Secrétaire - ASSISTANTE DE DIRECTION
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Secrétaire - ASSISTANTE DE DIRECTION
JOB DESCRIPTION Madagascar Executive Assistant JD_MAINTENANCE_19.0.1 REV0_010513 DESCRIPTION DE POSTE Intitulé du poste Secrétaire - ASSISTANTE DE DIRECTION Raison d’être du poste Son rôle est de se charger des tâches en amont pour éviter à son responsable d’être envahi par des questions secondaires. Accompagne, assiste, seconde complètement un dirigeant d’entreprise, un responsable de direction ou même plusieurs responsables à la fois. Relations -Hiérarchiques : Supérieure : Maintenance Manager inférieures………………………. Effectifs à manager :…………... -Fonctionnelles : le personnel de SHERRITT, SNC Lavalin -Externes : les fournisseurs, les prestataires de services, les administrations et autres. Localisation : Tamatave Contraintes spécifiques liées au poste : Peut être amené à se déplacer ponctuellement Contexte du Poste …………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. Responsabilités 1. Faciliter l'activité du responsable Fonctions Principales Activités/fréquence si significatif 1.1. En assurant l’ensemble des tâches de préparation, d’organisation et de suivi des réunions 1.2. En intervenant dans la préparation et le suivi de dossiers 1.3. En prenant en charge des travaux administratifs et logistiques divers (organiser les séminaires, déplacements et rendez vous de son chef hiérarchique, etc.) 1.4. En faisant preuve d’une compréhension fine, actualisée en permanence, des activités de l’entreprise, de ses partenaires, d’explications techniques sommaires et savoir détecter certains dysfonctionnements du service 1 JOB DESCRIPTION Madagascar Executive Assistant JD_MAINTENANCE_19.0.1 REV0_010513 1.5. En tenant l’agenda de son supérieur 1.6. En le secondant dans le traitement et l’exploitation d’informations et de données 1.7. En transmettant et/ou en filtrant les communications téléphoniques de son supérieur 1.8. En participant aux réunions de Direction et en faisant le compte rendu 1.9. En gérant des dossiers confidentiels 2. Contribuer au bon fonctionnement du service en facilitant la communication interne et externe 2.1. En organisant et en coordonnant pour son supérieur hiérarchique la transmission et la rédaction des informations du service 2.2. En accueillant les personnes (visiteurs, coursiers) 2.3. En orientant et en conseillant les interlocuteurs 2.4. En assurant une logistique de communication et de coordination pour répondre à une demande 2.5. En étant l’interface entre l’extérieur et sa hiérarchie 2.6. En étant responsable de la tenue du standard téléphonique 3. Effectuer des tâches de secrétariat banales 3.1. En effectuant des saisies sur ordinateur et en présentant des documents pour son responsable hiérarchique 3.2. En triant, classant et archivant des dossiers 3.3. En procédant aux prises de rendez-vous et autres contacts téléphoniques 3.4. En faisant de la frappe de courrier, de rapports et/ou comptes rendus de réunion, de documents généralement à caractère confidentiel 3.5. En gérant le courrier arrivé et le courrier départ (dépouiller, trier, transmettre le courrier arrivé) 3.6. En tenant à jour de bases de données relatives à ses activités 3.7. En gérant les commandes et les stocks de fournitures de son service Liste non-exhaustive et modifiable. Impact du Poste (dimension critique) Le secrétaire-Assistant de Direction joue un rôle stratégique dans les entreprises car l'efficacité du manager dépend souvent étroitement de l'efficacité de son secrétaire. 2 JOB DESCRIPTION Madagascar Executive Assistant JD_MAINTENANCE_19.0.1 REV0_010513 Profil du Poste CAPACITES TECHNIQUES Faible Normale Forte Très forte X CAPACITES D’ENCADREMENT Sans objet Normale Importante Très importante X CAPACITES D’ORGANISATION Pas significative Normale Forte Très forte X Profil recherché Compétences : techniques, encadrement, organisation : Maîtrise des logiciels de traitement de texte et les tableurs Maîtrise de l’utilisation de la télécopie et d’Internet. Maîtrise des outils informatiques. Maîtrise de la langue Française et Malgache La maîtrise de l’anglais est obligatoire Expérience : niveau, domaine, durée : 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou expérience jugée équivalente au sein d’une structure de grande taille Qualifications : éducation, formation(s) complémentaire(s) : BTS assistant de direction ou BTS d’assistant secrétaire trilingue. Une formation complémentaire dans un domaine (Bac+2 de formation universitaire littéraire, de droit d’économie, etc.) serait appréciée Comportements, attitude requis Etre organisé, méthodique, aimable, enthousiasme, dynamique Avoir le sens du contact et un esprit de synthèse Avoir une élocution parfaite, une bonne présentation et une aisance relationnelle Grand sens de la gestion des priorités Discrétion Faire preuve d’un réel esprit d’équipe Qualifications / expérience / comportements souhaités (Atouts) Avoir travaillé dans un environnement international Désir continuel de se perfectionner davantage Bonne culture générale 3