Processus gestion changement (f)

51e réunion du Comité permanent
21-23 juin 2011
Point 6 d) de l’ordre du jour
Exposé sur le processus de changement de structure et de gestion du HCR
Ce document actualise les progrès accomplis vers la consolidation du processus de changement de
structure et de gestion depuis la dernière présentation au Comité permanent en mars 2011.
Progrès en matière de régionalisation
•
Dans le contexte du bilan de régionalisation, le Service de la structuration et de l’administration
organisationnelles (ODMS) a conduit à ce jour plus de 100 entretiens avec le personnel du Siège et
du terrain des bureaux de l’Afrique, des Amériques, de l’Asie et du Pacifique, de l’Europe, du
Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord (MENA). L’accent est surtout mis sur la région Afrique.
•
Les conclusions relatives aux bureaux régionaux spécifiques ont été communiquées aux bureaux
concernés et les activités d’adaptation ont déjà commencé, en particulier dans les bureaux
régionaux des Amériques et de l’Asie et du Pacifique.
Planification et gestion basées sur les résultats
•
Dans le contexte du suivi des conclusions de l’évaluation synoptique, un effort intensif de
formation a été entrepris au cours du premier trimestre de 2011. Cet effort a eu pour but de mieux
faire comprendre et utiliser la gestion basée sur les résultats au sein des opérations du HCR sur le
terrain, tant au niveau du processus que pour l’enregistrement des données et des résultats dans
Focus. Environ 300 personnes ont assisté aux 12 ateliers organisés.
•
Sur la base de la rétroinformation et de l’expérience acquise ces deux dernières années, une grande
opération de révision du cadre de résultats du HCR a été conduite. L’étude s’est concentrée
particulièrement sur l’amélioration de la formulation des objectifs des sortants et des indicateurs de
modification pour garantir la mesurabilité. Le nouveau cadre de résultats a été intégré dans
l’opération de planification de 2012-2013. Des orientations supplémentaires pour les utilisateurs
seront publiées afin de mieux faire comprendre et utiliser les indicateurs visant à mesurer les
résultats et l’impact.
•
Le processus de planification pour 2012-2013 a été simplifié par l’introduction d’un plan visant à
couvrir la budgétisation globale tout en articulant les priorités opérationnelles et les besoins de
ressources prioritaires y afférentes. Afin d’appuyer le nouveau processus de planification et de
budgétisation, des modifications importantes au logiciel Focus sont mises au point et introduites.
Afin de veiller à ce que les différents changements et les nouvelles fonctionnalités soient
totalement comprises, des ateliers régionaux ont été organisés pour plus de 300 agents du HCR qui
sont responsables des opérations de planification dans 114 pays du terrain. Ces ateliers ont aussi
fourni l’occasion de passer en revue le processus d’intégration des priorités stratégiques globales
révisées pour 2012-2013 au niveau des plans dans les pays.
•
Les progrès se poursuivent concernant l’établissement d’une interface pour permettre aux membres
du Comité exécutif d’avoir accès aux données de planification opérationnelle dans le système
Focus du HCR d’ici à la fin de l’année.
Gestion des ressources humaines
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La nouvelle procédure d’affectation pour les administrateurs internationaux qui est entrée en
vigueur en septembre 2010 a pris plus de temps que prévu. En conséquence, un certain nombre de
mesures ont été prises pour accélérer le processus sans porter préjudice à l’intégrité et à l’objectif
de la procédure.
Gestion des approvisionnements
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Pour renforcer l’accent sur la conformité, et s’aligner sur les conclusions antérieures des auditeurs
internes et externes, le Service de gestion des approvisionnements (SMS) a été réorganisé
moyennant l’établissement d’un quatrième pilier pour la gestion des risques et la conformité.
•
Suite à l’établissement du Plan d’action stratégique du SMS pour 2011-2013, des indicateurs de
performance clés ont été identifiés et un tableau de bord a été mis en place pour suivre les progrès.
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La stratégie de gestion globale des stocks (GSM) approuvée à la fin de 2010 établit l’autorité du
SMS au sein de la Division des urgences, de la sécurité et de l'approvisionnement (DESS) pour
gérer les articles de secours clés et d’appui opérationnel dans sept stocks globaux. Les stocks sont
situés dans les lieux qui répondent le mieux aux exigences opérationnelles, afin de renforcer la
capacité du HCR à organiser une réponse immédiate et fiable aux situations d’urgence. Le SMS a
continué de travailler avec chacune des opérations pour identifier conjointement les meilleures
options visant à satisfaire leurs besoins. En outre, le HCR a déjà compris les avantages de la
gestion globale des stocks au cours de la récente période d’urgence. Malgré toutes les expéditions
d’articles d’urgence clés en Afrique de l’Ouest et du Nord, les stocks globaux ont pu être
constamment réapprovisionnés pour satisfaire les besoins des 600 000 bénéficiaires.
Division des systèmes d’information et des télécommunications (DIST)
•
Des progrès constants continuent d’être faits dans la restructuration de la DIST. Tous les nouveaux
postes, y compris ceux qui sont basés dans le Centre de service des technologies de l’information
et des communications à Amman en Jordanie ont été publiés vacants et des locaux pour le centre
ont été identifiés. Les préparatifs pour l’établissement du centre sont en cours.
•
Afin de compléter et d’actualiser les données de base disponibles sur les services de technologies
de l’information et des communications au HCR et d’obtenir l’opinion du personnel sur la manière
d’améliorer ces services, la DIST a mené à bien une étude de fond sur les services de technologies
de l’information et des communications au HCR. Les résultats seront utilisés pour élaborer
ultérieurement des indicateurs de mesures de la gestion et de l’exécution des services.
•
Un plan complet pour améliorer toutes les infrastructures des technologies de l’information et des
communications, tant au Siège que sur le terrain, est pratiquement achevé et sera présenté au
Comité de gouvernance des technologies de l’information et des communications aux fins
d’approbation au cours des semaines à venir.
Perspectives
Suite à la réunion mondiale des représentants qui s’est tenue à Genève en février 2011, le Haut
Commissaire a demandé au Haut Commissaire adjoint d’assumer la responsabilité de trois priorités de
gestion : i) modernisation, ii) simplification des processus ; et iii) redevabilité. Une information ultérieure
sera fournie par le Haut Commissaire adjoint lors de la cinquante-et-unième réunion du Comité permanent
en juin.
HCR
14 juin 2011
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