Améliorer la gestion et le suivi des commandes clients bois

BESOIN > Fiche 5
Améliorer la gestion et le suivi des commandes clients bois
Quelle est la problématique ?
La commande de bois est une demande effectuée par un client vers ses
fournisseurs.
Le fournisseur doit ensuite répondre à cette demande en sélectionnant dans son
carnet de commandes (bois sur pied achetés) les chantiers permettant de produire
la qualité demandée. A défaut, il devra trouver des parcelles correspondantes (achat
de bois sur pied). En fonction de ce travail, le fournisseur confirmera au client la
commande.
Suite à cette confirmation, le fournisseur programme ses enlèvements de bois
(transport ou mise à disposition Bord De Route) qu’il doit communiquer au client.
Le client doit retourner quotidiennement l’état des réceptions de bois entrés à
l’usine pour permettre au fournisseur de suivre son activité et de gérer au mieux ses
stocks et sa production.
La problématique est d’améliorer la gestion et le suivi de ses commandes.
Quelles sont les informations concernées ?
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Quantité et qualité (longueur, diamètre, nodosité…) commandées
Période de livraison
Acquittement de la commande par le fournisseur
Planning de transport du fournisseur vers le client suite à l’acceptation de la
commande
Réceptions entrée usine
Qu’en disent les professionnels consultés ?
Actuellement, les commandes clients se font sous un format hétérogène (courriel,
fax, téléphone) nécessitant un effort des fournisseurs pour :
1. collecter l’information
2. consolider l’information
Le client n’a pas de suivi clair de ses commandes (absence de tableau de bord).
L’acquittement de la commande par le fournisseur ne se fait pas systématiquement.
L’envoi du planning prévisionnel de transport du fournisseur vers le client est encore
plus rare.
Le retour des réceptions usine vers le fournisseur se fait également de manière
hétérogène (fax, tableau informatique, téléphone) sur des périodes irrégulières
(jours, semaines, mois), ne permettant pas au fournisseur un suivi en temps réel (au
moins au jour le jour) de son activité.
Quelques pratiques actuelles sont assez innovantes : exploitation de coupes à
plusieurs fournisseurs pour maximiser la valorisation des bois.
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Mise en application
Comment cela impacte vos activités ?
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Absence de sécurisation de l’approvisionnement
 Les clients ont tendance à commander plus que nécessaire pour assurer leurs
approvisionnements, entrainant fatalement de la surproduction et du déclassement de bois.
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Absence de visibilité sur les commandes et leur réalisation
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 Les fournisseurs ont tendance à produire par anticipation induisant un stock avec un risque de
déclassement.
Manque de réactivité (modification de commande, annulation de commande…)
Pistes d’amélioration proposées par les professionnels consultés
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Informatiser et accélérer la transmission des informations :
o de la commande client (quantité, qualité, période)
o de l’acquittement des fournisseurs vers le client
o du planning de livraison du fournisseur vers le client
o des réceptions usines
Faciliter la prospection forestière : meilleure caractérisation du massif, faciliter
l’accès à l’identification des propriétaires forestiers (accès au cadastre)
Faciliter le partage de l’exploitation d’un chantier entre plusieurs fournisseurs
pour maximiser la valorisation des bois et limiter les stocks intermédiaires
Avoir un état des commandes de bois en cours pour le client (« colissimo
suivi »)
Quelles sont les contraintes de mise en œuvre à respecter ?
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Conserver le contact humain
Garantir la confidentialité des informations
Où intervient le besoin dans votre métier ?
Echelle de décision
Stratégique
Tactique
Opérationnel
Temps réel
Type d’activité
Processus impliqué
Planification Organisation
Approvisionnement / Achat
Réalisation
Contrôle et
suivi
Production
Distribution /
vente
Interne / externe
Intra Acteur
Inter Acteurs