(ged).

1/19
Guide utilisateur pour la Gestion Electronique
de Documents (GED)
2/19
Le syndicat National des Directeurs Généraux des Collectivités Territoriales a souhaité, dans le cadre de son nouveau site,
se doter d’un outil de Gestion Electronique de Documents (GED).
L’intérêt de cet outil est de permettre, dans un environnement sécurisé, à tous les membres d’un groupe, de travailler
d’une manière collaborative sur un même document (Word, Excel, etc…)
Ainsi donc, dans le cadre de l’Extranet, tout un chacun, membre d’une commission, d’un bureau régional, départemental
ou de n’importe quel groupe existant ou à créer, pourra-t-il déposer un fichier, un document, ou accéder à ceux qui auront déjà été
déposés par d’autres, le compléter, le modifier et le redéposer à nouveau sur le site.
Cet espace de travail collaboratif devrait donc devenir, ainsi que l’a voulu Stéphane Pintre notre président national, un
véritable lieu virtuel d’échange et de partage d’informations.
Le présent guide utilisateur vous présente le mode d’emploi, très simple, de cet outil.
Nous souhaitons qu’il réponde parfaitement à votre attente.
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et de vos observations.
Croyez cher(e)s collègues en l’assurance de nos cordiales et dévouées salutations.
Les conseillers techniques du Président pour l’Internet
Denis RENARD – Jean Paul CHOUVELLON – Alain MACE – Gilles RAYNARD
3/19
> Introduction
page 2
> Sommaire
page 3
> Accès à la GED
page 4 – 5 - 6
> Page d’accueil général de la GED
page 7
> Visualiser les catégories de dossiers
page 8
> Liste des catégories de dossiers
page 9 à 13
> Accès à un dossier
page 14
> Ajouter un fichier
page 15
> Exemple d’ajout d’un fichier
page 16
> Consulter un fichier, le modifier, l’enregistrer
page 17
> Supprimer un fichier
page 18
> Ajouter un dossier, un sous dossier
page 19
> Hotline
page 19
4/19
1/ Accès à la GED pour les utilisateurs
1 – se rendre sur le site du syndicat : http://www.sndg.info/
2 – rentrer dans l’Espace adhérents
puis rentrer votre identifiant (prénom et nom, exemple claudedupont)
Et votre mot de passe
5/19
Cliquez sur « Espace Intranet »
Puis sur « Accéder à la GED »
6/19
Vous entrez alors dans l’espace réservé de la Gestion Electronique de Documents (GED)
Entrez à nouveau votre identifiant et votre mot de passe et vous validez
L’utilisateur peut envoyer un email directement
à l’administrateur, Jean-Paul Chouvellon, en cliquant sur le lien
7/19
2/ page d’accueil générale de la GED pour un utilisateur
L’utilisateur sait qu’il est connecté, son nom s’affiche.
L’utilisateur accède au GED en cliquant.
8/19
3/ L’utilisateur visualise les catégories de dossiers
En cliquant sur une catégorie (par exemple Commissions) il accède à l’ensemble des Dossiers des Commissions (sous dossiers de la catégorie)
9/19
4 – Liste des dossiers et sous dossiers
Les Commissions
Nom Prénom
Joël Boscher
Bernard Dufrêne
Alain Gabriel
Laurence Chenkier
Christine Gillet
Elisabeth Moisy
Robert Serna
Commissions (7)
Commission Management professionnel
Commission Retraite
Commission Vie du Syndicat
Commission Statut-Carrières
Commission Formation
Commission Europe et Relations Internationales
Commission Actions Professionnelles et Partenariats.
Les groupes de travail
Alain Thirion
Groupes de travail ou chargés de mission (10)
Groupe relations avec les petites villes
Groupe médiation
Groupe site internet
Groupe e-administration
Groupe contentieux
Groupe relations avec les Régions, avec le CNFPT et la
formation
Groupe relations avec l’AMF
Groupe Intercommunalité
Groupe développement durable (Energie/HQE)
Gilles Raynard
Finances
Nom Prénom
Patrick Lacombe
Corinne Hervé
Denis Renard
Jacques Kimpe
Jean François Maisonneuve
Gérard Ruelle
Raymond Ricci
Jean Marie Martinez
10/19
Régions (21)
Nom Prénom
Monsieur Pierre SCHNEIDER
Région ALSACE
Jacques ROTUREAU
Région AQUITAINE
Serge GALESNE
Région AUVERGNE
Pascale TABARD
Région BASSE-NORMANDIE
Bernard PLET
Région BOURGOGNE
Corinne HERVE
Région BRETAGNE
Jacky BENHAMOU
Région CENTRE
Gérard RUELLE
Région CHAMPAGNE-ARDENNES
Gérard FEUVRIER
Région FRANCHE-COMTE
Dominique AUBREE
Région HAUTE-NORMANDIE
Gérard PRODOM
Région ILE-DE-FRANCE
Yves THUILLIER
Région LANGUEDOC-ROUSSILLON
Jean-Louis LEONARD
Région LIMOUSIN
Jean-Marie CADET
Région LORRAINE
Patrick REMY
Région MIDI-PYRENEES
Joseph PIETRZYK
Région NORD-PAS DE CALAIS
Didier LAVEAU
Région PAYS-DE-LOIRE
Louis OUDART
Région PICARDIE
Dominique LEGRAND
Région POITOU-CHARENTES
André FIGHIERA
Région PROVENCE/ALPES/COTE-D’AZUR
Alain GABRIEL
Région RHÔNE-ALPES
11/19
Départements (89)
Nom Prénom
Y.
Ain – 01
Luc ALEXANDRE
Aisne – 02
Jean-Charles LIEVRE
Allier/Creuse - 03/23
Raymond RICCI
Alpes Maritimes – 06
Guy PAGLIANO
Alpes-de-Haute-Provence – 04
Pierre SATTI
Ardèche – 07
Christian CREPEAUX
Ardennes – 08
Gérard BAUZA
Ariège – 09
Thierry DIANNE
Aube – 10
Renaud BOISVERT
Aude/Pyrénées Orientales - 11/66
Maryse DOS SANTOS
Aveyron – 12
Pierre SCHNEIDER
Bas-Rhin – 67
Didier BONNEFOY
Bouches-du-Rhône – 13
Y.
Calvados – 14
Gilles GENEVOIS
Cantal/Puy-de-Dôme - 15/63
Thierry MERAL
Charente/Vienne – 16/86
Christian VALENTINI
Charente-Maritime – 17
Y.
Cher – 18
Olivier AYMARD
Corrèze – 19
Jean-Yves LE GUEN
Côte d'Armor - 22
Monsieur François CUREZ
Côte d'Or – 21
Cyrille DEVENDEVILLE
Deux-Sèvre – 79
Stéphane BUSSONE
Dordogne – 24
Daniel PENGRECH
Doubs - 25
Pierrick LOZE
Drôme – 26
Dominique DUVOIR
Essonne – 91
Bernard BRIANTAIS
Eure – 27
Annie DELTROY
Eure-et-Loir – 28
Eric HENNEBAUX
Finistère - 29
Alain BENSAKOUN
Gard/Lozère - 30/48
12/19
Robert HEYRAUD
Gers – 32
Gilbert DUPAS
Gironde – 33
Julien CAFFA
Guadeloupe – 971
Urbain BELLIARD
Guyane – 973
Didier LEYLE et Jean-Luc PETITROUX
Haute-Garonne – 31
Bruno SAMUEL
Haute-Loire – 43
François LAVANDIER
Haute-Marne – 52
Eric APILLI
Hautes-Alpes – 05
Arlette BOUSSARD
Haute-Saône – 70
Philippe DELAHAYE
Haute-Savoie – 74
Jean MUR
Hautes-Pyrénées – 65
Christophe VERGER
Haute-Vienne – 87
François EICHHOLTZER
Haut-Rhin – 68
Philippe NICOLLE
Hérault – 34
Gérard JOLY
Ille-et-Vilaine - 35
Patrick DAIGUSON
Indre – 36
Denis COURTOIS
Indre-et-Loire – 37
Frédéric GEHIN
Isère – 38
Jacky BRIDE
Jura – 39
Bernard RANDé
Landes – 40
Philippe LACHAIZE
Loire – 42
Alexandre ROTUREAU
Loire-Atlantique – 44
Alfred HOURDOUX
Loiret – 45
Alain DEDOURS
Loir-et-Cher – 41
Jean-Marc BOUGON
Lot – 46
Jean-Marie MARCO
Lot-et-Garonne – 47
Rémy BENOIT
Maine-et-Loire – 49
Pascale TABARD
Manche – 50
Latamen BENYAHIA
Marne – 51
Fred VIELET
Martinique – 972
Christophe ALLIGNE
Mayenne – 53
13/19
Jean-Marie CADET
Meurthe-et-Moselle/Meuse – 54/55
Olivier DELIERE
Morbihan – 56
Denis BOYE
Moselle – 57
Y.
Nièvre – 58
Jacques BILLET
Nord – 59
Pierre BOYER
Oise – 60
Monsieur
Orne – 61
Christine GILLET
Paris/Hauts-Seine/Seine-St-Denis/Val-Marne - 75/92/93/94
Joseph PIETRZYK
Pas-de-Calais – 62
Francis DOS SANTOS
Pyrénées Atlantiques – 64
Henri RIBOT
Réunion – 978
Laurence CHENKIER
Rhône – 69
Jean-Marc LOVAT
Saône-et-Loire – 71
Didier LAVEAU
Sarthe – 72
Alain GABRIEL
Savoie – 73
Bernard BEZARD
Seine-et-Marne – 77
Eric DUPERRON
Seine-Maritime – 76
Jean-Louis HEDIN
Somme – 80
Paulette FOURNIER
Tarn – 81
Y.
Tarn-et-Garonne – 82
René BURKHALTER
Territoire de Belfort - 90
Patrice GIROT
Val-d'Oise – 95
Louis Jean SILVE
Var – 83
Fabrice OGIER
Vaucluse – 84
Annick BUFFET
Vendée – 85
Chantal LEMOINE
Vosges – 88
Olivier HOPSORE
Yonne - 89
Mathieu LHERITEAU
Yvelines – 78
14/19
5/ Accès à un dossier
En cliquant sur un dossier, (Exemple Statut Carrières) l’utilisateur peut visualiser les fichiers qu’il contient, les ouvrir, leur apporter des
modifications, des ajouts, des corrections. Il peut également ajouter un autre fichier (tous formats, Word, Excel, Ppt, Pdf, Jpeg, Tif, etc…) en
cliquant sur le bouton ajouter un fichier
15/19
6 / Ajouter un fichier
Pour ajouter un fichier :
•
•
•
•
•
Le créer sur son propre ordinateur ou, s’il existe, identifier son emplacement
Choisir le dossier dans lequel on veut l’insérer (exemple ici le dossier Statut Carrières)
Par le bouton parcourir, sélectionner ce fichier sur le disque dur de son ordinateur
Dans l’espace description, donner un nom au document avec si possible, le nom du créateur, la date et l’heure
Puis insérer le fichier choisi en cliquant sur le bouton Insérer
16/19
Exemple d’ajout de 2 fichiers (un Excel, un Word) dans le sous dossier Commission statut carrières
Le type de fichier est repéré par son icône, de même que l’auteur du document, sa date de création, son poids et la date de sa mise en ligne
Le chemin est précisé
17/19
7/ Consulter un fichier, le modifier, l’enregistrer
Cliquer sur le dossier dans lequel se trouve le fichier (cf page 4)
Cliquer pour ouvrir et consulter le fichier word.
Le fichier s’ouvre sur le bureau de l’ordinateur. L’utilisateur peut le consulter, le modifier, l’enregistrer SUR SON ORDINATEUR avec une
mention de la version (ex : DG_Centre_Test_V2.doc) puis l’insérer à nouveau dans le GED (voir Étape 5)
18/19
8/ Le nouveau fichier est inséré, en cas d’erreur on peut le supprimer
19/19
9 / Ajouter un dossier, un sous dossier
Cette fonctionnalité est réservée à l’administrateur. Exprimez lui votre demande par mail en cliquant sur le lien réservé à cet effet – voir page 6
10 / Hotline
En cas de difficulté d’utilisation ou pour toute information ou suggestion concernant cet espace de GED du site, contactez l’administrateur par
mail – voir page 6