messagerie - Université Jean Monnet

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C’est quoi ?
votre messagerie collaborative
votre carnet d’adresses
votre agenda intégré partagé
vos tâches planifiées
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rapidement un événement en fonction des disponibilités de chacun.
Vous pouvez choisir de partager votre (ou vos) agenda(s), vos tâches
à accomplir, un ou des carnets d’adresses.
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Votre agenda peut être partagé avec un
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ou plusieurs de vos collègues. Vous visualisez
pas mon puissent être partagé (et affiché) par un autre collègue.
mon agenda les agendas, ce qui vous permet d’organiser
Si vous ne partagez pas votre agenda, par défaut, seules
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Votre nouvelle messagerie collaborative vous permet de créer,
d’organiser et plannifier très simplement des événements. Elle est à
disposition de tous les personnels de l’université et accessible à partir
de n’importe quel ordinateur à l’extérieur de l’université, via votre
ENT, sans nouvelle connexion nécessaire.
vos disponibilités (les dates et heures des événements de
votre agenda, sans titre ni détails) seront visibles lorsqu’un collaborateur souhaitera
vous inviter à un événement.
Droits, s, Dans tous les cas, vous pouvez modifier à votre convenance les droits et niveaux d’accès à vos
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niveaux d’aiaclité informations. (voir la rubrique « confidentialité et droits d’accès »).
confident
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Lorsque vous créez un nouveau dossier dans votre messagerie SOGo, le signe «apostrophe» n’est pas autorisé.
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Présentatio
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Votre messa
L’interface graphique de votre messagerie est assez proche de celle de Thunderbird. Son utilisation est
sensiblement identique.
La barre de menu vous permet de naviguer entre :
Préférences
• votre messagerie collaborative (onglet Courrier, par défaut),
• votre (ou vos) carnet d’adresses (partagés ou non)
• votre agenda, les agendas partagés ou non
•vos tâches planifiées
L’onglet Préférences vous permettra de personnaliser vos outils.
Votre première connexion ...
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Lors de votre première connexion, vous constaterez que :
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• vous retrouvez tous vos messages et dossiers, classés à l’identique,
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• un « agenda personnel » vide a été créé, de couleur grise par
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Les droits et niveaux d’accès sur un agenda sont, par défaut :
• événement public : Voir la date et l’heure
• événement confidentiel : Voir la date et l’heure
Votre messagerie SOGo et Thunderbird utilisent la même application pour
• événement privé : Voir la date et l’heure
l’agenda intégré : Lightning.
Vous pouvez modifier ces droits, si nécessaire.
Ils sont donc identiques et communiquent parfaitement, que ce soit à partir
de votre messagerie SOGo accessible par l’ENT, soit par votre messagerie
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La fenêtre
ouverte de
SOGo vous
semble trop
à l’étroit
dans votre
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Un clic sur
cette icône et
SOGo s’ouvre
dans une
nouvelle
fenêtre.
Courrier
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Astuce !
Agenda Carnet d’adresses
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Thunderbird installée sur votre ordinateur à l’UJM, à votre domicile...
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Personnalis
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Votre messa
L’onglet « Préférences » vous permettra de personnaliser votre
messagerie, votre carnet d’adresses et votre agenda partagé.
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Préféren
L’onglet « Général » : langue, fuseau horaire, style
d’affichage de la date et de l’heure, choix de
l’outil que vous voulez activer par défaut lorsque
vous ouvrez votre messagerie SOGo : votre courrier,
votre carnet d’adresses ou votre agenda.
L’onglet « Calendrier » ou agenda : choix du premier
jour de la semaine, de la durée d’une journée,
l’agenda (personnel ou un autre) qui s’affiche par
défaut à l’ouverture de l’outil, ajouter ou supprimer
des catégories d’événements dans votre agenda
et les personnaliser en attribuant une couleur pour
chaque catégorie.
Courrier
Préférences
L’onglet « Contacts » ou carnet d’adresses :
ajoutez ou supprimez des catégories de
contacts.
L’onglet « Courrier » : affichage des messages,
options de transferts et filtres de messages.
L’onglet « Compte IMAP » : vous pouvez y définir une
signature qui apparaîtra sur tous vos messages.
L’onglet « Absence prolongée » : En cas d’absence prolongée, vous pouvez activer et définir une réponse automatique qui sera renvoyée lors de l’arrivée de courriels
pour votre adresse de messagerie. Vous pourrez définir
le texte, l’adresse électronique concernée (si vous en possédez plusieurs) et la date de désactivation automatique du
message.
!
L’onglet « Transfert » : vous pouvez activer le transfert
des messages entrant vers une autre adresse de
messagerie, tout en gardant une copie dans SOGo,
votre messagerie.
Onlget « Paramètres supplémentaires » :
L’onglet « Gérer mon quota» : La capacité de stockage de votre boîte au lettres. Si la taille maximum
autorisée de votre boîte aux lettres est atteinte, vous
pouvez l’augmenter si nécessaire, via cet onglet.
L’onglet « Intégration ADE » : Vous êtes enseignant ou
personnel à l’UJM et avez des cours enregistrés dans
l’outil ADE (Emploi du temps – ADE Campus).Vous
pouvez faire afficher votre emploi du temps ADE
dans un agenda, en un clic !
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Lorsque vous créez un nouveau dossier dans votre messagerie SOGo,
le signe « apostrophe » n’est pas autorisé.
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La possibilité de partager ses dossiers mails, son agenda, un carnet d’adresses, ses tâches à accomplir
avec d’autres personnes ne signifie pas pour autant la perte de toute confidentialité. Cette fonctionnalité
est présente dans votre messagerie.
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Double-clic pour ouvrir
une fenêtre !
Des droits d’accès à votre agenda personnel sont définis par défaut lors de sa création.
• Item « Tout utilisateur identifié » : pour les trois niveaux
de confidentialité (Public, Confidentiel et Privé), tout
personnel de l’UJM peut voir vos disponibilités (la date
et l’heure) de vos événements, sans avoir accès au
titre, au lieu et la description de votre événement.
• item « Accès public » : c’est-à-dire accès à toute personne hors université : aucun droit n’est défini par défaut chaque niveau de confidentialité possible.
Les droits d’accès sont accessibles par le menu
« Partage » de chaque outil (agenda, carnet
d’adresses, dossier de messagerie) :
clic droit > rubrique « Partage »
Ces droits d’accès sont modifiables à votre convenance, la DSI conseille néanmoins de garder ces réglages en l’état. La possibilité de donner des droits d’accès différents à un ou plusieurs collègues reste tout
à fait possible.
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Parallèlement au partage défini pour l’item « Tout utilisateur identifié » (tout personnel de l’UJM), vous avez
la possibilité d’ajouter un partage spécifique pour un ou plusieurs personnels. Les droits d’accès spécifiques
deviennent prioritaires sur ceux définis pour l’ensemble des personnels de l’UJM : vous pourrez donner les
droits d’accès de votre choix pour chacun des trois niveaux de confidentialité proposés.
Ces droits peuvent différents pour chaque utilisateur ajouté. Plusieurs niveaux de confidentialité sont proposés et pour chaque niveau, différents droits d’accès sont possibles.
Lorsque vous partagez votre agenda, un carnet d’adresses, un dossier de messagerie avec d’autres personnes, vous pouvez déterminer, pour chaque utilisateur, le niveau de confidentialité et les droits d’accès que vous souhaitez partager avec l’utilisateur. Vous pourrez ensuite modifier ces réglages pour votre (ou
vos) agenda(s), à tout moment. Un événement est « public » par défaut.
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Comment indiquer un niveau de
confidentialité lors de la création
d’un événement ?
Ouvrez (double-clic) la fenêtre de
votre événement, puis cliquez sur le
bouton « Confidentialité ».
Événement confidentiel
Un point d’exclamation est affiché
Événement privé
Le symbole d’un cadenas est affiché
A noter !
Contrairement à un agenda, un carnet d’adresses ou un dossier de messagerie,
une tâche ne peut pas avoir de droits d’accès différents de ceux de l’agenda
auquel elle se rapporte : elle hérite des mêmes droits d’accès et ne possède pas
de menu « Partage ».
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Les droits d’a
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droit
Pour un agenda (calendrier) ou tâches prévues, quel que soit le niveau de confiden-
ès
d’acc
tialité choisi : public, confidentiel ou privé, vous pouvez déterminer les droits que vous
souhaitez accorder à chaque utilisateur, pour chaque niveau :
•
Voir tout : heure, durée, titre, etc. Toutes les informations que vous aurez renseignées pour votre événement
•
Voir la date et l’heure : seules informations qui seront visibles pour votre événement
•
Modifier : droit de modifier un agenda (calendrier) ou une tâche
•
Répondre: droit de répondre à une invitation qui vous est destinée
•
Aucun : aucun droit, aucune information visible
Vous pouvez aussi donner des droits d’ajout et de suppression d’événements et/ou de
tâches à votre agenda (calendrier), en cochant les paramètres suivants :
Important
•
Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda
•
Cette personne peut effacer des objets de mon agenda
Les paramètres de sécurité généralement conseillés par la Direction du Système d’Information, lorsque vous donnez des droits spécifiques à un utilisateur de l’UJM
pour partager un agenda, un carnet d’adresses, par exemple, sont :
Niveau public
Niveau confidentiel
Niveau privé
En général, il est conseillé de laissez décoché :
• Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda
• Cette personne peut effacer des objets de mon agenda
Si vous optez pour l’item « Aucun » : il ne sera pas possible de voir vos disponibilités réelles lors de la création d’un événement par un autre utilisateur. Votre planning
affichera une zone vide, pouvant laissez penser que vous êtes libre.
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Les filtres
Ajouter, modifier ou supprimer un filtre de messages
Un filtre de messagerie vous permet de définir :
• des règles pour supprimer automatiquement, à l’ouverture de votre messagerie, les courriels que vous aurez
préalablement définis comme « indésirables »,
• des règles pour classer automatiquement, à l’ouverture de votre messagerie, les courriels que vous recevez
dans les dossiers que vous aurez préalablement créés.
Pour créer un filtre :
Préférences
1
Définissez un nom
pour votre nouveau
filtre, vos règles de
filtrage ...
et n’oubliez pas de
cliquer sur l’icône +
pour chaque nouvelle règle.
Menu « Préférences » puis onglet « Courrier »
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actif su e
compt
Icône + pour créer un nouveau filtre.
Votre filtre créé,
n’oubliez pas de
l’activer en cochant
la case prévue dans la
colonne « Actif ».
!
Cliquez sur « Enregistrer »
pour valider toutes vos
modifications.
Pour
valider !
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Vous pouvez apposer automatiquement votre signature dans vos messages (formule de politesse, coordonnées,
éventuellement une image ou un fichier html) à partir de l’onglet « Compte IMAP ».
Pour créer une signature :
1
Préférences
Menu « Préférences » puis onglet « Compte IMAP ».
2
Entrez les informations
qui constitueront votre
signature.
Cliquez sur le lien
« Signature ». Une
fenêtre s’ouvre.
3
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L’onglet « Absence prolongée »
En cas d’absence prolongée, vous pouvez activer et définir une réponse automatique qui sera renvoyée lors de
l’arrivée de courriels pour votre adresse de messagerie.
Vous pourrez définir le texte, l’adresse électronique concernée (si vous en possédez plusieurs) et la date de désactivation
automatique du message.
Pour créer un message d’absence :
Menu « Préférences » > onglet « Absence prolongée ».
Pensez à
valider
Préférences
2
Cochez la case « Activer message d’absence prolongée ».
1
Entrez les informations que vous souhaitez afficher.
Définissez le nombre de jours entre deux réponses automatiques
d’absence renvoyées à un même expéditeur : dans l’exemple, si un
expéditeur envoie chaque jour un message par courriel, il recevra votre
message en absence lors de l’envoie de son premier message, puis un
autre message lui sera envoyé 7 jours plus tard et ainsi de suite...
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une adresse
L’onglet « Transfert »
Vous pouvez activer le transfert de vos mails vers une ou plusieurs adresses de messagerie (adresse interne
ou externe à l’université). Vous pouvez également définir si vous souhaitez garder une copie de chaque
mail entrant dans votre outil sogo. Si vous souhaitez transférer vos messages vers plusieurs adresses, séparez
chaque adresse par une virgule.
Pour transférer vos mails entrant vers une autre adresse
mail : Menu « Préférences » > onglet « Transfert ».
Cochez la case « Transférer les messages entrant».
Pensez à
valider
4
Préférences
1
[email protected],[email protected]
2
Entrez la ou les adresses de messagerie sur laquelle ou lesquelles vous souhaitez transférer vos
messages.
3
Si vous souhaitez garder une copie des messages entrant transférés sur
une ou d’autres adresses, pensez à cocher la case «Garder une copie».
Vos messages transférez apparaîtrons aussi dans votre outil SOGo.
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Gérer le q lectronique
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Onglet Préférences > Paramètres supplémentaires > Gérer mon quota
Onglet « Gérer mon quota ». Ici la boîte électronique dépasse 80 %
de sa capacité de stockage.
L’onglet « Gérer mon quota »
Par défaut, il est alloué à votre boîte aux lettres électronique un quota de 100 Mo.
Cet onglet est l’outil d’administration de votre quota.
Vous accédez aux informations suivantes :
• le quota de stockage de votre boîte, en Mo
• le taux d’utilisation de la capacité de stockage, en Mo
• le pourcentage d’utilisation de la boîte.
• Lorsque votre boîte atteint 80 % du quota défini, un message d’avertissement, sous
forme d’une barre d’avancement, s’affiche. Un bouton « recharger mon quota »
apparaît. Il suffit d’un clic pour le recharger de 100 Mo supplémentaires.
Pour récupérer de la place, n’hésitez pas à faire « le ménage » dans votre boîte.
• Lorsque la boîte atteint 90 % de sa capacité de stockage, un mail d’avertissement est envoyé à l’utilisateur, avec le lien qui permet d’accéder à l’onglet « Gérer mon quota » pour le recharger.
• Lorsque la boîte atteint 100 % de sa capacité, un message est envoyé vous
avertissant que vous ne pouvez plus recevoir de mails. Un lien vous permet
d’accéder à l’onglet « Gérer mon quota » pour le recharger.
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Archiver
Afin de libérer de la place dans votre messagerie, tout en conservant vos messages importants, il
est possible d’archiver un ou plusieurs dossiers. Créez un nouveau dossier dans lequel vous aurez
placé les messages que vous souhaitez archiver (vous pouvez aussi archiver un dossier existant).
!
1
Dans votre messagerie SOGo, effectuez un clic
droit sur le dossier que vous souhaitez archiver.
Sélectionnez la rubrique «Archiver ce dossiers».
Quelle différence entre compacter et archiver ?
Archiver : c’est faire une sauvegarde de ses dossiers avec la possibilité de les retrouver.
Compresser, c’est réduire la taille des fichiers, avec ou sans perte d’information.
2
Enregistrez le fichier d’archive. Votre dossier est
sauvegardé.
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Le carne
L’onglet « Carnet d’adresses » vous permettra de personnaliser de créer plusieurs carnets
d’adresses, de la partager avec d’autres utilisateurs. Vous pourrez également vous inscrire
(c’est-à-dire partager) le ou les carnets d’autres utilisateurs.
Pour ajouter un carnet d’adresses et le partager
avec d’autres utilisateurs.
Carnet d’adresses > clic droit > Partage
Pour afficher le carnet d’adresses d’un autre utilisateur.
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La recherche de groupes d’utilisateurs (Groupe LDAP) ou d’utilisateurs (personnels et étudiants) de l’UJM est
automatique. Ces dossiers ne peuvent pas être modifiés, partagés ou effacer.
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Pour créer un nouveau contact ou des listes
d’adresses.
Un carnet d’adresses personnel est
automatiquement créé. Il est vide
par défaut.
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Cliquez sur le bouton « Nouvelle fiche » du menu « Carnet d’adresses ».
Entrez vos informations :
• Indiquez le choix du carnet dans lequel vous souhaitez
créer un nouveau contact.
• Différents onglets sont à votre disposition pour tous vos
renseignements.
• Pensez à cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer votre liste.
Puis
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Nouvelle lis
Bouton « Nouvelle liste » du menu « Carnet d’adresses ».
2
3
La zone « Contacts » est vide. Pour ajouter vos
contacts, cliquez sur le symbole + (autant de
fois que nécessaire) pour rechercher et ajouter un utilisateur.
Donnez un nom à votre liste
d’adresses.
4
Les utilisateurs ajoutés apparaissent
dans votre liste. N’oubliez pas de
cliquer sur le bouton « Sauvegarder »
pour valider votre nouvelle liste.
Puis
validez !
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Pour partager un carnet d’adresses avec un autre utilisateur, vous devez tout d’abord :
• indiquer avec quel utilisateur vous souhaitez partager votre carnet d’adresses
• indiquer quels droits d’accès particuliers vous souhaitez donner à cet utilisateur pour partager votre
carnet d’adresses. Voir aussi le chapitre confidentialité et droits d’accès
Clic droit sur le carnet que vous souhaitez partager, puis
sélectionnez le dernier onglet « Partage ».
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Cliquez sur le bouton
Entrez le nom de l’utilisateur
recherché, puis cliquez sur le
bouton « Ajouter » en bas de
la fenêtre.
Puis sur « Terminer ».
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Double-clic sur l’utilisateur ajouté pour déterminer ses droits d’accès
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Dans l’onglet « Carnet d’adresses » de
SOGo, clic droit sur le carnet dans
lequel vous souhaitez ajouter vos
contacts, puis cliquez sur « Importer ».
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Dans l’onglet « Carnet d’adresses » de Thunderbird,
cliquez sur la rubrique « Outils » puis sur « Exporter ».
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arnet
Exporter un c
erbird
depuis Thund
M
Vous pouvez récupérer les contacts de votre ou d’un de vos carnets d’adresses dans votre messagerie SOGo,
pour les partager avec d’autres utilisateurs par exemple. Pour cela, il faut :
• exporter le carnet d’adresses souhaité de votre outil Thunderbird
• puis l’importer dans votre messagerie SOGo.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez
sur « Parcourir » pour sélectionner
les données enregistrées au format
.LDIF. Enfin cliquez sur « Ajouter ».
IC DROIT
CL
2
Dans la fenêtre qui s’ouvre : indiquez l’emplacement pour enregistrer vos données au format .LDIF
19
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V
Vous avez la possibilité de partager votre agenda avec d’autres agendas personnels ou avec vos collègues à
l’université, afin d’organiser plus facilement une réunion, par exemple. Vous pourrez afficher le ou les agendas que
vous souhaitez consulter afin d’avoir une vue synthétique de l’ensemble des agendas. Des événements publics,
confidentiels et privés pourront être affichés, tout en respectant la confidentialité de chaque catégorie.
1
Courrier
Préférences
Barre d’outils
Permet d’actualiser manuellement tous les agendas
partagés. L’actualisation est aussi automatique
à chaque ouverture de l’application.
1
Barre d’outils pour créer, partager (s’abonner),
ajouter des agendas ou des agendas partagés.
4
Zone d’affichage des événements sous
forme de liste, avec une zone de recherche
4
2
2
3
5
Affichage des événements
Le trait rouge symbolise l’heure du jour 5
courant. Le jour sélectionnné s’affiche en
surbrillance bleue.
TRE M
E
ERIE D
A
VO
VOTRE E.
.
Les préférences d’affichage de l’agenda (premier jour de la semaine, etc ...) se
paramètrent via le menu préférences > onglet Calendrier
20
N
AG
S
Affichage des tâches
Vous pouvez également définir des tâches à accomplir qui s’afficheront ici sous forme de liste de tâches
associées aux différents agendas.
SS
N
3
.T
Affichage des agendas
Lors de votre première connexion votre agenda personnel
a été créé. S’afficheront ici vos agendas et la liste de
ceux auxquels vous serez « abonné » (agendas partagés).
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Votre agend
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Les
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Clic droit sur l’agenda, puis la
rubrique « Propriétés ».
riétés
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O
Inclure dans la disponibilité :
Option cochée par défaut qui
permet à un utilisateur authentifié de
voir vos disponibilités pour vous inviter
à un événement, même si vous ne
partagez pas votre agenda avec
cet utilisateur.
Affichage :
Si vous souhaitez que vos alarmes
et/ou vos tâches apparaissent chez
les utilisateurs qui partagent votre
agenda, cocher ici les cases correspondantes.
IC D OI
T
C
vers
Onglet Liens
cet agenda
Liens vers votre agenda :
Apparaissent ici les liens nécessaires
à récupérer lors du partage de votre
agenda avec d’autres applications en ligne, comme Thunderbird,
Google, etc. ...
21
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Votre agend
Astuces
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Une couleu
Définissez la couleur des événements de votre agenda.
Très utile lorsque vous souhaitez afficher plusieurs agendas : le gris est la couleur par défaut d’un agenda.
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IC DROI
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Clic droit sur l’agenda, puis la
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Les
La case à gauche de votre agenda
est cochée : vos événements apparaîtront dans la zone d’affichage de votre
planning.
Lorsque vous partagez et affichez les
agendas de plusieurs utilisateurs, cette
case (cocher/décocher) permet de faire
apparaître leurs événements ou non.
Cela évite de « surcharger » la vue de
votre planning.
En vue Journée ou Semaine, il est possible d’ajouter un
événement en cliquant sur la ligne haute d’une case de
l’agenda puis en l’étirant sans relâcher jusqu’à l’heure de
fin souhaitée : la fenêtre « nouvel événement » s’ouvre et
vous pourrez entrer tous les détails de votre nouvel événement.
Vous pourrez modifier de la même manière la durée d’un
événement déjà créé, les participants à cet événement
recevront automatiquement une notification par courriel
de votre modification.
Cliquez dans le carré de
couleur et faites votre choix.
22
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Votre agend
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Créer un
Deux façons différentes de créer un événement
1
2
3
Ajoutez votre événement, avec la date et
l’heure... et pensez à l’enregistrer.
Pour
valider !
BLEOU CL
IC
D
Ou
En cliquant sur l’icône.
Double-clic directement dans une case de l’agenda, ou à
l’aide du clic droit de votre souris.
23
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énement
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utilisateu
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In
Vous pouvez inviter une ou des personnes à participer à un événement, en cliquant sur le bouton : « Participants »
• soit au moment de la création de l’événement
• soit en double-cliquant dans la case de l’événement prévu.
Il n’est pas nécessaire de partager son agenda avec un utilisateur pour voir ses disponibilités pour l’inviter à un événement. Par contre, il faut que l’utilisateur ait laissé cochée la case « Voir les disponibilités » dans les propriétés de
son agenda.
2
Créez un nouvel événement et cliquez
sur le bouton « Participants »
La fenêtre qui s’ouvre fait apparaître
votre planning avec les plages horaires
occupées (en bleu) et celle de l’événement (fine barre rouge) auquel
vous souhaitez inviter des participants.
Le nom des personnes ayant accepté votre
invitation s’affiche dans la fenêtre de votre
événement. Vous en recevrez également
une notification par courriel, pour chaque
invitation confirmée.
24
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3
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Invit
Cliquez sur le bouton « Ajouter un participant » : entrez le nom de la personne concernée
puis attendez un moment, l’annuaire recherche votre participant et vous propose la ou les
adresses qui correspondent à votre demande. Cliquez sur l’adresse souhaitée.
4
Vous pouvez suggérer ici l’amplitude du créneau horaire recherché, très pratique lorsque
vous devez rechercher un créneau horaire libre pour beaucoup de participants.
Les boutons précédents et prochain permettent de déplacer
l’événement sur la ligne de
temps, en fonctions des disponibilités des différents participants invités.
4
3
Le planning vous indique les disponibilités de votre contact (s’il a
renseigné son agenda !)
Pour inviter d’autres participants,
répétez la même opération, autant de fois que vous le souhaitez.
Lorsque vous avez terminé, cliquez
sur OK.
Les personnes ajoutées vont recevoir un courriel de votre part les
invitant à votre événement. Ils ou
elles auront la possibilité d’accepter, de refuser votre invitation ou
de différer leur réponse.
Le nom des personnes ayant accepté votre
invitation s’affiche dans la fenêtre de votre
événement. Vous en recevrez également
une notification par courriel, pour chaque
invitation confirmée.
25
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Votre agend
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Cré
Vous avez la possibilité de créer et d’afficher des tâches dans votre agenda. Vos tâches peuvent aussi être
affichées dans l’agenda d’un autre utilisateur.
Les tâches, contrairement à un événement de l’agenda, correspondent à des actions qui peuvent être de
longue durée, sur plusieurs jours.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle
tâche » dans la barre d’outils.
2
3
Dans la fenêtre qui s’ouvre,
entrez
les
informations
concernant votre tâche. Il
n’est pas nécessaire d’indiquer une date et une fin
prévue.
Cette fiche est identique à
celle de la création d’un
événement.
Cependant, deux nouveaux
items sont proposés : Statut
et % d’achèvement.
Toutes les tâches créées apparaissent dans la zone
d’affichage des tâches. La couleur utilisée est la
même que celle choisie pour l’agenda associé à une
tâche.
A noter !
Une tâche ne peut pas avoir des droits d’accès
différents de ceux de l’agenda auquel elle est
associée : elle hérite des mêmes droits d’accès
et ne possède pas de menu « Partage ».
26
avec
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Partager sos utilisateurs
d’autre
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Votre agend
Lors de la création de votre agenda personnel, des droits d’accès à sont définis par défaut : pour
chaque niveau de confidentialité (public, confidentiel et privé) tout utilisateur de l’UJM peut voir la
date et l’heure de vos événements.
!
genda
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Par
gue
avec un collè
Parallèlement au partage défini pour l’item « Tout utilisateur identifié » (tout personnel de l’UJM), vous
avez la possibilité d’ajouter un partage spécifique pour un ou plusieurs personnels. Les droits d’accès
spécifiques deviennent prioritaires sur ceux définis pour l’ensemble des personnels de l’UJM : vous
pourrez donner les droits d’accès de votre choix pour chacun des trois niveaux de confidentialité
proposés.
2
1
BLEOU CL
IC
D
IC DROIT
CL
Dans cette fenêtre apparaîtra
la liste de tous les utilisateurs
que vous aurez autorisés à
partager votre agenda.
3
Indiquez le nom de l’utilisateur :
la recherche dans l’annuaire se
fait automatiquement.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le
symbole
pour ajouter un utilisateur.
Vous ne souhaitez pas
partager votre agenda...
Clic droit sur votre agenda > Partage
... avec des utilisateurs définis, mais souhaitez
que vos disponibilités puissent apparaître lors
de l’organisation d’un événement : les paramètres par défaut de votre agenda suffisent :
pour « Tout utilisateur identifié » (de l’UJM), les
droits définis sont : Voir date et heure (uniquement).
Les réponses trouvées
s’affichent.
4
Cliquez sur l’utilisateur souhaité puis sur le bouton
« Ajouter ». Enfin cliquez sur « Terminer ».
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Partager sos utilisateurs
d’autre
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Votre agend
Vous avez autorisé le partage de votre agenda avec un nouvel utilisateur.
Définissez ses droits d’accès à votre agenda.
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> Propiété > Patage
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Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Définir pour cette personne les droits d’accès à votre agenda.
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Lorsque vous avez déterminé les
droits d’accès de l’utilisateur à votre
agenda, cochez la case « Abonner
l’utilisateur ».
VOTRE E.
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Vous pouvez « abonner » l’utilisateur
pour que votre agenda apparaisse
automatiquement dans sa liste
d’agendas partagés.
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Double-clic sur le lien
à l’agenda de
BLEOU CL
l’utilisateur.
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Astuce
Votre agenda >
Puis
validez !
28
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Votre agend
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Afficher les
Vous partagez un ou plusieurs agendas ? Vous pouvez créer une liste d’affichage. Votre agenda ainsi que
les agendas que d’autres partagent avec vous, seront affichés. Vous pourrez les faire apparaître simultanément ou seulement ceux sélectionnés, sur votre planning.
1
2
Onglet Agenda, cliquez
sur l’icône « S’inscrire à un
agenda ».
3
Entrez le nom de l’utilisateur souhaité...
L’annuaire recherche automatiquement
l’adresse électronique de cet utilisateur.
5
Votre agenda et les agendas que vous partagez
apparaissent sous forme de liste.
Pour faire apparaître simultanément sur votre
planning les événements de votre agenda et
ceux des agendas que vous partagez, cochez
la case à gauche de l’agenda souhaité. Vous
pouvez cocher plusieurs cases.
Cliquez sur le symbole + qui apparaît devant l’adresse de votre utilisateur pour ouvrir
son dossier « agenda partagé ».
4
Si l’utilisateur a autorisé le partage
de son agenda, vous voyez apparaître le lien vers son agenda.
Cliquez sur « Agenda personnel »,
puis sur le bouton « Ajouter ». Renouveler l’opération pour inscrire
chaque agenda que vous partagez. Enfin, cliquez sur le bouton
« Terminer ».
L’agenda s’affichera
sur le planning
L’agenda ne s’affichera
pas sur le planning
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Personn as simultanément
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Vue avec un seul agenda sélectionné
Vue avec plusieurs agendas sélectionnés
(cochés)
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Et les couleur
Choisissez une couleur : pour chaque
agenda, répétez la même opération.
IC DROIT
CL
L’agenda s’affichera
sur le planning
Clic droit sur l’agenda, puis
sélectionnez la rubrique
« Propriétés ».
L’agenda ne s’affichera
pas sur le planning
couleur et faites votre
choix .
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Votre messagerie SOGo est accessible par votre ENT et donc à partir de n’importe quelle machine connectée à l’Internet. Vous
avez la possibilité de paramétrer votre outil de messagerie Thunderbird sur votre ordinateur, à l’UJM où à votre domicile, pour
accéder à tous vos messages et dossiers, sans avoir à vous connecter à votre messagerie SOGo dans l’ENT. Vous utilisez ainsi l’outil
Thunderbird, qui est synchronisé avec la messagerie SOGo : deux outils différents utilisant les mêmes données automatiquement
synchonisées, consultables indépendemment l’un de l’autre.
1
Dans votre outil Thunderbird, cliquez
sur l’intitulé «Dossiers locaux». Puis
sélectionnez sur la rubrique «Créer un
nouveau compte».
2
Sous certaines versions de Thunderbird, le
message suivant peut apparaître. Sélectionnez
le bouton de gauche «Passer cette étape et
utiliser mon adresse existante.
3
Entrez vos nom et prénom, votre adresse de
messagerie UJM. Ne remplissez pas le champ
mot de passe et décochez la case «retenir le
mot de passe». Puis cliquez sur «continuer».
N’indiquer
aucun mot de
passe
Décocher la
case «Retenir le
mot de passe»
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5
4
Entrez ensuite la configuration
comme indiquée dans l’image
ci-dessous :
L’application passe en mode «recherche».
Sans attendre, cliquez sur le bouton
«Configuration manuelle).
Serveur entrant :
IMAP
Nom de l’hôte :
imap(+la première lettre de
votre login).univ-st-etienne.fr
Port : 993
SSL : SSL/TLS
Authentification :
Mot de passe normal
6
!
pour le nom de l’hôte du serveur entrant :
imap(+la première lettre de votre identifiant (login).univ-st-etienne.fr :
vous devez ajouter à «imap» la première lettre de votre login UJM.
Serveur sortant : SMTP
Nom de l’hôte : submission.univ-st-etienne.fr
Port : 587
SSL : STARTLS
Authentification : Mot de passe normal
exemple pour cet
identifiant (login)
imapz.univ-st-etienne.fr
Cliquez sur «Terminé». Vous venez de créer un compte qui vous permet d’accéder à votre messagerie UJM. Cliquez sur le dossier «courrier entrant» de
ce nouveau compte. Vos login (identifiant) et mot de passe UJM sont nécessaires pour vous connecter. Vous accédez ensuite à tous vos dossiers et
messages.
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Afficher lesdaerbirb
dans Thun
Lors de l’installation dans Thunderbird du module d’agenda partagé « Lighting », un agenda a été créé. C’est
votre agenda personnel. Vous pouvez faire afficher également, dans votre outil de messagerie Thunderbird,
l’agenda « SOGo » et tous ceux que vous partagez dans votre ENT. Cette fonctionnalité vous permet de consulter
vos agendas à partir d’outils différents : ENT, votre messagerie au bureau, votre messagerie à votre domicile, sur
votre ordinateur portable, sur votre Smartphone (téléphone mobile).
SOGo et Thunderbird ont des agendas intégrés et
peuvent parfaitement se synchroniser et être personnalisés de la même façon.
.
Pour cela il vous faudra simplement : (... le mode d’emploi
T.
détaillé, page suivante)
1 - Ouvrir votre messagerie SOGo (dans votre ENT) et récupérer l’adresse Web de l’agenda SOGo que vous souhaitez faire apparaître.
Votre agenda personnel intégré à
votre outil Thunderbird.
2 - Dans votre outil Thunderbird : créer un nouvel agenda
avec l’adresse Web que vous aurez récupérée.
C’est tout !
C’est simple !
Et vous pouvez ajouter autant d’agendas que vous le
souhaitez, toujours de la même manière.
... Suivez le guide, page suivante
33
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Afficher votr Thunderbird
dans l’outil
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Ouvrez votre messagerie SOGo, dans votre ENT :
ENT, menu espace personnel et rubrique ma messagerie
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Dans la fenêtre de l’onglet
« liens vers cet agenda ».
2
Clic droit sur le lien
« Accès en CalDAV ».
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3
CLIC
Clic droit sur « Copier
l’adresse du lien ».
Clic droit sur votre agenda personnel puis cliquez sur la
34
Ouvrez votre outil Thunderbird et cliquez
sur « Agenda ».
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Dans la zone Agenda : clic droit sur la zone vide puis
sélectionnez la rubrique « Nouvel Agenda ».
Astuce
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Cochez « sur le réseau », puis
cliquez sur le bouton « Suivant ».
Dans Thunderbird, l’accès aux parramètres d’affichage de votre agenda se fait via la
bare d’outils du navigateur : Agenda > affichage > Agenda. Pour masquer les samedis et
dimanches : Agenda > affichage > Agenda > vue courante > semaine de travail seulement.
Cochez « CalDAV ».
Coller l’adresse que vous avez copiée
dans SOGo.
Cliquez sur le bouton « Suivant ».
35
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dans l’outil
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5
6
Donnez un nom à votre agenda. Déterminez
une couleur. Affichez ou non les alarmes et cliquez
sur le bouton « Suivant ».
C
Cliquez sur le bouton « Terminer ».
DROIT
LIC
8
Clic droit sur votre agenda,
rubrique « Propriétés » : laissez
décochée la case « En lecture
seule » de votre agenda : vous
pourrez y effectuer des modifications.
L’agenda que vous venez d’ajouter s’affiche sur votre planning
Lorsque vous ajoutez ou modifiez un événement dans un de vos agendas
partagés (SOGo ou Thunderbird) pensez à mettre à jour les agendas
distants !
Pour Thunderbird : clic droit sur l’agenda puis sélectionnez la rubrique
« Actualiser les agendas distants ».
Dans SOGo, il faut cliquer sur le bouton « Actualiser » du menu.
L’actualisation des agendas est aussi automatique à l’ouverture de
chaque application.
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Ouvrez votre SOGo, dans votre ENT :
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Dans la fenêtre de l’onglet
« liens vers cet agenda ».
2
Clic droit sur le lien
« Accès en CalDAV ». C
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Clic droit sur « Copier
l’adresse du lien ».
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CL
Clic droit sur l’agenda de l’utilisateur puis cliquez
sur la rubrique « Propriétés ».
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Ouvrez votre outil Thunderbird et cliquez
sur « Agenda ».
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Afficher l’agel’outil Thunderbird
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2
Dans la zone Agenda : clic droit sur la zone vide puis
sélectionnez la rubrique « Nouvel Agenda ».
DRO
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Cochez « sur le réseau », puis
cliquez sur le bouton « Suivant ».
Cochez « CalDAV »
Coller l’adresse que vous avez copiée
dans SOGo
Cliquez sur le bouton « Suivant ».
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Afficher l’agel’outil Thunderbird
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5
Donnez un nom à l’agenda. Déterminez une
couleur. Cliquez sur le bouton « Suivant ».
L’agenda que vous venez d’ajouter s’affiche sur votre planning.
Cliquez sur le bouton « Terminer ».
8
Pour l’agenda d’un autre utilisateur,
Clic droit sur l’agenda concerné, puis
rubrique « Propriétés »
• COCHER la case « En lecture seule ».
• NE PAS cocher la case « Afficher les
alarmes ».
IC DROIT
CL
Pour rendre visibles les modifications apportées dans les agendas (des autres
utilisateurs) que vous affichez, pensez à mettre à jour les agendas distants !
Pour Thunderbird : clic droit sur l’agenda puis sélectionnez la rubrique
« Actualiser les agendas distants ».
!
IC DROIT
CL
Dans SOGo : il faut cliquer sur le bouton « Actualiser » du menu.
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Il est possible de créer de nouveaux événements dans votre agenda Thunderbird, en mode «déconnecté» (hors ligne).
Les événements ainsi créés seront alors automatiquement ajoutés (ou mis à jour ), à votre agenda SOGo lorsque vous le
souhaiterez en vous reconnectant au réseau filaire ou sans fil WiFi.
1
2
Vous devez tout d’abord vous assurer que votre
la case «cache» dans l’onglet «propriétés» de
votre agenda SOGo (via votre ENT) est cochée.
Dans votre outil Thunderbird, l’icône représentant deux
ordinateurs, côte à côte votre connexion au réseau. Ici la
messagerie est connectée au réseau.
Pour passer en mode « déconnecté » : clic ou double-clic
sur cette icône : une croix rouge s’affiche, vous êtes en
mode « déconnecté » au réseau.
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TRE ME
S
Un événement créé en mode « déconnecté » apparaît
avec un symbole spécifique :
Pour ajouter les événements créés hors connexion, cliquez
à nouveau sur le sy mbole « connexion », la croix rouge disparaît et vos événements sont automatiquement mis à jour
dans votre agenda Thunderbird et votre webmail SOGo.
40
(ADE)
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Afficher l’e
dans SOG
Vous êtes enseignant ou personnels et avez des cours renseignés dans l’outil d’emploi du temps ADE ? Vous avez
la possibilité d’afficher votre emploi du temps (ADE) dans SOGo, sous forme d’un nouvel agenda. La totalité des
cours (pour l’année entière) seront affichés et automatiquement mis à jour, sans nouvelle intervention de votre part.
Un clic suffit !
1
Préférences
Onglet Préférences > Paramètres supplémentaires > Ajouter ADE
2
Cliquez sur le bouton pour importer votre emploi du temps ADE
dans votre messagerie collaborative. Un nouvel agenda est
créé.
Par défaut, un agenda est de couleur grise.
Pensez à en changer la couleur pour le différencier de votre
agenda personnel ou d’autres agendas !
41
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3
4
IC DROIT
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Vos cours (ADE) s’affichent
dans un nouvel agenda de
votre messagerie SOGo.
Clic droit sur l’agenda,
sélectionnez la rubrique
« Propriétés », puis renommez
l’agenda.
Mes cours
Pour changer de couleur :
couleur et faites votre choix.
42
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1
Google
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:
Exemple
Accédez aux paramètres de votre
agenda Google afin de copier le
lien à cet agenda.
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en lecture se
3
2
Cliquez sur un lien d’adresse ICAL.
Copiez l’adresse qui s’affiche pour ensuite la coller dans
le nouvel agenda créé dans votre messagerie SOGo et/
ou dans votre outil Thunderbird (voir la procédure à suivre,
page suivante).
!
Pour partager l’agenda d’une application en ligne, pensez à définir, dans cette application, des règles de partage de cet agenda...
si non vous risquez d’afficher un agenda vide d’informations dans
votre outil SOGo ou Thunderbird.
43
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.
T.
1
2
Cochez « sur le réseau ».
2
Collez le lien récupéré
dans votre agenda Google.
3
Cochez iCalendar
(ICS), puis coller le
lien récupéré dans
votre agenda
Google.
Votre agenda s’affiche.
1
Créez un nouvel agenda dans
Thunderbird : clic droit dans la zone
agenda, puis sélectionnez « Nouvel
agenda ».
Cliquez sur le bouton
« S’inscrire à un agenda en ligne ».
3
UNDERBI
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Faire affiche
..
agenda dans.
Indiquez une couleur
pour cet agenda.
4
5
Votre agenda s’affiche.
44
Calendar
b
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W
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Exporter vo
Vous aviez l’habitude d’utiliser Webcalendar et vous avez des événements programmés pour les jours, semaines
ou mois à venir ? Il suffit de les exporter sous forme de fichier (.ics) dans un premier temps, puis de les importer dans
votre agenda pour les récupérer.
1
Dans votre agenda WebCalendar, rendez-vous sur le menu tout en bas de la page et cliquez sur « Exporter ».
2
Format iCalendar
3
Cochez « Exporter toutes les dates »
ou indiquez une période précise avec
une date de début et une date de fin.
Cliquez sur le bouton « Exporter ».
Enregistrez le fichier. C’est « l’exportation » de vos événements (ce fichier
aura pour extension .ics)
45
lendar
a
C
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W
a
d
otre agen o
Importer v
dans SOG
1
2
Dans SOGo, clic droit sur votre agenda puis sélectionnez
la rubrique « Importer des événements ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Parcourir », sélectionnez
le fichier que vous avez préalablement enregistré (.ics), puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».
IC DROIT
CL
Les événements enregistrés dans WebCalendar sont importés
dans votre agenda SOGo.
46
Votre nouvelle messagerie
Messagerie
collaborative
Agenda
partagé
En accès par votre ENT, https://ent.univ-st-etienne.fr
onglet « ESPACE PERSONNEL » > « Ma messagerie »
Université Jean Monnet, Saint-Etienne - Direction du Système d’Information | 2012
ujm

messagerie - Université Jean Monnet

Transcription

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