Présentation sur le Groupware en pdf

Groupware/Intranet
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Objectifs
•
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•
•
•
•
•
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Tendances et Enjeux
Travail de groupe
Fonctionnalités du Groupware
Technologies du Groupware
Technologies Intranet
L ’offre Groupware
Conclusion
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1er définition du groupware :
C ’est l ’ensemble des technologies et des
méthodes de travail associées qui, par
l ’intermédiaire de la communication
électronique, permettent le partage de
l ’information sur un support numérique
par un groupe engagé dans un travail
collaboratif
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Tendances et enjeux
La vision stratégique :
selon Porter
• Des menaces concurrentielles
• 3 réponses :
ê Différentiation
ê Domination par les coûts
ê Concentration
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Tendances et enjeux (2)
L ’apport des nouvelles technologies :
selon Wiseman
• L ’information produit commercialisable
• La communication réductrice de coûts
• La communication facteur de
compétitivité
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Tendances et enjeux (3)
Le groupware facteur déterminant :
• Amélioration de la communication
interpersonnelle - Réactivité
• Automatisation des processus
administratifs - réduction des coûts et
délai de réponse au client VA
• L ’information partagée VA au produit et
savoir-faire exportable
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Tendances et enjeux (4)
Vision organisationnelle du groupware :
des nouveaux modes d ’organisation
• Mondialisation - dispersion
géographique
• Qualité totale zéro défaut/délai propagée sur toute la chaîne de valeur
• Réactivité - travail en équipes
autonomie - réduction hiérarchie
• Business Process Re engineering
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Tendances et enjeux (5)
Le groupware levier de productivité mais :
• aspect social : réduction de main
d’œuvre, participation difficile
• Refonte de l ’organisation :
déstabilisation de la hiérarchie,
contraintes fortes temporelles,
décisionnelles, contrôles possibles
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Tendances et enjeux (6)
L ’individu et le groupe au centre des
préoccupations :
Stratégie
Projet
Des 3 S
Structure
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Système
aux 3 P
Processus
Personne
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Formes habituelles du travail
de groupe
Réunion
Dossier
Discussion
GROUPWARE
Téléphone
Annuaire
Fax
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Planning
Courrier
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Modes de communication du
groupe
Echange
Experts et base
de connaissance
Recueil
Appels
clients
Diffusion
Réponses
clients
Circulation
Service
commercial
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Modes de communication du
groupe
Informations
Tâches
Activité 1
Employé 1
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Activité 2
Activité n
Employé i
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Collaboration et coopération
du groupe
DEMANDEURS
C
O
O
P
E
R
A
T
I
O
N
Résultat attendu
COLLABORATION
CONVERGENTE
C
O
O
P
E
R
A
T
I
O
N
EXECUTANTS
PARALLELE
Réalisation
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Activités au sein du groupe
Type de
résultat
Exécution
Modes habituels
Aides potentielles du groupware
Echanges
documents,
plannings
Assistance Etudes,
documentation,
recueil ddes,
diffusion réponses
Demande Réunions,
négociations, CDC
Communication interpersonnelle,
coordination tâches, circulation électronique
documents, suivi d’affaires, partage spécif.
Constitution conjointe de bases
connaissance et consultation facilitée,
recueil automatique demandes, circulation
d’informations
Communication entre demandeurs,
discussion à distance, édition collaborative
CDC, suivi d’avancement
Décision
Réunions,
Recueil facilité des opinions, analyse
discussions,
interactive des positions, évaluation
dossiers, synthèse conjointe des alternatives, vote électronique
Exploration Recherche infos
Forum de discussion, accès à l’information
Discussions,
externe et distribution/recommendation,
rédaction rapports coédition de rapports, alerte automatique
d’informations nouvelles
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Redéfinition du groupware
Trois concepts clés :
• Partage, communication et tâche
collective
ê Le groupware est l ’ensemble des
technologies et des méthodes de travail
associées qui, par l ’intermédiaire de la
communication électronique, permettent le
partage de l ’information sur un support
numérique à un groupe engagé dans un
travail collaboratif et/ou coopératif
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Fonctionnalités du groupware
• Communication interpersonnelle
– échanges de messages composites
– classement et recherche du courrier
– séquence d ’échanges collaboratifs
• Coordination
– synchronisation dans le temps, dans
l ’espace, dans les tâches
• Collaboration et coopération
– interagir, ajuster, négocier
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Fonctionnalités groupware (2)
• Mémoire du groupe et accès à
l ’information
– saisie et validation des données
– stockage des informations
– structuration et organisation des données
– recherche et accès aux données
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Fonctionnalités groupware (3)
Niveaux de
consolidation de
l ’information
croissants
Traitements
Historique
Mises à jour
Liens
Contraintes
d ’intégrité
Dossiers
Tables
Versions
Participants
Enregistrements
Documents
interactions
Données
Données
Bases de données
de production
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Modes de
travail
Rôles
+
Mémoire
de groupe
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Fonctionnalités groupware (4)
• Automatisation des processus
administratifs ou workflow
– mécanisme d ’acheminement d ’un
document et d ’une tâche associée
– système de routage selon des règles
prédéterminées sur le contenu du
document
– Options offertes, traitement des exceptions
– workflow collaboratif, adhoc, administratif,
de production
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Fonctionnalités groupware (5)
• Gestion des connaissances
– La différentiation par la connaissance et la
valorisation des savoirs
– Identification, protection, exploitation et
renouvellement des savoirs
– capitalisation des connaissances dans des
systèmes de mémoire électronique
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Les fonctionnalités groupware
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Communication
Mémorisation
Coordination
Collaboration
Circulation
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Technologies du groupware
Automatisation
de processus
Mémoire de
groupe
Collaboration
Coordination
Communication
interpersonnelle
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Formulaires
Base documents
Visio-conférence
Workflow
Gestion documents
Réunion électronique
Agenda électronique
Messagerie électronique
Edition conjointe
Gestion de projet
Forum de discussion
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Technologies du groupware (2)
• Communication interpersonnelle
– courrier électronique: moyen par lequel
une personne peut envoyer un message
composite
– message électronique : infrastructure
conjuguant informatique et
télécommunications dans le but de faire
circuler des informations diverses
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Technologies du groupware (3)
Applications
(courrier, fax, voix, formulaire, workflow, ...)
API
Agent de
transport des
messages (MTA)
Stockage des
messages
Annuaire des
utilisateurs
Services de Messagerie
Système de messagerie
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Technologies du groupware (4)
• Management d ’un système de
messagerie
– Interopérabilité (configuration hétérogène)
– Extensibilité (stockage, multiplication)
– Fiabilité et sécurité (transport et accès
serveurs)
– Confidentialité et authentification (accès
réservé et émetteur authentifié, non
altération du message) par chiffrement
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Technologies du groupware (5)
• Management d ’un système de
messagerie
– Gestion des annuaires (partage
d ’annuaires au format différent, double
identification)
– Gestion des boîtes aux lettres (saturation,
ménage, éducation des utilisateurs)
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Technologies du groupware (6)
• Courrier électronique
– Composition et adressage d ’un message
(liste de diffusion, copie carbone,
chiffrement)
– Gestion des messages et agents
intelligents (recherche par critère,
rangement automatique, réponse
automatique)
– Support de la circulation de documents
partagés (formulaires, accord réunion)
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Technologies du groupware (7)
• Limites du courrier électronique
– Manque de structuration des dialogues
– Encombrement de la boîte aux lettres
– Effets pervers (ouvrir le parapluie, langue
de bois, messages nombreux et lapidaires,
mal rédigés, personnes réfractaires, courtcircuitage de la hiérarchie)
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Technologies du groupware (8)
• Le forum de discussion
– Structurer un échange d ’opinions ou
d ’interrogations sous la forme de
commentaires et de réponses
– Spécifier ses pôles d ’intérêt
– Catégoriser les thèmes
– Présentation hiérarchique
– Forum public ou privé
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Technologies du groupware (9)
• La coordination
– Agenda électronique partagé : tenir à jour
son emploi du temps en le partageant avec
les collaborateurs
– Synchronisation des rendez-vous
– Mise à jour automatique des agendas
après acceptation
– Synchronisation à distance (Psion)
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Technologies groupware (10)
• La coordination
– Gestion de projets et suivi d ’affaires :
gérer des projets donnant lieu à des
missions avec processus de validation
– Vue synthétique et hiérarchique par critère
– Interface avec les outils Pert et Gantt
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Technologies groupware (11)
• La collaboration synchrone
– Visioconférence : conduite de réunion à
distance - pas d ’informations échangées
– Vidéoconférence : travail en commun en
disposant du son et de l ’image vidéo, en
partageant des documents ou applications
– Picturetel, Intel ProShare et Netmeeting
– Standard vidéo H320 et bloc-notes T120
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Technologies groupware (12)
• La collaboration synchrone
– Réunion électronique et décision de
groupe : dans une salle spécialisée,
brainstorming électronique, catégorisation
des idées, vote électronique, analyse des
opinions et compte rendu exhaustif et
automatique de réunion
• La collaboration asynchrone
– Edition conjointe: mise en circulation d ’un
document pour co-édition avec suivi
–
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Technologies groupware (13)
• La mémoire du groupe
– Exigences d ’une information partagée
•
•
•
•
contenu textuel de longueur variable
information composite et hétérogène
navigation hypertexte
auteur, éditeurs, rôles et interactions font partie
de la mémoire
• dimension historique - liens temporels
• base de connaissances publiable (Help desk)
• accès à l ’information par le contenu
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Technologies groupware (14)
• La mémoire du groupe
– Bases de documents : solutions et
standards
• documents privilégiant l ’édition, diffusion dans
le format natif du logiciel
• documents privilégiant la publication, standard
de document unique Acrobat PDF (Portable
Document Format)
• documents privilégiant la diffusion numérique,
standard de document autorisant la navigation
inter et intra, XML description de structure de
document normalisée
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Technologies groupware (15)
• Circulation de documents et workflow
– Formulaires électroniques :
• workflow simple et administratif
• comporte la structure des données manipulées,
les règles régissant le contenu et les
mécanismes de routage, la liste des activités et
personnes impliquées
• document circulant et évoluant au travers des
activités sans stockage dans une base
• s ’appuie sur la messagerie électronique
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Technologies groupware (16)
• Circulation de documents et workflow
– Bases de documents partagées :
• tout workflow, en particulier de production
• base de données partagée stockant des
documents et accédée en client-serveur
• solutions propriétaires totalement incompatibles
Lotus Domino, FileNet (spécialisation initiale
GED, stockage et mise à disposition de
documents numérisés très volumineux)
• standard jFLOW (Workflow Managt Coalition)
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Technologies Intranet
• Internet : protocoles, standards et
services
– protocole de transport et routage TCP/IP
– la messagerie SMTP (Simple Mail Transfer
Protocol) définit les règles d’échange
entre serveurs de messagerie
– Le standard MIME(Multipurpose Internet
Mail Extensions) universel permet
d ’encoder des messages structurés de
toute nature (texte, audio, image, vidéo…)
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Technologies Intranet (2)
• Internet : protocoles, standards et
services
– protocole de transport et routage TCP/IP
– la messagerie SMTP (Simple Mail Transfer
Protocol) définit les règles d’échange
entre serveurs de messagerie
– POP3 (Post Office Protocol) permet à un
poste client de récupérer son courrier sur
un serveur et travaille en local (mode
autonome)
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Technologies Intranet (3)
• Internet : protocoles, standards et
services
– IMAP4 (Interactive Mail Access Protocol)
plus universel permet en plus de travailler
en mode connecté, de gérer les messages
sur le serveur
– News forums de discussion hiérarchie
thématique complexe
– NNTP (Net News Transfer Protocol) pour
répercuter les nouveaux messages
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Technologies Intranet (4)
• Internet : protocoles, standards et
services
– Le WEB, système de distribution et de
navigation dans l ’information
– HTTP (Hyper Text Transfer Protocol)
protocole permettant de récupérer une
page sur un serveur
– HTML (Hyper Text Markup Language)
langage de description de page avec liens
hypertextes éventuels
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Technologies Intranet (5)
• Internet : protocoles, standards et
services
– Client-serveur Web dynamique
– CGI (Common Gateway Interface) permet
l ’appel de programme dont le résultat
retourné est une page HTML de données
générées dynamiquement
– Langages de script, javascript, java
confèrent une logique applicative au client
Web
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Technologies Intranet (6)
• Internet : protocoles, standards et
services
– Fonctionnalités synchrones : téléphonie
(Webphone), Téléconférence,
Vidéoconférence, diffusion automatique
(Push)
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Technologies Intranet (7)
• Définition de l ’Intranet : transposition
des standard, des protocoles et des
outils en vigueur dans l ’internet public
au sein des réseaux locaux privés
d ’entreprise
• Deux grands modèles d ’Intranet :
Intranet communicant et l ’architecture
client-serveur 3 niveaux reposant sur le
WEB
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Technologies Intranet (8)
• Intranet communiquant :
– courrier électronique
– forum de discussion électronique
– Web interne pour diffusion de tout type
d ’information
• Architecture client-serveur 3 niveaux :
– Ouverture du système d ’information
traditionnel au travers d ’une interface
banalisée et universelle
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L ’offre GROUPWARE
• Le marché des solutions propriétaires
– Novell Groupwise : 10 %
– Microsoft Exchange : 40 %
– Lotus Domino : 50 %
• Lotus Domino :
– Domino couche logicielle au dessus de
Notes traduisant dynamiquement les
documents Notes au format HTML, accès
via le navigateur web
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L ’offre GROUPWARE (2)
• Système Notes/Domino
– Client-serveur multi-plate-formes
– Services de communication : sécurité,
réplication, annuaire et connectivité
– Développement applicatif : fondé sur un
moteur de messagerie et base de
documents
– Tout est base, de l ’annuaire à …
– Environnement ouvert : tout type de
données multimédia et standards Internet
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L ’offre GROUPWARE (3)
– Sécurité : forte sécurisation
• utilisateur identifié avec certification
• Liste d ’accès à un serveur
• Liste de contrôle d ’accès à une base (LCA), 7
niveaux (gestionnaire, concepteur, éditeur,
auteur, lecteur, déposant, pas d ’accès)
• Liste d ’accès lecteur/auteur a un document :
champ particulier du document, protection
d ’une section de document
• Protection par chiffrement d ’une information
dans un document
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L ’offre GROUPWARE (4)
– Réplication :
• mise à niveau de l ’information de manière
asynchrone, cadencée, sélective et structurée
• comparaison depuis la dernière réplication, et
mise à jour fine jusqu ’au champ élémentaire
d ’un document
• numéros d ’identification des répliques au
niveau base et document
• Les paramètres de réplication : filtres de mise à
jour
• planification et topologie des serveurs pour la
réplication des bases de façon automatique
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L ’offre GROUPWARE (5)
– Réplication :
• permet de s ’adapter à toute configuration,
localisation, synchronisation, et diminue les
coûts de communication
• problèmes de conflit sur un document si même
champ modifié - solution : champ noms
d ’auteur mis à jour dynamiquement, une seule
personne à la fois en modification
– Interface utilisateur navigationnelle avec
des fonctionnalités propres
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L ’offre GROUPWARE (6)
Structure d ’une base Notes
STRUCTURE
MODELE
Vues
Masques
Texte riche
Actions et Agents
Base Notes
CONTENU
VUES
DOCUMENTS
ADMINISTRATION
Liste de Paramètres
Contrôle
de
d ’Accès réplication
Réplication
Index de recherche
Connexion clients entre serveurs
multi-bases
Notes et web
Serveur(s) Domino
1999-2000
Lien vers BD,
bureautique,
objets divers
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L ’offre GROUPWARE (7)
– Base Notes système propriétaire, structure
spécifique fichier base.nsf
– Masque définit la structure du document différents types (document, réponse…)
– Vue présentation tabulaire des documents,
correspondant à différents points de vue
– Programmation actions et agents :
développement applicatifs Lotus script,
depuis Domino 5.0 Java script, java
conformité avec Internet
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CONCLUSION
• 75 % des tâches Notes couvertes par
un intranet
• Coût total Notes = 2 x intranet
• Notes :
– collaboratif évolué et intégré, workflow
– forte sécurisation
– fonction de réplication
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CONCLUSION (2)
• Intranet :
– publication et distribution de documents
– investissement limité
– interface unique
• Intranet généralisé
• Projet groupware avant tout un projet
organisationnel et social
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REFERENCES
• Bibliographie
– Groupware et intranet de Courbon et
Tajan, DUNOD, octobre 1999
– Le projet intranet de Alin, Lafont et
Macary, Eyrolles, décembre 1997
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