summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
7 June 2016
VALIDATED BY
:
M. J. Lyden
ORGANIZATION
:
NSPA HEADQUARTERS, Finance Directorate
POSITION No.
:
F-1
TITLE
:
Director
GRADE
:
A-6
JOB CODE
:
A12
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The Director of Finance is responsible to the General Manager, within the limits of the authority delegated to
him/her, for the quality, effectiveness and compliance of NSPA's financial management and for the operation
of the Finance Directorate in accordance with the NATO Financial Regulations, NATO Support and
Procurement Organization (NSPO) Charter and NSPO/NSPA prescriptive documents. He/she serves as the key
financial advisor to the General Manager and as a senior member of the NSPA Executive Management Board
(EMB), which sets the direction for the Agency and monitors its performance. More precisely, he/she is
responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
Command Responsibilities

Directing the activities of the NSPA Finance function (F), including responsibility for all finance personnel,
processes and policies across the Agency.

Planning, directing, monitoring and controlling all NSPA financial activities.
Functional and Staff Responsibilities

Developing NSPA financial policizs and plans for approval by the General Manager and the Agency
Supervisory Board (ASB), as required.

Ensuring effective financial stewardship of the activities, assets and liabilities of the Agency, in accordance
with the standards of the International Board of Auditors for NATO (IBAN).

Implementing an effective system of internal financial controls across the Agency.

Developing and managing internal control processes and ensuring effective execution.

Preparing NSPA Annual Financial Plans (AFP) for approval by the General Manager and ASB, monitoring
execution of financial functions and ensuring correct budget application.

Producing and certifying Consolidated Financial Statements for NSPA/NSPO in accordance with prescribed
guidance for both internal and external publication, coordinating review of the Statements by the
International Board of Auditors for NATO (IBAN), and leading the timely resolution of all issues stemming
from IBAN findings.

Negotiating financial arrangements with nations or NATO bodies involved in NSPA activities.

Concluding financial arrangements with financial institutions.

Providing financial management information and analysis for use by the Directors, General Manager and
ASB.
F-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Under the guidance of the General Manager, representing the Agency for all financial matters, at
meetings of the ASB or subordinate committees, and other NSPO and/or NATO committees or working
groups, including the IBAN, as required.

Maintaining strong liaison with the financial leadership in NATO Headquarters, NATO Command
Structure, other NATO Agencies, and NSPO member nations, with regard to financial issues.
Other Responsibilities

In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC approved
operations and missions, on a case-by-case basis, by travelling to related theater/mission locations,
especially where NSPA personnel are/will be serving.

Performing other managerial functions as required in peacetime and any official functions assigned in
times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS

Masters level degree, or equivalent, in the areas of finance, accounting and business management.

Professional education and internationally recognized certification in Financial Management and
Accounting.

Previous specific experience and fiduciary responsibility as a Chief Financial Officer (CFO), Financial
Controller, or equivalent in a large, complex organization (international organization, a national public
administration (civil or military), or the private sector with a multi-billion Euro budget.

At least ten years of senior leadership experience in finance, preferably related to logistics and
armaments acquisition, in a national environment prior to CFO or equivalent assignment including
progressively higher responsibility for leading senior management teams.

Proven record of success in setting, monitoring, and achieving financial objectives and metrics at the
corporate level of the organization.

Proven experience using effective negotiating skills to gain buy-in, resolve conflicts and achieve desired
outcomes.

Demonstrated capability to develop innovative and successful solutions for complex challenges in
customer relations, human resources, continuous improvement and change management.

Demonstrated knowledge of best practices for building high-performing organizational structures and
experience in their successful implementation.

Knowledge of Enterprise Resource Planning (ERP) information systems used at senior management level
for financial management and accounting and the interrelationships of those areas with procurement and
logistics.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Experience in the NATO environment is highly desirable.

At least ten years of senior leadership experience in finance related to logistics in a multinational
environment.

Knowledge of International Organization for Standardization (ISO) certification.
F-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
PERSONAL CHARACTERISTICS

Personal integrity coupled with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation.

Strong mix of passion and motivation for the job and its mission.

Highly effective communication skills across internal/external customers and stakeholders.

Keen emotional intelligence and self-control in demanding complex situations.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

F-1
Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national
policy.
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
7 juin 2016
VALIDÉ PAR
:
M. J. Lyden
ORGANISATION
:
QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Direction des finances
POSTE N°
:
F-1
TITRE
:
Directeur(-trice)
GRADE
:
A-6
CODE POSTE
:
A12
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le directeur (la directrice) des finances est responsable
envers le directeur général de la qualité, de l'efficacité et de la conformité de la gestion financière de la NSPA,
ainsi que du fonctionnement de la direction des finances conformément au règlement financier de l'OTAN, à la
Charte de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) et aux documents réglementaires de la
NSPO/NSPA. Il/Elle est le principal conseiller financier du directeur général et un membre de haut rang du
Comité de gestion exécutive de la NSPA, qui fixe les orientations de l'Agence et suit ses résultats. Il/Elle exerce
plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités de commandement

diriger les activités de la fonction "finances" (F) de la NSPA, et notamment être responsable de l'ensemble
du personnel et des processus financiers et des politiques générales financières dans toute l'Agence ;

planifier, diriger, suivre et contrôler toutes les activités financières de la NSPA.
Responsabilités fonctionnelles et d'état-major

élaborer les principes et plans financiers de la NSPA aux fins d'approbation par le directeur général et par
le Comité de surveillance d'agence (ASB) en fonction des besoins ;

assurer la gérance financière efficace des activités, de l'actif et du passif de l'Agence, conformément aux
normes du Collège international des commissaires aux comptes de l'OTAN ;

mettre en œuvre un système efficace de contrôles financiers internes dans l'ensemble de l'Agence ;

élaborer et gérer des processus de contrôles internes et veiller à leur bonne exécution ;

établir les plans financiers annuels (PFA) de la NSPA aux fins d'approbation par le directeur général et
l'ASB, suivre l'exécution des fonctions financières et veiller à la bonne utilisation des budgets ;

produire et certifier les états financiers consolidés de la NSPA/NSPO conformément aux prescriptions
relatives aux publications internes et externes, assurer la coordination de l'examen de ces états par le
Collège international des commissaires aux comptes de l'OTAN et diriger la résolution en temps utile de
l'ensemble des questions découlant des constatations du Collège ;

négocier des dispositions financières avec les pays ou les organismes de l'OTAN associés aux activités de
la NSPA ;

conclure des accords financiers avec les institutions financières ;

fournir des informations de gestion financière et en effectuer l'analyse à l'intention des directeurs, du
directeur général et du Comité de surveillance d'agence ;
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
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
conformément aux orientations du directeur général, représenter l'Agence, pour toutes les questions
financières, aux réunions de l'ASB ou des comités subordonnés, ainsi que d'autres comités ou groupes de
travail de la NSPO ou de l'OTAN, y compris du Collège international des commissaires aux comptes de
l'OTAN, en fonction des besoins ;

maintenir une étroite relation avec les hauts responsables des finances du siège de l'OTAN, de la structure
de commandement de l'OTAN, d'autres agences de l'OTAN et des États membres de la NSPO en ce qui
concerne les questions financières.
Autres responsabilités

conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service selon les besoins
et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en
se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, en particulier lorsque du personnel de la
NSPA y est ou y sera en service ;

exercer d'autres fonctions de gestion selon les besoins en temps de paix et toutes fonctions officielles qui
lui sont confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Master ou diplôme de niveau équivalent, dans les domaines des finances, de la comptabilité et de
l'administration des affaires.

Formation professionnelle et certification reconnue sur le plan international en matière de gestion et de
comptabilité financières.

Expérience spécifique et responsabilité fiduciaire exercée auparavant en tant que responsable en chef des
finances, contrôleur financier ou à un poste équivalent au sein d'un organisme complexe de grande taille
[organisation internationale, administration publique nationale (civile ou militaire) ou secteur privé] ayant
un budget de plusieurs milliards d'euros.

Au moins dix ans d'expérience de fonctions de direction dans le domaine des finances, de préférence liées
à la logistique et à l'acquisition d'armements, dans un environnement national avant d'être nommé
responsable en chef des finances ou de recevoir une affectation équivalente, et notamment progression
dans la hiérarchie en vue de diriger des équipes de cadres supérieurs.

Succès attestés en matière de fixation, de suivi et de réalisation d'objectifs et d'indicateurs de
performance financiers à l'échelon supérieur de l'organisation.

Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter
l'adhésion de ses interlocuteurs, de résoudre les conflits et d'atteindre les résultats souhaités.

Aptitude confirmée à élaborer des solutions innovantes et satisfaisantes à des défis complexes en matière
de relations avec les clients, de ressources humaines, d'amélioration continue et de gestion du
changement.

Connaissance confirmée des méthodes optimales de mise en place de structures d'organisation axées sur
une performance élevée et expérience de leur mise en œuvre réussie.

Connaissance des systèmes d'information de type progiciel de gestion intégrée (PGI) exploités à l'échelon
supérieur de la direction pour la gestion financière et la comptabilité, ainsi que des liens entre ces
domaines et les achats et la logistique.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une expérience de l'environnement de l'OTAN est très souhaitable.

Au moins dix ans d'expérience de fonctions de direction dans le domaine des finances liées à la logistique
dans un environnement multinational.

Connaissance de la certification ISO (Organisation internationale de normalisation).
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DOSSIER 2016
QUALITÉS PERSONNELLES

Intégrité personnelle, doublée d'une attitude positive et volontaire et d'un esprit de coopération.

Combinaison efficace de passion et de motivation pour le poste et sa mission.

Aptitude à communiquer très efficacement avec l'ensemble des clients et parties prenantes internes et
externes.

Vive intelligence émotionnelle et maîtrise de soi dans les situations complexes éprouvantes.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

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Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur
travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.
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DOSSIER 2016