La Télé-université, établissement universitaire à distance, cherche à

La Télé-université, établissement universitaire à distance, cherche à pourvoir un poste
régulier. La Télé-université a pour objet l’enseignement et la recherche universitaire. Son
mandat consiste à offrir la formation à distance de l’Université du Québec à Montréal et à
favoriser le développement du télé-enseignement au sein de l’Université du Québec.
Agent ou agente de secrétariat
Description : Sous la direction des ressources matérielles, assiste sa supérieure dans
l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la
gestion de sa direction. En l'absence de celle-ci, voit au maintien et au
suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau. Fournit
des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir des
politiques, règles, procédures et pratiques de gestion en vigueur dans son
secteur. Effectue, pour sa supérieure, une synthèse des problèmes et
questions complexes afin de la dégager et de l’assister dans l’exercice de
ses fonctions. Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi
administratif de divers systèmes reliés au travail de secrétariat notamment
le système de classement, de fichiers informatiques de gestion,
d’échéanciers, d’archivage. Organise des réunions en faisant les
convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des
documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations,
rédige des procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa
compétence. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les
consultations préalables. Effectue le suivi des décisions prises par sa
supérieure ainsi que certains dossiers et prend les mesures appropriées afin
d'en assurer la réalisation. Prend connaissance du courrier et le trie en
fonction des priorités, répond à une partie de la correspondance et rédige
des projets de réponse aux problèmes plus complexes. Participe aux
différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines,
financières et matérielles et assure les suivis appropriés. À cette fin, fait
les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et
complète les formulaires administratifs requis. Participe à la planification,
à la préparation et au suivi du budget de la direction. Effectue les
réservations de salles pour des usagers externes et internes selon le cas.
Pour les usagers externes, elle convient des modalités des contrats en
respect de la directive établie et effectue la facturation et le suivi sur les
réservations.
Exigences :
Maîtrise du logiciel de traitement de textes Word et du chiffrier électronique
Excel.
• Très bonne connaissance des opérations relatives au suivi budgétaire.
• Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé.
• Habileté reconnues pour la rédaction de textes.
• Sens de l'organisation développé. Habilités dans les relations interpersonnelles.
Salaire :
Taux horaire selon l’expérience variant entre 18,32$ et 22,24$.
Lieu de :
travail
Centre-ville de Québec
Si ce poste vous intéresse, faites-nous parvenir votre curriculum vitae et vos attestations
d’études d’ici le 15 février 2009 avant 16h30, à l’attention de :
Nathalie Camiré
Direction des ressources humaines
455, rue du Parvis
Québec (Québec) G1K 9H6
[email protected]
La Télé-université souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière
d’emploi.