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EMPLOYEE INFORMATION
Job Title:
Department:
Reports To:
Prepared By:
Executive Assistant
Term: Permanent
Data & Information Services
Director, Data & Information Services and
Manager, CAPER
Human Resources
Date
Prepared:
December 2016
JOB INFORMATION
Job Summary:
As AFMC is renewing itself and setting new ambitious goals to be an active voice for faculties of medicine
across the country, we are eager to welcome new dynamic team members within the ranks. We are currently
seeking an individual to provide administrative support to members of the leadership team.
A new Executive Assistant is sought to support the Director of Data & Information Services as well as the
manager of The Canadian Post-M.D. Education Registry (CAPER) while interacting with all departments and
staff.
For ease of reading, in the text below the term “Manager” will be used in place of Director, Data & Information
Services and Manager of CAPER.
Responsibilities
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Create and maintain Manager’s daily schedules, agendas and task lists;
Schedule committee as well as ad-hoc meetings;
Prepare meetings i.e. book facility/conference calls, arrange catering, prepare and distribute materials
including agenda, charts and presentations, etc.;
Attend meetings to assist Manager and take minutes;
Following meetings, promptly prepare minutes for review and support manager in following-up on
action items;
Work with travel agency to coordinate arrangements including hotel reservations, flights, car rentals;
Manage financial claims and expenses;
Draft general correspondence;
Interact with various AFMC contacts as well as external contacts, clients and executives on behalf of
Manager;
Maintain filing systems and ensure accuracy of assigned distribution lists;
Manage incoming and outgoing mail for Manager;
Gather information from various external sources as directed;
Proofread and edit final internal/external reports, correspondence or documents for Manager;
Draft responses to requests and incoming correspondence from staff and external stakeholders;
Provide assistance to staff on behalf of Manager to minimize level of disruption;
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Resolves routine questions and problems, and refers more complex issues to the appropriate Manager:
Follow-up with staff and external providers on any outstanding issues; and
Other duties as assigned.
Desired Experience:
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Completion of post-secondary education in secretarial arts, office administration or similar;
Minimum of three to five years of experience in a similar role;
Superior verbal and written skills (Bilingualism would be an asset);
Excellent communication, interpersonal, time management and organizational skill;
Strong report-writing and proofreading skills;
Advanced knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);
Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism;
Positive attitude and strong work ethic;
Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests;
Functions effectively in a team setting and builds collaborative cross-functional relationships; and
Attention to detail and ability to learn quickly.
Reasonable accommodations to the work environment may be made to enable individuals with disabilities to
perform the essential functions.
Please forward your résume and cover letter to [email protected]. We thank all applicants for their interest. Only
those selected for an interview will be contacted.
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RENSEIGNEMENTS SUR L’EMPLOYÉ(E)
Titre du
poste
Adjoint(e) exécutif(ive)
Service
Services des données et de l’information
Supérieurs
hiérarchiques
Préparé par
Durée
Poste permanent
Directeur, Services des données et de
l’information et gestionnaire du RCEP
Ressources humaines
Date de
préparation
Décembre 2016
RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE
Sommaire du poste :
L’AFMC est en plein renouvellement et dans cette perspective, elle se fixe de nouveaux objectifs
ambitieux, soit d’être un porte-parole actif des facultés de médecine de l’ensemble du pays. Nous
sommes désireux d’accueillir de nouveaux membres dynamiques au sein de notre équipe.
Nous sommes à la recherche d’un nouvel adjoint exécutif / d’une nouvelle adjointe exécutive pour
prêter main forte au directeur des Services des données et de l’information et à la gestionnaire du
Répertoire canadien sur l’éducation post-MD (RCEP) tout en interagissant avec l’ensemble des
services et du personnel.
Pour faciliter la lecture, dans le texte ci-dessous, le terme « gestionnaire » sera utilisé à la place de
directeur, Services des données et de l’information, et de gestionnaire du RCEP.
Responsabilités
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Créer et tenir à jour quotidiennement l’horaire, l’ordre du jour et la liste de tâches du/de la
gestionnaire.
Fixer la date et l’heure des rencontres des comités et des rencontres spéciales.
Préparer les rencontres, c.-à-d., réserver les installations, prévoir les appels conférence,
s’occuper de commander chez le traiteur, préparer et distribuer les documents, notamment
l’ordre du jour, les tableaux et les présentations, etc.
Assister aux rencontres pour aider le/la gestionnaire et tenir le procès-verbal.
Au terme de la réunion, rédiger rapidement le procès-verbal pour révision et appuyer le/la
gestionnaire pour faire le suivi des mesures à prendre.
Travailler avec l’agence de voyage pour coordonner les arrangements, notamment les
réservations d’hôtel, d’avion, les locations d’auto.
Gérer les réclamations financières et les dépenses.
Rédiger la correspondance générale.
Interagir avec divers contacts de l’AFMC ainsi qu’avec des contacts externes, des clients et
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des dirigeants, au nom du/de la gestionnaire.
Tenir à jour les systèmes de classement et assurer l’exactitude des listes de distribution.
Gérer le courrier entrant et sortant pour le/la gestionnaire.
Recueillir l’information de diverses sources externes tel que demandé.
Faire la lecture d’épreuves et réviser les versions finales des rapports internes/externes, de la
correspondance ou des documents pour le/la gestionnaire.
Rédiger l’ébauche de réponses à des demandes et à la correspondance reçue du personnel et
des intervenants externes.
Offrir de l’aide au personnel au nom du/de la gestionnaire pour réduire au minimum le degré
d’interruption.
Résoudre des questions et problèmes courants et porter les enjeux plus complexes à
l’attention du/de la gestionnaire approprié(e).
Effectuer un suivi avec le personnel et les fournisseurs externes sur toute question en
suspens.
S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.
Expérience désirée :
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Avoir terminé des études post-secondaires en secrétariat, administration de bureau ou autre
domaine similaire.
Au minimum, de trois à cinq ans d’expérience dans un rôle similaire.
Compétences orales et écrites supérieures (le bilinguisme serait un atout).
Excellentes compétences interpersonnelles, sur le plan des communications, de la gestion du
temps et de l’organisation.
Solides compétences en matière de rédaction de rapports et de lecture d’épreuves.
Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
Sens poussé du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme.
Attitude positive et éthique de travail
Capacité à faire preuve de souplesse et à accomplir des tâches concurrentes.
Capacité à fonctionner efficacement en équipe et à bâtir des relations interfonctionnelles
efficaces.
Attention aux détails et capacité à apprendre rapidement.
Des aménagements raisonnables au milieu de travail peuvent être consentis afin de permettre aux
personnes ayant une limitation fonctionnelle d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
Prière de transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation à l’adresse suivante :
[email protected]. Nous remercions tous les candidats pour l’intérêt démontré. Nous ne communiquerons
qu’avec les candidats choisis pour une entrevue.
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