La GEIDE

La GEIDE
Historique de La GEIDE
Anciennement "Archivage électronique", La Gestion électronique de Documents
"GED" est apparu dans les années 80. Mais le terme GED paraissait restrictif par
rapport à ses possibilités. En effet, elle induisait une gestion des documents
uniquement alors qu'elle ne se limite pas à cela.
C'est pour cela, qu'en 1994, naît le terme de GEIDE : Gestion électronique
d'Informations et de Documents existants. Cette appellation a été décidée par les
professionnels français réunis au sein de l'association APROGED.
Qu'est-ce que la GEIDE ?
Dans une définition large, on peut dire que la GEIDE permet de limiter l'usage des
supports papier par l'intermédiaire d'un scanner et réduit les contraintes de stockage
grâce à l'archivage électronique des données. Mais elle ne se limite pas aux
documents numérisés. En effet, elle prend en compte tous les types de fichiers
numériques créés ou exploitables par des ordinateurs ou des systèmes numériques.
Dans une solution GEIDE, il est possible d'associer au sein même d'un dossier:
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Fichiers issus de logiciels de bureautique (Traitement de
texte, tableur ...);
Fichiers issus de système centraux (Fichiers d'impression
ou "Spool");
Télécopies reçues via des Fax-Modems;
Plans;
Dessins industriels (de type vectoriel ou raster);
Photographies numériques;
Courriers électroniques;
Documents récupérés sur Internet;
Son, Vidéo
... Et plus encore !
Concrètement, la GEIDE est une solution aux problèmes de Gestion, de Stockage,
de Recherche, de Consultation de traitements et de Communication de documents.
Les Avantages de la GEIDE
Nous avons dénombré 7 avantages important concernant la GEIDE:
1. L'avantage majeur de la GEIDE est de fédérer les moyens et
méthodes qui permettent de classer et de réutiliser
intelligemment ces informations.
2. Grâce à la GEIDE, le document n'est plus isolé : c'est un
élément vivant du système d'information des entreprises.
3. La GEIDE, c'est aussi la possibilité de contrôler qui a accès à
quoi grâce à une protection électronique des informations
sensibles.
4. La GEIDE, ce sont des erreurs en moins : erreurs de saisie,
erreurs de reclassement lors de la manipulation fréquente de
dossiers ou pertes par inadvertance ou par malveillance.
5. La GEIDE s'insère dans la majeure partie des systèmes
informatiques modernes des entreprises et des administrations,
tirant avantageusement parti des environnements clientsserveur.
6. La GEIDE s'insère sans imposer un bouleversement complet
des modes de fonctionnement, sans remettre en cause l'existant
mais en l'enrichissant de nouvelles fonctions.
7. La GEIDE est à vocation universelle. Elle trouve son utilité
partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux :
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Archivage simplifié ;
Archivage beaucoup plus économique ;
Réduction importante du nombre de photocopies
nécessaires ;
Réduction des coûts locatifs pour récupération des
rayonnages d'archivage ;
Disposition d'une part importante des papiers de
l'entreprise ;
Amélioration de la réactivité de l'entreprise : les dossiers
sont instantanément disponibles en tous points du réseau
;
Gain sur les RH : La GEIDE rend les informations
accessibles instantanément ce qui économise donc du
temps dans la recherche de dossiers pour tous les
collaborateurs.
Quelles sont les différentes étapes d'un système de GEIDE complet ?
Entrée dans le système
Un système GEIDE compte cinq points d'entrée possible :
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Numérisation
Grâce à la numérisation, on peut importer tout type de
document papier, sous forme d'image. Cela grâce à un
matériel choisit en fonction du débit de numérisation.
(Par exemple scanner, carte d'acquisition vidéo…)
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
Cette étape se passe après la numérisation si l'on
souhaite transformer l'image en données de type de texte.
Fichier
Bureautique
Point d'entrée en GEIDE des fichiers de type traitement
de texte, tableurs… Généralement ces fichiers
conservent leur format natif.
Formulaires
électroniques
Données couplées d'un fond de page. Ce fond de page
est généralement répété dans de nombreux documents
(ex : fond avec logo et adresse d'une entreprise). Le fond
sera donc stocké séparément des données afin d'éviter de
stocker plusieurs fois le fond dans les différents
documents.
Serveur
de
fax
C'est un des points d'entrée les plus importants d'un
système GEIDE. Les Fax sont convertis dans le même
format que les images numérisées.
Stockages des documents
Il y a deux niveaux de stockage : le cache sur support magnétique et le support
d'archivage (CD-ROM, Magnétique…). Des sauvegardes doivent être faites
régulièrement, en plusieurs exemplaires et être placées dans des lieux sécurisés.
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Architecture
de
stockage
L'architecture de stockage doit tenir compte de la
distribution des unités de stockage qui permet
d'organiser plus efficacement le stockage et de
l'organisation des caches qui permet d'accroître les
performances du système GEIDE.
Restitution des documents
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Format
Natif
L'utilisateur voulant accéder au document doit pour cela
posséder l'outils avec lequel le document a été créé.
Cette solution peut être problématique si toutes les
machines de l'entreprise n'ont pas la même configuration
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logicielle. Il n'en reste pas moins intéressant car cela
permet de reprendre facilement le fichier, de l'éditer.
Visualiseur
de
documents
Le visualiseur de document permet de contourner le
problème logiciel du code natif à la condition que le
document n'aie pas été créé par un logiciel spécifique à
l'entreprise.
Envoi
vers
un
serveur
fax
Fonction très importante dans un système de GEIDE
numérique, elle permet de composer des fax uniques à
partir de différents documents de différents types.
Envoi
vers
un
serveur
d'impression
Comme pour le serveur de fax, mais pour la composition
d'impression.
Architecture d'intégration
Il y a plusieurs systèmes d'intégration possibles en GEIDE. La complexité de
l'intégration dépendra du choix de cette architecture.
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Juxtaposition
des
moteurs
Les différents composants sont juxtaposés et l'intégration
se fait au niveau applicatif. Cette solution peut entraîner
un problème sur l'endroit où se trouvent les données
liées.
Intégration des moteurs dans la base de données
L'intégration se fait directement au niveau du SGBD, ce
qui permet un accès uniques aux informations. C'est la
solution la plus efficace mais elle ne peut pas être mise
en place dans tous les systèmes de GEIDE.
Composants
Document
de
base
Cette solution permet une indépendance par rapport aux
outils utilisés ainsi qu'un bonne adaptation des interfaces
applicatives aux besoins de l'entreprise. Elle nécessite
une phase importante d'implémentation.
Recensement des besoins utilisateur
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Nature
des
documents
Afin de savoir comment seront traités les documents,
une étude sur la nature des documents qui seront traités
en GEIDE doit être effectuée.
Formats
et
volumes
des
documents
Une analyse du format des documents doit être étudié
afin de savoir si on doit traiter du format A4, A3 ou
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autre. De même les volumes des documents doivent être
évalués afin de pouvoir régler les systèmes de stockage
GEIDE en fonction.
Mode
d'accès
aux
documents
informatisés
C'est un des points clés car c'est grâce à cela qu'on
pourra accéder à un document rapidement et
efficacement.
Cycle
de
vie
du
document
Le cycle de vie d'un document doit comprendre les
paramètres suivant : La fréquence d'accès à celui ci, le
nombre d'utilisateur y accédant, sa durée de vie en
modification et en consultation, sa durée de vie légale…