Un agenda permet de planifier des événements

 Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou
un groupe de personnes. De plus en plus souvent, l’agenda papier est remplacé par l’agenda
électronique. Celui-ci peut être partagé pour permettre un travail collaboratif.
1. La gestion du temps
 Pour réaliser un projet, la principale difficulté réside dans la gestion du temps. Il faut donc
planifier pour éviter d’agir dans l’urgence et le désordre.
 La méthode NERAC aide à gérer efficacement le temps. Cette méthode consiste à :
o N : noter les tâches à accomplir ;
o E : estimer la durée de chaque tâche ;
o R : réserver une marge de sécurité pour faire face aux imprévus ;
o A : arbitrer entre les différentes tâches, les hiérarchiser en fonction de leur importance et
de leur urgence ;
o C : contrôler la réalisation de chaque tâche avec la mesure des écarts éventuels et la
modification possible des délais du projet.
2. Gestion de l’agenda
 Un agenda est un outil permettant d’associer des actions à des moments, et d’organiser ainsi
son temps. Il regroupe l’ensemble des jours de l’année, organisés par un découpage qui varie
selon les modèles : une page par jour ou par semaine, deux pages par semaine, etc.
 Un agenda permet aux personnes d’organiser leur emploi du temps. Il donne à son utilisateur
la possibilité de planifier ses activités, de noter son emploi du temps et de rappeler ses rendezvous.
 Les rendez-vous sont notés dans l’agenda. Il doit contenir toutes les informations nécessaires.
 Les priorités incontournables (les tâches urgentes ou importantes) doivent d’abord être
planifiées sur l’agenda ; puis les priorités secondaires (tâches moins urgentes ou moyennement
importantes) et enfin les priorités annexes (les loisirs).
 Un Smartphone, ordiphone, terminal de poche (TP), est un téléphone mobile disposant aussi
des fonctions d’un assistant numérique personnel. Il peut également fournir les fonctionnalités
d’agenda, de calendrier, de navigation sur le web, de consultation de courrier électronique, de
messagerie instantanée, de GPS, etc.
3. Agenda collaboratif électronique – partage d’agendas
 Les agendas collaboratifs sont destinés à des groupes de travail, à des services d’entreprise. Ils
permettent de partager les agendas entre plusieurs personnes, selon des droits d’accès définis.
 Mis en réseau, un agenda collaboratif facilite l’organisation des réunions et la prise de rendezvous par une assistante ou un collègue. Son bon usage suppose, comme celui de la messagerie,
l’acquisition d’habitudes nouvelles. Un agenda partagé a plusieurs utilités.
 Pour l’utilisateur :
o planifier les événements ;
o planifier automatiquement des événements ponctuels ;
o rappeler automatiquement un événement.
 Pour le groupe :
o ne plus chercher inutilement un collègue absent ;
o proposer facilement des horaires pour des réunions de travail ;
o déléguer à un tiers la gestion de son agenda.

Méthode
 Pour fixer une réunion d’équipe, vous utiliserez le partage d’agendas. Grâce à l’affichage
simultané de plusieurs plannings, vous pouvez choisir une plage horaire libre.
 Un message collectif sera envoyé pour confirmer l’heure de la réunion. Cela permet de ne plus
perdre de temps.
 L’organisateur pourra recevoir les confirmations de présence par courriel. La messagerie
permet aussi de communiquer en temps réel une information à plusieurs collaborateurs, sans
risque d’omission d’un des destinataires.
 Il est facile de définir des listes de diffusion afin que les utilisateurs reçoivent périodiquement
et automatiquement des informations internes à l’entreprise, par courrier électronique.

Créer un agenda sous Google
1. En bas de la section Mes agendas, située sur la gauche, cliquez sur le lien Ajouter.
2. Entrez les informations demandées.
3. Cliquez sur Créer Agenda.
 Tous les agendas que vous créez apparaissent sous Mes agendas, sur le côté gauche de la
page. Vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier des événements à tout moment.
 Vous ne pouvez créer en une fois qu’un nombre limité d’agendas.