du ScanFront 220
Canon et intègre en plus la reconnaissance
d’empreinte digitale et la détection de double
alimentation par ultrasons… Le scanner réseau
ScanFront 220P Canon ne nécessite ni de PC,
ni de logiciel… Il se connecte directement en
réseau et intègre une interface de pilotage
intuitive et conviviale. Le scanner réseau
ScanFront 220P Canon permet de transférer
des documents numérisés directement sur un
répertoire partagé, un serveur FTP, une boîte
e-mail ou sur un périphérique USB. Le scanner
réseau ScanFront 220P Canon est doté d’un
écran couleur tactile qui permet de contrôler les
images numérisées avant de les envoyer. Le
scanner réseau ScanFront 220P Canon
numérise jusqu’à 26 pages/min, accepte les
cartes rigides et bénéficie des traitements
d’images tels que le redressement, la
suppression des pages blanches, la détection
automatique du format…
Une sécurité également très présente car on peut
demander à chaque utilisateur de se connecter
avec un mot de passe.
Chapitre 14
Des paramétrages individuels de numérisation
peuvent être appliqués à chaque utilisateur.
L’administrateur informatique peut choisir
d’autoriser ou non certaines actions :
numérisation sur clé USB, PDF encryptés avant
envoi, etc. Il peut gérer à distance le scanner et
même facilement tout un parc de ScanFront
220P Canon, via une simple interface web.
Le scanner réseau ScanFront 220P Canon
répond à la demande croissante des entreprises
qui souhaitent bénéficier d’un scanner « tout en
un » accessible à un ensemble d’utilisateurs :
scanner, PC, logiciel, réseau et écran tactile
couleur.
Format : A4 Recto/Verso
Résolution optique : 600 dpi
Vitesse : noir 26 ppm (150 dpi)
Vitesse : couleur 26 ppm (100 dpi)
Volumétrie (pages/jour) : 1 000
Connexions : Éternel USB 2.0 - PS/2
Chargeur automatique : 50 feuilles
Commentaires : Écran tactile couleur TFT 8,5”
Reconnaissance empreinte
Poids : 3,5 kg
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
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Entreprisse LE
MAO
Annexe 3 : Informations complémentaires pour le budget
Temps passé à numériser : 2 heures par jour pendant 10 jours (recherche des documents, mise en
route du numériseur, enregistrement et classement des documents).
Votre salaire : 2 000 € net mensuel pour 151,67 h ; il faut y rajouter 40 % de charges.
Achat d’une boîte de 100 DVD vierges pour assurer une sauvegarde : 15 € TTC.
Annexe 4 : Documents à numériser
Photo d’une des boîtes
de gâteaux défectueuses jointe
au courrier du 12/10/08
Commande de Monsieur Suard
de la société Coltabert
sur une carte de visite
Société Coltabert
M. SUARD
Responsable commercial
Tél. : 03 98 02 56 88
Portable : 06 23 89 54 62
Mél. : [email protected]
Merci de me faire parvenir au plus vite
la commande 0706148 du 12/01/08
400 boîtes de sablés bretons
MS
56 bd de la République – 35000 Vannes
Courrier
du client COLTABERT
Société COLTABERT
56 bd de la République
35000 VANNES
Tél. : 03 98 02 56 89
Fax : 03 98 02 56 90
e-mail : [email protected]
Lettre de réponse à une réclamation
du client BRIARD
Vannes, le 12/10/08
Société Le Mao
ZI Le Pendru
45 quai de la Gare
35000 VANNES
Objet :
Livraison défectueuse – commande n° 0607248
PJ : photo
Monsieur,
Le 24 septembre dernier nous vous avons passé commande de :
300 boîtes décors Quimper de galettes bretonnes au beurre frais
de baratte de 300 g. au prix de 15 €.
Au déballage, nous avons constaté que 50 boîtes étaient enfoncées,
donc invendables auprès de nos clients.
Vous trouverez en pièce jointe une photo d’une des boîtes abîmées.
Ce produit est très demandé en ce moment, nous sommes
actuellement en rupture de stock et nous craignons que nos clients
se fournissent auprès d’autres revendeurs.
Nous vous demandons donc de nous retourner 50 boîtes au plus vite.
Nous espérons recevoir au plus vite votre envoi.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
© Éditions Foucher
Le Responsable des Achats
M. SUARD
198
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
Entreprise LE
MAO
Annexe 5 : Extrait de la charte graphique Le Mao
Charte graphique courrier externe Le Mao
Nom de la société :
Espacement des caractères 10 pts étendu
Police Berlin San FB corps 18 pts
Bordure de soulignement inférieure, couleur encre citron vert, épaisseur 6 pts
Coordonnées de la société :
En haut de la page alignement gauche, police Berlin San FB, corps 10
Texte courant – Police du texte Tahoma – corps 12 pts
Destinataire et signataire à 8 cm de la marge de gauche
Marges – 2 cm à gauche, en haut, en bas et 1 cm à droite
Annexe 6 : Modification à apporter au courrier Briard
• Remplacer les coordonnées du client Briard par les coordonnées du client Coltabert
• Modifier la date et le numéro de commande de l’objet.
• Mettre à jour le contenu en fonction de la réclamation du client Coltabert et le nom du signataire.
• Rajouter le paragraphe suivant après le paragraphe sur les modalités d’envoi du nouveau colis.
« Nous avons le plaisir de vous informer qu’à titre de dédommagement nous avons rajouté 10 boîtes
à notre envoi ».
Annexe 7 : Inventaire des différents types de documents
d’un dossier client et types de protection
Type de documents
Protection
du doc.
Type de documents
Protection
du doc.
Bon de commande émis par
Le Mao
Lecture/écriture Courriers de réclamation du client
Lecture
Bon de livraison émis par Le Mao
Lecture/écriture Bon de réception émis par Le Mao
Lecture/écriture
Fax commande client
Lecture/écriture Courrier de commande client
Lecture/écriture
Facture émise par Le Mao
Lecture
Courrier Le Mao réponse à une
réclamation
Lecture
Fiche de commande par
téléphone Le Mao
Lecture
Courrier client annulation de
commandes
Lecture
Modèles courriers externes
Le Mao
Protection de
mise en forme
Modèles de formulaire
(doc. Commerciaux) Le Mao
Remplissage
Base de données des clients
Aucune
Cartes de visites
Lecture
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Annexe 8 : Contraintes
A
C t i t pour la
l dénomination
dé
i ti des
d fi
fichiers
hi
• Visualiser dans l’arborescence (devis, commande, facture, etc.), les fichiers par nom des clients.
• Faire en sorte que les documents d’une même commande se suivent dans un ordre chronologique.
• Les types de documents (commande, lettre…) doivent être identifiés, un code peut suffire.
• Les initiales de l’auteur doivent être visibles.
• Pour les courriers, l’objet est à faire apparaître très synthétiquement la date, les initiales
(classement chronologique).
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
199
Entreprisse LE
MAO
Annexe 9 : Protéger un document
sous Microsoft Word 2003
Une fois le document créé et enregistré :
Menu Outils Protéger le document.
La fenêtre ci-contre apparaît
Pour un document en lecture seule :
Cliquer sur restrictions de modifications et choisir aucune
modification (lecture seule). D’autres restrictions sont possibles.
Cliquer sur Activer la protection et donner un mot de passe.
La protection d’un document peut également se faire à partir de
l’explorateur de fichiers en modifiant les propriétés (pas de possibilité
de mot de passe).
Annexe 10 : Extrait courrier interne de la charte
graphique entreprise Le Mao
Service, titre et nom de l’auteur
Destinataire : (pour plusieurs destinataires utiliser
des puces ordinaires)
Objet : mentions obligatoires en gras
Date : en abrégé
NOTE DE SERVICE N° (police Comic, corps 14, gras)
Texte courant : police Comic 12, alignement justifié, espace entre les paragraphes 12 pts.
Le signataire est placé à 8 cm de la marge de gauche. Les marges sont de 2,5 cm
Annexe 11 : Méthode pour organiser les documents
avec des liens hypertextes
Principe : Créer un document sommaire contenant tous les liens hypertextes des documents liés.
Dans chaque document à lier, insérer un lien hypertexte (en entête ou en pied de page) vers le
document sommaire.
Document sommaire
Documents liés
Lien hypertexte document 1
Document 1 : lien hypertexte vers document sommaire
Lien hypertexte document 2
Document 2 : lien hypertexte vers document sommaire
Lien hypertexte document 3
Document 3 : lien hypertexte vers document sommaire
Document sommaire
Type de document
Contenu du dossier de l’affaire 0712012
Date de création
Auteur
Bon de livraison
Saisir un mot ou une expression pour décrire
le lien. Puis selon l’application : Microsoft
Word : Menu Insertion Lien hypertexte
Open Office writer : Menu Insérer hyperlien
Choisir le fichier à lier dans l’arborescence
puis valider (Microsoft Word)
200
Chaapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
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Insérer un lien hypertexte
Cours
La GED bureautique gère les documents vivants de l’organisation dans le cadre des
échanges entre les postes de travail. Elle regroupe le plus souvent l’offre de progiciels de travail collaboratif (comme Lotus ou Microsoft) permettant d’échanger des
documents et de les lire dans leur format d’origine (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook…). Ces documents sont centralisés et consultables par le personnel de
l’entreprise (détermination de droits d’accès) via intranet ou extranet.
Les fonctions principales assurées par la GED bureautique sont l’acquisition, le
classement et l’archivage des documents (factures, courriers, messages électroniques, formulaires, pages web, etc.). Ces documents ne se présentent pas toujours
sous la forme numérique : de nombreux documents circulent en effet encore dans
les organisations sous la forme papier.
1
Acquisition
Classement
Archivage
Opération qui consiste à
collecter tous
les documents.
Opération qui consiste à
organiser les documents
afin de les retrouver
rapidement.
Opération qui consiste à
conserver les documents.
La fonction acquisition
1.1 Les modes d’acquisition
L’intégration des documents dans un système de gestion électronique peut se faire
par une acquisition directe ou une conversion.
Acquisition – conversion
Modes d’acquisition
Types de documents
Acquisition directe
Documents saisis à partir d’une application bureautique,
téléchargés, aspirés, etc.
Conversion en numérique (numérisation)
Documents papier, analogiques.
Conversion de formats
Documents enregistrés dans des formats incompatibles ou
produits avec des versions d’applications trop anciennes.
1.2 Les techniques d’acquisition
Le choix de la technique d’acquisition est fonction du type de document : papier,
télécopie, document externe…
Quelques techniques d’acquisition des documents
© Éditions Foucher
Technique
d’acquisition
Acquisition par
numérisation
Principe
Exemple
Le document papier est numérisé avec un numériseur
(scanner) sous la forme d’une image non modifiable.
Chapitre 14
Dans l’entreprise Toubois, Michèle vient
de recevoir de son imprimeur les
affichettes papier sur le salon du bois.
Pour conserver un exemplaire sous forme
numérique, elle le numérise.
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
201
Cours
Quelques techniques d’acquisition des documents (suite)
Technique
d’acquisition
Principe
Exemple
Acquisition par
aspiration
Les contenus de sites web (textes, photos, adresses
électroniques, liens hypertextes…) sont aspirés pour être
enregistrés sur un support de stockage (serveur en
général) afin de les consulter hors connexion et d’éviter
une recherche internet pour les consulter. Cette fonction
d’aspiration est proposée par les logiciels de navigation.
Des utilitaires appelés « aspirateurs » permettent de
paramétrer plus précisément le contenu à rapatrier.
Naïma vient d’effectuer une recherche à
partir d’Internet Explorer. Elle a trouvé des
sites intéressants mais cela lui a pris
beaucoup de temps. Elle souhaite
retrouver facilement les pages html
consultées et le formulaire complété. Elle
aspire les pages retenues en utilisant la
fonction « favoris » de son navigateur.
Acquisition par
reconnaissance
optique de
caractères « ROC »
(ou « OCR » en
anglais)
Un logiciel OCR transforme un document numérisé en
tant qu’image en texte pour le rendre exploitable.
Attention, un travail de relecture et l’utilisation du
correcteur d’orthographe sont souvent nécessaires.
Yann ne retrouve pas sur son ordinateur le
modèle de lettre d’abonnement pour y
apporter des modifications. Il numérise
une version papier du document en
utilisant la numérisation OCR et effectue
les modifications.
Acquisition par
téléchargement
Les documents sont déposés sur un site (pour les fichiers
légers) ou sur un serveur FTP – Files Transfert Protocol –
(pour les fichiers plus lourds). Cette dernière solution
nécessite d’installer un logiciel de transfert de fichiers.
Pour télécharger, souvent un seul clic suffit. Cependant,
pour réduire les temps de chargement, les fichiers sont
compressés ou convertis en format pdf. Pour les lire,
l’installation de logiciels est nécessaire (Winzip, Acrobat
Reader).
Laurence a récupéré le dépliant sur la
présentation des produits de l’entreprise,
réalisé par un imprimeur à l’aide de son
logiciel de transfert de fichiers.
1.3.
1
3 LLes fformats
t d
des d
documents
t
Le format d’enregistrement du document (format de fichier) conditionne l’aspect
de celui-ci, les possibilités de consultation (lecture sur la plupart des plates formes
informatiques) et la durée de conservation de l’information. Il doit être choisi en
fonction de l’utilisation du document (lecture en ligne, à partir d’une autre application, impression, téléchargement, qualité requise, etc.).
• Les différents types de formats
Les formats sont également attribués en fonction de leur statut normatif.
Types de formats
202
Principe
Format
ouvert
On dit qu’un format est ouvert lorsque les spécifications du logiciel ayant servi à le créer
sont publiques. Ex : XML. Il est utilisable sur toute autre application existante ou future.
Format
fermé
À l’inverse, le format est dit fermé lorsque les spécifications du logiciel sont tenues
secrètes (Microsoft Word).
Format
propriétaire
Un format est dit propriétaire lorsqu’il est spécifique à une application d’un fournisseur
donné. Le producteur du logiciel a le contrôle exclusif de ce format (Microsoft Word).
Format
standard
C’est un format reconnu comme norme. Certains formats le sont de fait car leur utilisation
s’est largement répandue (format pdf), d’autres font l’objet de recommandations
(format png).
Chaapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
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Format
Cours
• Quelques formats de documents numériques
Exemples de formats numériques
Type de fichiers
Texte
Feuille de calculs
Format
2
Caractéristiques
Word
.doc
Format fermé propriétaire, lu par la plupart des texteurs.
Texte avec mise
en forme
.rtf
Lu par tous les texteurs.
OpenOfficeOrg
.odt
Format ouvert, lu par la plupart des texteurs.
Excel
.xls
Format fermé, lu par de nombreux tableurs.
OpenOfficeOrg
.sxc
Format ouvert, lu par la plupart des tableurs.
.png
Format standard ouvert, utilisé pour les captures d’écran (256 couleurs).
.tif ou .tiff
Utilisé pour numériser des images, sans perte de données.
.jpeg
Utilisé pour les photos, lu par la plupart des logiciels, perte de données
possibles.
Images
Image
Extension
Compressé
Son
Audio
.mp3
Forte compression
Textes et images
Adobe Acrobat
.pdf
Ouvert et standard, nécessite que le récepteur possède Acrobat Reader.
Textes, images,
sons…
Compressé
.zip
Format fermé qui permet de compresser un document.
.gzip
Format ouvert qui permet de compresser un document.
La fonction classement
Pour retrouver facilement et rapidement les documents (fichiers), ceux-ci sont
nommés, indexés et classés.
2.1 La dénomination des documents
Les documents numériques sont identifiés par un nom et une extension. Cette
extension détermine le type de logiciel utilisé pour créer le document et le ou les
logiciels capables de le lire.
La dénomination des documents numériques doit répondre aux normes de nommage de fichiers. Les RFC ou « demandes de commentaires » sont des documents
et normes sur l’Internet assurant l’interopérabilité entre les systèmes et les applications. Ils facilitent l’accès au document.
Le nom doit être choisi avec beaucoup de réflexion :
• il ne doit pas être trop long, mais doit être précis et sans ambiguïté ;
• il peut comporter des chiffres, des lettres en minuscule non accentuées et des
tirets (–) ou des underscore (_) pour les espaces ;
• tous les autres caractères dit spéciaux (\ / : * ? » > < |) sont exclus.
Des règles de nommage propres à l’organisation doivent être édictées.
© Éditions Foucher
Exemple : Nom donné à un modèle de lettre au service des ressources humaines
Dénomination
donnée
Mod let typ tests.dot
Corrections
Soit : modlettypconvoctest.dot. Soit : mod_let_typ-convoctests.dot
Les éléments de la codification : type de document + objet du document
mod : pour modèle – lettyp : pour lettre type objet abrégé
Chapitre 14
■
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
203
Cours
2.2 L’indexation des documents
L’indexation est l’opération qui consiste à décrire le document afin de permettre
de le retrouver. Cette description se fait au niveau formel et au niveau contenu.
• La description formelle
Il s’agit d’établir une fiche descriptive du document : le chemin d’accès au document, son nom, le type de document, sa date de création, de modification, ses
attributs (lecture, archivage, etc), ses versions. Ces informations sont les propriétés
du document ou les métadonnées (données sur une donnée).
Exemple : Extrait des propriétés d’un document texte
Identification du document
Chemin d’accès au document
Cycle de vie du document
État du document
Pour faciliter les recherches ultérieures
il est nécessaire de compléter l’onglet
résumé (les mots-clés, le nom de l’auteur…)
■
• La description du contenu
La description du contenu passe par la définition de mots-clés. Ces mots-clés peuvent être définis librement par l’auteur ou la personne responsable de l’indexation
ou choisis dans un dictionnaire de mots préalablement établis. Le dictionnaire
permet d’harmoniser les pratiques. Lorsqu’un document est indexé, il est automatiquement référencé dans la base de données du serveur central.
Exemple : Indexation
Document à indexer : Compte rendu « La rémunération des salariés dans l’entreprise »
Mots-clés choisis dans un dictionnaire : salaire – rémunération compte rendu – salariés
Liste de mots-clés associés
à un document créé
■
Les documents sont rangés en fonction de critères de classement sur un support
de stockage dans des dossiers, sous-dossiers au travers d’une arborescence thématique hiérarchisée. Ce classement doit être adapté aux types de documents. Un
plan de classement doit être établi : dénomination des dossiers, des sous-dossiers,
critères de classement.
204
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
© Éditions Foucher
2.3 Les critères de classement
Cours
Quelques critères de classement
Critères
Principe
Exemple
Alphabétique
Les documents sont classés d’après l’ordre
alphabétique des lettres. Il faut identifier
un mot directeur (norme Afnor).
Client KACMAZ
Indexé à
KACMAZ (client)
Thématique
Les documents sont regroupés par thème.
Clients
Client KACMAZ
Client SUBRA
Chronologique
Les documents sont classés selon la date
du document.
Novembre
1/01 facture n° 12
2/01 facture n° 15
Numérique
Le classement s’effectue selon la suite
naturelle des nombres entiers.
N° d’ordre attribué à chaque client
client n° 1, n° 2
Les critères de classement peuvent être combinés (dossiers thématiques et fichiers chronologiques).
Exemple d’arborescence : Critères de classement thématique
q p
pour les dossiers et chronologique pour les sous-dossiers.
Départ de l’arborescence
du disque dur
Sous-dossiers du dossier
Associat° Gage
Contenu d’un dossier : fichiers regroupés
par type et classés dans chaque groupe
par ordre alphabétique
Arborescence du disque
dur : dossiers classés
hiérarchiquement
■
Les liens entre les documents dépendants sont également administrés pour permettre aux utilisateurs d’avoir une vision globale sur un dossier et gagner du temps
dans l’accès aux documents.
Exemple : Dossier de gestion d’une commande
Lien
hypertexte
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Commande
Bon
de livraison
Lien
hypertexte
Facture
Des liens hypertextes sont créés entre les différents documents. ■
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
205
Cours
3
La fonction d’archivage
La fonction d’archivage assure la conservation des documents en vue d’une consultation dans le temps pour répondre à des obligations légales (obligations fiscales),
juridiques (lors d’un litige, d’un contentieux, etc.) et de fonctionnement (documents utiles à l’action sans valeur contractuelle).
Elle gère également les durées de conservation. Chaque document se voit attribuer
une durée de conservation. Les archives sont régulièrement apurées. Les documents dont la durée de conservation est arrivée à terme sont soit supprimés soit
conservés de manière définitive sur autre support.
3.1 La gestion des versions
Les documents vivants subissent de nombreuses modifications, les différentes versions sont également gérées (conservation ou remplacement). Le document natif
est conservé et relié à ses versions pour comparer et repérer l’auteur.
Exemple : Gestion des versions avec le logiciel Microsoft Word
■
3.2 Le support de stockage
Le choix du support de stockage est guidé par des critères de fiabilité, de mode
d’accès, d’échanges éventuels, de pérennité, de sécurité, de capacité, de performance de sauvegarde et de lecture, du cycle de vie du document…
Quelques supports de stockage
Destination
Avantages
Inconvénients
Disque magnétique
(serveur)
Données courantes
Temps d’accès rapide
Capacités limitées
Disque optique
Accès en ligne à de
grandes quantités de
données
Capacités élevées
Pilote et installation
encore spécifique
Disque HVD
Holographic versatile
disk : 3,9 téraoctect
Données archivées
Fiabilité, grande capacité
de stockage, adapté à la
gestion documentaire
Coût élevé
3.3
3
3 La sécurité
Sur le plan de la sécurité, la protection des documents (lecture, écriture, modification) est assurée et l’accès est défini par des profils utilisateurs établis par l’administrateur du processus documentaire. Un login et un mot de passe sont nécessaires
pour accéder au document.
206
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
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Support
Exercices
Cours
1
Choisir un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) :
les établissements Raifort change d’OCR
Les établissements Raifort regroupent un ensemble de magasins spécialisés
dans la vente de vêtements pour enfants. Assistant(e) aux services généraux
du siège social, vous êtes amené(e) à numériser avec votre numériseur GED
de nombreux documents sous forme de tableaux. L’OCR, intégré dans l’offre
commerciale du numériseur, ne vous convient pas car la structure des documents n’est pas respectée, de nombreux caractères ne sont pas bien reconnus,
les couleurs sont modifiées. Vous envisagez l’achat d’un nouvel OCR plus performant et plus adapté à vos besoins. Vous disposez d’une documentation
Internet (annexe 1) et d’un article (annexe 2).
1 Concevoir, à l’aide de l’outil informatique, une matrice de comparaison pour
des logiciels OCR (annexe 1).
2 Compléter la matrice en utilisant les informations collectées sur Internet
relatives aux versions récentes des logiciels OCR Finereader et Omnipage
(annexe 2).
3 Concevoir un guide d’utilisation d’un OCR (définition, fonctionnalités, mode
opératoire, astuces).
Annexe 1 : Webographie logiciels de reconnaissance optique de caractères
URL des sites à consulter
Contenu*
http://www.01net.com/article/277943_a.html
Dossier sur la reconnaissance optique de caractères
http://fr.wikipedia.org/wiki
Article OCR
Définition reconnaissance optique de caractères
http://finereader.abbyy.fr/?param=137665
Logiciel OCR et dossier sur la reconnaissance
optique de caractères
http://www.nuance.fr/omnipage/
Logiciel OCR
* Le contenu peut varier dans le temps.
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Annexe 2 : Article sur la reconnaissance optique
de caractères (ROC)
Histoire de la reconnaissance optique
de caractères : obtenez vous aussi
de bons résultats
Autrefois, l’idée de devoir utiliser un scanner
pour convertir une page imprimée en texte que
l’on peut modifier et partager donnait des
sueurs froides à beaucoup d’entre vous. La
reconnaissance optique de caractères était une
bonne solution, en théorie, mais, jusqu’à une
époque récente, le travail de nettoyage à
effectuer sur le texte était trop important pour
que l’on puisse vraiment parler de gain de
temps. Il semblait plus facile de ressaisir un
texte que d’utiliser la reconnaissance optique de
caractères…
Pourquoi la reconnaissance optique des
caractères (OCR) ferait-elle exception à cette
règle ? L’OCR représente maintenant une
technique d’économie de temps pour la
Chapitre 14
conversion de grandes quantités de texte
imprimé (y compris les images et tableaux) à
un fichier convivial pouvant être édité à
volonté. […]
Commencez par une source
de bonne qualité
La qualité de la reconnaissance dépend de celle
de l’original. Bien sûr, les documents n’ont pas
besoin d’être immaculés et voici quelques
conseils pour préparer les documents pour une
opération réussie.
• Qualité : partez toujours d’un original de
grande qualité. Les déchirures, les plis et les
taches peuvent troubler la reconnaissance
optique et provoquer des erreurs dans le fichier
final. Masquez les taches avec un produit de
correction ou faites une photocopie pour
améliorer le contraste.
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
207
Exercices
Cours
Annexe 2 : Articles sur la reconnaissance optique
de caractères (ROC) (suite)
• Simplicité : un logiciel de reconnaissance
optique de caractères préfère généralement les
textes propres, sans colonnes, traits, encadrés
ou autres éléments de mise en page.
• Paramètres : la numérisation d’une page
comportant plusieurs colonnes n’est pas
compliquée si on considère chaque colonne
comme un élément plus petit. Les programmes
de reconnaissance optique de caractères vous
permettent généralement de sélectionner
certaines zones de la page. Si vous désignez les
colonnes comme des zones séparées,
l’opération commencera par la première
colonne, puis la deuxième, et ainsi de suite.
Conseils pour une meilleure conversion
Quand vous êtes prêt à commencer la
numérisation des documents, suivez ces
recommandations pour améliorer le résultat :
• Vérifiez les réglages du scanner. Assurezvous que le scanner n’utilise pas la
juxtaposition de points ou les demi-teintes. Ces
modes sont destinés à améliorer la qualité de
numérisation des photos, mais ils posent des
problèmes pour la reconnaissance optique de
caractères.
2
• Tenez compte de la couleur du papier. Si
vous numérisez une page imprimée sur un
papier de couleur, augmentez la luminosité et le
contraste d’environ 10 %.
• Augmentez la résolution. Vous obtiendrez un
meilleur résultat avec une image à 200 ppp
plutôt qu’à 100 ppp, et à 600 ppp plutôt qu’à
200 ppp. Cependant, avant d’augmenter au
maximum la résolution, songez à la place que
les fichiers haute résolution prendront sur votre
disque dur. Recherchez l’équilibre entre la
capacité dont vous disposez et la résolution.
• Vérifiez deux fois la langue. Assurez-vous
que la langue sélectionnée dans le logiciel
correspond au document. La plupart des
logiciels supportent de nombreuses langues et il
est indispensable que la langue choisie soit celle
du document que vous voulez convertir.
• Faites des essais pour réduire les erreurs. Si
vous voulez convertir un grand document,
numérisez d’abord la première page, puis
traitez-la pour obtenir le fichier de texte final.
Cela vous permettra certainement de trouver et
de résoudre les problèmes éventuels.
Appliquer un format d’acquisition : l’entreprise Soface
rationalise son stockage
Assistant(e) de manager dans une grande entreprise du bâtiment, la Soface,
vous êtes responsable de la GED récemment mise en place. Vous disposez
d’un numériseur pour acquérir des documents papier. Votre numériseur permet la numérisation sous différents formats (annexe 1).
Vous avez réuni quelques documents à numériser (annexe 2). Votre objectif
est de rationaliser au maximum le stockage des documents en limitant la
taille des fichiers.
3 En fonction des indications données (annexe 2), préciser dans un tableau
numérique le format d’enregistrement pour chaque document ou la
technique utilisée (image ou texte modifiable) pour acquérir les documents.
Mode de sortie TIFF, PDF, JPEG, BPM
208
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
© Éditions Foucher
Annexe 1 : Extrait fiche technique de votre numériseur
Exercices
Cours
Annexe 2 : Liste des documents à numériser
Documents à numériser
3
Indications
Le logo de l’entreprise.
Aucun détail ne doit manquer.
Diapositives sur les portes ouvertes de l’année passée.
Document à archiver définitivement.
Un imprimé de demandes de papier à en-tête, cartes de
visite…
Ce document sera modifié pour être utilisable en ligne.
La version numérique n’existe pas.
50 photos de l’entreprise.
Elles peuvent être utilisées dans une présentation visuelle, sur
une plaquette, les détails ne sont pas très importants.
Un imprimé de demande de congés payés, édité par un
imprimeur sous la forme d’une liasse.
À mettre à la disposition du personnel sur l’intranet.
La plaquette de l’entreprise réalisée par un imprimeur.
À archiver pour être réutilisée, éventuellement modifiée.
Un rapport de 100 pages avec des photos sur l’histoire de
l’entreprise.
Ce rapport sera complété au fur et à mesure de l’évolution de
l’entreprise. Impossible d’ouvrir le document original réalisé à
l’aide d’une autre application.
Le journal papier de l’entreprise créé par le service imprimerie.
À mettre en ligne sur l’intranet, la version numérique a été
mal enregistrée, impossible de l’ouvrir.
Les affiches de la dernière porte ouverte, illustrées par de
nombreuses photos.
À archiver définitivement.
Compresser et décompresser des documents :
deux exemples de compression
Le support de stockage que vous utilisez pour vos applications bureautiques
est très encombré, vous devez réduire la taille de vos fichiers les plus anciens.
Vous allez utiliser votre explorateur dans un premier temps, puis l’utilitaire
7-zip (gratuit) dans un second temps (respecter cet ordre).
1 Utilisation de l’explorateur
– Rechercher à l’aide de votre explorateur un fichier ancien à l’aide de la
fonction rechercher à partir de la date.
– Compresser ce fichier et vérifiez le taux de compression.
2 Utilisation de l’utilitaire gratuit 7-zip
– Télécharger l’utilitaire à partir de www.clubic.com (ne pas l’exécuter mais
l’enregistrer).
– Décompresser le dossier et installer l’utilitaire.
– Compresser un fichier et vérifiez le taux de compression (annexe 1).
3 Quelles conclusions tirez-vous de ces deux compressions ?
Annexe 1 : Mode opératoire pour compresser un fichier
avec l’explorateur de Windows XP
© Éditions Foucher
• Créer un nouveau dossier compressé.
• Sélectionner le fichier à compresser.
• Le faire glisser dans le dossier compressé.
Les fichiers compressés peuvent s’ouvrir
directement dans le dossier fichier compressé.
Annexe 2 : Tutorial pour utiliser 7-zip
http://www.framasoft.net/IMG/tutoriel_7-zip-1.pdf
Chapitre 14
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
209
Exercices
Cours
4
Choisir un format d’enregistrement pour diffuser un document
numérique : la société Neuchatel améliore ses documents externes
La société Neuchatel est spécialisée dans l’achat et la gestion de biens immobiliers pour les grandes entreprises. Vous travaillez au service locations en
tant qu’assistant(e) et vous disposez d’une suite bureautique. Vous devez
concevoir un formulaire numérique à compléter par vos clients pour faire le
point sur les locataires des appartements dans les différents immeubles de la
région parisienne. Vos clients ne disposent pas obligatoirement de votre suite
bureautique. Par ailleurs ce formulaire sera mis à disposition sur le site
Internet www.neuchatel.fr dans son format natif pour être soit complété sur
écran ou soit téléchargé pour impression.
1 Concevoir ce formulaire et l’enregistrer sous différents formats adaptés à
son utilisation (annexes 1 et 2).
2 Dans le cas où le document est conçu avec Microsoft Word, télécharger
Open Office Writer et essayer d’ouvrir le document dans son format natif et
dans son format xml avec cette application. Que se passe-t-il ?
3 Notifier par courriel aux clients (liste de diffusion Groupe Appart) la mise à
disposition des documents sur le site et les modalités de retour (date butoir
12/01/08, retour par mél à [email protected] ou à l’adresse de la société).
Annexe 1 : Les informations à prévoir dans l’imprimé
• Code de l’immeuble dans lequel se situe l’appartement.
• Coordonnées des locataires (indispensable le numéro du client et de téléphone).
• Type d’appartement (studio, F2, F3, F4…) et sa situation géographique.
• Loyer versé et le montant des charges.
• État d’occupation du logement.
La présentation sous forme de tableau est à privilégier.
Annexe 2 : Extrait de la charte graphique
• Police Tw Cent MT corps 12.
• Couleurs acceptées : noir, rouge, blanc.
• Espacement des paragraphes : 3 lignes blanches entre le titre et le tableau, 1 ligne blanche avant et
après le titre des colonnes.
• Mise en valeur des titres : gras, centré, couleur.
Forme de base triangle isocèle,
taille 1,91/2,86 cm, rotation 37°, couleur blanc
Logo
NEUCHATEL
Forme rectangle,
taille 1,1/2,1 cm, rotation 340°, couleur blanc
28 BD DE LA POSTE
44 000 NANTES
Forme triangle rectangle, taille 1,59/2,22 cm
NEUCHATEL
28 BD DE LA POSTE
44 000 NANTES
210
Chapitre 14
Zone de texte et forme rectangle 1,31/3,6 cm,
rotation 342°, disposition 1er plan, police
COPERPLATE GOTHIC BOLD 10 pts,
sans bordure, transparent pour Neuchatel
La gestion électronique des documents (GED) : la GED bureautique
© Éditions Foucher
Forme triangle rectangle, taille 2,22/1,91 cm