Conservation des factures - Numérisation : quelles

rubrique du mois
Conservation des factures
Numérisation : quelles réglementations ?
Nombreuses sont les entreprises à
scanner leurs factures. Or quelles
sont les possibilités offertes par la
réglementation tant pour les factures clients que pour les factures
fournisseurs ?
La facture connait une réglementation assez foisonnante dans la mesure où elle remplit plusieurs
rôles :
✔ une fonction commerciale : elle constitue le
support par lequel un fournisseur demande à son
client le prix de sa vente ou de sa prestation ;
✔ une fonction économique : elle reflète la réalité
des relations économiques entre un fournisseur et
son client ;
✔ une fonction comptable : elle permet l'enregistrement, en comptabilité, de l'opération qu'elle
traduit ;
✔ une fonction fiscale : elle est le vecteur du droit
à déduction de la TVA lorsqu'elle concerne une opération taxable.
L’avènement de l’informatique a modifié certaines
règles tant concernant la forme de la facture que sa
forme d’archivage ; règles qui seront résumées cidessous.
[ Concernant la forme
des factures
La facture est rédigée en double exemplaires, permettant ainsi au vendeur et à l’acheteur d’en
conserver chacun un. Elle est un élément de preuve
comptable et fiscale et elle peut revêtir plusieurs
formes.
Ainsi au regard des règles régissant la TVA, une
facture valable est soit :
✔ une facture papier envoyée par la poste,
✔ une facture envoyée par e-mail et sécurisée au
moyen d’une signature électronique,
✔ une facture transmise par E.D.I. (système normalisé d’Echanges de Données Informa-tisées).
[ Concernant la durée de
conservation des factures
Au plan des règles fiscales, les originaux ou les
copies des factures sont à conserver pendant 3 ans
à compter de la vente ou de la prestation de services. Cependant, on ne peut pas s’en tenir à ce
délai de 3 ans. En effet, les documents comptables
et les pièces justificatives doivent être conservés
pendant 10 ans.
Donc en pratique il est conseillé de conserver les
factures 10 ans en raison de leur caractère de pièces
comptables (C. Com. art. L 123-22).
[ Concernant le support
d’archivage des factures
Factures fournisseurs
Dans la mesure où les factures fournisseurs comportent de la TVA déductible, la réglementation
impose une forte contrainte, puisqu’il faut impérativement conserver ces factures sous leur format
originel pendant les 6 premières années. Ainsi, si la
facture fournisseur est reçue sous format papier, il
ne sera pas permis de la numériser et de se séparer
de l’exemplaire papier pendant cette période. Par la
suite (au-delà des 6 premières années), le support
est libre : photocopie, listing ou support informatique
(cartouches, CD-Rom, etc…).
Factures clients électroniques
Elles sont à conserver sur leur support d’origine
(électronique donc) pendant 3 années.
Par la suite, le support est libre (voir paragraphe cidessus).
Factures clients papier
La réglementation laisse désormais la possibilité de
ne pas conserver le double papier de la facture envoyée
au client.
L’instruction administrative du 11 janvier 2007
(référence : 3 E-1-07) précise selon quelles modalités
créer un support informatique valable :
✔ la date d’enregistrement du fichier de la facture
doit intervenir à une date la plus proche possible de
celle de l’impression de l’original envoyé au client,
✔ pour empêcher toute modification et assurer la
pérennité du double électronique, il faut, soit sécuriser le fichier par une signature électronique, soit
l’archiver sur un support optique ou magnétique
non réinscriptible,
✔ les fichiers de doubles électroniques de factures
doivent être conservés en France,
✔ en cas de modification de l’environnement matériel ou logiciel, l’entreprise doit assurer la compatibilité des fichiers avec l’environnement existant lors
d’un contrôle.
Service Juridique et Fiscal du SEDIMA