Utiliser l`Extension WebEx pour Outlook

Utiliser l’Extension
WebEx pour Outlook
L’Extension WebEx pour Outlook (version 3.1) vous
permet aisément de programmer des réunions WebEx,
de les commencer ou d'y participer via Microsoft Outlook.
Une fois cet outil installé, votre application Microsoft
Outlook est dotée de nouvelles fonctions grâce
auxquelles vous pouvez programmer rapidement une
réunion en ligne ou inviter vos contacts via Outlook. Vos
réunions sont même automatiquement inscrites
surajoutées à votre calendrier Outlook dès que vous
lancez programmez une invitation. Et pour vVos invités,
n’ont nul besoin de posséder l’Extension pour Outlook
afin de prendre partpour pouvoir participer à la réunion.
Cette extension vous permet également de programmer
des réunions pour un autre organisateur. Pour savoir
comment procéder, reportez-vous à la documentation de
travail sur la programmation pour un autre organisateur.
Installer l’Extension pour Outlook
Avant d'installer l’Extension pour Outlook, vérifiez
les points suivants :
4. Nom d'utilisateur : Saisissez votre nom d'utilisateur
WebEx.
5. Mot de passe : Entrez votre mot de passe WebEx.
6. Vous pouvez cocher la case Mémoriser mon nom
d'utilisateur et mon mot de passe si vous souhaitez
qu'Outlook se connecte automatiquement à votre
service WebEx lorsque vous programmez une
réunion ou à la section Mon WebEx de votre site de
service WebEx.
7. Cliquez sur OK.
Programmer une réunion WebEx
à partir d’Outlook
La barre d'outils Extension WebEx apparaît dans
Microsoft Outlook lorsque vous avez terminé
l'installation. Cette barre d'outils vous permet de
commencer des réunions One-Click, de programmer
des réunions WebEx et d'accéder à votre site WebEx.
1. Votre ordinateur est connecté à Internet.
2. Microsoft Outlook est fermé.
Pour installer l’Extension pour Outlook :
Pour programmer une réunion à partir d'Outlook :
1. Connectez-vous à votre site de service WebEx.
1. Sur la barre d'outils Extension WebEx, cliquez sur
Programmer une réunion. Un nouveau message
de rendez-vous s'affiche.
2. Dans la barre de navigation à gauche de l’écran,
cliquez sur Assistance, puis de nouveau sur
Assistance.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section
Téléchargements.
2. Saisissez le sujet de la réunion, l'ordre du jour ainsi
que la date et l'heure, puis invitez des personnes
comme vous le feriez normalement dans Outlook.
Remarque : S'il s'agit d'une réunion récurrente,
Extension pour Outlook supporte les options de
récurrence disponibles sur votre site de service
WebEx.
4. Cliquez sur Télécharger Extension WebEx pour
Outlook, puis suivez les instructions d'installation
affichées.
Remarque : Si l'administrateur de votre site en a
activé l’option, il se peut que la page Installer les
outils de productivité s'affiche. Sous Extension
pour Outlook, cliquez sur Installer, puis suivez les
instructions d'installation affichées.
Facultatif : Sur la page d'assistance, cliquez sur le
guide d'utilisation de l'extension pour Outlook
pour en savoir plus sur l'installation et sur
l'utilisation de WebEx à partir d'Outlook.
3.
Cliquez sur Inviter à la réunion. La boîte de dialogue
Paramètres WebEx s'affiche.
4. Sélectionnez un modèle à utiliser pour la réunion. Les
modèles de réunions sont créés sur votre site de
service WebEx. Ils définissent les paramètres de base
de votre réunion.
5. Entrez le Mot de passe de la réunion et
confirmez-le.
1. Ouvrez Microsoft Outlook.
6. Vous avez la possibilité de cocher la case Exclure le
mot de passe de l'invitation électronique par
sécurité si vous ne souhaitez pas que le mot de passe
soit indiqué dans l'invitation à la réunion, auquel cas
vous devrez communiquer le mot de passe aux
invités d'une autre façon.
2. Dans la barre d'outils Extension WebEx, cliquez sur
WebEx et sélectionnez Paramètres de compte dans
le menu déroulant. La boîte de dialogue Paramètres
de compte WebEx s'affiche.
7. Vous pouvez également cocher l'option Ne pas lister
cette réunion sur le site WebEx pour que votre
réunion n'apparaisse pas dans la liste des réunions
sur votre site WebEx.
Configurer le compte
Avant de programmer votre première réunion WebEx via
Outlook, vous devez configurer votre compte WebEx.
3. Adresse du site WebEx : Entrez l'adresse URL de
votre site WebEx.
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Utiliser l’Extension
WebEx pour Outlook
Pour définir les paramètres généraux :
1. Sélectionnez une option dans Audioconférence.
Utilisez cette option... Pour spécifier que la réunion...
Téléconférence
WebEx
Comprend une téléconférence
WebEx. Les instructions pour
pouvoir participer à la
téléconférence s’affichent sur
l’écran des participants lorsqu’ils
tentent de rejoindre la réunion.
Autre
téléconférence
Comprend une téléconférence
assurée par un autre service, tel un
service de téléconférence tiers ou
un système de téléconférence
interne.
Utiliser la Voix sur IP
(VoIP) seule
Comprend uniquement un service
VoIP qui permet aux participants
d'utiliser des ordinateurs équipés
de systèmes micro/audio pour
communiquer par Internet au lieu
du réseau téléphonique standard.
Aucun
Ne comprend pas de
téléconférence ni de service VoIP.
Les participants ne pourront
communiquer qu'en écrivant dans
la fenêtre de discussion lors de la
réunion.
2. Code de suivi : Si votre entreprise travaille avec des
codes de suivi, vérifiez que le bon code de suivi est
affiché ou cliquez sur Sélectionner le code de suivi
pour choisir un nouveau code.
3. Cliquez sur l'onglet Paramètres avancés.
Pour définir les paramètres avancés :
Dans l'onglet Paramètres avancés, sélectionnez les
options d'informations sur les participants.
Pour sélectionner les options de réunion :
Utilisez cette
option...
Pour...
Modèles de l'onglet
Informations
Définir le détail de la réunion
affiché dans l'onglet Informations
sur la réunion.
Exécuter
automatiquement la
présentation avant
que l'organisateur ne
se joigne à la réunion
Charger une présentation ou un
document au format .ucf qui
s'affichera pendant que les invités
attendront le début de la réunion.
Désigner un autre
organisateur
Affecter les droits d'organisateur à
une autre personne.
Pour envoyer votre invitation à la réunion :
Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé lde
programmer et de configurer vos préférences WebEx.
Vos invités recevront une invitation électronique
comportant un lien vers la réunion et la réunion sera
ajoutée à votre calendrier Outlook ainsi qu'à la liste des
réunions programmées sur votre page Mon WebEx.
Lancer une réunion à partir
d'Outlook
Pour commencer une réunion à partir d'Outlook :
1. Ouvrez la réunion dans votre calendrier Microsoft
Outlook, puis cliquez sur le lien hypertexte de la
réunion.
OU
Dans la barre d'outils Extension WebEx, cliquez sur
WebEx, puis sélectionnez Mon WebEx dans le
menu pour accéder à votre site WebEx.
Utilisez cette option... Pour...
Exiger l'inscription des
participants
Spécifier que tous les invités
doivent s'inscrire pour pouvoir
participer à la réunion.
Accepter
automatiquement
toutes les demandes
d'inscription
Accepter automatiquement toutes
les demandes d'inscription et
laisser les inscrits participer
librement à la réunion.
Les invités peuvent
participer à la réunion
X minutes le début de
la réunion
Permettre aux invités de prendre
part à la réunion avant son début
programmé. Si vous sélectionnez
cette option, spécifiez dans la liste
déroulante le délai avant
participation.
Les invités peuvent
aussi joindre la
téléconférence avant
le début de laréunion
Permettre aux invités de prendre
part à la téléconférence WebEx
intégrée avant le début
programmé de la réunion.
(Seulement disponible si l'option
précédente est sélectionnée.)
2. Connectez-vous, puis cliquez sur Commencer
maintenant pour débuter votre réunion.
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