Procès verbal - Science Students` Association

The second general council meeting of the Science Students’ Association of the University of
Ottawa – MINUTES
Date: Wednesday, October 29th, 2014
Location: GNN 080
Start Time:7PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies (absent)
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen (enters at 7:07)
Kevin Li
Alick Wang (enters at 8:33)
Sorush Rokui (enters at 8:33)
Alex Brandts
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani
Stephan Robitaille
Grace Ediae (enters at 7:07)
Mike West
Geoffrey Carter
Jonny Lebeau
Jacob Harvey
Meagan Ginn
Meeting starts at 7:03
1. Opening of the meeting
-Seconded by Josh
2. Motion to modify the agenda
-Add administrators after the committees: Seconded by Phil
-Add Tremblant Update: Seconded by Stephan
-Add Wine and Cheese after Trivia: Seconded by Esther
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by Yawen
3. Approving last meeting's minutes
-Seconded by AMC
4. Ratifying the second Biochemistry Representative
-Motion passes
5. November Party-Off
-Originally Nov 27
-double booking, changing the date to next semester (TBD)
-theme: Fresh Prints
-90s music
7. Trivia Night with Chem Club
-27 Nov at 7PM
-talk to your profs
-deals on food
-in the budget, every team gets free nachos
-at the Draft Pub in SCS
8.*Wine and Cheese
-free
-quality food and wine
-booking problems with the SFUO
-promo the event and talk to profs
-Kevin will be sending an email to science profs
-14 Nov (around that date)
9. Coffee House
-auditions are this week
-promo the event
-Marwa is making a Google doc for the baking
-6:30-9
-arrive around 5PM to set up
-send info to volunteer coordinator
-Phil suggests a photographer
10. Secret Santa
-Last year the guides did one
-Liz organizes Warm and Fuzzies
11. BIM Update
-BIM BUDS is not yet public
-facebook group for BIM kids
-updates on programs and events
-tell your friends to like the page
-Megan has a similar idea and asks to promote it too (she'll send the links)
12. Battle of the Programs
-Grant talks about a weeklong competition he did in high school
-he suggests a weeklong event in March
-raise money and give the winning team a pizza party
-they can organise their own events
-date: 3 weeks before finals
-Josh worries that it will be a lot of work for department reps
-AMC suggests to base yourself off Winter Challenge
-Karan suggests to do it by year
-Liz thinks it'll be a low turnout
-will be discussed at another time
13. Committees
 Formal:
-Stephan: Seconded by Steve
-Phil: Seconded by Josh
-OG: Seconded by Phil
-Emily: Seconded by AMC
-Megan Ginn: Seconded by Josh
-Alick: Seconded by Josh
-Michael: Seconded by Elsa
-Pawrnaa: Seconded by Elsa
-Grace: Seconded by Elsa
*Elected members: Stephan, Grace, OG
 Grants and Scholarships:
-Michael: Seconded by Steve
-Esther: Seconded by Megan Ginn
-Megan: Seconded by Esther
*Elected members: Megan and Esther
 Elections:
-Geoffrey: Seconded by Steve
-Jessica: Seconded by Steve
-Emily: Seconded by Elsa
*Elected members: Geoffrey and Emily
 Constitution:
-Josh: Seconded by Steve
-Grant: Seconded by Josh
-Megan Ginn: Seconded by Josh
-Rae: Seconded by Josh
-Alick: Seconded by Josh
*Elected members: Josh, Grant, Megan, Rae
 Scholastic Events:
-Pawrnaa: Seconded by Elsa
-Stephan: Seconded by Steve
-Megan: Seconded by Grant
-Yawen: Seconded by Steve
*Elected members: Yawen and MG
 Services:
-Parwnaa: Seconded by Elsa
-Phil: Seconded by Josh
-Grace: Seconded by Josh
-Yawen: Seconded by Phil
*Elected members Parwnaa and Phil
 Director of Merchandise:
-Parwnaa: Seconded by Josh
-Rae: Seconded by Yawen
*Elected member: Rae
 Director of Content:
-Megan Ginn: Seconded by Phil
-Parwnaa: Seconded by Elsa
*Elected Member: Megan
*Motion to commotion
-Proposed by Josh at20h17
*Meeting recommences at 8:23
12. Ad hoc committee for Science Games
-Spring 2016
-interuniversity science games
-4 execs (social, finance, president, external)
-Josh suggests 2 people (add scholastic events committee)
-Motion to have Yawen and MG on this ad hoc committee: seconded by AMC
-Kevin thinks it might be difficult and that meetings will be long
-AMC thinks the opposite (less meetings...etc)
-motion does not pass
-consensus is to have different committees
-abstention: Esther
 Science Games:
-Emily: Seconded by Elsa
-Grace: Seconded by Esther
-Parwnaa: Seconded by Esther
*Elected members: Emily et Grace
13. Tremblant
-deadlines are fast approaching (4 Dec before exams)
-sign up!
-we lose a lot of money if we don't promo the event
-free trip for the person that does the most promo
-156 free spots
-giving incentives to other fed bodies
*Volunteer Coordinator Update
-asks the guide to donate to the fine
-plaques for the winners
14. Motion to reform Full Year Logistics Coordinator
-Seconded by Elsa
-Modified by Josh
-3.12.2.2 "Work directly with instead of under the VP Social"
-info: all the other summer positions to have with instead of under (another time for this discussion)
-take out supervision because it has the same connotation
- Seconded by AMC
-take out supervision: all in favor
-substitute under for with (abstentions: Alick)
-motion to change the text under the social to with the social: approved (abstentions: Phil)
-motion to change the position from a general council to executive council position
-Steve: the title changes and they receive an honorarium (only a functional change)
-Josh: like a senior advisor (in terms of vote, does not count during a tie)because it is an appointed
position and not an elected position
-Reform the Annual Logistics Coordinator: motion passes
-takes place next year
14. 101 Week Budget
-bravo
15. Next Meeting
-3 weeks
16. Exec Updates
16.1. Senator
-n/a
16.2. Senior Advisor
-absent
16.3. Internal
-the notices went out last week
-check your swipe cards if you gave your deposit
16.4. External
-Speaker Series: Karen is to speak, her agent says she's interested (next semester)
16.5. Academic
-promo Wine and Cheese
-Nov 12
16.6. Social
-SRT has not had an official meeting because there was not a chair or an appointed chair
-Nov 8: IPPSSA is organizing a Maskerave at Mansion
-we're helping with promo
-checking if we sell tickets
-no financial loss
-$10 in advance
-$15-20 at the door
-November Shave: 5 to 10, money goes towards the cause
-Shine closing ceremonies: 6-8PM
-talk to your profs about trivia
-study night in MRN basement
-promo events when the material is out
16.7. Bilingualism
-n/a
16.8. Promotions
-PROMO
16.9. Philanthropic
-Houseman said no to Spread the Net
-Movember: Selfie contest
-SFUO with Party Party
-Science students win prizes for participating
-raise money as a team
16. 9.1 Logistics
-sweater sales
-93 sold
-goal is 240
-old merchandise (almost no pants and black V neck)
-looking for a new company for the discontinued jacket
-different pants
-old merch will be advertised throughout the year
-this is just a temporary deal
16.9.2. President
-n/a
16. 9.3. Motion to end the meeting
- Seconded by Vincent
Meeting ends at 10:01
La deuxième rencontre du conseil général de l'Association des Étudiant(e)s en SciencesPROCÈS VERBAL
Date: Le mercredi 29 octobre 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 19h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies (absente)
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen (entre à 19h07)
Kevin Li
Alick Wang (entre à 20h33)
Sorush Rokui (entre à 20h33)
Alex Brandts
Rae Woodhouse
Karan Chohan
Meaghan de Jesus
Pawrnaa Perinpanayagam
Yawen Chen
Marwa Ibrahim
Jessica Quizi
Kijoo Kim
Emily Bent
Phil Angel
Sam Mariani
Stephan Robitaille
Grace Ediae (entre à 19h07)
Mike West
Geoffrey Carter
Jonny Lebeau
Jacob Harvey
Meagan Ginn
Réunion commence à 19h03
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Josh
2. Motion pour modifier l'agenda
-Ajouter l'administrateur après les comités: Appuyée par Phil
-Ajouter une mise à jour de la coordinatrice après Tremblant: Appuyée par Stephan
-Ajouter "Wine and Cheese" après trivia: Appuyée par Esther
2. Motion d'adopter l'agenda
-Appuyée par Yawen
3. L'approbation du procès verbal de la réunion précédente
-Appuyée par AMC
4. Ratification du nouveau représentant de biochimie
-Motion passe
5. "Party-Off" en novembre
-orignalement le 27 nov
-double réservation, change la date au prochain semestre (date à déterminer)
-thème: Fresh Prints
-musiques des années 90
7. Nuit trivia avec le club de chimie
-27 nov à 19h00
-parler à vos profs dans votre département
-rabais pour la bouffe
-dans le budget, chaque équipe reçoit des nachos gratuits
-au Draft Pub dans le SCS
8.*Wine and Cheese
-gratuit
-nourriture et vin de qualité
-problème de réservations avec la FÉUO
-promouvoir l'événement et parler aux profs
-Kevin envoie un courriel aux profs en sciences
-14 nov (environ)
9. Café Jam
-auditions sont cette semaine
-promouvoir l'événement
-Marwa fait un document pour la cuisson
-18h30 à 21h00
-arrive vers 17h00 pour installer
-envoyer à la coordinatrice des bénévoles aussi
-Phil suggère un photographe
10. Ami secret
-l'année passée, les guides ont fais un Ami Secret
-Liz organise les "Warm & Fuzzies"
11. Mise à jour des sciences biomédicales
-BIM BUDS n'est pas encore publique
-groupe Facebook pour les étudiant(e)s en BIM
-mises à jour du programmes et des événements
-dites à vos ami(e)s d'aller aimer la page
-Megan a une idée similaire et demande de le promouvoir aussi, elle va envoyer les liens au groupe
générale
12. Bataille des programmes
-Grant parle d'une compétition à l'école secondaire qui durait une semaine
-veut un événement qui dure une semaine en mars
-accumuler l'argent et donner l'équipe gagnant de la pizza
-ils peuvent organiser leur propre événement
-date: 3 semaines avant les examens finaux
-Josh s'inquiète que ceci ajoute beaucoup de travaille pour les représentant(e)s départementaux
-peut être basé sur Winter Challenge (suggéré par AMC)
-Karan suggère de le faire par année
-Liz pense qu'il ne va pas avoir beaucoup de participation
-à revenir
13. Comités
 Bal formel:
-Stephan: Appuyé par Steve
-Phil: Appuyé par Josh
-OG: Appuyée par Phil
-Emily: Appuyée par AMC
-Megan Ginn: Appuyée par Josh
-Alick: Appuyé par Josh
-Michael: Appuyé par Elsa
-Pawrnaa: Appuyée par y Elsa
-Grace: Appuyée par Elsa
*Membres élu(e)s du comité: Stephan, Grace, OG
 Parrainage et subventions:
-Michael: Appuyé par Steve
-Esther: Appuyée par Megan Ginn
-Megan: Appuyée par Esther
*Membres élues du comité: Megan and Esther
 Élections:
-Geoffrey: Appuyé par Steve
-Jessica: Appuyée par Steve
-Emily: Appuyée par Elsa
*Membres élu(e)s du comité: Geoffrey and Emily
 Constitution:
-Josh: Appuyé par Steve
-Grant: Appuyé par y Josh
-Megan Ginn: Appuyée par Josh
-Rae: Appuyée par Josh
-Alick: Appuyé par Josh
*Membres élu(e)s du comité: Josh, Grant, Megan, Rae
 Événements scolaires:
-Pawrnaa: Appuyée par Elsa
-Stephan: Appuyé par Steve
-Megan: Appuyée par Grant
-Yawen: Appuyée par Steve
*Membres élues du comité: Yawen and MG
 Services:
-Parwnaa: Appuyée par Elsa
-Phil: Appuyé par Josh
-Grace: Appuyée par y Josh
-Yawen: Appuyée par Phil
*Membre élu(e)s du comité: Parwnaa and Phil
 Directeur de marchandise:
-Parwnaa: Appuyée par Josh
-Rae: Appuyée par Yawen
*Membre élue: Rae
 Directeur du contenu:
-Megan Ginn: Appuyée par Phil
-Parwnaa: Appuyée par Elsa
*Membre élue: Megan
*Motion à la commotion
-Proposée par Josh à 20h17
*La réunion recommence à 20h23
12. Comité ad hoc pour les Jeux de Sciences
-printemps 2016
-jeux de sciences inter universités
-4 membres exécutifs (sociale, finance, président, externe)
-Josh suggère 2 personnes (ajouter les membres du comité des événements scolaires)
-Motion pour avoir Yawen et MG sur le comité ad hoc: appuyée par AMC
-Kevin pense que ça peut être difficile et que les réunions vont être longs
-AMC dit que c'est peut être plus facile (moins de réunions...etc)
-motion ne passe pas
-le consensus est d'avoir des comités différents
-abstention: Esther

Jeux des Sciences:
-Emily: Appuyée par Elsa
-Grace: Appuyée par Esther
-Parwnaa: Appuyée par Esther
*Membres élus (e)s du comité: Emily et Grace
13. Tremblant
-les dates limites s'approchent (4 décembre avant les examens)
-insrivez-vous!
-on perd beaucoup d'argent si on ne fait pas la bonne promotion pas l'événement
-voyage gratuit pour la personne qui fait le plus de promotion
-156 places disponibles
-offrent des incitations aux autres corps fédérés
*Mise à jour de la coordinatrice des bénévoles
-demande aux guides de donner de l'argent pour l'amende
-plaques inscrites pour les prix des guides
14. Motion to reform Full Year Logistics Coordinator
- Appuyée par Elsa
-Modifier par Josh
-3.12.2.2 "travailler directement avec au lieu de sous le VP Social"
-info: tous les positions d'été à avoir avec au lieu de sous (un autre temps pour cette discussion)
-enlever supervision car c'est la même connotation
- Appuyée par AMC
-enlever supervision: tous en faveur
-substituer sous pour avec (absentions: Alick)
-motion pour changer le texte de sous le social à avec le social: approuvé (absentions: Phil)
-motion pour changer la position du conseil générale à une position exécutive
-Steve: titre change et reçoit un honoraire (seulement un changement fonctionnelle)
-Josh: comme un conseiller principal (en termes de vote, ne compte pas lors d'une égalité), car c'est une
position appointée et non élue
-Reformer le coordinateur des logistiques annuel: motion passe (Steve s'abstient)
-en place l'année prochaine
14. Révision du budget de la Semaine 101
-bravo
15. Prochaine rencontre
-3 semaines
16. Mises à jour de l'exécutif
16.1. Sénateur
-n/a
16.2. Conseillère principale
-absente
16.3. Interne
-les avis ont sortis la semaine passée
-vérifier vos cartes si vous avez donné votre dépôt
16.4. Externe
-Séries d'orateur: Karen à parler, son agent dit qu'elle est intéressé (prochain semestre)
16.5. Académique
-promotion pour Wine and Cheese
-Mercredi 12 Novembre
16.6. Sociale
-TRS n'était pas une rencontre officielle car il n'y avait pas directeur ou directeur appointé
-Nov 8: AÉÉPIDSSA organise un Maskerave à Mansion
-on aide à promouvoir
-vérifie si l'AÉS vend des billets
-aucune perte financière
-10$ à l'avance
-15$/20$ à la porte
-Rasage de Movembre: 5 à 10 l'argent va envers la cause
-Cérémonie de clôture Shine: 18h à 20h
-parle à vos profs pour la soirée de trivia (liste de profs précédents)
-soirée d'étude au sous-sol de MRN
-promouvoir les événements lorsque le matériel sort
16.7. Bilinguisme
-aucune
16.8. Promotions
-PROMO
16.9. Philanthropique
-Houseman dit non à Spead the Net
-Movembre: concours de selfie
-FÉUO avec Party Party
-Étudiant(e)s en sciences à ganger des prix et participer
-inscrire comme équipe et faire des dons
16. 9.1 Logistiques
-vente des gilets
-93 gilets vendus
-but est 240
-vieux marchandises (presque pu de pantalons et chandails noirs en v)
-cherche une différente compagnie pour les gilets qui ont été discontinués
-différents pantalons
-vieux marchandises va être promu à travers l'année
-ceci est juste un rabais temporel
16.9.2. Présidente
-n/a
16. 9.3. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par Vincent
Réunion termine à 22h01