CBFA - Bureaux de change - Circulaires - enregistrement

Version du 04/2004
SCHEMA TYPE DU DOSSIER D’ENREGISTREMENT
Introduction
Vous trouverez ci-après un aperçu des informations qu'un bureau de change doit, en
application de l'article 3, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 27 décembre 1994 relatif aux bureaux
de change et au commerce des devises, fournir à la Commission bancaire, financière et des
assurances au moment de sa demande d'enregistrement. Le schéma n'est pas exhaustif: en
vertu de l'article 3, alinéa 2 de l'arrêté, la Commission peut se faire transmettre d'autres
informations nécessaires afin d'instruire la demande d'enregistrement. Certaines données
devront être fournies en remplissant un document standard que vous trouverez en annexe. La
demande d'enregistrement, accompagnée du dossier d'enregistrement en double exemplaire,
doit être introduite auprès de la Commission bancaire, financière et des assurances par lettre
recommandée à la poste ou avec accusé de réception.
A.
Nom du bureau de change
Le cas échéant, veuillez mentionner également la raison sociale (qui doit être reprise
dans les statuts !).
B.
Demande formelle d'enregistrement
Datée et signée par une personne compétente, dont la qualité doit être mentionnée.
C.
Identification du demandeur
1)
Personne physique
abc-
2)
D.
Nom ;
Veuillez remplir le formulaire standard repris à l'annexe 1 ;
Veuillez joindre au dossier un certificat de bonnes vie et moeurs, ne
remontant pas à plus de trois mois.
Société
a- Nom ;
b- Veuillez remplir le formulaire standard repris à l'annexe 2.
Identification de la direction effective
ab-
Nom (noms) ;
Pour chaque personne chargée de la direction effective, veuillez remplir le
formulaire standard repris à l'annexe 1 et joindre un certificat de bonnes vie et
moeurs ne remontant pas à plus de trois mois.
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Version du 04/2004
E.
Identité de la ou des personnes responsables de l'application de la loi du
11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux
fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme
a-
Nom (noms) ;
b-
Mentionnez le nom et la fonction au sein de l'organisation du bureau de change. Si
aucune précision n'a encore été fournie sur cette ou ces personnes conformément
aux instructions susvisées, veuillez remplir également le formulaire de l'annexe 1 et
transmettre un certificat de bonnes vie et moeurs ne remontant pas à plus de trois
mois.
F.
Description de l'activité
1.
Organisation générale
Donnez une description générale de l'activité en devises (projetée), comprenant les
renseignements suivants :
a- Si elle n'est pas déjà mentionnée ailleurs : la structure de groupe éventuelle,
précisant la nature et l'importance de toutes les entreprises liées.
b- Les points d'exploitation et le nombre de personnes employées. Si des bureaux
mobiles sont utilisés, il y a lieu de le mentionner.
2.
c-
Si le bureau recourt à des intermédiaires ou à des agents délégués : leur nom et leur
statut exact ; veuillez joindre, le cas échéant, un contrat d'agent délégué.
d-
Accords de collaboration éventuels, formels ou informels, ou liens similaires avec
des tiers, qu'il s'agisse de bureaux de change ou non.
e-
Les autres activités du bureau de change. Veuillez en donner une description
détaillée (nature, importance ...).
Activité de change
a- Une description détaillée de la nature des activités de change par point
d'exploitation :
1- centre touristique/transactions d'affaires
2- pour clients belges ou étrangers (en %)
3- pour particuliers, professionnels ou institutionnels (en %)
4- en espèces, sous forme de chèques, avec carte de crédit ou de paiement (en %)
b- Vos contreparties dans le cadre de la gestion des stocks (vente de devises
excédentaires, achat des devises nécessaires). S'il y en a plusieurs, mentionnez leur
importance respective.
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3.
Activité de transfert1
1-
Une description détaillée de la manière dont le transfert d’argent sera réalisé
2-
Quel est le délai prévu pour le paiement à l’étranger des fonds acceptés en
Belgique ?
3-
Quelles seront les contreparties qui exécuteront le paiement des transferts à
l’étranger (envoi de fonds) ?
De quelles contreparties l’argent est-il payé en Belgique (réception de fonds) ?
Des accords de collaboration ont-ils été signés avec ces contreparties ?
(cfr. point F. g)
4-
Quelles sont les mesures prises, si les fonds envoyés par un client ne peuvent pas
être payés ?
5-
Des limites seront-elles instaurées pour l’envoi/la réception de fonds (montants
maximum par mois, par client, par bénéficiaire,..) ?
6-
Pays de destination des envois de fonds (avec indication en % du volume visé par
pas)
7-
Pays duquel l’argent sera envoyé (réception de fonds) (avec indication en % du
volume visé par pas)
8-
Le bureau acceptera-t-il les transferts en devises étrangères ?
Si oui ; quelles seront les devises acceptées ?
G.
Description de l'organisation administrative et comptable de l’activité de change
et/ou de transfert
1)
Organigramme reprenant une description de fonctions et la répartition des compétences
1- Organigramme du bureau de change, avec indication du nombre et de l'adresse des
points d'exploitation.
2- Description des fonctions et répartition des compétences.
aNombre de personnes employées (total et par point d'exploitation), ces
personnes travaillent-elles à temps plein ?
b- Description précise des fonctions de chacune des personnes employées
cDescription des compétences (e.a. pouvoir de signature). Ces compétences
sont-elles formalisées ?
d- Statut social des collaborateurs (salarié - indépendant).
eAgents délégués : politique générale, procédures d’engagement, type
d’activité, contrôle administratif et commercial.
1
Cfr. article 3 de la loi du 3 mai 2002 modifiant la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de
l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et modifiant la loi du 6 avril 1995
relative aux marchés secondaires, au statut des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux
intermédiaires et conseillers en placements, publiée dans le M.B. le 29 juin 2002.
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2)
Description de l'organisation comptable et de 1'informatique
1Disposez-vous d'une structure informatique ? Oui - non
Si oui :
a- De quel système s'agit-il ?
b- Existe-t-il un dispositif de protection des accès au système ou à certains
programmes ?
c- Existe-t-il un dispositif de sauvegarde des données et/ou des programmes ?
2-
Quel système comptable utilisez-vous actuellement ?
a- Comptabilité complète ;
b- Comptabilité simplifiée ;
3-
Les opérations réalisées font-elles l'objet d'un enregistrement immédiat ?
4-
Une réconciliation quotidienne est-elle opérée entre la comptabilité et le solde en
caisse ?
5-
Pour les opérations de transferts de fonds :
6-
3)
a-
Description détaillée de la procédure administrative et comptable d’un
transfert ;
b-
Un système de blocage est-il prévu ? (cfr. point F.3.5 relatif aux limites) ;
c-
De quelle manière les données imputées seront-elles gérées (database) ;
d-
De quelle manière la confirmation des paiements à l’étranger sera-t-elle
suivie ?
De quelle manière le reporting mensuel à la Commission bancaire, financière et
des assurances sera-t-il généré (e-mail ou disquette) ?
Modèle de bordereau de change et/ou de transfert et description du système de
numérotation, de formation des cours pratiqués et de commissionnement
1234-
Veuillez nous transmettre deux exemplaires du ou des bordereaux utilisés par le
bureau de change.
Décrivez le système de numérotation des bordereaux. Cette numérotation est-elle
opérée par point d'exploitation ou non ?
Une réconciliation est-elle opérée afin de vérifier le respect des séquences de
numérotation, et si oui, par qui et selon quelles procédures ?
Décrivez la formation du cours appliqué aux clients, (sur quelle base le cours estil déterminé ? Marges appliquées ?), et mentionnez les charges et commissions
éventuellement prélevées.
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Version du 04/2004
4)
Mesures de prévention dans le cadre de la loi du 11 janvier 1993 (et ses modifications)
relative au blanchiment de capitaux et procédures de contrôle interne en la matière
1-
23-
45-
6-
H.
Quelles sont les mesures adoptées afin d’identifier les clients tel que requis par la
loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier
aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ?
Quelles mesures de conservation des données votre bureau de change a-t-il prises
afin de se conformer à l'article 7 de la loi du 11 janvier 1993 précité ?
Précisez la nature et le contenu de la ou des sessions de formation suivies par vos
collaborateurs en matière de prévention du blanchiment de capitaux. Indiquez le
nom des personnes ayant suivi ces sessions, ainsi que la date de celles-ci.
Décrivez les procédures et les critères de détection des transactions suspectes au
sens de la législation relative au blanchiment.
Décrivez la procédure de rédaction du rapport visé à l'article 8 de la loi du
11 janvier 1993 précitée, et de sa transmission à la personne responsable en la
matière.
Mentionnez les initiatives futures.
Etats financiers
- Pour une société existante : Veuillez joindre au dossier d'enregistrement les derniers
comptes annuels déposés ainsi que leurs annexes, ainsi qu’un « plan financier » pour
les trois années à venir, qui démontre entre autres la viabilité financière de la société.
- Pour une nouvelle société : bilan et compte de résultats prévisionnels (plan financier)
sur 3 ans.
I.
Déclaration quant au caractère complet et correct des informations fournies
Le demandeur doit joindre à son envoi la déclaration figurant à l'annexe 3, dûment
signée.
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