Symposium de I`IFRA : Les systèmes d`archivage - WAN-IFRA

SYMPOSIUM DE L’IFRA
Symposium de I’IFRA :
Les systèmes d’archivage
modernes
Un symposium sur les systèmes d’archivage modernes pour
journaux s’est tenu à Barcelone les 22 et 23 avril 1997 à I’Hotel
Princesa Sofia sous la présidence de Victor de la Serna du
groupe Unidad Editorial qui édite, entre autres, le quotidien
«El Mundo». Nous publions ci-après une partie des exposés
prononcés à cette occasion.
Les systèmes d’archivage :
la technologie clé pour les journaux
RICHARD EVERETT
Directeur des Central Office Newspapers
Axe1 Springer Verlag, Hambourg, Allemagne
Laissez-moi
commencer cette conférence par des
propos délibérément provocants : les journaux peuvent
exister sans système d’archivage ! Et cette affirmation
- en soi - est certainement plus vraie aujourd’hui qu’elle
ne l’a jamais été. Laissez-moi cependant ajouter : les
journaux qui se dispensent de systèmes d’archivage ne
peuvent ressembler aux journaux tel que nous les connaissons aujourd’hui. Nous ne cherchons pas à exagérer le
rôle que jouent les systèmes d’archivage lorsque nous
prétendons qu’ils sont déterminants pour la qualité du
journal. Toute personne sensée confirmera également que
des informations
fiables sont les meilleurs atouts que
puisse avoir un journal en concurrence avec d’autres
médias. Cela nous amène à la question essentielle : « De
quel genre de systèmes d’archivage mon journal a-t-il
besoin ? » J’entends par là : « De quel genre de services de
documentation ? » Malheureusement,
il n’existe pas de
solution passe-partout. La réponse doit être adaptée à
chaque cas particulier, c’est-à-dire à chaque groupe de
presse.
La fonction
et le rôle du système d’archivage
Pour commencer, essayons de définir le rôle et la
fonction d’un système d’archivage. Les décisions et les
actions en résultant sont dictées par des paradigmes conscients ou non. Sur quel paradigme nous sommes-nous
basés en ce qui concerne les systèmes d’archivage ? La
définition traditionnelle
d’un système d’archivage pour
journaux est la suivante : les archives représentent la
« mémoire » de la rédaction. Elles ont été configurées sur le
principe du « rappel », ou plus précisément de « l’appel à la
demande ». Les documents et les informations doivent être
archivés de façon que le rappel soit rapide et efficace. A cet
effet, les outils de documentation - thésaurus, classification, etc. - ont été développés de manière intense par
quelques-unes de nos sociétés pour être exactement adaptés aux besoins particuliers de chacun.
6
pour journaux
Cependant, en considérant les développements technologiques récents et prévisibles, on est en droit de se poser la
question : notre paradigme précédent est-il toujours valable Y Le rôle et la fonction d’un système d’archivage sont
peut-être à redéfinir ? Devons-nous faire face à de nouveaux défis, y a-t-il de nouvelles possibilités qui nous
attendent ?
Développements
technologiques
Trois facteurs technologiques principaux sont à considérer pour la mise en place d’un système d’archivage
électronique pour nos journaux : 1) la capacité de mémoire,
2) la production entièrement numérique d’un journal et 3)
le facteur « Internet ».
1. La capacité de mémoire : les progrès rapides effectués ces dernières années en matière de capacité de
mémoire ont considérablement modifié le rapport qualité/
prix au profit des systèmes d’archivage. C’est déjà une
raison suffisante pour certaines sociétés d’édition de penser ou repenser à l’introduction
d’un tel système électronique pour leur documentation. Mais ce facteur en lui-même
n’a pas d’impact majeur sur ce que nous pensons des
systèmes d’archivage. C’est juste un simple transfert d’un
support (le papier) à un autre (les disques électroniques).
Ce qui est important dans notre contexte, c’est que le
développement technologique ne modifie pas forcément
les données du paradigme.
2. La production
entièrement numérique d’un journal : si nous savons comment utiliser correctement ce
développement, il se répercutera de deux façons distinctes
sur nos systèmes d’archivage. Jusqu’à maintenant, les
archives de textes et de photos étaient des entités séparées,
séparées du cycle de production quotidien et nécessitant
des opérations essentiellement manuelles. Avec les systèmes de production numériques, nous avons la possibilité
d’intégrer la préparation technique des documents et de
leur allouer des attributs formels au sein du flux de
production d’un journal.
Deuxièmement, après l’indexation
des contenus dans
les archives, nous pouvons permettre à la rédaction de faire
des recherches elle-même directement à partir de ses
stations de travail et de réimporter les données en question
dans les systèmes rédactionnels ou de production. économisant ainsi du temps et de l’argent.
Ce second développement technologique aussi révolutionnaire qu’il soit - et cette intégration de la production et
des systèmes d’archivage est effectivement révolutionnaire
- nous permet de travailler tout simplement selon le
paradigme d’« appel à la demande ».
3. Le facteur « Internet » : en peu de temps, Internet n’a
pas seulement permis à la technique de faire un grand bond
en avant, mais il est aussi devenu le symbole d’un nouveau
style de vie en ce qui concerne les médias de masse. Même
un observateur prudent doit admettre en considérant le
développement d’Internet pendant ces deux dernières années qu’il est difficile de ne pas se laisser gagner par tout
cet enthousiasme et cette euphorie.
Nous sommes en plein milieu d’un processus de « Médiamorphosis » (pour reprendre le titre d’un livre de Roger
Fidler). Les changements intervenant dans l’environnement des médias auront un impact certain sur les fonctionnalités que nous souhaitons attribuer à nos documentations
dans le futur. A mon avis, le facteur Internet nous forcera à
chercher et à trouver un meilleur paradigme pour les
systèmes d’archivage qui sera valide pour la prochaine ère
médiatique et qui guidera nos décisions stratégiques pour
les systèmes d’archivage de demain.
L’« appel à la demande » ne jouera qu’un petit rôle pour
les systèmes d’archivage modernes des journaux. En plus
de cette fonction sans aucun doute essentielle, axée sur la
demande, je prévois une autre fonction axée sur la fourniture de services pour les systèmes d’archivage de journaux.
Les fonctions axées sur la fourniture de services impliquent
deux choses. Premièrement, nous devons développer des
stratégies de réduction de la redondance et d’augmentation
de la pertinence. Sinon, l’utilisateur amateur sera désespéré
devant tout ce matériel redondant que nous archivons.
Peut-être trouverons-nous la solution à ce problème dans le
développement futur des bases de données et de nouveaux
programmes de recherche basés sur la logique floue, le
classement par ordre de pertinence ou l’intelligence
artificielle.
Deuxièmement, que nous l’appelions information recyclée ou information réutilisée, nous pouvons facilement
fournir sur le marché des médias une famille de produits
(almanachs, critiques de livres, comptes rendus du marché
de l’automobile,
informations touristiques) donnant des
informations glanées à partir des documents stockés dans
notre documentation électronique qui complètent le produit
clé, le journal. De telles informations rassemblées autour
d’un sujet particulier peuvent être fournies en ligne ou hors
ligne. C’est également le rôle d’un fournisseur de contenus.
La fiabilité des informations étant un facteur dont l’importance croît de jour en jour dans notre société, quel pourrait
être le meilleur garant de la qualité sinon le nom du
journal ?
Au-delà de la technologie
en matière d’organisation
: les conséquences
Si on considère ces trois développements technologiques - capacité de mémoire, production du journal
entièrement numérique et Internet, un changement fondamental dans le rôle et la fonction d’un système d’archivage
moderne pour journaux est à prévoir. De plus, c’est
peut-être la première fois qu’un investissement pour un
système d’archivage électronique pourrait être réellement
techniques de presse juin 1997
es entièrement
tomatlsés avec
rosses rotatives
>nettoyantes
dotées de balade
. . . des blanche&
et des cylindres
de marge sur
les rotatives
offset de presse!
Economiques
+ écologiques
90% de réduction sur la consommation
de produits et jusqu’à 90% de réduction
des temps consacrés aux lavages.
Pas de chiffons.
Economiques
+ ergonomiques
Les lavages sont commandés à partir
de la centrale informatisée. Pas de
vapeurs de produits. Intervalle allongé
entre deux lavages.
Economiques
+ efficaces
Même très fortement accrochés, les restes
d’encre ou de papier seront éliminés.
Réduction très sensible de la gâche.
Economiques
+ spécifiques
Programmable selon les exigences du
tirage. Ensemble pouvant s’intégrer
entièrement dans la
conduite informatisée.
Touchez
pas
aux cylindres!
OXY-DRY Maschinen
GmbH
Boschring 19
D-63329 Egelsbach
Téléphone: Int. 496103/4007-O
Télécopie: Int.496103/4007-77
SYMPOSIUM
DE L’IFRA
rentable. Si vous décidez de participer à la course vers ce
nouvel objectif, sachez qu’il s’agit d’une course d’obstacles et que les obstacles que vous allez rencontrer sur votre
chemin concernent l’organisation à mettre en place.
1. Élément intégré au processus de production
: si le
système d’archivage moderne d’un journal doit devenir la
technologie maîtresse, il faut qu’il soit intégré au processus
de production. C’est plus facile à dire qu’à faire. L’organisation de la gestion des données pour la production ne
correspond pas toujours aux besoins d’une gestion pour le
système d’archivage. Par exemple, les systèmes de mise en
page - surtout si leur nom commence par un « Q » - ne sont
forcément capables de fournir les données contenues dans
un article à votre documentation.
Je suppose aussi que votre rédaction a ses habitudes de
travail qu’il faudra prendre en compte. Le mot clé dans ce
contexte est « réorganisation du flux de production ». Nous
devons trouver une réponse pratique à la question :
Comment minimiser le montant de travail nécessaire pour
gérer un maximum de données servant à la production et au
système d’archivage ?
Parallèlement à la réorganisation du flux de production,
nous devons penser au problème de liaison entre des
documents de type différent (à l’heure actuelle, nous avons
des textes, des photos, des graphiques et bientôt nous
aurons des documents audio et vidéo) ; il faut pouvoir les
stocker ensemble comme des pièces d’un même puzzle
pour obtenir des dossiers axés sur un sujet ou un événement
précis ou sur des produits. Cela peut devenir un casse-tête.
2. Archivage de données indépendant du support : le
format sous lequel vous archivez vos documents déterminera la fonctionnalité de votre système d’archivage et dans
quelle mesure ce contenu peut être utilisé dans le futur.
Votre système d’archivage devra stocker des données dans
des formats standardisés (par exemple, SGML et/ou PDF
pour les textes, TIFF ou JPEG pour les images, etc.). Cela
garantira une réutilisation de vos données sans problème et
peu onéreuse pour toutes sortes de publications électroniques en ligne ou hors ligne. Cela garantira aussi la
portabilité de vos données si vous deviez être amenés un
jour à remplacer votre système d’archivage.
3. Ouverture des archives : Un autre facteur stratégique
important est l’ouverture de vos archives au public. Le
public devra-t-il
avoir un accès illimité
à toutes les
informations électroniques ou limité ? Ce service sera-t-il
payant ou gratuit ? Cette ouverture pourra-t-elle avantager
vos concurrents ?
4. Droits d’auteur : La législation en matière de droits
d’auteur n’est pas la même d’un pays à l’autre. Il est de
toute façon d’une importance capitale de s’assurer des
droits d’auteur pour le matériel archivé et l’utilisation
multiple de ce matériel. C’est une procédure à observer par
la rédaction quand elle commande des documents. Le
système d’archivage devrait être également en mesure de
8
fournir les renseignements en ce qui concerne les droits
d’auteur pour que les droits d’auteur soient fixés en cas de
réutilisation des documents.
5. Les coûts : Enfin, nous devons également penser au
côté financier. Quelle est la somme que votre société a
l’intention de débourser pour cet extraordinaire système
d’archivage ? Un système d’archivage moderne, multi-plate-forme, adapté aux multimédias et à Internet reste un
investissement lourd. Il ne faut pas non plus sous-estimer
les coûts d’exploitation.
Par exemple, de combien de
personnel avons-nous besoin pour effectuer le travail de
manière efficace ? D’un autre côté, beaucoup d’avantages
apportés par un système d’archivage
sont difficiles
à
calculer en monnaie sonnante et trébuchante : les effets de
synergie dans le processus de production, davantage d’informations à portée de main de votre rédaction, le renforcement de l’image de marque de votre journal pour ne citer
que quelques-uns de ces avantages.
Conclusion
Pour faire de votre système d’archivage la technologie
maîtresse de votre journal, il faut planifier sur la base de
nouvelles données et en dépassant les barrières existant
généralement entre les différents services, décider et agir
selon un nouveau paradigme adapté au nouvel environnement multimédia. Même si vous ne songez pas à introduire
un nouveau système d’archivage à court terme, il y a assez
de questions difficiles
auxquelles vous devez répondre
maintenant. Ce qui est en jeu, ce n’est rien d’autre que la
sécurité et l’utilisation
future de tout notre contenu journalistique. J’ai commencé mon discours par des propos
volontairement provocateurs : les journaux peuvent exister
sans système d’archivage
! Cette affirmation
signifie
néanmoins que les journaux céderont délibérément une
niche commerciale importante sur le marché des médias à
leurs concurrents. Cela serait une faute irréparable et, si on
laisse faire les choses sans intervenir, impardonnable.
Dix facteurs facilitant l’entrée dans le
monde des systèmes d’archivage
numériques
HARALD RITTER
Rédacteur en chej
Süchsische Zeitung
Dresde, Allemagne
L’introduction
d’un système d’archivage
numérique
pour journaux donne la possibilité de tirer un meilleur
profit de la documentation. Il va de soi que les possibilités
offertes par un système d’archivage numérique sont plus