Mettez en place des systèmes de workflow

25
JE GÈRE MON ENTREPRISE
Mettez en place
des systèmes de workflow
MAI 2016
Passez
à l’archivage électronique
Les systèmes de workflow permettent de valider des documents tout en supprimant
leur impression et leur circulation dans l’entreprise.
l
«
Pour valider un
contrat, on écrit un
processus. Jusquelà, les différentes
étapes de validation se faisaient de manière manuelle
avec des passages incessants du papier à l’électronique et de l’électronique au
papier.
Ces
ruptures
papier/numérique
sont
improductives,
chronophages et génèrent des
impressions
inutiles »,
expose Sofia Domingues,
directrice marketing chez
Xerox.
Avec les worflow, tout ceci
est terminé ! Les systèmes
de workflow, littéralement
« flux de travaux », permettent d’automatiser les
flux d’information dans l’entreprise en supprimant l’impression des documents et
leur circulation au sein des
différents services pour validation.
« Le workflow, c’est la validation d’une démarche documentaire. Au lieu d’avoir des
bannettes avec des documents dupliqués par la copie
ou l’impression, vous avez
des flux. Vous recevez des
documents
numériques,
vous les approuvez ou non.
Ce qui permet de passer à
l’étape suivante, jusqu’à la
validation
définitive »,
explique Marc Place, pré-
Les workflow viennent automatiser la validation des documents.
sident d’Elan.
Pour faire simple, « les fluxviennent en quelque sorte
remplacer l’agrafeuse et le
tampon que vous avez sur
votre bureau », résume Benjamin Claus, manager marketing produits chez Kyocera
Document Solutions.
Pour une facture, vous pouvez ainsi la faire valider en
format numérique par la
comptabilité, puis par celui
qui a passé le bon de commande et ensuite par la direction générale. « Cela permet
de valider des documents en
quelques minutes alors qu’il
aurait fallu une ou deux journées de manière traditionnelle. Sans compter les
risques que le document se
perde dans les différents services », argumente Marc
Place.
30 à 40 % de papier en
moins
Plus rapides, plus sécurisés,
les systèmes de workflow
permettent aussi de réduire
de manière importante les
supports papier dans l’entreprise.
« Le gain dépend de la maturité de l’entreprise, mais on
peut aller jusqu’à 30 à 40 %
en moins de papier », assure
Sofia Domingues.
De plus en plus utilisés pour
la gestion des notes de frais
et les factures entrantes, ces
systèmes peuvent s’appliquer sur la quasi-totalité de
la gestion administrative
d’une entreprise.
« On peut par exemple
mettre en place un système
pour la validation des propositions commerciales », propose Benjamin Claus de Kyocera Document Solutions.
« On peut aussi utiliser les
flux pour la gestion des
fiches de paie et l’ensemble
de la comptabilité de l’entreprise, mais aussi pour valider une démarche qualité »,
propose pour sa part Marc
Place, président de la société Elan.
Utiles pour valider les propositions commerciales ou
encore la démarche qualité
d’une entreprise, « les workflow peuvent être étendus
aux processus métier. Là,
les gains en termes de
temps et de service client
sont encore plus importants
que sur la partie administrative », conclut Benjamin
Claus.
« En interne, nous ne produisons
plus aucun papier »
Cabinet d’expertise-comptable parisien, Cogerec est passé à la gestion électronique
de dcoument en 2002. Son dirigeant, Patrick Bilsi, revient sur cette mutation.
l
« Comme tous les expertscomptables, Cogerec avait
une problématique de multiplication des supports papier
dans l’entreprise. Pour vous
donner un ordre d’idée, on
peut facilement produire ou
traiter l’équivalent d’une
demi-ramette de papier par
jour.En 2002, nous avons donc
eu l’idée d’aller vers le numérique en passant à la gestion
électronique des documents
(Ged). À l’époque, c’était très
novateur. L’objectif était de
pouvoir disposer en un
endroit unique de toutes les
informations, quel que soit le
support et le logiciel et également de pouvoir y avoir accès
à distance. Bref, on voulait se
décharger de la partie gestion
du document papier. »
« Pas passer notre temps
à scanner »
« L’idée n’était pas de devenir
une entreprise de transformation de documents papier en
documents numériques, mais
de produire directement en
numérique. Nous voulions
directement imprimer en format PDF tout ce que pouvait
produire le cabinet : les déclarations fiscales ou sociales,
les bilans, les actes juridiques, etc. L’objectif étant de
minimiser au maximum tout
ce qui est traitement et donc
Patrick Bilski, dirgeant du cabinet d’expertise-comptable Cogerec.
scannerisation des documents. Le but de la Ged n’est
pas de passer son temps à
scanner des documents, mais
de pouvoir directement les
récupérer. »
De l’humain avant tout
« Une fois la solution identifiée et adoptée, est venue la
phase de mise en place toujours délicate à conduire car
elle touche à l’humain, aux
habitudes de travail, à la capa-
cité des collaborateurs à adapter plus ou moins vite le fait
que procéder par quelques
clics de souris est bien plus
confortable, plus rapide, plus
simple qu’avoir à se lever
pour aller extraire un classeur d’une armoire, le feuilleter, le remettre en bonne
place. D’un point de vue pratique, il a été décidé de commencer avec la Ged par une
année zéro, l’année à partir
de laquelle dorénavant tout ce
La Ged permet d’archiver électroniquement tous types de documents.
Pour réduire de manière drastique les supports papier, de
plus en plus d’entreprises ont
recours à l’archivage électronique des documents. Plus
besoin de les imprimer pour
en conserver une copie, ni
d’emplacement
spécifique
pour les stocker, il existe
aujourd’hui de nombreuses
solutions de gestion électronique de documents (Ged) qui
permettent de numériser,
indexer, classer et retrouver
quasi instantanément l’ensemble des documents de l’entreprise. Avec la Ged, tout est
centralisé sur un serveur
unique ou dans le cloud.
« Pour vous donner un ordre
d’idée, un de nos clients spécialisé dans l’édition de partitions
musicales est passé d’un entrepôt de 4.000 m² à 50 m² pour le
stockage de ses archives
papiers grâce à la Ged »,
illustre Guillaume Lecuyer,
directeur marketing produit
chez Visiativ.
Éditeur et intégrateur de solutions numériques pour l’entreprise, le groupe lyonnais a renforcé son positionnement dans
la Ged en reprenant en 2013 la
société Novaxel. Une société
qui dès 2003 avait opté en
interne pour cette approche.
« À l’époque avec 20 salariés,
nous avions estimé que la Ged
nous permettait d’économiser
une tonne de papier par an,
soit 17 arbres et 46.000 litres
d’eau », explique Martine Joulia-Cubizolles, fondatrice de
Novaxel.
« Certains documents doivent
être conservés en format
papier pour des raisons
légales, mais on peut tout de
même réduire de plus de 50 %
ses supports papier grâce à la
Ged », abonde Marc Place, président d’Elan.
Pas que pour l’administratif
Un ratio qui peut augmenter si
l’on ne cantonne pas la Ged
aux seuls documents administratifs. En effet depuis
quelques années, des entreprises comme Qwam se sont
spécialisées dans la Ged de
documents textuels et multimédias à forte valeur ajoutée.
Études, articles, rapports, présentations… « Nous intervenons sur la dématérialisation
de toute la partie business
d’une entreprise. Vous pouvez
avoir besoin de réaliser des
impressions pour aller sur des
salons, mais en interne, vous
fonctionnez avec la digitalisation de tous vos documents
métiers. Cela permet de faciliter le partage entre les collaborateurs sans avoir à imprimer
un document en plusieurs
exemplaires », détaille Christian Langevin, directeur général de Qwam. Une telle solution coûte « entre 30.000 ¤ et
200.000 ¤ selon les volumes,
la typologie des documents et
le nombre de personnes, mais
le retour sur investissement
se fait en moyenne sur 18
mois », assure le dirigeant.
qui était produit par le cabinet
le serait sur l’outil. Après
cela, les collaborateurs se
sont efforcés d’enrichir progressivement le passé, en faisant entrer dans la Ged, par
scanner, tous les éléments
permanents d’une entreprise
cliente : les statuts, le Kbis,
les
tableaux
d’emprunts, etc. »
Misez sur l’éco-responsabilité
Gain de productivité
et zéro papier
« Aujourd’hui, le bilan est on
ne peut plus positif. La Ged
nous a apporté beaucoup plus
de rapidité, de réactivité, la
possibilité de consulter très
rapidement les documents à
distance pour les transmettre
aux clients. Au niveau de l’organisation du cabinet, cela
évite d’avoir des bannières à
classer, des classeurs qui
dégorgent et on a une indexation beaucoup plus fine des
documents. C’est un vrai gain
de productivité. Sans parler
du fait que nous sommes passés au zéro papier. Nous
sommes obligés de temps en
temps d’éditer des documents
et de les transmettre parce
que l’administration ou certains clients nous les
réclament, mais nous, dans
notre gestion interne, nous ne
produisons
plus
aucun
papier. »
l
LE JOURNAL DES ENTREPRISES
Réduire les supports papier
dans l’entreprise passe aussi
par le développement de l’écoresponsabilité de ses salariés.
Pour ce faire, Xerox a mis au
point des outils logiciels qui
visent à sensibiliser les utilisateurs.
« Cela se concrétise par une
marguerite sur votre écran qui
va perdre ses pétales au fur et
à mesure que vous imprimez.
Elle donne aussi des indications
qui sont là pour rappeler aux
salariés, ce que représentent
les impressions. Par exemple,,
pour une entreprise de 100 salariés, vous savez qu’en imprimant 10 % d’e-mails en moins,
c’est l’équivalent d’un aller-retour Paris New York en
empreinte carbone », expose
Sofia Domingues.
Outils de « gamification »
(transposition des mécanismes
du jeu dans un contexte professionnel) ce type de solutions
permet de sensibiliser de
manière ludique à l’usage de
l’impression. Une bonne alternative aux quotas et autres
impressions forcées.
LES POINTS CLÉS
> Faites la chasse au gaspillage. Imprimez en recto-verso, évitez d’imprimer les mails, favorisez les
échanges électroniques.
> Mettez en place des systèmes de workflow. Allez
plus loin en dématérialisant les processus de validation dans l’entreprise (factures, notes de frais, etc.)
> Passez à la Ged. Numérisez, indexez, classez,
archivez et retrouvez tous vos documents grâce à la
gestion électronique des documents.