secrétaire de direction

FICHE DE POSTE
Nom de l'agent:
Prénom:
Service :
Périmètre:
Année universitaire:
DPI / Secrétariat de direction
UCP
Identification du poste
Fonctions:
Métier ou Emploi type * (REME / RIME / REFERENS) :
Catégorie :
Corps
BAP :
Localisation du poste :
Quotité du poste :
Positionnement du poste dans l’organigramme :
Conditions particulières d'exercice
(NBI, part fonction de la PFR…):
Management :
Secrétaire de direction
BAP J / Gestion administrative
C
ADJAENES
(J)
DGS / DPI / Secrétariat de direction
Sous l'autorité du directeur du patrimoine immobilier et du DA
Sans objet.
Encadrement: OUI ou NON
Nombre d’agents encadrés par catagorie:…A …. B …. C
Conduite de projet: OUI ou NON
Type de projet géré par l'agent:
Descriptif du poste de travail
Contexte d’exercice :
Missions :
La Direction du Patrimoine Immobilier a pour mission de
répondre aux besoins de locaux neufs, aux exigences de
conservation en bon état de fonctionnement et de sécurité de
l’existant ainsi qu’aux besoins d'adaptation et de développement
des différentes infrastructures immobilières ainsi qu'aux besoins
en matière de logistique immobilière.
Le secrétariat de la direction intervient pour l’ensemble des
services qui composent la direction du patrimoine immobilier.
L'assistante de direction évolue au sein du secrétariat de
direction. Elle assiste le directeur et le directeur adjoint, organise
son agenda et ses relations internes et extérieures. Elle traite les
informations nécessaires au fonctionnement de la DPI, et de
l'équipe de direction et en facilite la circulation. Elle assure le
suivi de certains dossiers qui lui sont confiés. L'agent est placé
sous la responsabilité du directeur du patrimoine immobilier et
du directeur adjoint.
Activités / tâches :
Principales :
• Travailler en étroite collaboration au sein de l'équipe, avec les
directeurs et les chefs de service.
• Tenir l’agenda et gérer les réunions et rendez-vous et d’en
rédiger les comptes rendus à partir des notes.
• Accueillir et informer les visiteurs.
• Traiter les appels téléphoniques et filtrer les appels.
• Préparer et organiser des réunions sur demande.
• Assurer la gestion du courrier (tenue des registres d'entrée et
de sortie, prise en charge des courriers sortant : participation à
l'élaboration, mise en forme et contrôle de la formulation).
• Rédaction des courriers à la demande des directeurs et chefs de
service.
• Transmettre au sein de la direction les informations et
décisions pertinentes en gérant les priorités.
• Gérer les congés et les absences du personnel de la direction.
• Préparer et suivre le plan de formation des agents en
collaboration avec les chefs de service et les directeurs.
• Assurer la mise à jour des informations sur le site internet et
intranet de la direction.
• Assurer le suivi de dossiers confiés ponctuellement.
• Mettre en place un classement et un archivage accessibles.
• Participer dans la mise en place de procédure dans le domaine.
Associées :
• Organiser le classement d’un fond documentaire (administratif
et technique) accessible aux personnels de la DPI.
Niveau et nature des responsabilités (pour les catégories A) : Sans objet.
Compétences * requises pour le poste
Connaissances (savoirs) :
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
Principales :
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de
gestion administrative.
• Connaître les règles de la correspondance administrative et
savoir rédiger.
Associées :
Principales :
• Informer et rendre compte.
• Planifier son activité.
• Travailler en équipe.
• Prendre des initiatives.
• Gérer la confidentialité.
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil.
• Maîtriser l'expression écrite et les formules d'usage dans les
correspondances administratives.
• Prendre en compte les demandes relatives aux domaines de
compétences et y répondre de manière appropriée.
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer.
• Utiliser les logiciels de bureautique.
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du
service.
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et
externes.
• Savoir se constituer des bases de données (listes, ...)
pertinentes.
Associées :
Compétences comportementales (savoir être) :
Perspectives d’évolution :
Formations et diplômes requis :
* Conformément à l'annexe de l'arrêté du 18 mars 20113 (NOR:
MENH1305559A)
Principales :
• la disponibilité
• la prise d'initiative
• la discrétion
• la capacité d'adaptation
• l'implication et la volonté de contribuer aux bons résultats
• la rigueur
• la diplomatie
• le sens du contact
Associées :
• L’agent est titulaire d’un Bac+2 et souhaite évoluer en
catégorie B et poursuivre au sein de la DPI.
• L’agent se présente à un coucours interne ITRF sur l’année
2015 dans la BAP J en gestion administrative.
• Correspondance administrative
• Prise de parole en public