Workflow, Groupware et Ressources Humaines - e-RH

Workflow, Groupware et Ressources
Humaines
La thématique du partage des connaissances au sein des
entreprises est actuellement en plein essor. Elle
s’accompagne, ou du moins est impulsée dans bon
nombre de cas par le développement et l’implémentation
des intranets et d’outils informatiques coopératifs
(groupware) tels que Lotus Notes ou Microsoft Exchange.
Dans ce type de fonctionnement, et pour simplifier,
chacun des participants est rendu responsable du bon
fonctionnement de l’échange et la mise à disposition des
données, informations et savoirs nécessaires à l’atteinte
des objectifs. La circulation des informations revêt donc
une importance toute particulière.
Les applications de Workflow, appelées à gérer le
séquencement et la nature des échanges d’information
constituent donc une ossature naturelle à cette
organisation coopérative.
Il existe différents types d’utilisation des workflow
(gestion administrative / actions spécifiques projets /
métiers), toutefois, ces outils seront principalement
utilisés dans le cadre de la fonction RH pour la
formalisation de processus de gestion administrative tels
que : la gestion des demandes de congés, demande de
formation, etc …
car ce sont des process répétitifs, facilement
formalisables et faisant intervenir plusieurs acteurs
parfois géographiquement éloignés.
Les Workflow peuvent alors permettre un accroissement
de l’efficacité, (réduction des coûts, réduction des
délais, identification des responsables)
Principes d’élaboration d’un workflow
En dehors de l’aspect de gestion de projet informatique
RH que l’on pourrait qualifier de classique, les workflow
doivent, plus encore, être élaborés en collaboration avec
l’ensemble des professionnels participant à la réalisation
de la mission.
Il est nécessaire d’identifier, en commun, la structure du
workflow grâce à des techniques telles que l’OSSAD
l’essentiel étant de bien vérifier que chaque mission sera
décomposée en tâches élémentaires, ayant une unité de
lieu, de temps et d’acteur. Cette phase effectuée il
faudra éventuellement recomposer le travail (si des
incohérences sont apparues) ou le formaliser en fonction
de règles de circulation de l’information.
Eléments complémentaires
Groupware
Outils informatiques permettant le
développement du travail
collaboratif.
Ces outils permettent l’échange et la
diffusion de documents au sein d’une
communauté de travail, ainsi que la
planification des différentes actions
(agendas,
réunions,
forums,
workflow)
OSSAD
Office Support Systems Analysis and
Design. Cette méthode développée
dans le cadre d’un projet européen
propose
une
reconception
de
systèmes
d’informations
administratifs combinée à une
conduite de projet organisationnel.
Méthode
socio-technique
OSSAD
fonctionne en quelques grandes
étapes permettant la formalisation et
la représentation ainsi que des
principes de gestion de projet et de
conduite des changements induits.
Workflow
Les principes de base d’un workflow
Les tâches peuvent être organisées
de manière :
•
•
•
Séquentielle
Parallèles
Mixte, combinaison
La mise en œuvre des workflow, peut donc assez facilement s’envisager au sein d’une direction des
ressources humaines sur (et de manière non limitative) des tâches telles que :
Processus de gestion administrative des dossiers du personnel
Entretiens annuels
Mise à jour des données individuelles dans le cadre d’un self/serve
Consultation des dossiers individuels
Autres
Processus de gestion plan de formation
Recueil des besoins en formation des services
enquêtes
Processus de gestion administrative des demandes du personnel
congés
formation …
Processus de gestion des mobilités et recrutement
Bourse des emplois/Bourse à la mobilité
Gestion des candidatures internes
Gestion de la procédure de recrutement
Processus de gestion administrative des organisations
Définition de postes et de fonctions
Cette formalisation et éventuelle reconception des process de travail s’inscrit alors assez facilement
dans les programmes de BPR ou d’assurance qualité.
Toutefois, l’évidente formalisation et les avantages qu’elle recèle ne doivent pas masquer, ni les
risques, ni les inconvénients d’un tel mode de fonctionnement. Les réticences des utilisateurs sont
nombreuses, la critique la plus souvent mise en avant réside dans la ‘déshumanisation du travail’
l’ordinateur (outil froid et mécaniste par nature) devenant le centre de vie du travail au détriment
des relations interpersonnelles (même si celles ci n’étaient que téléphoniques), viennent ensuite
des comportements de rejet liés à une formalisation trop grande des procédures, coupant les
acteurs de leurs marges d’autonomie et rigidifiant ainsi le travail. Il est possible également de
mettre en avant des problèmes de comportement vis à vis de l’outil, refus de l’informatique,
crainte du changement, pertes de repères.
Parmi les critiques de l’outil certaines viennent jusqu'à remettre en cause des fonctionnements de
la Gestion des Ressources Humaines, en effet :
•
•
•
les workflow viennent acter et rendre très lisible l’intrication du travail de chacun au sein d’une
chaîne de traitement d’un processus, dans quelle mesure les systèmes d’évaluation (individuels)
conservent-ils leur légitimité ?
Les systèmes de workflow permettent d’augmenter sensiblement la productivité administrative.
Il peut alors se présenter certains cas (souvent quand le workflow est directement et
intimement lié au process de production, comme dans le secteur banque assurances [suivi des
dossiers clients, traitement des sinistres …]) où le rapport rétribution / contribution des
intervenants dans le processus, se trouve modifié et donc un ensemble de revendications
concernant le partage des gains se faire jour.
Ensuite et de manière plus large que les simples workflow, pourquoi s’intégrer dans un mode de
fonctionnement collaboratif ? la connaissance c’est le pouvoir, si tout le mode dispose de ma
connaissance aurait-on encore besoin de moi ?