Description de fonction - The British School of Paris

Job Description
Assistant to Director of Financial and Administrative services
Permanent and part-time position (50%)
This document should be read in conjunction with the Conditions of Employment document as required by
French Law. This job description describes in general terms the normal duties which the post-holder will be
expected to undertake. However, the job or duties described may vary or be amended from time to time without
changing the level of responsibility associated with the post.
All individuals at The British School of Paris are committed to safeguarding
and promoting the welfare of children and young people
Job Title:
Assistant to the Director of Financial and Administrative services
(DFA)
Immediately Responsible To:
Director of Financial and Administrative services (DFA)
Job Purpose:
To provide efficient secretarial and administrative support, in
English and French, to the DFA and the accounts department, in
order to facilitate the smooth-running of financial and
administrative services across the BSP.
Reporting directly to the Financial and Administrative Director, the Assistant provides support in
administrative tasks to his/her manager and to the accounts department.
With excellent telephone manner and greeting skills, he/she is equally fluent in French as in English. Loyalty,
discretion and good listening skills are essential for this position. The successful candidate will be computer
literate and especially competent in the Office suite.
Main responsibilities and tasks:

Screening and handling of telephone calls for the accounts department and the DFA

Translation (EN to FR and FR to EN) of administrative documents

Typing of letters for DFA, typing and proof reading of meetings’ minutes

Managing calendar and booking appointments

Organising transport for attendees to Governing body meetings

Archiving and filing of all administrative and financial documents

Updating and communicating of Events calendar to caretakers, kitchen staff, maintenance and
cleaning team.

Coordination of requests and planning updates for maintenance team

Insurance records : claims, follow-up and reminders to parents

Subcontractors:
- Management and filing of all maintenance contracts, vehicle fleet, etc.
- Management of mobile phones contracts and monitoring of use
- Follow-up on contracts for site photocopiers
- Main works on sites: management and filing of quotes, procurement contracts, insurance,
reports…
Description de poste
Assistant(e) du Directeur des affaires administratives et financières (D.A.A.F)
Poste permanent à temps partiel (50%)
Ce document devra être lu en conjonction avec le document « Conditions of Employment » tel que requis par le
code du travail. Cette fiche de poste décrit le rôle de manière générique et non exhaustive. Cependant le rôle
et les tâches y afférent pourraient être amendés ou évoluer occasionnellement sans pour autant modifier la
structure du poste ou son niveau de responsabilité.
Toutes personnes travaillant à la British School of Paris est engagée à la protection
et l’éducation des enfants et des jeunes gens.
Titre du poste:
Assistant(e) du Directeur des affaires administratives et financières
Rattachement:
Directeur des affaires financières et administratives (DAAF)
Mission:
Assistance administrative en français et en anglais auprès du
Directeur des affaires administratives et financières et du service
comptable.
Rattachée au DAAF, l’assistant(e) prend en charge les tâches administratives de son supérieur et du service
comptable. D’une qualité d’accueil irréprochable, il/elle est aussi à l’aise en langue Anglaise que Française.
Loyauté, discrétion et grande capacité d’écoute sont des qualités essentielles pour le poste. Une bonne
maîtrise des outils informatique de la Suite Office est indispensable.
Principales tâches et responsabilités :
(liste non exhaustive susceptible de modifications)

Accueil et filtrage des appels téléphoniques du service comptable et du DAAF

Gestion de l’agenda du DAAF et prise de rendez-vous

Frappe du courrier du DAAF et de la comptabilité, frappe et relecture de compte-rendu réunions

Traduction de documents administratifs (Anglais/Français et Français/Anglais)

Organisation du transport pour les participants aux réunions Conseil d’Administration

Archivage et classement des dossiers ci-dessus ainsi que des dossiers de sécurité, travaux…

Mise à jour et communication des plannings d’évènements de l’école aux gardiens, au service de
restauration scolaire, au service maintenance et au service du ménage selon le cas

Coordination des demandes, mise à jour planning du service maintenance (travaux, événementiel)

Gestion des dossiers d’assurances :
o déclaration d’accident
o suivi des dossiers
o relances aux parents

Contrats :
o Classement et gestion de tous les contrats de maintenance, flotte automobile…
o Téléphonie : gestion des contrats et suivi des consommations de la flotte de portables)
o Parc de photocopieurs : gestion du contrat
o Travaux sur site : tenue des dossiers devis, marchés, assurances, compte rendus de chantier,
classement…