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Votre lettre
MON CE AU QUOTIDIEN
L’essentiel sur la gestion de votre CE
Janvier 2016
LES RISQUES URSSAF
Quels risques pour le CE ? Comment s’en prémunir ?
La période des fêtes de fin d’année étant
traditionnellement l’occasion pour les CE de mettre
en œuvre plusieurs activités sociales et culturelles
(fêtes de Noël, chèques-cadeaux, voyages et
séjours), il nous a semblé opportun de revenir sur
les risques Urssaf liés aux activités des CE.
Alors que tout avantage en nature versé à un salarié
est en principe soumis à cotisations sociales,
l’activité des CE constitue un gisement d’exceptions
à cette règle. Si une tolérance administrative est
mise en place pour les prestations des CE, celle-ci
est soumise à de nombreuses conditions parfois peu
évidentes à comprendre. Nous vous proposons un
décryptage de ces règles afin de vous prémunir
contre des risques Urssaf qui peuvent s’avérer
coûteux pour un CE mal averti, ou mal préparé.
Activités Sociales et Culturelles (ASC) : quelles
exonérations de cotisations ?
Concernant les activités proposées par le CE, depuis
la lettre-circulaire ACOSS n° 86-17 du 14
février 1986 et par tolérance administrative, les CE
ont la particularité de bénéficier d’exonérations de
cotisations sociales sur :
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Les prestations en espèces ou en nature
lorsqu’elles sont rattachées directement aux
ASC du comité d’entreprise (participation aux
vacances, réductions pour les voyages, la
pratique sportive…).
Les chèques-lire, chèques disques et
chèques cultures, assimilés à des activités
sociales et culturelles.
Les bons d’achats octroyés pour certains
évènements par lesquels les salariés sont
concernés : mariage/pacs, naissance, départ en
retraite, fête des mères et des pères, SainteCatherine, Saint-Nicolas, rentrée scolaire, le
Noël des salariés et des enfants, dans la limite
d’un seuil équivalent à 5 % du plafond mensuel de
la Sécurité sociale par évènement et par salarié
concerné par l’évènement, soit 159 € en 2015.
Des règles spécifiques s’appliquent si le
seuil de 159 € est dépassé sur une année
pour un ayant-droit.
Rappel des principes généraux
d’assujettissement aux cotisations
sociales
La définition de la base servant au calcul des
cotisations sociales trouve sa référence
dans l’article L. 242-1 alinéa 1 du code de la
Sécurité sociale qui précise en deux mots,
que toute somme ou avantage en
nature versé à un salarié est soumis à
cotisations sauf si son exonération est
expressément prévue. En application de
ce texte, la Cour de Cassation soumet à
cotisations sociales les avantages alloués par
les CE, à l’exception de ceux ayant le
caractère de secours (qualifiés comme
l’« attribution extraordinaire d’une somme
d’argent ou d’un bien en nature en raison d’une
situation particulièrement digne d’intérêt »).
Mais le ministère et l’Agence Centrale des
Organismes de Sécurité Sociale (caisse
nationale des Urssaf) ont admis des
tolérances concernant plusieurs prestations.
Sont ainsi visés des avantages destinés, sans
discrimination, à favoriser ou améliorer les
activités extraprofessionnelles, sociales ou
culturelles des salariés et de leur famille.
Rappelons que lorsque le CE est
employeur, il est soumis aux mêmes
obligations que n’importe quelle entreprise
en matière de cotisations sociales.
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L’aide financière à des activités de services
à la personne et de garde d’enfant hors du
domicile des salariés à travers le chèque
emploi service ou par une aide directe, dans la
limite de 1 830 € par salarié et par année
civile.
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●
●
la retraite, en l’absence de justification de
l’événement (acte de mariage) et d’un justificatif
d’achat (facture).
Avances, prêts aux salariés non récupérés.
Exclusion de certains salariés (congés maladie,
maternité) du bénéfice des prestations.
En théorie, les Urssaf ne sont pas tenues d’appliquer
ces exonérations car il s’agit de simples tolérances
administratives.
Quelques conseils pour minimiser les risques
La discrimination dans le cadre des ASC : un
facteur de risque de redressement Urssaf
●
Les tribunaux caractérisent l’ASC comme une
activité « non obligatoire légalement, exercée
principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise,
sans discrimination, en vue d’améliorer les conditions
collectives d’emploi, de travail et de vie du personnel au
sein de l’entreprise ». Si le CE introduit une
différenciation de traitement dans l’organisation de
ses activités sociales et culturelles, il doit la baser sur
des critères objectifs, non-discriminatoires,
dont la réalité et la pertinence peuvent être
contrôlées. La discrimination consiste à favoriser
ou défavoriser quelqu'un, en raison de certaines de
ses caractéristiques ou de certains de ses choix
personnels.
En
cas
d’utilisation
d’un
critère
discriminatoire, considérant que l’activité ne
correspond plus à la définition d’une ASC,
l’Urssaf peut décider de redresser le CE en
réintégrant dans l’assiette des cotisations les
activités sociales et culturelles concernées.
Les risques de redressement liés aux discriminations
ont été confirmés par la réponse à la question
n° 43931 du 6 mai 2014, adressée au ministre du
Travail : la différence de traitement entre les salariés au
regard d'un même avantage doit être fondée sur des
raisons objectives et pertinentes, ce qui n'apparaît
pas, sous réserve de l'appréciation souveraine
des tribunaux, compatible avec des critères en
lien avec l'activité professionnelle tels que
l'ancienneté ou la présence effective des salariés
dans l'entreprise ». Ces deux derniers critères
doivent donc être utilisés avec précaution.
Quelques exemples de redressement Urssaf :
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●
Absence de critères d’attribution de chèques
vacances.
Versement de primes de garde d’enfants à des
enfants de plus de six ans.
Redressement de participations financières à
l’occasion d’évènements, tels que le mariage ou
Afin de se prémunir du risque Urssaf, plusieurs
mesures peuvent être mises en place par le CE.
●
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●
Mettre en place des procédures claires
d’attribution des ASC : le CE devra
démontrer que les procédures et les règles
d’attribution sont formalisées. Les dossiers
d’attribution contenant les justificatifs fournis par
le salarié, les preuves de la réalité des contrôles
effectués par le CE et les documents émis par le
CE devront donc être conservés.
Instaurer des critères d’attribution ou de
participations fondées sur des critères tels
que les ressources ou le quotient familial.
Assurer une tenue rigoureuse de la
comptabilité avec les pièces justificatives à
l’appui de toutes les écritures, afin d’éviter
que le contrôleur considère que la comptabilité
présente des anomalies entravant le contrôle et
soumette le CE à une taxation forfaitaire. Il peut
être sécurisant pour le CE de se faire
accompagner dans la tenue de ses comptes afin
de limiter ce risque.
Assurer un suivi permanent du cumul des
avantages soumis à un seuil, par exemple les aides
financières à des activités de service ou de gardes
d’enfants exonérées dans la limite de 1 830 € par
employé par année civile.
Le contrôle URSSAF : quelles obligations ?
Tout d’abord, notons que des obligations minimales
sont fixées pour les CE en matière de
communication de documents à l’entreprise : le CE
est par exemple tenu de faire connaître
mensuellement à l’employeur les sommes versées
aux salariés et soumises à cotisations. C’est à
l’employeur d’assurer les déclarations et le
versement des cotisations sociales. Lors d’un
contrôle, le comité est tenu de mettre à la
disposition de l’entreprise les documents
comptables nécessaires à l’accomplissement de
celui-ci. Rappelons notamment que le CE ne peut
pas s’opposer à la transmission de l’identité des
bénéficiaires et des conditions d’octroi des ASC en
invoquant le respect de la vie privée. Les contrôles
sont par ailleurs limités dans le temps par le délai de
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reprise des cotisations qui comprend les trois
dernières années civiles et l’année en cours : le CE
doit donc garder les justificatifs pendant 4 ans : liste
des bénéficiaires, catalogue des prestations, critères
d’attributions, justificatifs fournis par les salariés,
factures d’achats, feuilles d’émargement, etc.
Au niveau juridique, c’est l’entreprise qui est
contrôlée par l’Urssaf, et non le Comité. L’Urssaf
demande cependant fréquemment à contrôler la
comptabilité du CE, pour analyser si les avantages
alloués dans le cadre des ASC sont susceptibles
d’être soumis à cotisations. Dans le cadre de ses
contrôles, l’Urssaf traite généralement avec le
trésorier du CE.
Si l’inspecteur de l’Urssaf décide d’un redressement,
celui-ci sera notifié à l’entreprise, qui en informera
le CE. L’employeur est seul débiteur des cotisations
sociales et devra donc s’acquitter du redressement.
Pour autant, il peut dans certains cas se retourner
ensuite contre le CE pour lui demander tout ou
partie du remboursement. La Cour de Cassation a
rappelé que l’employeur peut demander à son
comité d’entreprise le remboursement des
cotisations qu’il a versées à l’Urssaf, l’initiative du
comité d’entreprise ne pouvant avoir pour
conséquence d’augmenter indirectement la
contribution patronale au financement des activités
sociales et culturelles prévues par le Code du Travail
ou la convention collective.
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Les risques Urssaf peuvent donc s’avérer coûteux
pour un CE mal averti. L’anticipation est de mise
et un expert-comptable spécialisé peut vous
aider en réalisant un diagnostic de vos
activités sociales.
N’hésitez pas à contacter Sémaphores et ses
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Le trésorier du CE :
Quels enjeux ?
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Audit/redéfinition de votre comptabilité
analytique
Audit des conventions existantes entre le CE et
ses membres
Vérification de la conformité des dépenses du
CE à son objet et à la réglementation
(séparation budgétaire, règles URSSAF, règles
fiscales, etc.)
Actualisation
du
règlement
intérieur
(nomination du trésorier, contenu du rapport
de gestion, fonctionnement de la commission
des marchés, modalités d’approbation des
comptes, etc.)
Préparation, le cas échéant, à l’audit légal du CE
par un commissaire aux comptes en réalisant un
« audit à blanc », en procédant à la redéfinition
des procédures et des règles de contrôle
interne, en préparant la justification des
comptes
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