Board Development - Alberta Culture and Tourism

Board Development
Évaluation du
rendement de votre
directeur général
L’évaluation du rendement du directeur général constitue une
responsabilité clé du conseil. Pour être efficace, cette évaluation
doit avoir lieu régulièrement et d’une manière planifiée et bien
réfléchie. Cependant, il y a plus d’une bonne façon d’accomplir
cette évaluation.
Il est important de se rappeler que l’évaluation de votre directeur
général se produit, que vous utilisiez un processus officiel ou non.
En fait, l’évaluation non officielle débute au moment où votre
directeur général entre en fonction ou lorsqu’un nouveau membre
se joint au conseil. Les renseignements recueillis pendant ces
évaluations non officielles proviennent de différentes sources,
notamment :
• des observations des membres du conseil pendant les
réunions ou séances officielles et pendant les rencontres
non officielles
• des commentaires reçus des clients
• des observations des membres, intervenants et membres
de la collectivité
• des conversations avec le personnel
Si ces évaluations non officielles ne sont pas gérées adéquatement,
elles peuvent nuire à votre organisme et à la relation entre le
conseil et le directeur général. Le président du conseil doit donc
faire part de ces renseignements au conseil afin de corriger les
malentendus et de résoudre les opinions des individus au sujet du
rendement du directeur général. Toutefois, peu importe si les
évaluations non officielles sont bien gérées, elles ne peuvent en
aucun cas remplacer le besoin de procéder à une évaluation
planifiée de votre directeur général – une évaluation de rendement
officielle.
Rédigé par
Board Development Program
Voluntary Sector Services
Alberta Culture and Community Spirit
Bureau 907, Standard Life Centre
10405 avenue Jasper
Edmonton AB T5J 4R7
Tél. : 780-427-2001
Téléc. : 780-427-4155
Corriel: [email protected]
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du Board Development Program.
2009 ♦ 1
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
Quels sont les avantages d’une
évaluation officielle du rendement de
votre directeur général?
Une évaluation exhaustive du rendement de votre directeur général
exige temps, énergie, aptitudes et ressources. Vous devez donc
vous assurer que tous comprennent bien les avantages de ce
processus. En fait, pour bien commencer ce processus, les membres
du conseil devraient élaborer une liste des avantages auxquels ils
s’attendent. Cette liste peut être utilisée pour établir des objectifs
pour le processus d’évaluation et pour évaluer la réussite du
processus comme tel.
Célébrer ce que vous souhaitez
voir davantage. [traduction]
— Inconnu
Si vous n’êtes pas en mesure de
le rédiger et d’y apposer votre
signature, ne le dites pas.
[traduction]
— Earl Wilson
2009 ♦ 2
Selon les expériences des autres conseils, parmi les avantages d’une
évaluation de rendement bien planifiée, notons les suivants :
• Permettre au conseil de se concentrer et de s’entendre sur les
critères de rendement reliés à la direction et aux priorités de
l’organisme.
• S’assurer que l’évaluation du directeur général se base sur les
objectifs et les accomplissements au niveau de l’organisme
plutôt que sur ses traits de personnalité.
• Donner les outils nécessaires au directeur général pour qu’il
puisse donner des instructions plus claires au personnel au
sujet du travail et du rendement.
• Déterminer les opportunités, les défis et les questions
stratégiques que le conseil et le directeur général peuvent
aborder avant que des problèmes se produisent.
• Offrir au directeur général une image d’ensemble des
perceptions du conseil par rapport à la qualité de son travail.
• Améliorer le rendement du directeur général et de l’organisme.
• Bâtir une meilleure relation de travail entre le directeur
général et le conseil.
Rappelez-vous que votre conseil doit mettre sur pied un processus
continu pour évaluer le rendement du directeur général tout au long
de l’année. Donc, l’évaluation de rendement annuel ne devrait pas
servir à faire part à votre directeur général de toutes les choses qui
n’ont pas bien tourné pendant l’année. Un processus de
communication continu qui partage autant ce qui va bien que ce qui
doit être amélioré peut éviter un grand nombre de maux de tête
inutiles pour votre conseil, votre directeur général et votre
organisme. En fait, les grandes surprises qui surgissent pendant une
réunion d’évaluation de rendement peuvent être un signe que votre
conseil et votre directeur général doivent définir davantage les
attentes et améliorer la communication tout au long de l’année.
Comment procéder à une évaluation de
rendement?
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
Il existe de nombreux processus pour évaluer le rendement du
directeur général. D’une part, il peut s’agir d’une courte
conversation avec le président du conseil et d’autres dirigeants du
conseil. D’autre part, il peut s’agir d’une série d’entrevues avec les
membres du conseil, le personnel et divers intervenants, menées par
un expert-conseil de l’extérieur. Certains organismes utilisent un
comité pour coordonner le processus et pour rencontrer le directeur
général afin de procéder à l’évaluation de rendement officielle.
Peu importe l’approche que vous choisissez, votre conseil doit
s’entendre sur les questions suivantes :
♦
Qui aura principalement la responsabilité de
l’évaluation de rendement?
Vous pouvez décider d’utiliser le président du conseil, le
comité de direction, le comité du personnel ou tout le
conseil. Un facteur à considérer dans votre décision est la
taille de votre conseil. Les conseils qui comptent plus de dix
membres ont généralement de la difficulté à en arriver à un
consensus à propos de l’évaluation. Un autre facteur à
considérer est de savoir si le conseil se sent à l’aise de
déléguer ce type de travail à un comité ou à un individu. Le
conseil sera-t-il porté à refaire le travail du comité?
♦
« Un des moments les plus
pénibles de la vie se produit
lorsque l’on doit admettre
qu’on n’avait pas bien fait nos
recherches et qu’on n’était
pas bien préparé. » [traduction]
— Inconnu
Quelles sont les attentes du conseil envers ceux
qui procèderont à l’évaluation de rendement? Quel
pouvoir auront-ils?
Par exemple, les personnes qui procèderont à l’évaluation de
rendement auront-elles le pouvoir d’offrir une augmentation
de salaire ou plus d’avantages sans avoir à confirmer auprès
du conseil?
♦
Comment le conseil s’entendra-t-il sur les critères
d’évaluation? Qu’est-ce qui sera évalué?
L’évaluation de rendement a pour objectif d’évaluer la façon
dont le directeur général fait son travail. Les questions de
nature personnelles ne font pas partie de l’évaluation. Un
processus d’évaluation de rendement solide rassemble les
attentes distinctes des membres du conseil en un ensemble
précis d’attentes du conseil pour le rendement du directeur
général. Rappelez-vous que le dialogue requis pour créer un
ensemble commun de critères de rendement encourage les
membres du conseil à faire part de leurs attentes non
exprimées et à s’entendre sur ce qui constitue un rendement
favorable du directeur général.
2009 ♦ 3
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
♦ Quel sera le délai d’exécution pour le processus
d’évaluation de rendement?
Assurez-vous d’allouer suffisamment de temps pour bien faire le
travail tout en veillant à ne pas faire traîner le processus.
♦ Comment les commentaires de tous les membres du
conseil seront-ils recueillis et synthétisés?
De nombreux conseils ont trouvé qu’un questionnaire composé de
questions quantifiables et ouvertes était très efficace. Choisissez un
outil d’évaluation qui vous donne des renseignements utiles.
♦ Est-ce que des commentaires seront recueillis du
personnel, des clients, des bailleurs de fonds et
d’autres intervenants? Le cas échéant, comment ces
commentaires seront-ils recueillis et synthétisés?
♦ Quelle sera la participation du directeur général pendant
ce processus? De quelle façon le directeur général
pourra-il donner suite à l’évaluation?
Assurez-vous d’inclure votre directeur général dans toutes les
étapes de l’évaluation — de réviser sa description de tâche à
donner suite à l’évaluation du conseil. L’objectif global de
l’évaluation est d’améliorer le rendement de votre organisme.
Pour que cela se produise, votre directeur général doit faire partie
du processus.
♦ Comment évaluerez-vous le processus d’évaluation de
rendement?
Allouer du temps à la fin du processus d’évaluation pour évaluer
votre processus et décider de comment vous pourrez rendre la
prochaine évaluation plus efficace.
Soyez prudent lorsque vous utilisez des processus et des outils qui
proviennent de manuels ou d’autres organismes, même si ceux-ci
peuvent représenter un bon point de départ. Vous devez vous assurer
que le processus et tous les outils d’évaluation que vous utilisez sont
appropriés pour votre organisme, votre conseil et votre directeur
général.
2009 ♦ 4
Que faut-il évaluer?
Une évaluation de rendement efficace débute par une description de tâche
détaillée et à jour. Si vous n’en avez pas déjà une, ce serait la première
tâche à accomplir au cours de ce processus. En plus de la description de
tâche, le conseil doit évaluer si le directeur général a atteint d’autres
objectifs ou d’autres attentes établis par le conseil. Parmi ces objectifs ou
attentes, on pourrait noter :
• Établissement d’un organisme solide avec une productivité et un
moral des employés élevés.
• Création ou amélioration des programmes qui mènent à bien la
mission de l’organisme.
• Élaboration de systèmes de gestion efficaces pour des domaines
comme les finances ou les ressources humaines.
• Croissance de l’appui de la collectivité envers l’organisme.
• Amélioration de la santé financière de l’organisme.
• Présentation des renseignements et offre d’appui appropriés au
conseil afin qu’il puisse assumer son rôle de direction.
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
Ce qui se fait reconnaître se
fait et ce qui se fait
récompenser se fait répéter.
[traduction]
— William James
En plus de la description de tâche du directeur général, parmi les autres
renseignements qui peuvent vous aider au cours du processus
d’évaluation, notons :
• Votre plan stratégique et votre plan d’affaires
• Les comptes rendus réguliers du directeur général au conseil
• Les objectifs annuels du directeur général, avec rapports provisoires
• Les commentaires externes sur l’organisme et le rendement du
directeur général
• Les indicateurs de rendement de l’organisme
Songez à demander à votre directeur général de rédiger une auto-évaluation
au sein de votre processus. Souvenez-vous que les évaluations de
rendement servent à préciser les attentes et à renforcer la relation de travail
entre votre conseil et le directeur général. Bien qu’il y ait des opinions
divergentes, il est important que chacun ait la chance de partager ses points
de vue. En travaillant ensemble, ceux qui procèdent à l’évaluation de
rendement et le directeur général seront plus engagés dans le processus
d’évaluation.
2009 ♦ 5
Board Development
Si vous n’avez pas actuellement des objectifs et des attentes pour votre
directeur général, vous aurez probablement à organiser une réunion avec
le conseil et votre directeur général pour établir des objectifs, des attentes
et des résultats escomptés pour une période donnée. Pendant ce
processus, établissez des points de repère au cours desquels le conseil et
le directeur général pourront discuter du progrès accompli relativement à
ces objectifs. Convenez d’une date à laquelle le conseil procèdera à
l’évaluation officielle du rendement de votre directeur général. En ne
retardant pas ce processus, vous serez sur la bonne voie pour établir une
pratique continue d’évaluations de rendement.
Je ne suis peut-être pas
totalement parfaite, mais des
parties de moi sont
excellentes. [traduction]
Comment partager les résultats de l’évaluation
avec votre directeur général?
Évaluation du rendement de
votre directeur général
— Ashleigh Brilliant
Séparez l’évaluation de
rendement des négociations
salariales. En organisant des
réunions séparées et
distinctes, les avantages des
données positives offertes au
directeur général pendant
l’évaluation de rendement ne
seront pas atténués par les
mauvaises nouvelles d’une
petite augmentation de salaire
ou d’aucune augmentation de
salaire. [traduction]
— Hiring and
Performance Appraisal of the
Executive Director, Board
Development, 1998
2009 ♦ 6
Rappelez-vous que les réunions d’évaluation sont habituellement
inconfortables pour tous les participants. Pour alléger ce malaise, tous les
participants doivent bien comprendre les objectifs de la réunion
d’évaluation avant qu’elle ne débute. On compte parmi les objectifs sur
lesquels vous voudrez peut-être mettre l’accent :
• la reconnaissance des accomplissements du directeur général
• l’utilisation de points forts comme case de départ
• l’amélioration du rendement du directeur général en renforçant ses
zones de croissance et de perfectionnement
• la mesure du progrès
• l’établissement de nouveaux objectifs de rendement pour
l’organisme et le directeur général
Voici quelques points que vous devriez considérer lors de la planification
de la réunion d’évaluation de rendement.
• Assurez-vous que la personne qui anime la réunion est confortable
dans son rôle. Cette personne doit être capable de maintenir la
conversation sur la bonne voie et d’encourager la participation de
tous, même s’il s’agit de mauvaises nouvelles.
• Organisez la réunion à un moment défini pour éviter les
distractions externes, pour que tous les participants puissent se
concentrer sur le but de la réunion. Ne tenez pas de réunion
pendant le dîner. Si la réunion doit avoir lieu pendant les heures de
travail, assurez-vous qu’il n’y ait pas d’interruptions (p. ex.,
personnel, appels téléphoniques, visiteurs, etc.).
• Allouez suffisamment de temps pour tous les participants de
l’évaluation de rendement, y compris le directeur général, afin de
discuter des questions de rendement.
• Prenez le temps de bien disposer les tables et les chaises pour la
réunion. Essayez de disposer les chaises de façon à faciliter la
discussion en groupe et l’échange d’idées et de points de vue.
Évitez d’asseoir le directeur général d’un côté de la table et les
évaluateurs de l’autre.
•
•
•
•
•
Commencez la réunion par les accomplissements et des énoncés
positifs. Soyez le plus spécifique possible avec vos exemples.
Rappelez-vous que vous voulez reconnaître que tout va bien et tirer
profit de ces forces.
Soyez diplomatique et spécifique lorsque vous mentionnez les
suggestions de zones à améliorer.
Explorez les raisons possibles qui pourraient expliquer pourquoi
les objectifs ou les attentes n’ont pas été atteints, comme par
exemple :
- L’objectif ou l’attente n’était pas réaliste.
- L’objectif ou l’attente n’était pas assez explicite.
- Il n’y avait pas suffisamment de ressources ou de temps
pour accomplir l’objectif.
- Le directeur général n’avait pas les connaissances ou
les compétences nécessaires pour accomplir l’objectif.
Vous devez décider si vous allez supprimer cet objectif ou le
garder pour la prochaine période d’évaluation. Si vous décidez de
le garder, vous devez également décider de ce qui sera fait pour
rendre l’accomplissement de cet objectif possible.
Établissez des objectifs pour la prochaine période de rendement.
Assurez-vous que ces objectifs, attentes ou changements se situent
dans la zone de responsabilité du directeur général.
Que doit comprendre l’évaluation de
rendement écrite?
La personne qui procède à l’évaluation de rendement doit rédiger le
compte rendu final. Ce compte rendu comprend :
• les accomplissements pendant la période d’évaluation
• les objectifs non atteints, avec une explication
• les objectifs pour la prochaine période d’évaluation
• une description de tout suivi avec le directeur général
• la détermination des besoins en perfectionnement
professionnel et les occasions d’y satisfaire
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
Notez-les. Les objectifs écrits ont
souvent le pouvoir de transformer
les souhaits en besoins; les
impossibles en possibles; les
rêves en plans; et les plans en
réalités. Ne faites pas qu’y
penser — écrivez-les. [traduction]
— Inconnu
2009 ♦ 7
Board Development
Évaluation du rendement de
votre directeur général
Cahiers d’exercices
autodirigés de Board
Development
Le Board Development
Program publie une série de
cahiers d’exercices
autodirigés les questions
d’élaboration d’un conseil.
Cinq cahiers d’exercices sont
à votre disposition (en anglais
seulement) :
• Developing Job
Descriptions for Board
Members of Nonprofit
Organizations
• Drafting and Revising
Bylaws
• BOARD BUILDING:
Recruiting and
Developing Effective
Board Members for
Not-for-Profit
Organizations
• Financial Responsibilities
of Not-for-Profit Boards
• Hiring and Performance
Appraisal of the Executive
Director
Vous pouvez vous
procurez ces cahiers :
• à Edmonton :
The Resource Centre for
Voluntary Organizations
(780) 497-5616
•
à Calgary :
Volunteer Calgary (403)
265-5633)
2009 ♦ 8
Le directeur général doit signer et dater le compte rendu pour signifier qu’il
a lu et compris le contenu. Vous devez inclure un espace dans le compte
rendu pour permettre au directeur général d’ajouter ses commentaires sur
l’évaluation de rendement proprement dite ou sur le processus
d’évaluation. Ces renseignements peuvent être très utiles pour concevoir
des évaluations futures. Tous les membres du conseil qui ont participé à la
réunion d’évaluation doivent également signer le compte rendu. La
personne qui a procédé au processus doit ajouter le compte rendu dans le
dossier personnel du directeur général et préparer un sommaire pour tout le
conseil.
Quelle est la dernière étape?
La dernière étape du processus d’évaluation de rendement consiste à évaluer
le rendement de ceux qui ont participé à l’évaluation, ainsi que l’efficacité
globale du processus. Utilisez les objectifs établis au début du processus
pour répondre aux questions suivantes :
♦ Qu’est-ce qui s’est bien déroulé?
♦ Que pouvons-nous améliorer?
♦ Quelles recommandations, le cas échéant, voulons-nous faire au conseil?
Vous devriez également demander à votre directeur général de partager ses
impressions du processus. Assurez-vous de consigner ces idées de façon à
pouvoir les partager avec la personne qui se chargera de la prochaine
évaluation de rendement.
Les évaluations de rendement ne sont pas chose facile. Elles exigent
temps, énergie, aptitudes et ressources. Cependant, lorsqu’elles sont
accomplies au moyen d’une communication honnête, sincère et ouverte, les
évaluations de rendement peuvent aider à établir une relation solide entre le
conseil et le directeur général qui aura comme effet de bâtir un organisme
plus performant et efficace.
Quelques points à retenir
Certains conseils évitent d’évaluer le rendement du directeur général
parce qu’il ne leur est pas possible d’offrir une augmentation de salaire en
raison de la situation financière actuelle de l’organisme. Si vous vous
retrouvez dans cette situation, assurez-vous d’évaluer le rendement tout en
trouvant d’autres façons de reconnaître les accomplissements du directeur
général. Par exemple, vous pourriez réduire les journées de travail par
mois ou vous pourriez augmenter le nombre de jours de vacances. Pourvu
que votre directeur général soit d’accord avec cette forme de
reconnaissance, il s’agit d’une façon positive de reconnaître son travail.
Adapté de Hiring and Performance Appraisal
of the Executive Director
Board Development, 1998