ch1 – participer a l`organisation logistique d`une reunion

CH1 – PARTICIPER A L'ORGANISATION
LOGISTIQUE D'UNE REUNION
POLE 3 Gestion administrative interne
Classe 3.2 – Gestion des modes de travail
3.2.1 – Organisation et suivi de réunions
Compétences
Organiser la logistique administrative d’une
réunion
Critère d’évaluation
Efficacité dans l’organisation et le suivi de la
réunion
Résultats attendus
La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés,
et les comptes rendus sont adressés.
Mise en situation
Nous sommes le 27 mars 20N.
Vous êtes employé administratif au sein de l'entreprise Ralph Lauren. Vous assistez M. LUCAS, Assistant de
direction.
Il souhaite vous associer à l'organisation logistique d'une réunion qui se tiendra à l'extérieur de l'entreprise.
M. LUCAS vous demande de participer aux premières tâches liées à la mise en place de cette réunion.
Mission 1
L'assistant de direction souhaite tester votre rigueur et vos qualités d'organisation. Il vous remet la
procédure de l'entreprise pour l'organisation des réunions à l'extérieur ainsi que sa prise de notes.
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 1 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 2 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
Mission 2
A présent, vous disposez des agendas de trois directeurs. Fixer la date de réunion.
M. MULLER
M. DEBLOCK
Mme YALABELLE
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 3 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
Mission 3
Monsieur LUCAS souhaite choisir les salles et les équipements nécessaires pour la réunion du 27 avril. Il
contacte le fournisseur Business'pro par téléphone et lui demande de lui envoyer par mél la liste des salles
et des équipements disponibles le jour de la réunion.
Votre collègue vous informe qu'il a reçu le jour même la documentation du prestataire Business'pro. Il vous
transmet le document et un mémo sur la disposition des salles de réunion et vous demande de répondre à
quelques questions afin de commencer à faire un ou des choix possibles.
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 4 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 5 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
L’assistant de direction vous fait confiance, il vous laisse prendre des initiatives afin de réserver la ou les
salles et les équipements en rédigeant un mél de réservation auprès de la société Business'pro. Il vous
remet néanmoins quelques consignes afin de vous guider au mieux.
Mission 4
Vous devez maintenant à l'aide de mes indications et du modèle de note de service, rédigez la convocation
à la réunion à adresser à l'ensemble du personnel.
A votre avis :
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 6 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI
_______________________________________________________________________________________
CH1 – PARTICIPER A L’ORGANISATION LOGISTIQUE D’UNE REUNION
Page 7 sur 7
1GA2 – 1GA3
Mme YALAOUI