Votre formulaire en quelques clics : STAR

Cycle « Dépôt national »
Rôle STAR
Votre formulaire en quelques clics…
2011
Rôle STAR
« Cycle DEPOT NATIONAL »
Ce tutoriel présente en quelques diapositives la chronologie de saisie des
métadonnées d’une thèse et le dépôt du fichier thèse pour archivage dans les formulaires
par le rôle STAR
1- Création du compte du doctorant
• création automatique de la fiche de thèse,
• certaines métadonnées sont alimentées par défaut.
2- Alimentation initiale de la fiche de thèse et dépôt du fichier pour archivage
3– Vérification et validation finale - fin du cycle « dépôt national »
Cycle pré-archivage: période jusqu'à la délivrance du
diplôme
• Alimentation initiale de la fiche de thèse
• Dépôt de l'édition d'archivage (et de diffusion) et des
métadonnées de droits spécifiques
Juillet 2009
STAR : création d’un doctorant
1 – Création du compte du doctorant
Procédure :
• Accès au module « Gestion des doctorant »
• Recherche ou balayage des doctorants déjà saisis
• Saisie d’un nouveau compte en cliquant sur AJOUTER
 zones obligatoires : login, mot de passe + confirmation, prénom, nom
d’usage, date de naissance, nationalité, soit adresse électronique
institutionnelle soit adresse électronique personnelle
• Création immédiate en cliquant sur VALIDER
Ce que provoque la création d’un doctorant
• Création d’une fiche LDAP (identification d’un doctorant, login et mot de passe rattaché à son
établissement de soutenance)
• Création d’une pré-notice de thèse (formulaire TEF)
• Création d’un répertoire physique pour stockage ultérieur du fichier thèse et des fichiers associés
STAR : création d’un doctorant
Choisir Gestion des doctorants (accès
à l’annuaire des doctorants)
Faire une recherche, ou balayer la liste des
doctorants déjà inscrits
STAR : création d’un doctorant
Cliquer sur Ajouter pour créer un nouveau
compte
Actions permettant de voir, modifier ou
supprimer les comptes des doctorants
STAR : création d’un doctorant
Une fois le formulaire renseigné,
Cliquer sur ENREGISTRER pour créer
le compte du doctorant
La nouvelle fiche de thèse sera accessible immédiatement,
le temps au système de créer les répertoires de dépôt et la fiche de thèse correspondante.
 sur le tableau de bord
cette fiche de thèse apparaît avec l’état « à traiter », dans le cycle « Dépôt national »
Certaines métadonnées de la fiche de thèse sont alimentées par défaut :
Codes langue et pays :
Type de doctorat :
Titre obtenu :
fr
doctorat d’état
Docteur es
Les métadonnées administratives saisies par le correspond STAR sont reportées par
défaut sur toutes les fiches de thèse de son établissement.
Il s’agit principalement :
• des métadonnées de droits accordés par l’établissement,
• de la (ou des) plateforme(s) de diffusion choisi(es).
STAR : saisie de la fiche de thèse
2– Alimentation initiale de la fiche de thèse et dépôt du fichier pour
archivage
La saisie se fait au choix des établissements, dès le début du dépôt du sujet jusqu’à la fin du processus (après
soutenance et corrections éventuelles) ou en une seule fois après la soutenance et les corrections éventuelles.
Saisie des métadonnées administratives (identité du doctorant, titre de la
thèse, discipline, etc.)
Saisie des métadonnées de gestion et dépôt du fichier thèse pour
archivage (droits et diffusion au cas par cas)
Saisie des métadonnées descriptives, des liens aux référentiels
d’autorité du Sudoc (personnes, collectivités, sujets)
DOCTORANTsi l’établissement le définit comme intervenant, le doctorant peut saisir avec son identifiant dans les
formulaires STAR ses propositions de mots clés et ses résumés = à défaut c’est le rôle STAR
STAR : saisie de la fiche de thèse
Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur
Tableau de bord
La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle
« Dépôt national » à l’état « à traiter »
STAR : saisie de la fiche de thèse
accès aux formulaires de la
fiche de thèse par le bouton
EDITER
STAR : saisie de la fiche de thèse
Zones de saisie obligatoires pour les métadonnées administratives et descriptives
Onglet
Onglet
: Discipline
Titre/Sous-titre
NNT
Lien au référentiel Autorité du Sudoc (Auteur)
Mots-clés
Résumé en français
Résumé en anglais
Indice dewey (OAI set)
: Directeur de Thèse
Membres du Jury: Président, Rapporteurs, etc.
liens au référentiel Autorité du Sudoc
Onglet
: Au moins une indexation sujet (liens au référentiel rameau du Sudoc)
Ne pas oublier de de sauvegarder votre saisie en cliquant sur
STAR : dépôt du fichier thèse
Zones de saisie obligatoires pour le dépôt du fichier
Onglet
:
Dépôt de l’édition à archiver (fichier zippé)
Dépôt de(s) version(s)/édition(s) de diffusion (si différent du fichier pour archivage)
Déclaration des droits (si différent du contrat type)
Choix des modes de diffusion (si différent du choix par défaut)
Ne pas oublier de sauvegarder votre saisie en cliquant sur
DOCTORANT : un rôle facultatif
L’application a été conçue de telle façon que le doctorant ne soit pas obligé d’intervenir sur
sa fiche de thèse. Dans ce cas, c’est le rôle STAR qui est responsable de la saisie de ces
métadonnées.
Par contre, si le doctorant est autorié à intervenir, aucune zone n’est obligatoire, aucune
action de validation ne lui sera demandée.
Zones de saisie facultatives pour le DOCTORANT
Résumé en français
Résumé en anglais
Mots clés
STAR : contrôle global de la fiche de thèse
Accès à l’ensemble des métadonnées
et du fichier thèse déposé par le bouton
VOIR
STAR : contrôle global de la fiche de thèse
Accès aux
formulaires de la
fiche de thèse
Accès au stockage
du fichier thèse
déposé
Accès au contrôle
de validation
Accès aux différents
formats de la fiche de
thèse
Vue globale des métadonnées
saisies
STAR : validation finale
3- Vérification et validation finale
Lorsque la fiche de thèse est complète,
Lorsque le docteur a soutenu sa thèse et obtenu son diplôme…
STAR peut valider globalement l’ensemble des métadonnées et le dépôt de la thèse.
La validation finale déclenche :
• L’envoi du fichier « thèse » au CINES avec les métadonnées de gestion pour archivage
pérenne
• L’envoi des métadonnées pour signalement dans le catalogue Sudoc et dans le moteur de
recherche www.theses.fr
• L’attribution d’une URL pérenne
• L’envoi au réservoir OAI-PMH de STAR
• L’envoi au(x) site(s) de diffusion (sous réserve des délais de confidentialité)
STAR : validation finale
En édition, le bouton
permet de procéder à la validation finale
permet à STAR de procéder
à la validation finale
La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies:
• Si erreur, vérifier le rapport de validation
• Si les métadonnées sont conformes, la fiche de thèse est validée
Validation finale : exports
La validation finale déclenche toutes les sorties…
La fiche de thèse passe en l’état « archivée », dans le cycle « Dépôt national »
Archivage
pérenne
Signalement,
indexation,
attribution url
pérenne
Catalogue Sudoc et moteur de
recherche
Diffusion
Export
métadonnées
Fin du Cycle « Dépôt national »
La liste des thèses « validées » est accessible sur le tableau
de bord à l’état « Thèses archivées »
Ces fiches de thèse « post-archivage »
peuvent passer ensuite dans le cycle « Mise à jour »