Comité de bienfaisance du district/de l`unité suggestions
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Comité de bienfaisance du district/de l`unité suggestions
Comité de bienfaisance du district/de l’unité SUGGESTIONS (septembre 2014) INTRODUCTION Le Comité de bienfaisance joue un rôle très important au sein d’un district ou d’une unité. Un grand nombre de gestes de BIENVEILLANCE, de COMPASSION et de CÉLÉBRATION ont lieu en tout temps et varient selon l’endroit. Étant donné que les subventions aux districts incluent un certain montant pour la bienfaisance (minimum de cinquante cents par membre par année), il est prévu qu’au moins cette somme sera réservée pour des actes de BIENVEILLANCE, de COMPASSION et de CÉLÉBRATION. Étant donné le nombre élevé de membres (plus de 71 000) répartis d’un bout à l’autre du pays, et même à l’étranger, les comités de bienfaisance ne peuvent être informés des défis et réalisations de TOUS les membres. C’est pourquoi il importe que ces comités aient en place un processus pour s’occuper des situations individuelles conformément aux procédures mises en place par le bureau provincial pour se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels. Le contact personnel (par un appel téléphonique ou une visite) reste le geste le plus bienveillant que l’on puisse adresser à un collègue. Même si les membres d’un Comité de bienfaisance d’un district/unité peuvent jouer un rôle prépondérant en ce sens, il incombe à tout membre d’ERO/RTO préoccupé par la situation d’un autre membre d’intervenir lorsque la situation le justifie. La direction des districts/unités peut aussi être mise au courant de la situation individuelle d’un membre, lorsque jugé approprié. Ces suggestions ont été préparées en vue d’encourager et d’aider les districts et unités d’ERO/RTO à poser des gestes de BIENVEILLANCE, de COMPASSION et de CÉLÉBRATION. 1 RECRUTEMENT et FORMATION des REPRÉSENTANTES et REPRÉSENTANTS de la BIENFAISANCE préparer une description de tâches fidèle au poste préparez un classeur à anneaux ou un manuel avec renseignements à l’intention des représentantes et représentants de la bienfaisance; on pourrait y trouver, par exemple, des directives claires au sujet des restrictions. La direction du district/de l’unité devrait vérifier périodiquement les lignes directrices des services de bienfaisance afin d’éviter la duplication des efforts et pour s’ajuster aux circonstances changeantes. inviter les représentantes/représentants de bienfaisance potentiels à un repas ou pour un café pour lui/leur expliquer ce en quoi consiste ce rôle; procéder à la formation entre autres par le jumelage, la formation directe et le système de mentorat recruter par un membre de la direction du district est une option possible inviter les membres bénévoles et leurs amis à s’impliquer soumettre l’idée lors d’un atelier de préparation de la retraite (APR) faire un geste de reconnaissance aux bénévoles de la bienfaisance (repas, petit cadeau, par exemple) préparer le protocole pour le remplacement des membres bénévoles de la bienfaisance faire du recrutement par l’entremise du bulletin d’information, d’appels téléphoniques, du site Web ou lors des assemblées annuelles ORGANISATION DE LA BIENFAISANCE DANS LES DISTRICTS communiquer avec les membres en se servant de la liste des numéros de téléphone (suggestion : deux fois l’an) s’assurer qu’il y a représentation à travers le district organiser les activités/tâches de bienfaisance par secteur géographique distribuer les tâches (par code postal, par exemple) s’assurer de faire parvenir le matériel approprié aux 2 représentants et représentantes de la bienfaisance s’assurer que les représentantes et les représentants de la bienfaisance et la direction du district communiquent entre eux élaborer un manuel d’opération pour les activités de bienfaisance; celui-ci peut être inclus dans le classeur dont il a été question ci-dessus utiliser un tableau à l’ordinateur pour pouvoir suivre les membres et les activités conformément aux procédures mises en place par le bureau provincial pour se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels mettre sur pied une procédure pour fournir des rapports sur une base régulière à la direction du district sur les activités des représentantes et des représentants de la bienfaisance FINANCEMENT s’assurer que la direction du district fournisse le financement prévu aux représentantes et représentants de la bienfaisance et qu’une certaine flexibilité soit accordée à ces derniers au niveau du processus budgétaire indiquer clairement les limites pour certaines dépenses; en plus de ce qui est normalement remboursé (cartes, fleurs, etc.), le district peut décider de rembourser les frais téléphoniques, les frais de stationnement/déplacement, les dépenses de réunion du comité et les frais de poste et de livraison savoir budgéter les fonds sagement, avec des flottants et des reçus pour se faire rembourser utiliser le fonds de bienfaisance spécifiquement pour répondre aux besoins des membres OBTENIR DES RENSEIGNEMENTS SUR LES MEMBRES QUI ONT BESOIN D’AIDE diffuser les services que peuvent fournir les représentantes et représentants de la bienfaisance ainsi que la façon dont on peut les rejoindre faire appel à un réseau informel de membres téléphoner aux membres 3 encourager les membres à informer la direction de leur district lorsqu’ils sont mis au courant d’autres membres dans le besoin demeurer en contact avec les membres de la famille utiliser la liste des membres du district fournie par le bureau provincial vérifier les journaux (imprimés ou en ligne) pour obtenir des renseignements au sujet des membres décédés faire imprimer des cartes d’affaires pour les personnes représentantes de la bienfaisance à distribuer aux membres en leur demandant d’entrer en contact avec eux lorsqu’ils se rendent compte qu’un membre a besoin de leurs services appeler tous les membres âgés de plus de 85 ans ou plus pour savoir s’ils aimeraient qu’on aille les visiter rappeler aux membres de fournir directement au bureau provincial tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone afin d’assurer la précision des renseignements dans la base de données SUGGESTIONS D’ACTIVITÉS Générales célébrer les moments marquants importants (anniversaires, réalisations, distinctions, etc.), conformément aux procédures mises en place par le bureau provincial pour se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels respecter les préférences individuelles faire des visites personnelles, envoyer des cartes de bienfaisance, des cartes d’anniversaire de naissance, des cartes de prompt rétablissement, des cartes de Noël, des fleurs (y compris les poinsettias); ne pas oublier les membres malades, qu’ils soient hospitalisés ou non, et les membres qui vivent des moments très difficiles reconnaître la contribution ou la situation de membres dans le bulletin d’information du district tout en respectant leur besoin d’intimité/de confidentialité signer le livre des visiteurs lors de la visite d’une maison de retraite ou d’une résidence pour personnes âgées pour laisser une preuve de la visite 4 déposer une couronne au nom du district le jour du Souvenir créer un article promotionnel “plat”, facile à poster, pour faire la promotion des activités de bienfaisance auprès des membres organiser des rencontres sociales avec repas, repas avec les personnes qui viennent tout juste de prendre leur retraite, et suivi auprès de celles qui ne pouvaient pas être présentes fournir un service de taxi ou de transport aux aînés qui ne peuvent pas participer à une activité à laquelle ils ont été invités rendre hommage aux anciens présidents lors d’une fête à l’occasion de la fête de Noël se servir des cartes-lettres du bureau provincial pour envoyer des notes personnelles, des salutations, des vœux de prompt rétablissement, une note accompagnant un cadeau, et pour faire part de nos condoléances ou de notre inquiétude conserver un dossier avec les fiches de renseignements d’ERO/RTO qu’on peut également se procurer à partir de la section du site Web réservée aux membres ou du bureau provincial rester en contact saisonnier avec les membres ayant déménagé dans d’autres régions du pays, mais ayant conservé leur adhésion à ERO/RTO avec votre district/unité Initiatives pour les aînés plus âgés fournir des repas gratuits aux personnes âgées de 85 ans et plus en s’assurant que ceux/celles qui s’occupent de ces personnes se sentent à l’aise lorsqu’elles les accompagnent conserver une liste des membres pouvant bénéficier de la bienfaisance et, avec leur permission, que celle-ci précise leurs besoins particuliers assurer le suivi auprès des membres confinés à la maison qui ne peuvent pas sortir pour assister à des réunions/activités organiser un service de covoiturage pour les membres désireux d’offrir le transport aux autres conserver une liste à jour des numéros de téléphone pour les services communautaires locaux tels que la popote roulante (Meals on Wheels), les maisons de soins, les résidences pour les aînés et d’autres services/endroits du secteur fournir une aide soutenue : aider pour les emplettes et les 5 rendez-vous, aider à l’écriture de lettres ou à la lecture, s’assurer que les prescriptions/médicaments des membres sont à jour et les aider, au besoin, à communiquer avec les services sociaux et les programmes d’approche Deuil aller au salon funéraire et/ou aux funérailles d’un membre ou d’un parent assurer une haie d’honneur au salon funéraire et/ou aux funérailles, prévoir ou organiser le transport du membre en deuil jusqu’au salon funéraire selon le besoin envoyer une carte de condoléances faire un petit don à l’œuvre de charité choisie en cas de décès d’un membre rendre visite (suivi) à un membre en deuil mettre en place un programme commun de reconnaissance de tous les membres décédés : par exemple, avec un programme communautaire de plantation d’arbres, un don à une bibliothèque/galerie locale demander au bureau provincial d’envoyer au conjoint survivant d’un membre l’information concernant la rente du conjoint, le RPC, les protections offertes en santé, etc. faire publier l’information dans le bulletin d’information local dans la section in memoriam ASSISTANCE DU BUREAU PROVINCIAL fournir des cartes-lettres d’ERO/RTO sur demande fournir des fiches de renseignements au besoin aider à faire corriger les renseignements au sujet d’un membre lorsqu’ils ne semblent pas exacts 6 Soutien et ressources au bureau provincial : 1.800.361.9888 ou 416.962.9463 o Approvisionnement de cartes-lettres et de certificats de reconnaissance : Kelly MacDonald [email protected]; poste 243 o Fiches de renseignements Claire Riley [email protected]; ext. 238 o Listes des membres : Demandes pour recevoir des listes de membres : Dianne Vezeau [email protected]; poste 223 o Pour toute autre demande relative aux activités de bienfaisance : Pauline Duquette-Newman [email protected]; poste 226 7