notification de contrôle prealable informations necessaires (2)

To be filled out in the EDPS' office
NUMERO DE REGISTRE: 495
NOTIFICATION DE CONTRÔLE PREALABLE
Date de soumission : 01/04/2009
Numéro de dossier : 2009-225
Institution : European Parliament
Base légale : article 27-5 du Règlement CE 45/2001(1)
(1) OJ L 8, 12.01.2001
INFORMATIONS NECESSAIRES (2)
(2) Merci de joindre tout document utile
1/ Nom et adresse du responsable du traitement
Dietmar Nickel
Director General DG EXPO
2/ Services de l'institution ou de l'organe chargés du traitement de données à caractère personnel
DG EXPO
3/ Intitulé du traitement
Security Support System
4/ La ou les finalités du traitement
support to missions outside the three places of work in case of emergencies
5/ Description de la categorie ou des categories de personnes concernées
MEPs and staff on delegations
6/ Description des données ou des catégories de données (en incluant, si nécessaire, les catégories particulières
de données (article 10) et/ou l'origine des données)
medical information (in case of emergency if participant is found unconscious, e.g. medication
needed, allergy information, rare blood group: contact details of emergency contact (next-of-kin)
7/ Informations destinées aux personnes concernées
0495/ 2009-225
Form contains following statement - The information contained in this form is provided on a voluntary
basis.
Data will only be used in emergency situations and only given to local health staff if needed. You are
not obliged to provide any information. However, it may imperil your health or result in difficulty in
contacting your next of kin if relevant information is not provided.
Data will only be stored for the duration of the mission and deleted after safe return of the mission.
The data controller is DG EXPO. You have a right of access and a right of rectification as well as a
right of recourse to the European Data Protection Supervisor. Please address any request for
information to Silvia Falkenstein (02 283 2896) or by e-mail to [email protected]
8/ Procedures garantissant les droits des personnes concernées(droits d'accès, de faire rectifier, de faire
vérouiller, de faire effacer, d'opposition) In general, implementing rules relating to Regulation (EC) No 45/2001
contained in the Bureau decision of 22 June 2005 provide for the right of data subjects in Articles 8 - 13.
Specifically for this operation, collection is voluntary and data subjects are informed of rights by a statement on
the form. Instructions have been given to DG EXPO staff.
9/ Procédures de traitement automatisées / manuelles
Manual - Information on medical data and emergency contact/next of kin should be collected and
forwarded to the security officer as paper copy only. Any information on medical data and next of kin
received in electronic form is deleted immediately from the E-Mail-drive and not be stored on any
other drives, in accordance with instructions to staff.
10/ Support de stockage des données
Paper - Information on medical data and emergency contact/next of kin should be collected and
forwarded to the security officer as paper copy only. Any information on medical data and next of kin
received in electronic form is deleted immediately from the E-Mail-drive and not be stored on any
other drives, in accordance with instructions to staff.
11/ Base légale et licéité du traitement
It is anticipated that there will be a decision of the Conference of Presidents covering this operation.
12/ Destinataires ou categories de destinataires auxquels les données sont susceptibles d'être
communiquées
Possible transfer to local health care services in case of emergency
13/ Politique de conservation des données personnelles (ou catégories de données)
destruction on safe return of delegation
13 a/ Dates limites pour le verouillage et l'effacement des différentes catégories de données
(après requête légitime de la personne concernée)
(Merci d'indiquer les dates limites pour chaque catégorie, si nécessaire)
destruction on safe return of delegation
14/ Finalités historiques, statistiques ou scientifiques
Si vous conservez les données pour des périodes plus longues que celles mentionnées ci-dessus, merci d'indiquer, si
nécessaire, ce pourquoi les données doivent être conservées sous une forme permettant l'identification.
0495/ 2009-225
None
15/ Transferts de données envisagés à destination de pays tiers ou d'organisations internationales
Possible transfer to local health care services in case of emergency
16/ Le traitement présente des risques particuliers qui justifient un contrôle préalable :(Merci de décrire le
traitement) :
comme prévu à:
Article 27.2.(a) YES
Les traitements de données relatives à la santé et les traitements de données relatives à des suspicions,
infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté,
Article 27.2.(b)
Les traitements destinés à évaluer des aspects de la personnalité des personnes concernées, tels que leur
compétence, leur rendement ou leur comportement,
Article 27.2.(c)
Les traitements permettant des interconnexions non prévues en vertu de la législation nationale ou
communautaire entre des données traitées pour des finalités différentes,
Article 27.2.(d)
Les traitements visant à exclure des personnes du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat,
Autre (concept général de l'article 27.1)
17/ Commentaires
PLACE AND DATE: Luxembourg,
DATA PROTECTION OFFICER: Jonathan Steele
INSTITUTION OR BODY: European Parliament
0495/ 2009-225