Procédure : traitement des dossiers export

Procédure : traitement des dossiers export
PRE01 (LEH)
Révision : A
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1 OBJET:
Cette procédure décrit comment traiter les expéditions marchandises en maritime.
2 DOMAINE D’APPLICATION:
Elle est applicable à toutes les prestations de transit maritime.
3 CLIENTS:
Tout le personnel intervenant dans le traitement des expéditions maritimes.
4 DOCUMENTS DE REFERENCE:
Norme ISO 9001 (Version 2000) : chapitre 7.5.
5 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS:
R: Responsable / D: Décide / E: Exécute / P: Participe.
AE : Agent de transit export / DD: Déclarant en douane
6 ELEMENTS D’ENTREES:
Commandes à traiter.
7 ELEMENTS DE SORTIES:
Expéditions réalisées.
8 PROPRIETAIRE DE LA PROCEDURE:
Directeur Régional.
9 OBJECTIF:
Etablir les opérations nécessaires aux expéditions maritimes.
10 DESCRIPTION:
(Voir page 2)
11 INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES ( * ):
8 Traitement des dossiers export
Au cours du traitement de chaque dossier, SAGA envoie les documents suivants, selon les instructions du donneur d'ordre :
Les certificats de prise en charge, les avis d'expédition, les factures de fret, les bordereaux de suivi de cargaison, les
certificats d'assurance et tous les documents nécessaires au dédouanement à destination.
Les documents nécessaires à l'embarquement sont :
- bon de réception de la société de manutention (le cas échéant)
- déclaration en douane en BAE
- documents commerciaux (facture + colisage)
- confirmation d'empotage (le cas échéant)
- déclaration de marchandise dangereuse (le cas échéant)
- n° TC + n° des scellés
- BL
- bordereaux de suivi de cargaison pour certaines
destinations africaines.
9 Suivi des expéditions
A la demande de ses clients, SAGA diffuse toutes les étapes de transport des expéditions sur son outil de tracking "Ariane"
Les documents envoyés aux clients sont :
Les BL, les déclarations en douanes et les attestations assurance (le cas échéant).
Selon les instructions clients, d'autres documents peuvent être envoyés aux expéditeurs et/ou destinataires.
Les documents composant un dossier sont :
- les documents nécessaires à l'embarquement
- les instructions clients
- les documents formalisant les commandes de prestations aux sous-traitants (booking, Mise à disposition, bon d'enlèvement…)
non
Procédure : traitement des dossiers export
PRE01 (LEH)
Révision : A
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Ressources
Supports associés
Logigramme
Observations
AE DD
Commandes à traiter
1 Réception des besoins
E
2 Recherche des
schedules
E
3 Validation du client
E
Le service export SAGA réceptionne les instructions du client.
"MERCURE"
4 Ouverture du dossier
E
Le Service export ouvre le dossier d'exploitation.
"MERCURE"
5 Booking compagnie
E
"Demandes client"
"Schedules"
(Programmes navires)
"Instructions client"
Le service export SAGA réceptionne les besoins du client.
Le service export SAGA recherche les possibilités dechargement et
communique les prévisions de chargement et les schedules au client .
Le service export SAGA effectue les réservations auprès de la
compagnie maritime et de la société de manutention sélectionnées.
Il transmet au client la prévision d'embarquement.
Le service export SAGA effectue la demande d'enlèvement auprès d'un
"MERCURE"
6 Enlèvement des
marchandises/ conteneurs
transporteur référencé SAGA après avoir reçu le booking et la mise à
E
disposition du conteneur (le cas échéant).
Le transporteur livre les marchandises/ conteneurs à l'adresse demandée.
Les agents de transit créent un dossier AP+ pour assurer un tracing de
"AP+"
"Instructions douanes"
7 Opérations douanières
E
"Delta"
E
l'expédition, puis ils renseignent le constat d'entrée dans l'applicatif AP+.
Ils remettent les instructions au service douane avec une copie du dossier
d'exploitation contenant la facture originale, le colisage et le constat
d'entrée AP+. Le service douane établit les déclarations en douane.
Après réception des documents nécessaires à l'embarquement, les agents
de transit saisissent les informations pour l'établissement des BL et
"MERCURE"
8 Traitement des dossiers
export *
E
les soumettent aux compagnies maritimes pour formalisation.
Après validation du BL avec la compagnie et le client (selon type de BL),
ils clôturent les dossiers en envoyant aux clients les confirmations
d'embarquement.
"AP+"
"MERCURE"
"ARIANE
Les agents de transit suivent l'évolution des expéditions suivant
9 Suivi des expéditions
E
les exigences du donneur d'ordre et classent les dossiers.
Les documents relatifs à l'expédition sont envoyés aux clients.
(selon instructions).
"MERCURE"
11 Facturation
E
Les agents de transit assurent la facturation selon les instructions des
clients.
Expéditions réalisées
DIFFUSION
Rubrique QSSE
MODIFICATIONS
Révision A : Création
VERIFICATION
VALIDATION
Nom et fonction : Toussaints Ludovic
Nom et fonction : Zanino Emmanuel
Responsable Qualité Sûreté Sécurité Environnement
Directeur Régional Nord Ouest
Signature : LT
Signature : EZ