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Controlling in der Sozialwirtschaft
Halfar | Moos | Schellberg Controlling in der Sozialwirtschaft Bernd Halfar | Gabriele Moos | Klaus Schellberg Controlling in der Sozialwirtschaft Handbuch ISBN 978-3-8329-6327-9 Nomos BUC_Halfar_6327-9.indd 1 19.02.14 13:19 http://www.nomos-shop.de/13315 Bernd Halfar | Gabriele Moos | Klaus Schellberg Controlling in der Sozialwirtschaft Handbuch Nomos BUT_Halfar_6327-9.indd 3 19.02.14 13:00 http://www.nomos-shop.de/13315 Titelbild: © fotolia.com Die Deutsche Nationalbibliothek lists this publication in the Deutsche Nationalbibliografie; detailed bibliographic data is available in the Internet at http://dnb.d-nb.de. ISBN 978-3-8329-6327-9 1. Auflage 2014 © Nomos Verlagsgesellschaft, Baden-Baden 2014. Printed in Germany. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks von Auszügen, der fotomechanischen Wiedergabe und der Übersetzung, vorbehalten. Gedruckt auf alterungsbeständigem Papier. BUT_Halfar_6327-9.indd 4 19.02.14 13:00 http://www.nomos-shop.de/13315 Vorwort Sozialwirtschaftliche Organisationen haben typische Fragestellungen, eigenartige Zielsetzungen, Besonderheiten in der Leistungsorganisation, merkwürdige Kundenbeziehungen und komplizierte Rechts- und Organisationsformen. Die Implikationen, die sich daraus für den Aufbau eines Controllings ergeben, sind vielfältig. Der Wunsch nach der allgemeingültigen Lösung, dem berühmten Kochbuch, ist verständlich, aber leider nicht durchgehend erfüllbar. Dafür sind die Anforderungen und Rahmenbedingungen der unterschiedlichen Institutionen und Organisationen so heterogen, dass es kein Patentrezept geben kann und aus Sicht der Autoren auch nicht geben darf. Die Basis, mit der in den verschiedenen Bereichen des Sozialmarktes und der Non-Profits gearbeitet werden kann, weist eine relativ hohe Schnittmenge auf. Die Individualisierung muss allerdings jeder für seine Organisation selbständig durchführen. Teil A des Buches setzt an den Besonderheiten sozialer Dienstleistungsunternehmen an und entwickelt auf Basis eines theoretischen Unterbaus Vorschläge für ein praxistaugliches, kennzahlenbasiertes Controlling, das über das übliche Finanzcontrolling hinausreicht. Dabei werden Besonderheiten der Kostenrechnung ebenso beachtet wie die Verortung des Controllings in der Organisation. Die Definition und Messung von Wirkungszielen wird als integraler Bestandteil eines umfassenden Controllings dargestellt. Teil B stellt die Anwendung von Kennzahlen anhand praxisnaher, thematisch geordneter Fallstudien dar. Hier soll ein Verständnis für die Interpretation der Kennzahlen vermittelt werden. Im Teil C findet der Leser ein nach Themen geordnetes, nicht abschließendes Kennzahlglossar, das beim Aufbau eines eigenen Kennzahlsystems helfen kann. Bei der Erstellung des Glossars haben wir versucht, möglichst viele Besonderheiten der verschiedenen Dienstleistungsbereiche zu berücksichtigen. Besonderer Dank gilt Herrn Clemens Kirschner, B.A., und Herrn Christian Sieben, B.A., die durch ihre inhaltliche und redaktionelle Mitarbeit zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Eichstätt, Remagen und Nürnberg, Februar 2014 Bernd Halfar Gabriele Moos Klaus Schellberg 5 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis ......................................................................... 15 Tabellenverzeichnis ............................................................................. 17 Abkürzungsverzeichnis ........................................................................ 21 Teil A: Controlling in sozialwirtschaftlichen Unternehmen: Funktionen – Spezifika – Aufbau ................................................ 25 1. Besonderheiten des sozialwirtschaftlichen Controllings .......................... 25 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Controlling als Kälteaggregat ................................................... Controlling als Fremdsprache ................................................... Controlling als Zieltreiber ....................................................... Controlling als Rationalitätstreiber und Informationsmaschine ........ Controlling als Produktivitätstreiber .......................................... Controlling als Kennzahlensystem ............................................. 1.6.1 Kennzahlentypen ......................................................... 1.6.2 Systematisierung nach statistischen Aspekten ..................... 1.6.3 Systematisierung nach Quellen ....................................... 1.6.4 Systematisierung nach Zeithorizont ................................. 1.6.5 Systematisierung nach Planungs- oder Überwachungsaspekten ................................................. 25 26 27 29 33 36 37 38 40 41 Spezifika des Dienstleistungscontrollings in der Sozialwirtschaft .............. 42 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 43 44 46 47 51 52 53 2. 3. Intangibilität und Immaterialität ............................................... Uno actu, Lagerfähigkeit und Kapazitätsproblematik ..................... Fixkostenproblematik/Gemeinkostenproblematik ......................... Integration des externen Faktors ............................................... Heterogenität ....................................................................... Akzeptierte Ineffizienzen ......................................................... Rentseeking, X-Effizienz und Finanzierungskalküle ....................... Methodischer Aufbau eines Controllingsystems für sozialwirtschaftliche Organisationen ............................................................................. 3.1 3.2 Organisation und Verortung des Controlling ............................... 3.1.1 Controlling als Managementaufgabe ................................ 3.1.2 Controlling als eigenständige Funktion ............................. 3.1.3 Anforderungen an den Controller .................................... 3.1.4 Erste Aufgaben ........................................................... Methodische Schritte .............................................................. 3.2.1 Klärung der Mission, des Selbstverständnisses und Definition der Stakeholder ........................................................... 42 56 56 56 57 59 60 62 62 7 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 3.2.2 Verpflichtung des Managements, operationalisierbare Ziele für Stakeholder zu formulieren ....................................... Übersetzung der Ziele in eine Stakeholder-Wirkungsmatrix ... Definition der Kernprozesse und Organisationsmerkmale, die zur Zielerreichung notwendig sind ................................... Klärung der akzeptierten und gewollten Ineffizienzen ........... Überprüfung des Zielmodells der Organisation durch GAPAnalyse ..................................................................... Service Blueprint- Modell .............................................. Servicequalität und Lobmanagement ................................ 67 68 Betriebswirtschaftliches Controlling in der Sozialwirtschaft .................... 79 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 Finanzwirtschaftliches Gleichgewicht als einheitliche Basis des betriebswirtschaftlichen Controllings ......................................... Investitionen ........................................................................ 4.2.1 Vergessene Anlagegüter ................................................ 4.2.2 Fehlende Abschreibungen .............................................. 4.2.3 Kennzahlen zu Investitionen und zum Vermögen ................ Kapitalkennzahlen ................................................................. 4.3.1 Kapitaleinlage ............................................................. 4.3.2 Behandlung von Sonderposten ........................................ 4.3.3 Rücklagen ................................................................. 4.3.4 Kennzahlen zur Passivseite und Kapitalfinanzierung ............ Empfehlungen für die Kostenrechnung in sozialwirtschaftlichen Organisationen ..................................................................... 4.4.1 Kostenartenrechnung ................................................... 4.4.2 Kostenstellenrechnung .................................................. 4.4.3 Kostenträgerrechnung .................................................. 4.4.4 Zielsetzung ................................................................ Teil B: Fallstudien ............................................................................. 1. Problemfeld: Strategie und strategisches Controlling – Der Prozess der strategischen Planung aus Sicht des Controllings .................................. 1.1 1.2 8 Strategische Planung und Kontrolle auf der Ebene von Segmenten .... 1.1.1 Fallbeispiel ................................................................. 1.1.2 Analyseverfahren ......................................................... 1.1.3 Management und Controlling ........................................ 1.1.4 Kennzahlen ................................................................ Durchführung einer PEST-Analyse zur Analyse der strategisch relevanten Rahmenbedingungen ............................................... 1.2.1 Fallbeispiel ................................................................. 1.2.2 Analyseverfahren ......................................................... 62 64 73 74 76 80 80 81 81 81 82 82 83 83 84 84 86 89 92 95 99 99 101 101 102 105 107 108 108 108 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 1.2.3 Management und Controlling ........................................ 1.2.4 Kennzahlen ................................................................ Durchführung einer SWOT-Analyse zur Bestimmung der relativen Wettbewerbsstärke ................................................................ 1.3.1 Fallbeispiel ................................................................. 1.3.2 Analyseverfahren ......................................................... 1.3.3 Management und Controlling ........................................ 1.3.4 Kennzahlen ................................................................ Entwicklung einer Balanced Scorecard (BSC) ............................... 1.4.1 Fallbeispiel ................................................................. 1.4.2 Analyseverfahren ......................................................... 1.4.3 Management und Controlling ........................................ 1.4.4 Kennzahlen ................................................................ 113 115 Problemfeld: Kostenanalyse, Kostenmanagement, Cash-Management ....... 132 1.3 1.4 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Tariferhöhung bei stagnierenden Erlösen in einer stationären Wohneinrichtung der Behindertenhilfe ....................................... 2.1.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.1.2 Analyseverfahren ......................................................... 2.1.3 Management und Controlling ........................................ 2.1.4 Kennzahlen ................................................................ Implementierung einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung in einer stationären Wohneinrichtung der Behindertenhilfe ................. 2.2.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.2.2 Analyseverfahren ......................................................... 2.2.3 Management und Controlling ........................................ 2.2.4 Kennzahlen ................................................................ Implementierung eines Instrumentes zur Darstellung der statischen Finanzlage ........................................................................... 2.3.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.3.2 Analyseverfahren ......................................................... 2.3.3 Management und Controlling ........................................ 2.3.4 Kennzahlen ................................................................ Analyse des operativen cash-flows zur Beurteilung der dynamischen Finanzlage ........................................................................... 2.4.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.4.2 Analyseverfahren ......................................................... 2.4.3 Management und Controlling ........................................ 2.4.4 Kennzahlen ................................................................ Bewertung einer Investition mithilfe von Verfahren der dynamischen Investitionsrechnung .............................................................. 2.5.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.5.2 Analyseverfahren ......................................................... 116 116 116 121 124 126 126 126 130 131 132 132 132 136 137 137 137 138 140 141 142 142 142 144 146 147 147 148 150 151 152 152 153 9 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 2.5.3 Management und Controlling ........................................ 2.5.4 Kennzahlen ................................................................ Kennzahlgestützte Analyse der Verwaltungskosten ........................ 2.6.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.6.2 Analyseverfahren ......................................................... 2.6.3 Management und Controlling ........................................ 2.6.4 Kennzahlen ................................................................ Durchführung einer kostenstellenbezogenen Wirtschaftlichkeitskontrolle ..................................................... 2.7.1 Fallbeispiel ................................................................. 2.7.2 Analyseverfahren ........................................................ 2.7.3 Management und Controlling ........................................ 2.7.4 Kennzahlen ................................................................ 154 155 156 156 157 161 162 Problemfeld: Personalcontrolling ...................................................... 170 3.1 170 170 171 173 174 175 175 175 177 179 180 180 180 182 184 185 185 185 187 188 2.6 2.7 3. 3.2 3.3 3.4 4. 5. 10 Leistungsmarge im ambulanten Pflegedienst ................................ 3.1.1 Fallbeispiel ................................................................. 3.1.2 Analyseverfahren ......................................................... 3.1.3 Management und Controlling ........................................ 3.1.4 Kennzahlen ................................................................ Altersstrukturanalyse ............................................................. 3.2.1 Fallbeispiel ................................................................. 3.2.2 Analyseverfahren ......................................................... 3.2.3 Management und Controlling ........................................ 3.2.4 Kennzahlen ................................................................ Externe Personalbeschaffung .................................................... 3.3.1 Fallbeispiel ................................................................. 3.3.2 Analyseverfahren ......................................................... 3.3.3 Management und Controlling ........................................ 3.3.4 Kennzahlen ................................................................ Interne Personalbeschaffung .................................................... 3.4.1 Fallbeispiel ................................................................. 3.4.2 Analyseverfahren ......................................................... 3.4.3 Management und Controlling ........................................ 3.4.4 Kennzahlen ................................................................ 163 163 166 168 169 Problemfeld: QM – Kennzahlengestütztes QM ..................................... 189 4.1 4.2 4.3 4.4 Fallbeispiel .......................................................................... Analyseverfahren .................................................................. Management und Controlling .................................................. Kennzahlen .......................................................................... 189 190 196 197 Problemfeld: Berichtswesen zur Zielkontrolle durch den Aufsichtsrat ........ 199 5.1 199 Fallbeispiel .......................................................................... http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 5.2 5.3 5.4 Analyseverfahren .................................................................. Management und Controlling .................................................. Kennzahlen .......................................................................... 200 201 202 Teil C: Kennzahlenglossar ................................................................... 205 1. Gebrauch des Kennzahlenglossars ..................................................... 205 2. Kennzahlen der Dimension Finanzen ................................................. 205 2.1 207 207 209 210 212 213 213 214 217 218 218 219 219 220 221 221 221 222 222 223 223 224 225 225 227 227 228 228 229 230 230 231 232 232 235 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Rentabilität [A] ..................................................................... 2.1.1 Bewertung der Rentabilität im Sozialmarkt ........................ 2.1.2 Eigenkapitalrentabilität [J] ............................................. 2.1.3 Gesamtkapitalrentabilität [J] .......................................... Return on Investment (ROI) [J] ................................................ Mit Kennzahlen den Erfolg messen ............................................ 2.3.1 Umsatzrentabilität [A] .................................................. 2.3.2 Cash-flow-rate [J] ........................................................ 2.3.3 EBIT/Betriebserfolg [J] .................................................. 2.3.4 EBITDA/Betriebserfolg vor Abschreibungen [J] .................. 2.3.5 Produktivität (Grundform) [A] ....................................... Investitionen ........................................................................ 2.4.1 Anlagenintensität [J] .................................................... 2.4.2 Förderanteil Objektförderung [J] ..................................... 2.4.3 Investitionsquote [J] ..................................................... 2.4.4 Anteil öffentliche Investitionsförderung [J] ........................ 2.4.5 Anlagenabnutzungsgrad [J] ............................................ 2.4.6 Bruttoinvestitionsdeckung [J] ......................................... 2.4.7 Abschreibungsquote [J] ................................................. 2.4.8 Leasingquote und Miet-/Pachtquote [J, C] ......................... 2.4.9 Kapitalwert/Nettobarwert [C] ........................................ 2.4.10 Dynamische Amortisationsdauer [C] ................................ Finanzierung ........................................................................ 2.5.1 Eigenkapitalquote [J] .................................................... 2.5.2 Anlagendeckungsgrad [J] ............................................... 2.5.3 Kapitalaufbau [J] ......................................................... 2.5.4 Verschuldungsgrad [J] .................................................. 2.5.5 Working Capital [B] ..................................................... 2.5.6 Debitoren- und Kreditorenlaufzeit in Tagen [B] .................. Liquidität ............................................................................ 2.6.1 Liqudititätsgrade I – III [A, B] ........................................ 2.6.2 Schuldentilgungsdauer [J] .............................................. Erfolg ................................................................................. 2.7.1 Struktur-Deckungsbeitrag [A] ......................................... 2.7.2 Klassischer Deckungsbeitrag [A] ..................................... 11 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7 2.7.8 2.7.9 2.7.10 2.7.11 3. 12 Refinanzierungsgrad [A] ............................................... Personalkosten je Pflegetag/Betreuungstag [A] .................... Erlös je Pflegetag/Betreuungstag [A] ................................. Deckungsbeitrag je Pflegetag/Betreuungstag [A] .................. Umsatzanteile definierter Leistungsgruppen [B] .................. Anteil öffentlicher Sozialleistungserträge [B] ...................... Durchschnittlich belegte Plätze/Nutzungsgrad [A] ............... Leerlaufkosten (-quote) [A] ............................................ Jahresüberschuss [J] ..................................................... 235 236 237 237 238 238 238 239 239 Kennzahlen für die Dimension Personal ............................................. 239 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.21 3.22 3.23 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 3.29 3.30 239 240 240 241 241 241 243 243 243 244 244 244 245 245 245 246 246 247 247 248 248 248 249 250 251 252 252 253 254 254 Teilzeitquote [C] ................................................................... GFB-Quote [C] ..................................................................... Durchschnittliche Wochenarbeitszeit [B] ..................................... Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit [C] ................................ Durchschnittsalter der Beschäftigten [C] ..................................... Fluktuationsrate [B] ............................................................... Neueinstellungsquote [B] ........................................................ Krankheitsbedingte Fehlzeitenquote [A] ...................................... Überstundenquote [B] ............................................................ Fortbildungstage je Mitarbeiter [B] ............................................ Mitarbeiter-Fortbildungsquote/Weiterbildungsquote [C] ................ Fortbildungswirkungsquote [C] ................................................ Fortbildungsstrukturquote [C] .................................................. Fortbildungskosten je Mitarbeiter [C] ........................................ Personalkosten je Mitarbeiter (-gruppe) [B] ................................. Abrechenbare Zeit je Mitarbeiter [B] ......................................... Leistungsertrag/Erlös je Mitarbeiter/Vollzeitäquivalent [B] .............. Leistungsmarge je Mitarbeiter/Leistungsertragskoeffizient [A] .......... Kunden je Mitarbeiter [C] ....................................................... Führungsumfang [C] .............................................................. Freistellungsquote Leitungskräfte [C] ......................................... Altersstrukturquote [C] .......................................................... Personalbeschaffungskosten nach Beschaffungswegen [B] ............... Personalbeschaffungskosten pro Eintritt [B] ................................. Personaldeckungsgrad [B] ....................................................... Personalentwicklungsquote [B] ................................................. Ausbildungsquote [B] ............................................................. Übernahmequote [B] .............................................................. Realer Lohnsteigerungsindex [C] .............................................. Fachkraftquote [C] ................................................................ http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 4. 5. 6. 7. Kennzahlen für die Dimension der Prozesse ........................................ 254 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 254 255 255 255 255 256 256 256 257 257 257 258 258 Reaktionsdauer Anfrage [B] ..................................................... Dauer Zusage – Aufnahme [B, teilweise A] .................................. Dauer Beschwerdereaktion [C] ................................................. Dauer Beschwerdeklärung [C] .................................................. Zahl der Pflegevisiten pro Tag [B] ............................................. Zahl der Zielpunkte je Tour [B] ................................................ Fahrzeit zwischen den Zielpunkten [B] ....................................... Ø Fahrzeit je Tour [C] ............................................................ Ø Tourendauer [B] ................................................................ Fakturierungsdauer [C] ........................................................... Betreuungskontinuität (ambulanter Pflegedienst) [C] ..................... Pflegedokumentationsfehlerquote [C] ......................................... Patientengruppenbezogene Reklamationsquote [C] ....................... Kennzahlen für die Dimension Kunden/Klienten .................................. 259 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 Casemix [A] ......................................................................... Pflege-/Betreuungspersonal je Bewohner [C] ................................ Pflege-/Betreuungszeit je Bewohner [C] ....................................... Kundenfluktuationsrate [B] ..................................................... Durchschnittliche Verweildauer [B] ........................................... Durchschnittsalter der Bewohner/Kunden [C] .............................. Auslastungsquote in den Kundengruppen (Pflegestufen, HBG) [C] .... Höherstufungsquote [C] ......................................................... Zuweiserabhängigkeitsquote [C] ............................................... Durchschnittliche Essenszahl [A] – nur für mobile Essenslieferanten oder für Betreutes Wohnen ...................................................... 5.11 Regionaler Auslastungsgrad [C] ................................................ 5.12 Cross-Selling-Quote [C] .......................................................... 259 261 262 263 264 265 265 266 266 Kennzahlen für die Dimension Administration ..................................... 268 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Verwaltungskostenquote [B] .................................................... Detailanalyse der Verwaltungskosten [alle C] ............................... Personalverwaltungskostensatz je Mitarbeiter (Kopf) [C] ................ Zahl der Personalfälle je Mitarbeiter Personalverwaltung [C] .......... Zahl der Buchungsfälle je Mitarbeiter im Rechnungswesen [C] ........ IT-Kosten-Quote [C] .............................................................. 268 270 271 272 273 273 Kennzahlen für die Werkstatt für Behinderte Menschen ......................... 274 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 274 274 275 275 275 Beschäftigungsgrad in den Leistungsgruppen [A] .......................... Beschäftigungsgrad in Produktionsbereichen [B] ........................... Terminüberschreitung [A] ....................................................... Auftragsreichweite [A] ............................................................ Dauerauftragsquote [B] .......................................................... 267 267 268 13 http://www.nomos-shop.de/13315 Inhaltsverzeichnis 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 Auftraggeberabhängigkeit [C] .................................................. Durchschnittsproduktionserlös je Auftraggeber [C] ....................... Durchschnittliches Auftragsvolumen [B] ..................................... Eigenfertigungsanteil [B] ......................................................... Auftraggeberfluktuation [B] ..................................................... 276 276 276 276 277 Kennzahlen für die Dimension Waren- und Materialwirtschaft ................ 277 8.1 8.2 8.3 Durchschnittlicher Lagerbestand [B] .......................................... Lagerumschlag [C] ................................................................ Lagerdauer in Tagen [B] ......................................................... 277 278 278 Kennzahlen für die Dimension Hauswirtschaft .................................... 278 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 Lebensmitteleinsatz je Essen [B] ................................................ Lebensmitteleinsatz je Pflegetag/Betreuungstag [B] ........................ Verpflegungskosten je Pflege-/Betreuungstag [C] ........................... Entsorgungskosten je Pflegetag [C] ............................................ Wäschekosten je Pflegetag [C] .................................................. 278 279 279 279 280 10. Kennzahlen für die Dimension fachliche Leistungsplanung ..................... 280 8. 9. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 Negative-Planungsquote [C] .................................................... Zielerreichungsquote [C] ......................................................... Überprüfungsquote [B] ........................................................... Abweichungsquote [C] ........................................................... Überprüfungszeitraum [B] ....................................................... 280 281 281 281 281 11. Kennzahlen für die Dimension Ehrenamtlichkeit .................................. 282 11.1 Leistungsanteil Ehrenamtliche [C] ............................................. 11.2 Durchschnittliche Leistungszeit [C] ............................................ 11.3 Zugehörigkeitsdauer [C] ......................................................... 282 282 283 Literaturverzeichnis ............................................................................. 285 Autorin und Autoren ........................................................................... 289 14 http://www.nomos-shop.de/13315 Teil B: Fallstudien Dezember Erlöse/MA Personalkosten/MA Überstundenquote Fehlzeitenquote 3.529,82 € 3.484,71 € 27% 4% Tabelle 43: Kennzahlen 3.1.3 Management und Controlling Die Leistungsmarge ist an sich wenig aussagekräftig. Um Ursachenforschung zu betreiben, ist eine Untersuchung der Kennzahlen Erlöse und Personalkosten je MA erforderlich: Die dargestellte Situation ergibt sich somit vorwiegend aus sinkenden Erlösen, sowohl global als auch auf Mitarbeiterebene. Dies ist jedoch nicht auf eine marktseitige Verschlechterung zurückzuführen, was im Vorfeld durch eine Marktanalyse ausgeschlossen wurde. Die Personalkosten je MA blieben im Betrachtungszeitraum nahezu gleich. Da im Folgejahr von einer Tarifsteigerung auszugehen ist, wird sich die Situation weiter verschärfen. Der Ausschluss der Marktkomponente macht eine Analyse produktivitätsbezogener Kennzahlen nötig. Die Entwicklung der Überstundenquote ist im Hinblick auf die Mitarbeiterproduktivität als besonders problematisch einzuschätzen. Sie stieg im Betrachtungszeitraum von 2% auf 27%. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter aufgrund mangelnder Produktivität ca. ein Viertel der Planarbeitszeit zusätzlich brauchen und das bei gleicher Marktsituation bzw. Auslastung. Jedoch schaffen es die MA nicht einmal mit dieser zusätzlichen Arbeitszeit, das (gleiche) Pensum zu bewältigen, wie die rückläufigen Erlöse zeigen. Diese stark abnehmende Produktivität kann sich langfristig nochmals verstärken, wenn die MA Freizeitausgleiche für die Überstunden wahrnehmen wollen. Denn dies führt zu einer Verknappung der Planarbeitszeit, was den Produktivitätsdruck weiter erhöht. Dieser Entwicklung sollte daher Einhalt geboten werden. Die Fehlzeitenquote kann einem Benchmark unterzogen werden. Mit rund 4% liegt sie im bundesdeutschen Durchschnitt für diese Berufsgruppe, wenngleich sie zu den höchsten in Deutschland gehören. Langfristig muss der nachlassenden Produktivität der Mitarbeiter begegnet werden. Um Gründe für die Entwicklung zu ermitteln, sind Mitarbeitergespräche unumgänglich. Im vorliegenden Fall geht aus diesen eine subjektiv als sehr hoch empfundene Arbeitsdichte hervor. Die Mitarbeiter des Pflegedienstes empfinden ihr Arbeitspensum pro Tour demnach als zu hoch, was sich negativ auf ihre Motivation auswirkt („Fließbandgefühl“). Der Pflegedienstleitung wird nach der Produktivitätsanalyse und den Mitarbeitergesprächen eine Neueinstellung forcieren. Kurzfristig wird damit das Ziel der sukzessiven Personalkostensenkung verfehlt, langfristig jedoch erhöht diese Entscheidung die Fähigkeit des ambulanten Dienstes, die Potenziale des Marktes voll zu nutzen. Insofern können steigende Personalkosten durch höhere Erlöse in der Zukunft kompensiert werden. 173 http://www.nomos-shop.de/13315 3. Problemfeld: Personalcontrolling 3.1.4 Kennzahlen Kennzahl Name Leistungsmarge je Mitarbeiter Beschreibung Gibt den durchschnittlichen Refinanzierungsgrad der Personalkosten aus Erlösen pro Mitarbeiter an. Formel ∅Erlös je Mitarbeiter *100 ∅Personalkosten je Mitarbeiter Darstellung des Ergebnisses Angaben in Prozent Bedeutung/Interpretation Wichtige Kennzahl im Rahmen der Produktivitätsanalyse. Sollte immer im Zeitreihenvergleich dargestellt werden. mögliche Ergebnisse 0 bis n Kennzahl Name Erlös je Mitarbeiter Beschreibung Eine Richtgröße im Rahmen der innerbetrieblichen Produktivitätsanalyse Formel Gesamterlös / Zuordenbarer Erlös Mitarbeiter (Vollzeitstellen) i.e.P. Darstellung des Ergebnisses Angaben in € pro Mitarbeiter oder Vollzeitstelle Bedeutung/Interpretation Wichtig zur Ursachenanalyse im Rahmen der Leistungsmargenberechnung. Alleine hat sie wenig Aussagekraft. Allenfalls plakative Wirkung zur Kommunikation betrieblicher Produktivität mögliche Ergebnisse 0 bis n Kennzahl Name Personalaufwand je Mitarbeitergruppe Beschreibung Gibt an, wie hoch die Personalkosten innerhalb einer Mitarbeitergruppe pro Vollzeitstelle sind. Formel Personalkosten je Mitarbeitergruppe Zahl der Vollzeitstellen der Mitarbeitergruppe i.e.P. Darstellung des Ergebnisses Angaben in € pro Vollzeitstelle Bedeutung/Interpretation Wichtige Kennzahl für Entgeltverhandlungen. Darüber hinaus ebenso eine wesentliche Kennzahl im Rahmen der Ursachenanalyse bei der Leistungsmarge. mögliche Ergebnisse 0 bis n Kennzahl Name Überstundenquote Beschreibung Gibt an, wie hoch der Anteil von Mehrarbeitszeit (Überstunden) an der Gesamtplanarbeitszeit gemäß Arbeitsvertrag ist. Formel Σ Mehrarbeitsstunden / Überstunden *100 Σ Planarbeitsstunden (gem. Arbeitsverträge) Darstellung des Ergebnisses Angaben in Prozent Bedeutung/Interpretation Diese Kennzahl ist nur im Zeitreihenvergleich aussagekräftig. Auch sie sollte im Rahmen einer Produktivitätsanalyse als obligatorisch betrachtet werden, um eine vertiefende Analyse zu ermöglichen. Eine steigende Überstundenquote ist aus Produktivitätsgesichtspunkten (bei gleichem Arbeitsanfall) kritisch zu sehen. Weiterhin können sich im Falle der Auszahlung der Mehrarbeit für die Zukunft große Verpflichtungen für den Betrieb anhäufen. mögliche Ergebnisse 0 bis n 174 http://www.nomos-shop.de/13315 Teil B: Fallstudien Kennzahl Name Krankheitsbedingte Fehlzeitenquote Beschreibung Gibt an, wie viel Prozent der Planarbeitszeit durch krankheitsbedingten Personalausfall nicht geleistet werden konnten. Formel krankheitsbedingter Personalausfall (Std.) *100 Sollarbeitsstunden Darstellung des Ergebnisses Angaben in Prozent Bedeutung/Interpretation Besonders im Benchmark eine sehr wichtige Kennzahl, da für die Fehlzeitenquote eine breite branchenbezogene Datenbasis (z.B. Statistisches Bundesamt) verfügbar ist. Eine indirekte Messung der Mitarbeitermotivation kann hier erfolgen, indem im Zähler ausschließlich Kurzzeiterkrankungen berücksichtigt werden. mögliche Ergebnisse 0 bis n 3.2 Altersstrukturanalyse 3.2.1 Fallbeispiel Der Leiter der Personalabteilung des Pflege- und Betreuung e.V. (PuB) bekommt den Auftrag die Altersstruktur in seinem Unternehmen zu analysieren. Das Management interessiert sich für mögliche personalpolitische Herausforderungen, die sich aus der Struktur ergeben könnten. Um die Situation der PuB zu erfassen sollen die Altersstruktur und die Kontextfaktoren systematisch erfasst werden. 3.2.2 Analyseverfahren Um die eigene Situation bestimmen zu können, wird in einem ersten Schritt die aktuelle Mitarbeiterstruktur nach Alterskohorten strukturiert und analysiert. Dies geschieht zunächst innerhalb der verschiedenen Arbeitsbereiche. Am Beispiel der Jugendhilfe werden Daten zum Stichtag, sowie vergangenheitsorientiert in einem Betrachtungszeitraum von einem Jahr erhoben. Um Kennzahlen wie den Altersdurchschnitt, die Altersstrukturquote, die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit und die Fluktuationsquote zu berechnen werden zunächst folgende Daten erhoben: Analyse des Geschäftsbereiches zum Stichtag – Alter der Mitarbeiter – Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter – Bildung von Kohorten und Kumulierung Analyse im Betrachtungszeitraum von einem Jahr – Neueinstellungen – Abgänge, differenziert nach Ursache Die Analyse der verbleibenden Geschäftsfelder erfolgt analog. 175 http://www.nomos-shop.de/13315 3. Problemfeld: Personalcontrolling Analyse des Geschäftsbereiches zum Stichtag Abbildung 25: Altersverteilung in der Jugendhilfe am Analysestichtag216 Kohorte Anzahl der Mitarbeiter Durchschnittsalter in Jahren Altersstrukturquote in Prozent durchschn. Betriebszugehörigkeit in Jahren unter 25 Jahre 7 22,5 5,2% 2 25-34 Jahre 17 27,9 12,6% 5 35-44 Jahre 33 39 24,4% 7 45-54 Jahre 37 47 27,4% 10 55 Jahre und älter 41 60 30,4% 25 Gesamt 135 39,28 100% 13 Tabelle 44: Kennzahlen zum Personal am Analysestichtag Analyse des Betrachtungszeitraums von einem Jahr Kohorte Neueinstellungen Fluktuation Gesamt Natürliche Fluktuation Unternehmensinterne Fluktuation Unternehmensfremde Fluktuation davon Frühfluktuation unter 25 Jahre 4 3 0 1 2 2 25-34 Jahre 2 1 0 0 1 1 35-44 Jahre 2 5 0 1 4 1 45-54 Jahre 1 0 0 0 0 0 55 Jahre und älter 1 4 3 1 0 0 Gesamt 8 15 3 3 7 4 Tabelle 45: Stammdaten zum Personal im Jahresverlauf 216 Quelle: eigene Darstellung. 176
