I. Dématérialisation

Système d'Information de Gestion
I.
Dématérialisation
La dématérialisation est le remplacement dans une organisation, des supports d'informations
« papier » par des fichiers informatiques.
Enjeux de la dématérialisation
•
Supprimer le support papier ;
•
Réduire les coûts de stockage ;
•
Faciliter la recherche d'information et l'accès aux documents numérisés ;
•
Accélérer les processus en supprimant les délais dus au traitement des documents « papier ».
•
•
moderniser les services de l'État et les organismes sociaux et accroître leur efficacité ;
aider les entreprises à franchir le pas du commerce électronique.
Le plan France numérique 2020 prévoit que
« le papier devra être définitivement abandonné
et l'intégralité des démarches administratives
devront être dématérialisées ».
Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori
On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents arrivent ou sont créés sous forme
électronique dans l'organisation. Pour être exploités informatiquement il faut passer par un logiciel de
reconnaissance de caractères.
La dématérialisation « a posteriori » permet de traiter un document entrant sous forme papier dans
l'entreprise. Le document doit alors être « numérisé »
Gestion Electronique de Documents (GED)
La GED -Gestion Électronique des Documents permet la numérisation, l'indexation, le classement, le
stockage, l'accès (navigation et recherche) et la diffusion de documents électroniques, en tenant
compte de leur cycle de vie (de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes
versions).
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Les Technologies disponibles
Deux technologies complémentaires sont aujourd'hui disponibles pour les entreprises et les cabinets
d'expertise comptable : l'EDI et l'EFI
EDI
Définition
« L'EDi est le transfert automatique par réseau, d'informations structurées en « messagestype », entre des applications appartenant à des organisations distinctes ».
Composantes d'une solution EDI
Le logiciel EDI est composé d'un
ensemble de modules qui
permettent, d'extraire les données de
l'applicatif utilisé dans l'entreprise, de
les traduire en un format standardisé
(EDIFACT ou ebXML) et de les
envoyer sur un réseau en les
sécurisant.
À chaque émission ou réception d'un
message, I'interface de
communication génère un avis
d'émission ou de réception qui
informe I'expéditeur que son
message a bien été envoyé ou reçu.
Avantages de l'EDI
L'EDI permet d'envoyer en nombre
des déclarations sans intervention humaine
•
Transactions instantanées sans interventions humaines ;
•
Possibilité de travailler à flux tendus, en Juste-à-temps(JAT) ;
•
Meilleure réponse à l’attente des clients (amélioration du service clientèle, image de marque) ;
•
Développement du partenariat clients / fournisseurs et ouverture de l’entreprise à
l’international.
•
Valeur probante des informations échangées, tant sur le plan juridique que fiscal, sans qu'il
soit nécessaire d'en avoir une copie « papier », à condition qu'il y ait eu signature préalable
d'un contrat d'interchange entre partenaires.
Inconvénients
•
Complexité de la mise en place : il faut réorganiser les différents services concernés et
réorganiser les tâches au sein du personnel.
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•
Coût d'investissement élevé : il faut restructurer les données exploitées dans l‘entreprise pour
les rendre compatible au format EDIFACT, acheter des logiciels et des matériels spécifiques,
former le personnel.
•
Coût d'exploitation élevé : il faut compter la maintenance logicielle et matérielle, le coût
nécessaire à la sécurisation des transactions et proportionnel au volume échangé.
Echange de Formulaires Informatisé (E.F.l.).
Définition
L’EFI est une technique qui se substitue à des procédures déclaratives sous forme papier. Les
formulaires sont accessibles via un site Web dynamique sécurisé. L’utilisateur doit être en possession
d’un certificat électronique pour sécuriser les transactions.
Après avoir complété les formulaires, l’utilisateur peut également effectuer des paiements.
Composantes d'une solution EFI
Le déclarant doit s'inscrire sur le site Web associé, avant de se connecter et de remplir un formulaire
en ligne.
Ce dernier est ensuite crypté à l'aide du certificat du déclarant et transmis à l'organisme concerné. Un
ordre de virement peut être également généré pour payer le montant dû.
L'administration de son coté, peut récupérer sur le site les résultats des transactions et mettre à jour
en conséquence la Base de Données propre à l'applicatif métier.
L'EFI nécessite une intervention humaine
pour un traitement unique
Avantages et inconvénients de l'EFI
Avantages
•
Facilite les déclarations vis-à-vis de l’administration.
•
Accessible par une simple connexion Internet, cette technologie est ouverte aux PME/PMI.
Inconvénients
•
Nécessite un retraitement des informations par l’organisme partenaire.
•
Nécessite une impression des transactions et formulaires pour assurer la preuve des
opérations.
Administration Fiscale et Télé-procédures
L’administration fiscale propose aux entreprises d'effectuer un certain nombre d'opérations à distance
pour :
•
Consulter un compte fiscal ;
•
Télé-déclarer et télé-payer les principaux impôts ;
•
Télé-transmettre une déclaration de résultats ;
•
Demander le remboursement d’un crédit de tva ;
•
Télécharger des attestations fiscales .
Solution EFI
Solution EDI
•
la télédéclaration de la TVA ;
•
la télédéclaration des acomptes et du
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•
la télétransmission des déclarations de
résultats, des liasses fiscales et des
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Ces deux technologies permettent d'assurer
des Echanges Electroniques Professionnels (EEP)
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solde de la CVAE ;
•
le télé-règlement de la TVA, de l’impôt sur
les sociétés, de la taxe sur les salaires,
•
des taxes foncières, de la contribution
économique territoriale (CVAE et CFE),
de l’IFER ainsi que leurs taxes annexes ;
•
la télétransmission des demandes de
remboursement de crédit de TVA ;
•
la délivrance d’attestations fiscales ;
•
la télétransmission des demandes de
remboursement de TVA supportée dans
un autre État membre ;
•
la télétransmission de la déclaration de
résultats
uniquement
pour
les
entrepreneurs individuels assujettis au
régime simplifié d’imposition (formulaire
2031).
Synthèse
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déclarations n°1330-CVAE de cotisation
sur la valeur ajoutée des entreprises
(procédure EDI-TDFC) ;
•
la télédéclaration et le télé-règlement de
la TVA ;
•
la télétransmission des demandes de
remboursement de crédit de TVA ;
•
le télé-paiement de la CVAE, de l’impôt
sur les sociétés et de la taxe sur les
salaires.