Gestion des notes de frais

Processus
Gestion des
notes de frais
Simplifiez et automatisez
la gestion administrative des frais professionnels !
Un processus simple et en libre-service pour que le collaborateur
déclare ses dépenses sous forme de notes de frais, que le manager
les valide et que la comptabilité effectue le remboursement.
Un outil clair, qui facilite le vie de toute l’entreprise !
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Processus
Gestion des notes de frais
Une seule saisie, des règles multiples
Une saisie accélérée et fiabilisée
Le processus de gestion des notes de frais permet à chaque collaborateur de saisir ses notes de frais dans son
espace personnel.
Le système lui demande d’indiquer la date, la nature des frais, les montants, la TVA et d’autres champs comme
le projet, le client ou la mission.
Il est possible d’ajouter des PDF ou images prises des tickets et factures soit sur chaque frais, soit global pour
une note de frais.
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Des contrôles peuvent être paramétrés à la saisie pour éviter les erreurs et réduire le besoin de vérification par
les RH.
Approbation du manager, suivi par les RH et la comptabilité
Un contrôle simple et rapide
Lorsque l’employé a terminé sa note de frais, il peut imprimer la note pour la joindre aux tickets. Son manager
doit l’approuver directement depuis son espace manager. Les RH ou la comptabilité procèdent au remboursement.
Les RH ou le comptable peuvent avoir accès à des listes pour afficher toutes les notes de frais validées et ainsi,
soit faire un export (pour alimenter la comptabilité ou la paie), soit faire des analyses (par période, par nature,
etc). L’application permet le suivi des modifications avec le nom de l’auteur et la date.
Le client peut décider s’il gère ou non la TVA. Le système gère les devises multiples, les taux de change et les
conversions des frais kilométriques.
Différents modes de paiements sont possibles.
À tout moment, vous pouvez visualiser le statut du paiement de la note de frais et exporter les montants des
dépenses sous Excel.
État des lieux précis : le Mode Population
Une gestion facilitée
Grâce au mode population, ayez une vision globale de toutes les notes de frais par collaborateur, par statut de
validation ou de paiement ; très pratique pour la gestion de la TVA et le respect de la politique de frais de
l’entreprise.
Les Points Forts
Une gestion complète des notes de frais
› Gain de temps
› Tâches facilitées pour la comptabilité
› Meilleure sécurité
› Décentralisation de la saisie
› Responsabilisation du collaborateur
› Dématérialisation des documents