LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION
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LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION
LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION Philosophie de base Le Conseil communauté en santé du Manitoba (CCS) joue un rôle de leadership et de concertation pour favoriser l’accès à des services de qualité en français dans le domaine de la santé et des services sociaux. Le CCS est chargé de coordonner la traduction, principalement de l’anglais vers le français, des documents d’information destinés au grand public produits ou parrainés par les organismes et les établissements de santé et de services sociaux désignés bilingues. Mise à jour : octobre 2011 NON DISPONIBLE AU PUBLIC TRADUCTION : CRITÈRES Le Conseil communauté en santé du Manitoba (CCS) ne fait aucune traduction à l’interne. Toutes les tâches de traduction et de révision sont confiées en sous-traitance à des pigistes. Vu la forte demande et les ressources limitées, il est entendu que les documents visant les services directs aux usagers seront considérés prioritaires. Le présent document vous aidera à déterminer quels documents répondent aux critères de traduction du CCS. Il s'appuie sur les lignes directrices élaborées par le Secrétariat aux affaires francophones du gouvernement du Manitoba. Dans le présent document, l’expression « unité de services » est employée génériquement. Elle vise les organismes et les établissements de santé et de services sociaux désignés bilingues et peut, selon le contexte, s’appliquer à des programmes ou services précis au sein de tels organismes et établissements. Règle générale, lorsque vous tentez de déterminer ce qui peut être traduit aux fins de votre unité de services, vous devez déterminer si l'information est destinée ou non aux patients, aux clients, aux résidents, à leur famille ou au grand public. Une telle information est habituellement produite dans les deux langues et diffusée sous diverses formes (orale, écrite, audiovisuelle ou électronique). Le contenu produit est assujetti à la politique sur les services en français du gouvernement du Manitoba et la qualité des textes anglais et français doit être comparable. (Voir le Manuel des directives sur la mise en œuvre des services en langue française.) Exemples de documents qui répondent aux critères de traduction Grand public : • la correspondance portant sur le domaine de la santé et/ou services sociaux destinée au grand public, y inclus aux clients, patients, résidents et/ou organismes dont le fonctionnement du travail se fait en français; telles que la SFM, la DSFM etc. • les formulaires • les dépliants ou brochures • les répertoires destinés ou distribués au grand public • les panneaux et les avis publics • les communiqués • les discours • les campagnes de publicité • les messages de boîtes vocales • les sites Internet • les rapports annuels • les plans stratégiques de services en langue française des ORS • les sommaires de plans stratégiques • les sommaires des évaluations de la santé communautaire Clientèle particulière : • la documentation destinée aux patients, aux clients ou à leurs familles; • les procès-verbaux des conseils des résidents; • la documentation destinée au personnel qui vise l’éducation des patients ou les services aux patients/clients; • les documents d’éducation externes portant le logo d’une unité de services désignée bilingue. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 1 de 4 Autres : • les lettres du Conseil communauté en santé rédigées en français seulement. (La traduction vers l’anglais est faite sur demande); Exemples de documents qui ne répondent pas aux critères de traduction Toute documentation provenant : • de réunions d’un Conseil d’administration ou d’un comité s’y rattachant; • de sites intranet; • de fondations de recherche; • d’autres fondations et auxiliaires; • d’ententes d’achat de service; • d’établissements ou agences qui ont une entente d’achat de services avec un ORS, sauf s’ils sont désignés bilingues ou francophones; • des employeurs à l’intention du personnel, exception peut se faire si le document est destiné ou provient d’un établissement francophone; • d’ententes collectives ou éléments connexes : • d’agences ou entités d’envergure provinciale (par ex. Manitoba Renal Program, Diagnostic Services of Manitoba); • d’autres initiatives d’envergure provinciale (par ex. Cover Your Cough / Couvrez-vous) qui sont coordonnées par Santé Manitoba; • de regroupements d’établissements ne faisant pas partie d’un ORS ou d’une agence (par ex. Association catholique manitobaine de la santé, le Réseau catholique de la santé); • de consultants ou de comités communautaires; • de partenaires externes dont la documentation est distribuée par une unité de services mais ne porte pas le logo de celle-ci. Autres documents qui ne répondent pas aux critères de traduction • • • • • • documents pour lesquels nous devons obtenir une permission écrite (droit d’auteur). SI les droits d’auteur sont obtenus et que les documents rencontres les autres critères d’admissibilités établis par le CCS il sera traduit; documentation technique destinée au personnel qui ne vise pas à éduquer le grand public; répertoire de services ou guide destiné au personnel; bulletin interne (par ex. : bulletin de cardiologie, bulletin de l’Hôpital Saint-Boniface); demandes de financement (par ex. projet Fonds pour l’adaptation des soins de santé primaire (FASSP), dons). politiques et procédures interne ainsi que des lignes directrices internes. Nous vous encourageons à faire traduire à vos propres frais tous documents qui ne répondent pas aux critères de traduction du CCS. Toute traduction de document répondant aux critères énoncés ci-dessus doit être faite par l’entremise du CCS. Le personnel des unités de services ne doit pas traduire lui-même des documents, ni utiliser des logiciels de traduction automatique en ligne. Le coordonnateur des SLF peut vous conseiller sur ce qui doit être traduit. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec le personnel du CCS en composant le (204) 235-3293. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 2 de 4 DEMANDE DE TRADUCTION : MARCHE À SUIVRE Les instructions ci-dessous visent à faciliter le processus de traduction et à assurer le traitement rapide et efficace de vos demandes de services de traduction. • Veillez à ce que la documentation soumise respecte les critères dressés par le CCS relativement à la traduction (voir pages 1 et 2). • Remplissez le formulaire de demande de traduction fourni par le CCS (voir l'annexe). o o o o o o o • • • Fournissez toute documentation pertinente susceptible d'aider le traducteur à mieux comprendre le sujet à traduire, soit, par exemple, des versions antérieures du document ou des textes bilingues portant sur le sujet en question. Pour éviter toute confusion, inscrivez une date sur toutes les versions antérieures du document. En fournissant de tels documents, on réduit les délais et les coûts de traduction. Expliquez la signification des abréviations utilisées dans les divers documents de départ. Mentionnez toute loi ou tout règlement ayant rapport à votre demande. Dans le cas des affiches, brochures, sites Web et médias semblables, fournissez des illustrations ou des descriptions détaillées. Lorsqu’il s’agit de slogans ou de titres, n'oubliez pas de fournir un contexte. Indiquez toute exigence spéciale (public cible, facteurs culturels, besoins terminologiques particuliers, etc.). Autant que possible, indiquez le nom d'une personne-ressource en mesure de donner des explications. Envoyez le formulaire de demande de traduction ainsi que la documentation à traduire par courriel (méthode préférée) ou par télécopieur. Le cas échéant, acheminez votre demande en format Word à la personne qui coordonne les demandes de traduction au sein de votre unité de services. o • Précisez le niveau de lisibilité souhaité pour le texte traduit en fonction du destinataire. Précisez le public cible. N'envoyez que la version définitive du texte, après révision du contenu, du style et de la structure. (Nous ne traduisons pas des ébauches de texte.) Un numéro de référence est attribué au texte traduit. Lorsque des changements sont nécessaires, ou pour toute demande de renseignements, veuillez indiquer ce numéro. Cela nous aidera à retracer votre document et nous fera gagner du temps. Lorsque que le document est retourné au demandeur, c’est à ce même demandeur (ORS, Agence etc.) de faire la relecture du document. Quoique les pigistes révisent leur travail, le CCS ne les révise pas. Si vous apportez des modifications au document traduit, veuillez nous fournir la version finale. Il est important que la version révisée versée dans nos dossiers soit identique à la vôtre. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 3 de 4 Documents confidentiels Les instructions ci-dessous visent à faciliter le processus de traduction confidentiel et à assurer le traitement rapide, efficace et surtout confidentiel de vos demandes de services de traduction. À Noter : Les coordonnateurs/trices doivent s’assurer que le patient ou la famille du patient a autorisé la traduction du document. • Veillez à ce que la documentation respecte les critères dressés par le CCS relativement à la traduction (voir pages 1 et 2) • Remplissez le formulaire de demande de traduction fourni par le CCS (voir l’annexe). • o o o o • • • Précisez le niveau de lisibilité souhaité pour le texte traduit en fonction du destinataire. Fournissez toute documentation pertinente susceptible d'aider le traducteur à mieux comprendre le sujet à traduire, soit, par exemple, des versions antérieures du document ou des textes bilingues portant sur le sujet en question. Pour éviter toute confusion, inscrivez une date sur toutes les versions antérieures du document. En fournissant de tels documents, on réduit les délais et les coûts de traduction. Expliquez la signification des abréviations et acronymes utilisés dans les divers documents de départ. Mentionnez toute loi ou tout règlement ayant rapport à votre demande. Indiquez toute exigence spéciale (facteurs culturels, besoins terminologiques particuliers, etc.). Autant que possible, indiquez le nom d'une personne-ressource en mesure de donner des explications. Vous devez envoyer uniquement le formulaire de demande de traduction par courriel au CCS et non le document à traduire*. Un contact sera fait entre le CCS et le traducteur pour voir si la traduction peut être faite dans le délai requis. Si ceci est accepté, les coordonnées du traducteur seront fournies au requérant pour que l’échange du document soit fait entre eux. Un numéro de référence accompagne le texte traduit. Lorsque des changements sont nécessaires, ou pour toute demande de renseignements, veuillez indiquer ce numéro. Cela nous aidera à retracer votre document et nous fera gagner du temps. Une fois la traduction faite, le traducteur acheminera le document au requérant par courriel ou par télécopieur. *N.B. Dans aucune instance le CCS n’aura accès à un document confidentiel. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 4 de 4 DEMANDES TERMINOLOGIQUES • • Veuillez fournir un contexte ou une explication concernant le terme pour lequel vous cherchez un équivalent. Veuillez envoyer vos demandes par courriel (méthode préférée) ou par télécopieur en utilisant le formulaire de demande de traduction (consultez l'annexe) et fournir un contexte ou des explications. DÉLAIS D'EXÉCUTION Les délais ci-dessous visent les demandes de traduction de lettres, de rapports et d'annonces, etc., dans des circonstances normales. • • • • Demandes terminologiques : Textes de 1 à 500 mots : Textes de 501 à 3 000 mots : Textes de 3 001 mots et plus : 1 jour ouvrable 5 jours ouvrables 10 jours ouvrables 21 jours ouvrables ou plus Une planification adéquate assure un meilleur service au client. Il arrive que le CCS ait à modifier des délais en raison de l'importance de la charge de travail ou de besoins pressants. N'hésitez toutefois pas à communiquer avec le personnel pour discuter de projets urgents ou de cas particuliers. Documents acceptés pour traduction urgente ( ex. pandémie H1N1, inondations etc.) o Le CCS considère ce genre de document très important pour la population francophone, donc nous comprenons qu’il y aura des délais très courts. Le CCS fera son possible de vous accommoder et coordonnera avec les traducteurs pour effectuer ce travail. Nous apprécions votre compréhension dans le cas où le délai serait difficile à remontrer. Autres demandes de traduction urgente (documents importants pour l’ORS/l’établissement, un oubli, sans préavis etc.) o Une demande de traduction urgente qui n’est pas selon les critères des documents urgents coûtera le double du tarif usuel. L’ORS/établissement assumera la différence des coûts. o Le maximum d’information pertinent à la traduction rapide est nécessaire. Le requérant doit aussi rester disponible à répondre aux questions du traducteur en tout temps, même en soirée et durant les fins de semaines. o Si le document doit rester confidentiel jusqu’à la date de diffusion, le client devra nous fournir le document sous pli confidentiel et non la journée de l’événement. o Nous ne pouvons pas assurer que la traduction sera révisée de façon minutieuse, donc ce sera au requérant de faire la relecture. À noter : Toute telle demande de traduction sera traitée à base individuelle et fera objet d’exception. Le CCS se réserve le droit de refuser la traduction. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 5 de 4 LIVRAISON Votre demande de traduction devrait préciser le mode de livraison du texte, soit l'un des suivants : • • • Courriel (préférence) Télécopieur Messager (exception seulement) RELATIONS AVEC LES CLIENTS Nous vous sommes reconnaissants de nous informer de tout problème relatif aux traductions. N'hésitez pas à nous suggérer des façons d'améliorer nos services. NON DISPONIBLE AU PUBLIC - Page 6 de 4