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EMPLOYEE INFORMATION
Job Title:
Department:
Reports To:
Prepared By:
Executive Assistant
Term:
7 month contract (June 2017)
Office of President & CEO
President & CEO
Human Resources
Date Prepared:
December 2016
JOB INFORMATION
Job Summary:
As AFMC is renewing itself and setting new ambitious goals to be an active voice for faculties of
medicine across the country, we are eager to welcome new dynamic team members within the
ranks. The Administrative Assistant will provide administrative support to the President & CEO as
well as other members of the AFMC Leadership team while interacting with all departments and
staff.
Responsibilities
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Manage the daily schedule, agenda and task list;
Schedule and prepare materials meetings;
Work with Travel Agency to coordinate arrangements including hotel reservations, flights, car
rentals;
Interact with various AFMC contacts as well as external contacts, clients and executives on
behalf of the President & CEO
Draft meeting agendas, minutes and general correspondence;
Maintain filing systems and ensure accuracy of assigned distribution lists;
Manage incoming and outgoing mail;
Gather information from various external sources as directed;
Assist in the production of corporate reports including preparation and filing of final PDF
documents;
Handle communications in both official languages
Proofread and edit final internal/external reports, correspondence or documents for
Leadership Team;
Follow-up with staff and external providers on any outstanding issues;
Draft responses to requests and incoming correspondence from staff and external
stakeholders;
Provide assistance to staff on behalf of Directors to minimize level of disruption; and
Other duties as assigned.
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Desired Experience:
 Completion of post-secondary education in secretarial arts, office administration or similar;
 Minimum of three to five years of experience in a similar role;
 Superior verbal and written skills in both languages (Required);
 Excellent communication, interpersonal, and organizational skills. Strong and accurate typing
skills;
 Strong report-writing and proofreading skills;
 Advanced knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);
 Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism;
 Positive attitude and strong work ethic;
 Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests;
 Functions effectively in a team setting and builds collaborative cross-functional relationships;
 Effective time management skills;
 Attention to detail and ability to learn quickly; and
 Resolves routine questions and problems, and refers more complex issues to the appropriate
Director.
Work Environment:
 Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform
the essential functions.
Please forward your résume and cover letter to [email protected]. We thank all applicants for their
interest. Only those selected for an interview will be contacted.
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RENSEIGNEMENTS SUR L’EMPLOYÉ(E)
Titre du
poste
Service
Adjoint(e) exécutif(ive)
:
Durée Contrat de 7 mois (juin 2017)
Bureau de la présidente-directrice générale
Supérieure
hiérarchique
Présidente-directrice générale
Préparé par
Ressources humaines
Date de
préparation
Décembre 2016
RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE
Sommaire du poste :
L’AFMC est en plein renouvellement et dans cette perspective, elle se fixe de nouveaux objectifs
ambitieux, soit d’être un porte-parole actif des facultés de médecine de l’ensemble du pays. Nous
sommes désireux d’accueillir de nouveaux membres dynamiques au sein de notre équipe.
L’adjoint(e) administratif(ive) offrira un soutien administratif à la présidente-directrice générale et aux
autres membres de l’équipe de direction de l’AFMC tout en interagissant avec l’ensemble des
services et du personnel.
Responsabilités
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Gérer l’horaire quotidien, l’ordre du jour et la liste de tâches.
Fixer la date et l’heure des rencontres et préparer les documents requis.
Travailler avec l’agence de voyage pour coordonner les arrangements, notamment les
réservations d’hôtel, d’avion, les locations d’auto.
Interagir avec divers contacts de l’AFMC ainsi qu’avec des contacts externes, des clients et
des dirigeants, au nom de la présidente-directrice générale.
Rédiger l’ébauche de l’ordre du jour des réunions, des procès-verbaux et de la
correspondance générale.
Tenir à jour les systèmes de classement et assurer l’exactitude des listes de distribution.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Recueillir l’information de diverses sources externes tel que demandé.
Aider à produire des rapports généraux, notamment la préparation et l’exécution de
documents PDF finaux.
S’occuper des communications dans les deux langues officielles.
Faire la lecture d’épreuves et réviser les versions finales des rapports internes/externes, de la
correspondance ou des documents pour l’équipe de direction.
Effectuer les suivis avec le personnel et les fournisseurs externes sur toute question en
suspens.
Rédiger l’ébauche de réponses à des demandes et à la correspondance reçue du personnel
et des intervenants externes.
Offrir de l’aide au personnel au nom des directeurs pour réduire au minimum le degré
d’interruption.
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S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.
Expérience désirée:
 Avoir terminé des études post-secondaires en secrétariat, administration de bureau ou autre
domaine similaire.
 Au minimum, de trois à cinq ans d’expérience dans un rôle similaire.
 Compétences orales et écrites supérieures dans les deux langues officielles (requis).
 Excellentes compétences interpersonnelles, sur le plan des communications, de la gestion du
temps et de l’organisation. Solides aptitudes en dactylographie.
 Solides compétences en matière de rédaction de rapports et de lecture d’épreuves.
 Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
 Sens poussé du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme.
 Attitude positive et solide éthique de travail.
 Capacité à faire preuve de souplesse et à accomplir des tâches concurrentes.
 Capacité à fonctionner efficacement en équipe et à bâtir des relations interfonctionnelles
efficaces.
 Attention aux détails et capacité à apprendre rapidement.
 Capacité à résoudre des questions et problèmes courants et à porter les enjeux plus
complexes à l’attention du directeur approprié.
Milieu de travail :
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Le milieu de travail décrit représente le genre de milieu au sein duquel évoluera l’employé(e)
qui s’acquitte des fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables
peuvent être consentis afin de permettre aux personnes ayant une limitation fonctionnelle
d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
Prière de transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation à l’adresse suivante :
[email protected]. Nous remercions tous les candidats pour l’intérêt démontré. Nous ne communiquerons
qu’avec les candidats choisis pour une entrevue.
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