Abrégé - CiteSeerX

CJOT • VOLUME 58 • NO 2
NATIONAL PERSPECTIVE • PERSPECTIVE NATIONALE • NATIONAL PERSPECTIVE • PERSPECTIVE NATIONALE
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ACKNOWLEDGEMENTS
The author wishes to achnowledge Margaret McCuaig,
M.A., O.T.(C) Acting Head, Occupational Therapy
Division, School of Rehabilitation Medicine, Universi ty
ofBritshClumbaVncover,B.dShily
Salomon, B.S.R., Reg.O.T.(B.C.) Senior Occupational
Therapist, S.T.A.T. Centre, Vancouver General Hospital, Vancouver, B.C. in the preparation of this paper.
Also, University Hospital for the opportunity to focus
on client-centred strategies for managing paperwork.
Abrégé
• VIRGINIA FEARING
Gérer la paperasserie:
La résolution de problème en vue de
la satisfaction au travail
"Tout ce que fait une personne peut être source de
satisfaction sil activité est structurée de la bonne
façon et si les capacités de la personne s'accordent
avec les défis de la tâche"
(Csikszentmihaly, 1975, p.xiii).
Virginia G. Fearing, B.Sc., Reg.O.T.(B.C.), O.T.R., est Directrice
d'ergothérapie, à l'hôpital d'Université, 2211 WesbrookMall, Vancouver,
B.C., V6T 2B5
Le mauvais couplage des capacités et de la tâche à
réaliser peut être cause d'anxiété et d'ennui; anxiété
lorsque les demandes dépassent les capacités et ennui
quand les capacités surpassent la demande. Quels
aspects de la pratique quotidienne en ergothérapie
peuvent être mieux gérés pour diminuer l'ennui et
l'anxiété, sources d'insatisfaction au travail?
Le manque d'ergothérapeute étant causé en grande
partie par le nombre de personnes qui quittent la
profession (Bailey, 1990a), pouvoir conserver cette
main-d'oeuvre est de première importance. Des niveaux
inférieurs de satisfaction au travail tels que ceux
illustrés par le personnel de première ligne (Madill et
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al., 1987), indiquent qu'une attention particulière doit
être accordée aux problèmes vécus par les
ergothérapeutes cliniciens.
La paperasserie est un probleme
Une enquête rapide effectuée auprès de membres de
l'Association des ergothérapeutes de la ColombieBritanique en 1989, démontre que la paperasserie se
situe au rang des deux aspects les plus négatifs du
travail des ergothérapeutes. D'après une enquète menée
aux États-unis, la paperasserie excessive se rangeait
parmi les trois aspects les plus négatifs du travail
effectué par 696 ergothérapeutes répondants ayant
quitté la profession de façon permanente ou temporaire
(Baily, 199è). "La fréquence de mention de la
paperasserie et la véhémence exprimée en rapport
avec cet aspect, étaient frappantes" (Baily, 199è, p.33)•
Que la paperasserie soit mentionnée fréquemment
et de façon à constituer un frein à la satisfaction au
travail, donne à penser que les ergothérapeutes ont un
problème sur lequel il faut se pencher. La rédaction des
notes faisant partie intégrante du processus de
l'ergothérapie (ROTA, 199è), il est important pour la
profession d'identifier les causes d'insatisfaction.
La rédaction des notes est importante
Il va sans dire que la rédaction des notes au dossier
médical est importante. L'absence de notes pouvant
même être vue comme une pratique inadéquate (Gill
& Brockett, 1987). La disparité sur la tenue des dossiers
de même que le nombre d'évaluations particulières à
une institution donnée, porte à croire qu'il faut davantage
faire appel aux qualités personnelles des
ergothérapeutes qu'à leurs connaissances
professionnelles. "Il semble y avoir un manque de
conscience, une résistance à chercher des ressources
au sein de la profession et une tendance à "réinventer
la roue" qui ne sert peut-être qu'à augmenter les
frustrations individuelles" (Madill et al. 1985, p.199).
Identification du probleme
Comme tout autre problème auquel doit faire face
l'ergothérapeute, "identifier le problème est aussi important que le résoudre" (Parham,1987, p.556). D'après
Schon (1983), poser et délimiter le problème est au
coeur du processus permettant de l'identifier. En
d'autres termes, qu'entend-on par "paperasserie excessive"? Que recouvre ce terme? L'insatisfaction vientelle de la paperasserie elle-même ou d'un emploi du
temps tellement serré qu'il n'y a plus de temps pour la
paperasserie? Se pourrait-il et dans quelle mesure, que
le problème provienne de la rédaction des notes
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servant à véhiculer l'information professionnelle
essentielle?
La première étape de l'identification du problème
consiste à le poser. A quoi ressemble la paperasserie
excessive? A deux mois de retard dans les dossiers? A
une pile de 2 cm de correspondance en attente? A
travailler le soir à la maison? A qui sert cette paperasserie?
Les directives et les échéances sont-elles claires?
Qu'est-ce qu'on entend par paperasserie excessive?
Ce que personne ne lit de toute façon. Ce qu'on ne sait
pas comment remplir. Ce dont on ne connaît pas la
raison. Ce qui semble avoir toujours existé. Ce qui est
compliqué. Ce pourquoi on se demande: `à quoi ça sert
que je le fasse, qui va s'en apercevoir"?
La seconde étape de l'identification du problème
consiste à le délimiter. Une appréciation critique des
faits et des opinions donne en général suffisamment
d'information pour le nommer, mais il faudra peut-être
une recherche et une évaluation plus poussées pour le
délimiter. L'impression de paperasserie excessive reliée
à un manque de support administratif pose le problème
de façon à le résoudre. Ainsi en est-il du retard dans les
dossiers, allié à une incapacité d'écrire de façon
concise et des difficultés à faire l'évaluation du
programme reliées à une absence de formulaires
standards. Une fois posé et délimité, il faut s'attendre
à ce que le problème semble unique, mais il faut aussi
s'attendre à ce qu'il ait certains points communs avec
d'autres, et à ce titre, il pourrait être mieux résolu s'il
était abordé sous un angle local, régional ou même
national. Jusqu'à ce qu'il soit posé et délimité, un
problème ne peut être résolu efficacement.
Les issues probables
Une issue probable ou un résultat prévisible dans le
temps peut être repéré à partir du moment où le
problème est identifié. Les résultats auxquels on s'attend
orientent l'action et posent les échéances. Le fait de
dire: "la paperasserie prendra un aspect satisfaisant et
gouvernable de la tâche de l'ergothérapeute d'ici trois
ans", illustre cette donnée. On pourrait aussi dire d'une
autre façon: "que les ergothérapeutes fassent preuve
de compétence dans la rédaction concise de leurs
notes au dossier avant l'évaluation qui est faite de leur
performance au terme de leurs années de probation".
La solution du probleme
Il faut du mouvement et de l'énergie pour passer d'un
endroit à un autre. Pour passer de l'insatisfaction à la
satisfaction en ce qui concerne la paperasserie, il faut
franchir plusieurs barrières. Le plan d'action doit tenir
compte de ces barrières au mouvement ou de ces
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facteurs qui contribuent au problème. Un plan d'action
en rapport avec la paperasserie excessive au sein d'un
service pourrait comporter des séances de formation et
d'accompagnement.
Les considérations personnelles, professionnelles et
juridiques comportent des décisions difficiles inhérentes
au plan d'action destiné à résoudre le problème.
Changer les horaires et les habitudes, établir des
standards et des priorités, comportent des changements.
Le leadership peut être assuré au plan régional par des
groupes d'intérêts particuliers et les directeurs de
groupes d'ergothérapie, à un niveau local par des
administrateurs et à un niveau individuel par le personnel de première ligne, toutes ces personnes pouvant
partager leur expérience de réussite, réunir des faits et
dresser des plans d'intervention positive.
Les ergothérapeutes doivent assumer personnellement la responsabilité dans l'utilisation des méthodes de
résolution de problèmes et régler l'insatisfaction en
rapport avec la paperasserie. La précision qui résulte
du fait de bien poser et encadrer le problème peut
transformer l'insatisfaction en action positive. Ceux qui
réussissent à résoudre les problèmes ne sont pas ceux
qui deviennent inactifs devant une situation intenable,
mais bien "ceux qui résoudent avec élégance leurs
défis et leurs problèmes les plus exigeants" (Lynch et
al., 1988, p.23).
NATIONAL PERSPECTIVE • PERSPECTIVE NATIONALE
The National Perspective column provides a forum for
members of the profession to discuss topics of national
interest. The subject matters dealt with relate to the
future development of the profession or deal with the
occupational therapy aspect of a particular subject of
impo rt ance to the profession throughout Canada.
Contributions to this column are invited by the
president of the Canadian Association of Occupational Therapists. The nature of this column sometimes leads to 'contentious and thought provoking
opinions, thus it should be noted that the opinions
expressed in this column do not necessarily reflect the
official stance of the Canadian Association of Occupational Therapists.
La rubrique Perspective Nationale s'occupe de toute
une gamme de sujets. Le but de cette rubrique est de
fournir aux membres de la profession un forme où
discuter des thèmes d'importance nationale. Les thèmes
traités se rapportent au développement de la profession ou à l'aspect ergothérapeutique d'un thème
spécifique qui, a de l'importance pour la profession
partout au Canada.
Une collaboration à cette rubrique est uniquement
par l'invitation' du Président de l'Association Canadienne
des Ergothérapeutes. Le caractère de cette rubrique
peut parfois' susciter des opinions opposées et
provocantes. Nous tenons néanmoins à affirmer que
les avis exprimés par l'intermédiaire de cette rubrique
ne représentent pas forcément ceux de l'ACE.
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