Dématérialisation - Association des Maires de l`Isère

La dématérialisation
dans le secteur public local
Réunion Dématérialisation
20 février 2012
La dématérialisation : un plan d’action en partenariat
Charte nationale
Cadre
partenariale
National
d’Acceptation
7 décembre 2004
La structure nationale partenariale
se réunit périodiquement,
définit les principes et les
orientations,
valide les solutions référencées
•
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secteur local
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La dématérialisation : un plan d’action en partenariat
• Les acteurs de la structure nationale partenariale de
dématérialisation
• 13 associations nationales d’ordonnateurs : Association des maires de
France, Assemblée des départements de France, Assemblée des régions
de France, Association des maires des grandes villes, Association des
maires ruraux de France, Association des élus du monde urbain,
Assemblée des communautés de France, Association des communes de
l’Outremer, Association des petites villes de France, Fédération
d'Organismes d'HLM , Fédération hospitalière de France, Conférence des
Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres
Hospitaliers
• 6 administrations centrales : Direction générale des finances publiques,
Direction générale de la modernisation de l'État, Direction générale des
collectivités territoriales, Direction de l'hospitalisation et de l'organisation
des soins, Direction générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la
construction et Direction générale de la cohésion sociale
La Cour des Comptes et des représentants des Chambres régionales
des Comptes pour les juridictions financières
•
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Les principes généraux
Volumétrie papier annuelle
(en nombre de feuilles A4 recto, par an)
Ordonnateur
1 milliard
PEC
280
dont
Comptable
530 millions
•
millions
= 2 500 T de papier
PJ
= 140 hectares de forêt
250
millions
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62 000 arbres
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La dématérialisation de la chaîne comptable et financière
1. Dématérialisation des documents budgétaires
2. Dématérialisation des autres pièces justificatives :
paye, délibérations et arrêtés, marchés...
3. Dématérialisation des flux :
Protocole d'Echange Standard « PESV2 »
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1- La dématérialisation des documents budgétaires
La dématérialisation des documents budgétaires au format XML concerne :
Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif
Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) pour les nomenclatures
comptables : M14, M52 et M4
La dématérialisation des documents repose sur plusieurs outils
Outils DGCL mis à disposition des organismes :
ODM : production des maquettes et des nomenclatures
TOTEM : enrichissement, scellement et validation du flux
Logiciel financier de la collectivité : mise à jour indispensable, pour intégrer les
nouvelles maquettes et la nomenclature et pour produire les documents au format XML
Outil DGFiP mis à disposition des collectivités « XéMéLios »: visualisation des
documents dématérialisés pour tous les utilisateurs
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Les modalités de mise en œuvre (cible) dans le cadre réglementaire actuel
Transmission par l’ordonnateur des documents budgétaires dématérialisés non signés au
contrôle de légalité via ACTES-réglementaire (TDT) et l ’application ACTES-Budgétaires
Transmission par l’ordonnateur du document exécutoire au comptable via le PES d’Hélios
(soit par un Tiers de télétransmission, soit par le portail de la gestion publique)
Transmission par le comptable pour l ’examen des compte de gestion dématérialisé
(CRC)
Les consignes transitoires pour l’année 2012
La fonctionnalité de prise en compte du flux de document budgétaire n’est pas encore
disponible dans Hélios. L ’envoi continue à s ’opérer par un flux de type INDIGO Budget
pour alimenter le module Hélios (comme les années précédentes).
Envoi du budget XML non signé sur support Cédérom en remplacement du budget «
papier ». Le budget est ensuite consultable grâce à XéMéLios.
L ’attestation du caractère exécutoire par l’ordonnateur continue à faire l ’objet d ’un envoi
de la délibération « papier » signée manuscritement
Signature d’un accord local de dématérialisation pour accompagner la transmission du
Cédérom et de la délibération papier aux juridictions financières dans le compte de gestion
sur pièces (liasses générales)
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2. Dématérialisation des autres pièces justificatives
Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005
Les pièces justificatives
Les titres, mandats, bordereaux
Solution : PES
Les états de paye
Les interventions sociales et
diverses
Un document unique rassemblant l’ensemble
des préconisations nationales
depuis le 18 janvier 2010
Accessible depuis le site Internet
Bercy colloc/Finances
locales/Dématérialisation
Les délibérations et décisions
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/
Les pièces de passation des
marchés publics
Les factures de dépense et pièces
d’exécution des marchés publics
Intégrant l’ensemble des documents transmis au
comptable pour l’exécution budgétaire et comptable
La possibilité de dématérialiser toute la chaîne
Pour toutes les pièces justificatives, un
accord local tripartite préalable à la mise en
œuvre de la dématérialisation entre la
collectivité/ le comptable/ la CRC
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2.1 La dématérialisation de la paie
La convention cadre nationale partenariale (version 18 janvier 2010) définit, sur la
base de la charte nationale de dématérialisation dans le SPL signée par les
partenaires le 7 décembre 2004 :
• les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national
• les normes techniques à prendre en compte pour chaque solution de dématérialisation
S ’agissant de la paie, la convention prévoit :
• la transmission ou la mise à disposition des données de paye, en remplacement des
états de paye sous forme papier
• la dématérialisation porte sur les exemplaires « papier » destinés au comptable et
conservés par l ’ordonnateur = bulletin de paye + journal de paie
• elle ne concerne pas le bulletin de paye destiné au bénéficiaire
La pièce justificative prévue par le décret 2007-450 du 25 mars 2007
= des informations limitativement définies et afférentes à la liquidation de la paye
mensuelle (hors PJ)
• état nominatif décompté individuellement ou état collectif
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2-2 Les délibérations et décisions/arrêtés
Une dématérialisation facile à mettre en œuvre
• périmètre : toute décision unilatérale de la collectivité
concerne la transmission au contrôle de légalité (délibérations) ou la notification
transmise au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable
y compris les décisions RH, les délégations de signature, les décisions de création de
régies…
• transmission du document « original » déjà conservé par la collectivité
Le fichier électronique présent dans le système d’information de la collectivité ayant
servi à rédiger le document
Selon les formats « documents » référencés : RTF (WORD), PDF, Open document
• Pas de signature électronique nécessaire
Le caractère exécutoire est assuré par la signature du bordereau (papier ou
dématérialisé au format PES) lorsque le signataire du bordereau a compétence pour
attester le caractère exécutoire
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2-3 Les pièces de passation des marchés publics
Une dématérialisation à mettre en œuvre en 2 temps :
• Les pièces de passation (hors acte d’engagement) émises par la collectivité et les
pièces relevant de l’examen de gestion :
Même solution que pour les délibérations et décisions
Le document électronique présent dans le système d’information de la collectivité
Pas de signature électronique demandée
• L’acte d’engagement
1/ la numérisation au format PDF de l’acte d’engagement co-signé sur support papier
2/ après maîtrise de la signature électronique, de la vérification de la signature, de la
notification électronique
solution cible : document électronique signé électroniquement
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3- La dématérialisation totale
avec le PES V2
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3- La dématérialisation totale avec le PES V2
un protocole d’échanges enrichi entre ordonnateur et comptable
Le PESV2 constitue le protocole de référence pour les échanges dématérialisés entre
l’ordonnateur et le comptable dans le secteur public local.
Il s’agit d’un modèle de flux, portant notamment les données de prise en charge (mandats, titres,
bordereaux) et les pièces justificatives associées (ex : états de paye, délibérations, factures …) :
•des flux enrichis avec la prise en compte des pièces justificatives
•une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l’ordonnateur et le comptable :
Solution unique de dématérialisation des titres de recette, mandats de dépense et bordereaux signés
électroniquement
ORDONNATEUR
COMPTABLE
Flux PESV2
Progiciel financier
HELIOS
XSD
Mandats
PJ
Titres
associées
Bordereaux
Signature
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3- La dématérialisation totale avec le PES V2
Décision de généralisation du PESV2 qui devient le
seul protocole d’échange entre les collectivités et
les trésoreries pour la dématérialisation
A compter du 1er janvier 2015
Validation par les associations nationales d’élus et
d’ordonnateurs locaux et les juridictions financières
le 18 janvier 2011
L ’Arrêté du 3 août 2011 qui met à jour l’arrêté du 27 juin 2007
d’application de l’article D 1617-23 du CGCT pour les
collectivités qui souhaitent dématérialiser leurs échanges
transmission des pièces justificatives en remplacement
des modalités provisoires : cédérom, extranet sécurisé
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3- La dématérialisation totale avec le PES V2
La démarche de mise en œuvre du PESV2 s’articule en 4 étapes :
Au préalable, le logiciel de l ’éditeur doit avoir fait l ’objet d ’une validation par le pôle
national de dématérialisation
Phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux,
Phase de test avec l’éditeur de la collectivité à l ’aide de l ’outil Xémélios
Phase de passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés
par la DDFIP.
Phase de passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après
quelques temps d’usage
Tests réalisés par votre
prestataire en liaison avec la
DDFIP et la trésorerie
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Quelques chiffres :
- au niveau national : 282 collectivités utilisent le PES V2
dont la ville de Paris. 825 budgets dont 550 avec
dématérialisation des pièces justificatives
- en Isère, le Conseil Général utilise le PES V2
et 3 collectivités sont en phase de tests :
- le Centre de Gestion
- le SITPI
- la Ville de Pont de Claix
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