TDR Programme

Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA), est un organisme de développement international qui œuvre pour un
monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est accompli.
Avis de 2 vacances de postes de Programme & Administration Associate (PAA) à pourvoir :
Type et durée du contrat : Contrat de Service au Grade SB3/Q3 pour une durée initiale de 12 mois, selon les barèmes des Nations
Unies en vigueur et conformément au profil retenu.
Lieu d’affectation : Kankan, Labé
Sous la conduite du Représentant Adjoint, et la supervision directe du chargé du bureau décentralisé de l’UNFPA à Kankan, Labé,
le/la Programme & Admin Associate (PAA) est chargé(e) du suivi de la mise en œuvre opérationnelle, administrative et logistique
des interventions décentralisées de l’UNFPA dans la Région d’affectation. Il/elle assure la mise en place des outils nécessaires pour
le suivi, l’évaluation et le rapportage axés sur les résultats.
Le/la PAA travaillera avec les chargées de portefeuilles et les agences impliquées et les Groupes de Travail du Système des Nations
Unies dans la Région. Le/la PAA aura les responsabilités suivantes :
Programme : (Appui à la planification, au Suivi et Evaluation et à la Gestion des ressources du Sous-Bureau)
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Assurer, le suivi de la mise en œuvre des activités opérationnelles et de la stratégie de S&E du 7ème Programme de
Coopération entre la Guinée et l’UNFPA dans la Région ;
Assurer la collecte, l’analyse et la consolidation de toute information utile au rapportage de la mise en œuvre des PTA dans
la Région ;
Garantir la disponibilité des informations relatives à la mise en œuvre du programme de coopération dans la Région et leur
accessibilité à toutes les parties prenantes, notamment pour alimenter les revues (mensuelles, annuelles, mi-parcours,
finales) du programme pays UNFPA et de l’UNDAF;
Assurer l’édition des projets de bonnes pratiques ;
Contribuer au renforcement de capacités en suivi et évaluation des partenaires impliqués dans la mise en œuvre du
programme pays dans la Région ;
Assister le/la Chargé(e) de bureau décentralisé dans le suivi de l’utilisation des ressources allouées aux partenaires
régionaux pour la mise en œuvre des PTA ;
Appuyer la réaction et la consolidation des rapports sur l’état d’avancement (mensuel, trimestriels, semestriels, annuels)
des activités dans la Région ;
Participer à la mise en place de cadres de suivi et évaluation pour les initiatives et programmes régionaux, y compris les
initiatives et programmes conjoints du SNU ;
Participer et contribuer à l’organisation des réunions et autres rencontres initiées par le bureau décentralisé et le Bureau de
Conakry ;
Operations : (Appui Administratif, Financier et Logistique)
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Le/la PAA interprète les orientations et les procédures financières précisément en ce qui concerne l’exécution nationale
(NEX) et fournit de l’assistance et de l’information aux personnels et aux gestionnaires des projets.
Il/elle appuie les directions régionales et préfectorales dans la préparation des formulaires pour la demande et/ou la
justification des fonds et s’assure qu’ils soient transmis dans les délais et qu’ils soient établis selon les normes de qualité.
Il/elle participe à l’élaboration des PTA, des plans de travail trimestriels et des rapports d’activités et s’assure de leur
conformité avec les formulaires FACE.
4.
Il/elle analyse et vérifie la cohérence des états financiers présentés par les sous-traitants ou le personnel du projet ayant
exécuté des activités et attire l’attention du Chargé de programme concerné et de la direction sur toute anomalie, à travers
une note.
5. Il/elle planifie toutes les requêtes de fonds suivant le calendrier établi dans le plan de travail du PTA et en fonction des
résultats clés ;
6. Il/elle s’assure que les rapports, courrier et tout autre document en rapport avec la gestion du PTA soient saisis, classés ou
distribués selon les besoins ;
7. Il/elle assure la gestion du matériel, équipement et autres fournitures du Sous-Bureau et détient un registre de suivi pour
chaque équipement non consommable ;
8. Il/elle obtient les pièces justificatives des dépenses ainsi que des rapports financiers pour chaque activité les vérifie, archive
les copies et transmet les copies au bureau de l’UNFPA à Conakry;
9. Il/elle établit les rapports périodiques d’exécution des dépenses (trimestriels et annuels) et tient à jour les dossiers du
personnel, des ONG et groupements bénéficiaires de subventions de la région;
10. Il/elle tient à jour la situation du stock des fournitures du Sous-Bureau. Il s’assure que les biens et équipements sont bien
répertoriés dans le module Asset Management d’Atlas.
11. Il/elle s’assure de l’existence et l’archivage des pièces comptables et documents nécessaires, prépare et tient à jour
l’inventaire des stocks et des immobilisations.
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12. Il/elle tient à ajour les fiches de présence du personnel et les transmet mensuellement au bureau pays pour validation et
archivage
13. Il/elle exécute toute autre tâche relative à la gestion administrative et financière du Sous-Bureau qui lui serait confiée par le
superviseur.
Profil recherché :
Compétences
 Bonnes capacités d’analyse et de synthèse stratégiques ;
 Bonnes aptitudes en communication et en négociation ;
 Bonnes compétences en planification stratégiques ;
 Capacités avérées en matière de formation ;
 Aptitude à travailler dans un environnement multi culturel et à établir des relations de travail harmonieuses ;
Qualifications et autres conditions requises
 Diplôme de Licence en Administration des Affaires, comptabilité, démographie, économie, statistique, gestion des projets,
sciences sociales, ou équivalent, avec un focus sur la Gestion Axée sur les Résultats ;
 Trois (3) années d’expérience au moins dans la gestion des Activités Administratives et Programmatiques de projets ;
 Bonne connaissance du cadre de programmation des Nations Unies en Guinée (UNDAF);
 Bonne connaissance des procédures de gestion et de la mise en œuvre des programmes conjoints ;
 Expérience et capacité à travailler en groupe pour la collecte de données et le développement de projets ;
 Parfaite maitrise du français (tant orale qu’écrite), la connaissance de l’anglais serait un atout ;
 Bonnes connaissances en informatique de base et expérience dans la gestion de bases de données.
Informations générales sur les dossiers de candidature et les conditions de dépôt :
Dossiers de candidature :
 Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident a.i. de l'UNFPA en Guinée concernant le Poste pour lequel le/la
candidat(e) postule ;
 Une photocopie des diplômes ;
 Un CV ;
 Le formulaire P11 des Nations Unies dûment rempli ;
 Une attestation des expériences du candidat dans les domaines couverts par le poste (stages, formations, etc.) ;
 La liste de trois personnes de référence avec leur adresse complète.
Les dossiers de candidature incomplets et non-conformes au profil recherché ne seront pas examinés. L'UNFPA se réserve le
droit de demander les copies certifiées conformes des diplômes pour les candidatures retenues.
Dépôt des candidatures :
Les dossiers de candidature, sous pli fermé, avec sur l'enveloppe, la mention du Poste pour lequel le/la candidat(e) postule doivent
être déposés au plus tard le 18 mai 2015 à 12 heures 00 à la Représentation de l’UNFPA, Coleah, Maison Commune des Nations
Unies, 3ème Etage, BP 222 Conakry, GUINEE.
Par Email : à l’adresse [email protected] avec en objet la mention : « Avis de vacance de poste n° 00079839 pour Kankan et
N° 00079845 pour Labé».
NB : Les Formulaires P11 sont disponibles sur le site du Bureau Pays de l’UNFPA (http://guinea.unfpa.org) et peuvent être obtenus
auprès des Représentations de l'UNFPA.
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Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus. Ils/elles seront soumis(e)s à un
test écrit et à un entretien de recrutement.
UNFPA fournit un environnement de travail qui reflète les valeurs de l’égalité de genre, du travail d’équipe, du respect
pour la diversité, de l’intégrité et d’une balance saine du travail et de la vie.
UNFPA est commis à maintenir une distribution équilibrée de genre et encourage les candidatures féminines.
Aucune pratique discriminatoire n’est tolérée, y compris celle fondée sur le statut de sérologique VIH des candidats.
Le dépôt de candidature n’entraine aucun frais pour les candidats et nul ne saurait exiger un quelconque paiement lié à la
soumission de candidature.
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