CPSA Course 302—Time Management

La gestion du temps :
Compétences = Succès dans la vente, Partie Deux
Présentateur : Marc André Morel, PVA
Sommaire du cours sur la gestion du temps
1. Le succès repose largement sur l’établissement d’objectifs.
2. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles on ne se fixe pas d’objectifs. En connaissant ces raisons, vous
saurez mieux éviter de répéter les mêmes erreurs.
3. Il y a neuf principes permettant d’établir des objectifs efficaces.
4. Le test S.M.A.R.T. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel) permet d’évaluer l’efficacité
d’un objectif.
5. Pour garder le feu sacré, il est essentiel de mettre au point des plans précis permettant de réaliser vos
objectifs.
6. Il faut évaluer les progrès par rapport aux buts pour pouvoir rester focalisé.
7. On peut modifier nos objectifs si notre situation personnelle nous y oblige. Les objectifs doivent refléter un
équilibre entre les besoins commerciaux et les besoins personnels.
8. Nous vivons tous des conflits portant sur la proportion de temps que nous devons accorder à notre travail par
rapport à celle que nous devrions consacrer à nos loisirs. En étant conscients du conflit, nous pouvons le
résoudre.
9. Pour bien gérer votre temps, il faut d’abord le planifier, puis le gérer minute par minute.
10. L’établissement de priorités est essentiel à la gestion efficace du temps.
11. Pour focaliser, il faut planifier au moins une semaine à l’avance, établir des objectifs d’activités à court terme,
évaluer ses actions à l’heure, au jour et à la semaine, et adapter régulièrement ses objectifs aux progrès
accomplis.
12. Pour bien gérer son temps, il faut tenir des dossiers précis, complets et à jour qui sont instantanément
accessibles et font partie d’un système en boucle fermée.
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Conseils pour fixer des objectifs S.M.A.R.T.
Vos objectifs sont-ils S.M.A.R.T.? Sont-ils Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels?
Examinons chacun des critères.
Spécifique
Identifiez exactement ce que vous voulez réaliser. L’objectif « Je veux un meilleur emploi », par exemple, est trop
général pour que vous puissiez planifier. Il est utile d’examiner un objectif général et de le décomposer. « Je
veux un meilleur emploi », par exemple, peut vouloir dire « Je veux gagner plus d’argent », « Je veux une
promotion » ou « Je veux un emploi similaire dans une autre entreprise dont les valeurs organisationnelles se
rapprochent plus des miennes ». Formulez vos objectifs en fonction de résultats concrets. Vous pourrez alors
planifier leur réalisation.
Mesurable
Fixez vos objectifs de manière à pouvoir mesurer vos progrès et vos réalisations. Si on prend l’exemple
précédent, vous ignorerez si vous avez un « meilleur emploi » si vous n’avez pas défini de critères particuliers.
Vous pouvez par contre mesurer un meilleur salaire, une promotion ou un poste qui répond mieux à vos valeurs
personnelles.
Atteignable
Les objectifs idéalistes peuvent être pires que de ne pas avoir d’objectifs du tout. Pourquoi? Parce que l’échec
est presque assuré et que votre motivation piquera du nez. Il est de loin préférable de fixer de petits objectifs
réalisables et de les mettre à jour régulièrement. Évaluez vos objectifs en fonction de vos aptitudes et des
ressources disponibles. Déterminez les ressources dont vous aurez besoin. Par ressources, on entend tout ce
dont vous aurez besoin pour vous aider, notamment des personnes (précisez lesquelles et le rôle qu’elles seront
appelées à jouer), des cours, des services de recherche, des ressources financières ou des renseignements.
Elles assurent également que vos objectifs cadrent bien avec vos intérêts et vos capacités.
Réaliste
Les objectifs réalistes, c’est-à-dire ceux qui sont adaptés à vos autres objectifs, sont les plus efficaces.
Demandez-vous si vos objectifs répondent à votre vision personnelle. S’ils ne sont pas harmonisés, vous vous
trouverez en situation de conflit et mettrez en péril vos chances de succès.
Temporel
Fixez des échéances pour la réalisation de vos objectifs. Ces échéances vous inciteront à agir et à aller de
l’avant. Les objectifs « flottants » ne sont souvent que des rêves.
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Exercice : Évaluez vos conflits
Y a-t-il conflit entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle? Le questionnaire suivant vous aidera à le
déterminer. Cochez la case qui correspond à votre choix.
Tout à fait
en
désaccord
Plutôt
en
désaccord
Plutôt
d’accord
Tout à fait
en
d’accord
Mon travail nuit à ma vie personnelle.
Je déteste faire des heures supplémentaires, travailler
en soirée ou la fin de semaine.
J’éprouve de la difficulté à laisser mes problèmes au
bureau.
Je ne maîtrise pas ma destinée autant que je le
désirerais.
Je me sens coupable de ne pouvoir consacrer
suffisamment de temps à ma famille, à mes mis, à mon
église, etc.
Apporter du travail à la maison est frustrant.
Si j’étais mieux organisé, je pourrais passer plus de
temps à faire les choses qui me donnent le plus de
satisfaction.
J’ai parfois des problèmes personnels qui se reflètent
sur mon rendement professionnel.
Certains membres de ma famille ou amis estiment que
j’accorde plus d’attention à mon travail qu’à eux.
Mes responsabilités personnelles drainent parfois
l’énergie dont j’ai besoin pour bien faire mon travail.
Votre Pointage
Si vous êtes tout à fait d’accord avec un des dix énoncés du questionnaire, vous avez un conflit à régler.
Si vous êtes d’accord ou plutôt d’accord avec un plus grand nombre d’énoncés du questionnaire qu’avec ceux
avec lesquels vous êtes tout à fait en désaccord ou plutôt en désaccord, il existe un grave conflit entre vos vies
personnelle et professionnelle.
Si vous êtes d’accord avec au moins cinq énoncés du questionnaire, il existe probablement un conflit entre vos
vies personnelle et professionnelle qui influe gravement sur votre rendement, vos relations personnelles, ou les
deux.
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Exercice : Évaluez les obstacles à votre gestion du temps
Partie 1 : S’organiser
Tout à fait
en
désaccord
Plutôt en
désaccord
Plutôt
d’accord
Tout à fait
d’accord
J’apporte souvent du travail à la maison.
J’ai tendance à sous-estimer le temps qu’il faut pour
faire un travail.
Parce que je suis plutôt perfectionniste, j’ai tendance à
me perdre dans les détails.
Mon bureau est généralement encombré et
désorganisé.
Je n’ai pas d’objectifs professionnels ni personnels
bien définis.
J’éprouve de la difficulté à démarrer le matin.
J’ai tendance à mettre le travail déplaisant sur le
réchaud.
L’approche d’une échéance me fait travailler plus fort.
Je perds souvent mon temps.
J’ai tendance à faire les tâches amusantes ou faciles
en premier.
J’ai de la difficulté à commencer certaines tâches ou
certains projets.
Je ne travaille pas efficacement lorsque j’ai plusieurs
choses en marche.
Je fais plus d’heures supplémentaires que je le veux.
Je n’ai jamais le temps de lire ce que je dois lire.
Je passe trop peu de temps à trouver des moyens de
mieux faire mon travail.
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Partie 2 : Organiser son travail
Tout à fait
en
désaccord
Plutôt en
désaccord
Plutôt
d’accord
Tout à fait
d’accord
Je n’ai pas d’objectifs professionnels précis qui
définissent les résultats souhaités.
Je ne connais pas ou je comprends mal les critères
d’évaluation de mon rendement.
Bon nombre de mes projets ou tâches n’ont pas
d’échéance.
Je fais beaucoup de gestion de crise et de résolution
de problèmes.
Je n’ai pas de plan de perfectionnement personnel
bien défini.
Je ne tiens pas de liste de choses à faire.
Je révise rarement mes progrès en regard de mes
objectifs.
Il m’est difficile de planifier mon travail quand les
priorités changent constamment.
Je consacre moins de 10 % de mon temps à la
planification.
Je n’ai aucune méthode particulière pour fixer des
priorités.
Je ne consacre pas le temps et les efforts nécessaires
à certaines grandes responsabilités.
Je passe la plupart de mon temps à réagir aux
besoins et aux exigences d’autrui.
J’ignore les objectifs et priorités de mon supérieur.
J’ai tendance à ne pas planifier mon travail.
Je planifie seulement les rendez-vous et les réunions.
Je respecte rarement les échéances.
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Partie 3 : Organiser ses relations
Tout à fait
en
désaccord
Plutôt en
désaccord
Plutôt
d’accord
Tout à fait
d’accord
Je ne travaille pas efficacement à cause
d’interruptions.
Ma porte est toujours ouverte pour consultation.
Je ne peux dire non à ceux qui demandent mon aide.
Je passe probablement trop de temps à parler à mes
collègues.
Certaines personnes semblent accaparer trop de mon
temps.
Le temps passé avec mon patron est rarement planifié.
Je participe à trop de réunions.
La plupart des réunions auxquelles je participe sont
trop longues et ne sont pas efficaces.
Je me préoccupe rarement d’interrompre mes
collègues ou de leur faire perdre du temps.
Je suis partisan de la politique porte ouverte.
Certains de mes collègues ne comprennent pas mes
objectifs ou mes priorités.
Je perds trop de temps dans des conflits
interpersonnels ou internes.
On m’interrompe trop souvent quand je suis avec mon
patron.
On m’interrompe trop souvent quand je suis avec des
collègues, clients, etc.
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Partie 4 : Organiser ses systèmes
Tout à fait
en
désaccord
Plutôt en
désaccord
Plutôt
d’accord
Tout à fait
d’accord
Il y a trop de paperasse administrative dans mon
travail.
Je déteste rédiger des rapports.
Personne ne lit les rapports ou n’y donne presque
jamais suite.
Je passe trop de temps à chercher l’information
nécessaire.
Je n’ai pas utilisé de fiche de temps depuis un an.
Mon téléphone sonne constamment.
Je perds énormément de temps à laisser des
messages téléphoniques.
Notre système de communication n’est pas efficace.
Nos systèmes de communication (courrier, courrier
électronique, secrétariat, etc.) gagneraient à être
améliorés.
Bon nombre de nos politiques, règles et procédures
sont bureaucratiques.
Mon système de suivi est mauvais.
Mes dossiers personnels sont mal organisés.
Je passe beaucoup de temps à obtenir de l’information
pour mes collègues.
Je connais mal nos systèmes.
J’aimerais bien que quelqu’un m’aide à organiser la
manière dont nous faisons certaines choses.
Votre Pointage Relativement à Chaque Partie
Tout énoncé pour lequel vous avez répondu tout à fait d’accord signale un problème que vous devez résoudre.
Pour chaque partie, si vous êtes d’accord avec quatre énoncés ou plus ou êtes d’accord ou plutôt d’accord avec
plus de huit énoncés, vous avez un problème qui influe gravement sur votre rendement et votre satisfaction
professionnelle. Consignez ces forces et ces faiblesses de gestion du temps.
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Exercice : Établir des priorités
Pour déterminer quelle tâche accomplir en premier, utilisez la matrice suivante. Sur une échelle de 1 à 5, notez
vos activités journalières selon les critères suivants : 1 représente une urgence ou importance mineure et 5 une
urgence ou importance majeure. Faites la liste des activités, donnez une valeur à chacune et faites la somme des
points. Les activités qui ont les plus grandes valeurs sont celles que vous devez accomplir en premier.
TÂCHE
URGENCE
IMPORTANCE
TOTAL
CLASSEMENT
Rapport pour patron
1
5
6
5
Commandes urgentes
5
5
10
1
Lire note de service du patron
4
4
8
3
Écrire Compagnie ABC
4
3
7
4
Lire notes circulaires
1
4
5
6
Visites prévues
4
5
9
2
Retourner appels – clients
5
4
9
2
Retourner appels – autres
1
1
2
7
Dans ce cas-ci, vous devriez remplir les commandes urgentes (10) le plus vite possible, continuer à faire les
visites prévues (9), retourner les appels des clients par téléphone cellulaire (9) et lire la note du patron entre les
appels ou pendant que vous attendez au cours d’un rendez-vous (8). Vous trouverez probablement le temps
d’envoyer un courriel à la compagnie ABC (7) entre-temps. Le rapport pour le patron pourrait être fait dès que
vous serez libre et que vous ne serez pas en mesure de faire les premières activités.
Dans l’idéal, il faut passer le plus de temps possible à s’occuper des tâches qui totalisent 5 ou plus et déléguer
celles qui ne totalisent jamais plus de 4.
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Questions d’étude
1. Quel but vise-t-on en planifiant les ventes et quand doit-on le faire?
2. De quels facteurs le vendeur doit-il tenir compte en faisant son horaire?
3. Quels sont, selon vous, les trois principaux obstacles à votre gestion du temps? Que pourriez-vous faire pour
en diminuer l’impact?
4. Pourquoi est-il important de se fixer des buts personnels et professionnels?
5. Dressez la liste des neuf principes d’établissement des objectifs. Expliquez brièvement en quoi consiste
chacun d’entre eux.
6. Quels sont les objectifs S.M.A.R.T.? Pourquoi ce concept est-il important?
7. Expliquez en vos propres mots la relation entre l’urgence et l’importance dans la gestion du temps.
8. Prenons pour hypothèse que personne n’a le temps de faire tout ce qu’il devrait faire. Dans ce cas, comment
décider quelles tâches sont prioritaires?
9. Décrivez en vos propres mots comment vous pouvez éliminer les interruptions personnelles.
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Devoirs
1. Parmi les cinq principales causes d’échec suivantes, laquelle influe sur votre capacité de réaliser vos
objectifs? Donnez des exemples pour chacune.
Les objectifs idéalistes
Pourquoi les gens ne réalisent-ils pas leurs objectifs? Voici cinq des principales raisons – à éviter.
i. Impossible. Si vos objectifs ne sont pas réalistes, vous êtes voué à l’échec.
ii. Manque de focalisation. Si vous avez trop d’objectifs ou s’ils sont trop flous, vous aurez de la
difficulté à les réaliser.
iii. Manque de motivation. Les objectifs doivent comporter des défis ou être motivants. S’ils ne le sont
pas, pourquoi les réaliser?
iv. Manque de plan. Nombreux sont ceux qui échouent parce qu’ils ignorent comment réaliser leurs
objectifs.
v. Manque de persévérance. Vous devez avoir une méthode qui vous aidera à persévérer.
2. Répondez honnêtement aux questions suivantes par « oui » ou par « non ». Vous découvrirez si vous vous
êtes fixé des buts ou non.
OUI ou NON :
G Avez-vous des buts dans la vie?
G Avez-vous consigné vos buts par écrit?
G Avez-vous fixé des buts à court terme et des buts à long terme?
G Avez-vous des objectifs personnels et des objectifs commerciaux?
G Vos buts sont-ils compatibles?
G Avez-vous confié vos buts aux gens qui peuvent vous aider à les réaliser : conjoint, amis, associés?
G Révisez-vous vos buts et vous engagez-vous à les réaliser chaque jour?
G Pouvez-vous fermer les yeux et visualiser vos objectifs?
G Vos buts sont-ils réalisables et constituent-ils des défis suffisants?
G Avez-vous dressé des plans d’action permettant de réaliser tous vos buts?
G Pouvez-vous faire des progrès réguliers par rapport à vos objectifs?
G Connaissez-vous le prix à payer pour réaliser vos buts?
G Êtes-vous prêt à le payer?
3. Dressez une liste exhaustive de vos objectifs pour chacune des catégories de la page suivante. Soyez aussi
concis et descriptif que possible. Gardez cette liste dans un endroit pratique, où vous pourrez la consulter
souvent.
4. Choisissez un quart d’heure au hasard pendant les deux dernières journées. Expliquez comment ce quart
d’heure a contribué directement ou indirectement à la réalisation de vos objectifs à long terme. Qu’est-ce que
vous auriez pu faire pour qu’il soit plus constructif?
5. Que vaut votre temps? Calculez votre coût horaire à partir soit du revenu que vous projetez recevoir au cours
de la prochaine année, soit du bénéfice brut que vous contribuez à votre compagnie. Notez qu’un vendeur
travaille en moyenne 1880 heures par année.
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Vos objectifs personnels et professionnels :
Carrière
Famille
Argent/Salaire
Buts humanitaires
Loisirs
Forme physique
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