Manuel simplifié PAC3

Transcription

REPUBLIQUE DU NIGE PROGRAMME D’ACTIONS
COMMUNAUTAIRES PHASE 3 (PAC3)
MANUEL DE PROCEDURES SIMPLIFIE DE
GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE ET DE
PASSATION DES MARCHES A L’USAGE DES
COMMUNES
MANUEL DE PROCEDURES
République du Niger
Réf:
PAC3
Programme d’Actions
Communautaires
SOMMAIRE
I.
OBJECTIFS DU MANUEL
II.
GESTION BUDGETAIRE
III.
GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
IV.
PASSATION DES MARCHES
V.
ANNEXES
Rédigé
Révisé
le :
le :
02/12/2
013
I. OBJECTIFS DU MANUEL SIMPLIFIE
Réf:
PAC3
Communautaires
OBJECTIFS DU MANUEL
Rédigé
Révisé
le :
le :
02/12/2
013
Le présent manuel de procédures formalise quelques procédures de gestion
financière et comptables et de passation des marchés dans le but de les
simplifier à l’usage des communes. Il a pour objectifs :

Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère financier
et comptable ;

Présenter les modèles de documents essentiels à la bonne gestion des
ressources mises à la disposition de ces communes ;

Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions
garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à
effectuer au sein de la structure et définir les responsables de ceux-ci à
chaque étape du circuit des documents ;

Utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions
engagées, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que :
-
le dispositif institutionnel ;
le personnel ;
le matériel ;
les ressources financières.

Maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer
les moyens mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ;

Renforcer ainsi les capacités des agents et cadres directement impliqués
dans l’exécution des plans d’actions et budgets financés dans le cadre du
PAC3 ;

Renforcer les capacités des communes en matière de passation des
marchés.
II. GESTION BUDGETAIRE
PAC3
GESTION BUDGETAIRE
Communautaires
2.1
DEFINITION
Réf:
Rédigé
Révisé
le :
le :
02/12/2
013
DEFINITION
La gestion budgétaire est le processus de gestion regroupant :
- La planification ;
-
L’élaboration du budget ;
-
L’exécution et le suivi du budget.
Le budget est un plan annuel des activités futures établi sur la base
d’hypothèses d’exploitation. Il est exprimé principalement en termes financiers
(prévisions), mais il incorpore souvent beaucoup de mesures quantitatives non
financières.
2.2
PRESENTATION DU BUDGET
Le Programme d’Investissement Annuel (PIA) doit être adapté au budget annuel
de la structure qui comprend d'une part l'apport du PAC3 (allocation budgétaire
définie par le PAC3 suivant le nombre de bénéficiaires et autres critères définis
dans le manuel d’exécution) et d'autre part la contribution des bénéficiaires qui
pourra être en numéraire, en matériaux ou en main d'œuvre suivant les actions
retenues.
Le CDAP s'assure de l'éligibilité des actions souhaitées mais également que
celles-ci s'intègrent bien dans le plan de développement du département.
2.3 ELABORATION DU PROGRAMME
ANNUEL
DE TRAVAIL ET DU BUDGET
Le PAC3 introduira, au niveau des collectivités territoriales, des mécanismes de
planification participatifs, permettant à tous les acteurs locaux (conseils
communaux, commissions spécialisées communales) de jouer un rôle actif dans le
développement local. La Direction Régionale
de l’Aménagement et du
Développement Communautaire du Ministère de l’Aménagement du Territoire, du
Développement Communautaire, de l’Urbanisme et l’Habitat en collaboration avec
le PAC3 supervisera la production d’un Manuel de Planification Communal, dont
les principaux aspects sont les suivants :

Diagnostics participatifs de villages sédentaires et de campements nomades
homogènes (le regroupement des bénéficiaires ayant été préalablement
identifié en fonction d’un certain nombre de critères sociologiques,
écologiques, géographiques et économiques) ;

Hiérarchisation des besoins locaux, en fonction d’axes prioritaires qui
reflètent les orientations stratégiques régionales et nationales ;

Intégration des priorités dans un plan de développement communal (PDC)
tri-annuel, instrument d’orientation stratégique du développement local à
moyen terme, prévu par la législation en vigueur, permettant de traduire les
priorités en un ensemble cohérent d’objectifs et en des stratégies et
projets.
Le PDC, préparé par les organes communaux et approuvé par le Conseil
Communal (CC), comporte les éléments suivants :
 le profil socio-économique et institutionnel de la commune, comportant
les principales potentialités et contraintes ;
 les objectifs et axes prioritaires de développement communal ;
 les projets prioritaires, en distinguant :
 les ’actions publiques’ (infrastructures ou services collectifs,
généralement – mais non exclusivement – au niveau du chef lieu de
la commune) ;
 les actions des organisations de base (actions productives intervillages, villages, groupements ou associations de producteurs de
base).

Etudes de pré-faisabilité technique des projets, avec estimation des coûts
et l’obtention d’un visa d’éligibilité de la part de la structure déconcentrée
concernée ;

Etablissement d’un plan d’investissement annuel (PIA), élaboré par le CC,
assisté par les services déconcentrés de l’Etat et les représentants des
ONG locales, constitue une formulation préliminaire de projets individuels,
avec une estimation de leurs coûts, leur priorisation et sélection, à la
lumière des opportunités de financement existantes. Le PIA se limite à un
tableau comportant l’ensemble des investissements programmés (parmi
lesquels ceux qui seront soumis au financement du PAC3), et constitue la
base technique nécessaire pour la préparation du Budget communal ;

Etablissement d’un budget annuel, qui est à la fois :
 un instrument de mise en cohérence de l’ensemble des dépenses
(d’investissement et de fonctionnement) et des recettes de la commune ;
 un outil autorisant l’engagement des dépenses par l’organe exécutif (le
maire de la commune), le budget doit être approuvé par la tutelle
(autorités administratives locales, préfet).

La préparation
instrument de :
d’une
Convention entre la commune et
le
PAC3,
 contractualisation des relations entre la commune concernée et le PAC3
pour l’exécution du PIA ;
 soutien des acteurs non institutionnels dans l’exercice de la maîtrise
d’ouvrage déléguée ;
 préparation à la gestion transparente des infrastructures réalisées avec
le FIL.
2.4 EXECUTION DU BUDGET
Une fois le PIA approuvé, une convention de cofinancement est établie et signée
entre la CRC et la Commune sur la base des micro –projets adoptés par le CDAP.
Après réception des dossiers de micro-projets approuvés, la CRC transmet le
dossier à la CNC pour transfert des fonds dans les comptes bancaires ouverts à
cet effet par les Communes concernées.
Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les micro-projets ne
nécessitant pas une procédure de passation de marchés.
Pour les micro-projets nécessitant la passation de marchés, le transfert est
effectué après signature du contrat.
Un micro-projet est exécuté conformément aux dispositions d’un Accord de
Subvention de Contrepartie, devant être conclu entre la CRC concernée ou la
Commune concernée, selon le cas, pour le compte du Gouvernement, et le
Bénéficiaire, à des conditions décrites plus en détail dans le MEP et le PGE et
jugées satisfaisantes par l'IDA et le FIDA ; lesdites conditions comprennent,
entre autres, les dispositions suivantes :

le Bénéficiaire est tenu de contribuer, en espèces ou en nature, au
financement d’au moins 5% du coût estimatif du micro-projet, et d’au moins
10% du coût estimatif des micro-projets se rapportant aux AGR;

le Bénéficiaire est tenu :
 d’exécuter le micro-projet avec la diligence et l’efficacité requises, selon
des méthodes environnementales, d’ingénierie, financières et
administratives adéquates ;
 de tenir des écritures appropriées permettant de rendre compte,
conformément à des pratiques comptables acceptables, des opérations,
des ressources et des dépenses relatives au micro-projet ;

2.4
tous les marchés de fournitures et de travaux et tous les contrats de
services de consultants devant être financés sur les fonds de la Subvention
de Contrepartie sont passés conformément à des procédures assurant des
résultats efficaces et économiques et conformément aux dispositions de
l'Annexe 3 de l’Accord de Don IDA, et lesdites fournitures et lesdits
travaux et services servent exclusivement à l'exécution du micro-projet.
CONTROLE DE L’EXECUTION DU BUDGET
Tout effort pour établir un budget est vain si l’on n’y adjoint pas la fonction de
contrôle permettant de déceler les écarts éventuels entre les prévisions et les
réalisations.
Le contrôle budgétaire exige trois séries d’interventions :

Pour la prévision, l’établissement d’un programme précis en vue d’atteindre
dans un délai donné un résultat déterminé ;

Au cours de l’exécution, l’étude systématique et permanente des
perturbations susceptibles de modifier les prévisions du programme ;

Périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre
l’objectif défini, en dépit des variations intervenues dans les facteurs de
décision.
L’objectif du contrôle consiste en la recherche d’écarts éventuels entre les
prévisions et les réalisations. Les résultats du contrôle de l’exécution du budget
dépendent de son efficacité, sa fréquence et sa rapidité.
Aussi est-il nécessaire de procéder au contrôle budgétaire de manière
quotidienne avant l’émission d’une demande d’engagement.
La CRC ou la Commune, pour le compte de l’entité recevant la Subvention de
Contrepartie, et ladite entité en sa qualité propre, ont le droit :
 d’inspecter, seul ou conjointement avec l’IDA, si l’IDA en font la
demande, les fournitures, chantiers, travaux, installations et
constructions compris dans le micro-projet, leur fonctionnement, et tous
documents et écritures y afférents ;
 d’obtenir tout renseignement que le Gouvernement, l’IDA peut
raisonnablement demander concernant l’administration, l’exploitation et
la situation financière des micro-projets ;
 de suspendre ou de résilier le droit qu’a un Bénéficiaire d’utiliser les
fonds de la Subvention de Contrepartie au cas où ledit Bénéficiaire
manquerait à l’une quelconque des obligations lui incombant en vertu de
l’Accord de Subvention de Contrepartie.
III.
PAC3
Programme d’Action
Communautaire
3.1
Réf:
GENERALITES
Rédigé
Révisé
le :
le :
02/12/2
013
GENERALITES
La gestion financière et comptable des communes est basée sur des règles
simplifiées, avec des modèles de documents adaptés et peu nombreux pour
assurer aussi bien une bonne gestion des ressources et activités par les
responsables des structures, qu’un meilleur suivi par les structures hiérarchiques
au niveau régional et national.
Les communes ouvriront un compte bancaire auprès d’une institution bancaire
commerciale.
Les communes sélectionnées auront accès à des instruments financiers leur
permettant de faire des investissements dans le domaine du développement
communal. Cependant, pour être éligibles, les communes devront remplir un
certain nombre de conditions initiales basées sur leur capacité de planifier,
programmer et exécuter un Plan de développement communal.
Chaque commune doit posséder un Plan de Développement Communal réalisé
suivant une démarche participative et extraire les actions prioritaires contenues
dans ce Plan afin de réaliser un Plan d'Investissement Annuel (PIA) qui sera
soumis au CDAP ou à l'autorité de tutelle pour les communes.
Aucun micro-projet proposé n'est admis à recevoir un financement dans le cadre
d’une Subvention de Contrepartie sur le produit du Don des micro -projets à
moins que le Comité d’Approbation du Projet et les CRC ou les Communes, selon le
cas, n'aient respectivement établi, sur la base d'une évaluation menée
conformément aux dispositions de l’accord de don IDA, FEM ;aux directives du
MEP, que le micro-projet en question satisfait aux critères d'admissibilité
indiqués ci-après et plus en détail dans le MEP
selon lesquels, notamment :

le micro-projet proposé est lancé par une OC qui remplit les critères
d’admissibilité spécifiés dans le MEP, et ladite OC est admissible à
bénéficier de Subventions de Contrepartie ultérieures si elle mène à son
terme le micro-projet d’une manière jugée satisfaisante par le
Gouvernement, l’IDA etle FEM le micro-projet proposé se rapporte à l’une
des activités menées dans les domaines spécifiées à titre d’exemple dans la
Partie C de l’Annexe 2 de l’Accord de Don et décrites plus en détail dans le
MEP ;

le financement du micro-projet proposé est entièrement couvert par la
somme de la Subvention de Contrepartie et de la Contribution du
Bénéficiaire.
L’instruction des dossiers de demandes de Subventions de Contrepartie
présentées par des OC suit les procédures suivantes :

le micro-projet est identifié et évalué par les Communes, à travers le
processus d’évaluations participatives des besoins des communes visé dans
la Partie A du Projet ;

le micro-projet proposé est approuvé par le Comité d’Approbation du Projet
pertinent, sur la base d’une évaluation technique de sa compatibilité avec les
PDC visés dans la Partie A du Projet et avec les politiques et normes du
Gouvernement applicables à la santé, l’éducation, les transports,
l’environnement et l’agriculture, selon les cas ;

le micro-projet approuvé conformément aux dispositions de l’accord de don
IDA, ensuite examiné par la CRC pertinente ou la Commune pertinente,
selon le cas, sur la base du respect des critères d’admissibilité et des
directives et procédures financières, de passation des marchés et
environnementales stipulées dans le PME
La CRC, la Commune ou l’entité recevant la Subvention de Contrepartie, selon le cas, exerce les
droits qui lui sont conférés par l'Accord de Subvention de Contrepartie de manière à préserver
ses intérêts et ceux de l’IDA et du FEM et à réaliser les objectifs du Projet et, à moins que
l’IDA, le FEM n'en conviennent autrement, ne modifie ni n'abroge l'Accord de Subvention de
Contrepartie ou l'une quelconque de ses parties, ni n'y fait dérogation ni n'aliène
substantiellement les droits et obligations y afférents.
PAC3
Réf:
Communautaire
3.2
MOBILISATION DES RESSOURCES
Rédigé
Révisé
le :
le :
02/12/2
013
MOBILISATION DES RESSOURCES
Dans le cadre du Programme, les comptes désignés sont destinés à financer les
activités des communes.
Les principes retenus pour la mobilisation des fonds destinés à financer les
dépenses éligibles conformément aux dispositions des Accords de financement
sont les suivants :
3.2.1 Principes
Le Programme d’Investissement Annuel (PIA) doit être adapté au budget annuel
de la structure qui comprend d'une part l'apport du PAC3 (allocation budgétaire
définie par le PAC3 suivant le nombre de bénéficiaire et autres critères définis
dans le manuel d’exécution) et d'autre part la contribution des bénéficiaires qui
pourra être en numéraire, en matériaux ou en main d'œuvre suivant les actions
retenues.
Une fois le PIA approuvé, une convention de cofinancement est établie et signée
entre la CRC et la Commune sur la base des micro –projets adoptés par le CDAP.
Après réception des dossiers de micro-projets approuvés, la CRC transmet le
dossier à la CNC pour transfert des fonds dans les comptes bancaires ouverts à
cet effet par les Communes concernées.
Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les micro-projets ne
Pour les micro-projets nécessitant la passation de marchés, le transfert est
Chaque Commune bénéficiant du Fonds d'Investissement Local du PAC3 recevra
une Dotation Indicative Financière (DIF) triennale. Cette dotation sera
débloquée en DIF annuelles, en fonction des résultats de l’évaluation de la
performance.
3.2.2 Demande de transfert de fonds de la commune à la CRC.








Lettre de demande de fonds de transfert de fonds ;
Preuve de versement de la contribution de la commune ;
Engagement de la commune à n’utiliser les fonds que pour le micro projet
objet de la convention ;
Copie de la convention ;
Copie du micro projet ;
Copie du marché ou de contrat pour les infrastructures socio économiques ;
Arrêté de mise en place d’une commission d’achat d’animaux pour les micros
projet d’embouche ou de reconstitution du cheptel ;
Liste des bénéficiaires.
PAC3
Communautaire
DECAISSEMENTS & JUSTIFICATION DES
FONDS
3.3
Réf:
Rédigé
Révisé
le :02/1 le :
2/2013
DECAISSEMENTS
Les principes généraux de décaissements décrits ci-après doivent faire l’objet
d’une harmonisation dans toutes les communes afin de faciliter la tâche à la
Coordination régionale dans le cadre du suivi de l’exécution et de la consolidation
des données.
3.3.1
Décaissements par banque
Dans la mesure où les communes peuvent disposer d’un compte auprès d’une
banque commerciale, les procédures de décaissement par banque seront
applicables. Dans cette hypothèse, les comptes ne seront destinés à recevoir que
les fonds de la CNC et la contribution des bénéficiaires et fonctionneront selon
le principe de double signature (maire et receveur municipal).
Les personnes chargées d’exécuter la dite procédure sont les responsables des
communes.
3.3.2
Modalités de décaissement et de justification de fonds
3.3.2.1
Modalités de décaissement
Il existe plusieurs types de décaissement au niveau des communes. Il s’agit de :
 Avance de fonds sur présentation d’un TDR: il s’agit des cas des
activités ci-après
 les missions et déplacements ;
 les ateliers et formations :
 les prestations de la main d’œuvre (main d’œuvre pour la
confection de banquettes) ;
 l’achat d’animaux :

Règlement des prestataires sur présentation d’une facture. Il
s’agit des marchés de : Travaux ;
 Fournitures ;
 Services
3.3.2.2
Modalités de justification
3.3.2.2.1 Justification de l’avance de fonds
Dans un premier temps (avant l’activité)
Copie du chèque ayant servi au décaissement (signature du titulaire du TDR
sur la copie)
TDR, visée par le receveur et approuvé par le maire
Dans un second temps (après l’activité) les pièces à fournir:
Pour les missions et déplacements :
L’état nominatif émargé
L’ordre de mission (avec visa d’arrivé et de départ au verso sur la feuille de
déplacement)
La facture ou reçu certifiés par le bénéficiaire, acquittés du fournisseur
Le reçu du reversement du reliquat (éventuel)
Le rapport technique ou de mission, Le rapport financier
Pour les ateliers et formations :
Les états nominatifs émargés
L’ordre de mission (avec visa d’arrivé et de départ au verso sur la feuille de
déplacement)
La facture ou reçu (certifiés par le bénéficiaire, acquittés du fournisseur)
La liste de présence des participants
Le rapport de la formation
Le rapport financier
Pour les prestations de la main d’œuvre (récupération de terre)
Les états nominatifs émargés
Pour l’achat d’animaux :
L’arrêté de création du comité d’achat
Les états nominatifs émargés des bénéficiaires
Le PV d’achat des animaux
Le certificat de contrôle vétérinaire
Le certificat de contrôle sanitaire
3.3.2.2.2
Justification d’un règlement de prestataire
Travaux
Avance de démarrage
- La Copie de chèque
- La Facture de l’avance de démarrage
- La Caution bancaire de l’avance
- La Lettre de demande de l’avance
Facturation
Copie de chèque
Le décompte certifié des travaux faits L'attachement des travaux
Le PV d'implantation des travaux
L'ordre de service
Le contrat de travaux
La lettre de notification d'adjudication
Le PV d'analyse des offres
Le PV de dépouillement des offres
L'avis d'appel d'offre afférent
A LA RECEPTION PROVISOIRE
Le PV de réception provisoire
A LA RESTITUTION DE LA RETENUE DE GARANTIE
La caution bancaire de retenue de garantie
A LA RECEPTION DEFINITIVE
Le PV de réception définitive
FOURNITURES
Copie de chèque
La Facture de l’avance de démarrage
La Caution bancaire de l’avance
La Lettre de demande de l’avance
Facturation
Copie de chèque
La facture certifiée des fournitures faites
Le PV de réception/Le bordereau de livraison Le contrat de fourniture
La lettre de notification d'adjudication
Le PV d'analyse des offres Le PV de dépouillement des offres
L'avis d'appel d'offre y afférent
SERVICES: CONTRAT DE CONSULTANT
Copie de chèque
La Facture de l’avance de démarrage
La Caution bancaire de l’avance
La Lettre de demande de l’avance
Facturation
Copie de chèque
La facture certifiée des services faits
Le PV/Le bordereau de réception
Le Contrat de consultant
La Lettre de notification d’adjudication
Le PV d’analyse des offres
Le PV de dépouillement des offres
L’avis d’appel d’offre afférent
► LES ACHATS SIMPLES
► L’achat direct
Pour les achats inférieurs au seuil minimum
•
•
•
•
•
•
•
Copie du chèque ayant servi au règlement (signature et cachet du
fournisseur sur la copie)
Facture certifiée par le bénéficiaire, visée par le maire et acquittée par
le fournisseur
Bon de livraison signé par le bénéficiaire du matériel
Procès verbal de réception du matériel dressé par le comité d’achat
Bon de commande
Pro forma du matériel
La demande de proposition de prix
Les pièces justificatives des dépenses seront enregistrées dans un journal de
banque comprenant les rubriques ci-après :






Le n° d’ordre d’enregistrement ;
La date de l’opération ;
L’objet de la dépense ;
Le montant en entrée (recettes) ;
Le montant en sortie (dépense) ;
Le bénéficiaire.
Toutes les pièces de dépense sont signées par le responsable de la commune
avant paiement.
Les pièces seront classées par ordre chronologique dans un classeur et un
numéro d’ordre manuel est attribué et inscrit sur la pièce de manière lisible.
PAC3
3.3.3.1
Réf:
Communautaire
3.3.3
DECAISSEMENTS
Rédigé
Révisé
le :02/1 le :
2/2013
Tenue du livre journal banque et classement des documents
comptables
Tenue du livre journal de banque
Le receveur tient obligatoirement le livre journal de banque afin d’enregistrer
toutes les transactions en recette et en dépenses et suivre la situation de la
trésorerie.
- Tenue quotidienne du livre journal et de façon chronologique .
- Arrêté mensuel du livre-journal
- Elaboration des états de rapprochement bancaire
- Elaboration de la fiche de suivi d’exécution des microprojets
3.3.3.2
Classement des documents
Les communes doivent conserver un classement adéquat de toutes pièces
comptables dans les bonnes conditions.
Ces états mensuels élaborés par le comptable de la commune sont transmis à la
CRC au plus tard quinze jours après la fin de chaque mois.
IV. PASSATION DES MARCHES
République du NIGER
PAC3
Communautaires
Réf:
MARCHES COMMUNAUTAIRES
Rédigé
le 02/12/201
3
Révisé le :
4.3 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES COMMUNAUTAIRES
4.3.1
Généralités
Le projet PAC3 financera des micros –projets réalisés à l’échelon des communes
et des communautés. Ces micro –projets intègrent une large gamme d’activités
allant des infrastructures socioéconomiques (ISE), des activités génératrices de
revenu (AGR) et des actions de gestion durable des terres (GDT).
En raison de leur nature axée sur la demande et de la faible envergure des
travaux et des biens à acquérir, la passation des marchés est placée sous
l’entière responsabilité des communes sous la supervision des CRC. Toutefois, les
communes peuvent déléguer la maîtrise d’ouvrage aux communautés à la base ou à
des institutions partenaires.
Les marchés passés par les communes seront basés sur les Directives simplifiées
de passation des marchés et de décaissement pour les investissements à
participation communautaire (février 1998).
La CNC, les CRC et les structures étatiques partenaires (Génie rural,
hydraulique, Equipement, Inspection des services, BEEEI, etc.) assureront les
mandats suivants:
-
Formation des acteurs locaux aux techniques de passation de marchés ;
-
Traduction des outils et documents en langue locale pour faciliter leur
appropriation par les communautés ;
-
Appui conseil après une évaluation des capacités de la commune ciblée pour
permettre à cette dernière d’assurer son autonomie à moyen terme
-
Contrôle du respect des procédures de passation des marchés et de
gestion des fonds;
-
Contrôle de qualité des investissements et de la prise en compte des
mesures de sauvegarde environnementales et sociales;
-
Réf:
PAC3
Communautaires
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
Le contrôle de l’exécution devra se faire conjointement par les communes
bénéficiaires, et par les Contrôleurs Internes Régionaux à travers des contrôles
fréquents.
4.3.2
Principales étapes de la procédure de passation des marchés
communautaires
La procédure relative aux marchés communautaires
suivantes :
4.3.2.1
doit suivre les étapes
Préparation de microprojet
Le microprojet sera identifié et une fiche technique sera élaborée contenant les
plans techniques, administratifs et financiers et un formulaire d’appel de fonds
sera rempli. Ces documents peuvent être préparés par les bénéficiaires euxmêmes, par les consultants locaux qu’ils auront embauchés ou par des ONG.
Les documents et les formulaires utilisés pour la préparation du microprojet et
les rapports de faisabilité (plans de microprojet) se trouvent en annexe au MEP.
4.3.2.2
Approbation de microprojet et Signature des Accords
Les microprojets sont approuvés à partir des documents de préparation
présentés au CDAP qui étudiera les documents et choisira ceux répondant aux
“critères d’éligibilité” et pouvant être financés avec les fonds du PAC3. Une fois
les microprojets approuvés, le bénéficiaire signera une convention de
cofinancement spécifiant l’engagement du PAC3 à verser les fonds et celui des
bénéficiaires à les utiliser conformément aux buts convenus. La convention de
cofinancement précisera aussi comment le suivi de l’exécution du microprojet se
fera et les sanctions qui s’imposeront en cas de détournement de fonds.
4.3.2.3
Transfert de Fonds sur les comptes des Bénéficiaires
Immédiatement après réception des dossiers de microprojets approuvés, le
personnel de la CRC transmet le dossier à la CNC pour transfert des fonds sur
les comptes des Communes concernées.
PAC3
Communautaires
Réf:
Rédigé
le 02/12/201
3
Révisé le :
Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les microprojets ne
Pour les microprojets nécessitant la passation de marchés, le transfert est
4.3.3
Passation de Marchés pour les micros projets
Les Bénéficiaires peuvent commencer le processus de passation de marchés dès
qu’ils auront signés le contrat (convention de cofinancement) avec le PAC2.
Les différentes méthodes qui peuvent être utilisées sont :
-
Appel d’offres national ;
Appel d’Offres Local ;
Consultation restreinte des fournisseurs (demande de cotation);
Entente directe
Exécution en Régie ;
4.3.3.1
APPEL D’OFFRES OUVERT (National ou local) pour les marchés
de travaux ou de fournitures
Les différentes étapes du processus de passation de marchés par Appel
d’Offres National ou local et plus spécifiquement les différents chemins
critiques allant de la définition des besoins au contrôle des travaux sont les
suivantes :
- le lancement de l’avis d’appel d’offres
- la réception et l’ouverture des plis
- l’évaluation des offres (analyse technique et financière des offres)
- l’attribution du marché (ou adjudication) ;
- l’exécution du contrat ;
- suivi des travaux.
PAC3
Communautaires
Réf:
Rédigé
Révisé le :
le 02/12/20
13
 Le lancement de l’appel d’offres
-
La publicité de l’avis d’appel d’offres
La publicité dont devrait faire l’objet tout appel d’offre ouvert doit :
a) faire l’objet d’une large diffusion ;
b) être connue des entrepreneurs suffisamment tôt avant la date limite de
remise des offres.
Des dispositions doivent être prises pour qu’un grand nombre d’entreprises
soient informées. Ceci est une question d’équité et d’éventuels soumissionnaires
ne doivent pas être écartés par la rétention de l’information.
Pour le cas d’appel d’offres restreint, l’avis de présélection est parfois publié
pour la présélection des demandes d’agrément. Dans ce cas, les dossiers d’appel
d’offres sont communiqués aux seuls candidats sélectionnés.
- Contenu de l’avis d’appel d’offre
L’avis d’appel d’offre doit être sobre univoque, ne pas donner lieu à plusieurs
interprétations. Il doit être de lecture facile, précis et ne prêter aucune
confusion. En effet, les dangers et les conséquences d’un appel d’offre mal
présenté peuvent conduire à une insuffisance d’interprétation qui peut pénaliser
les soumissionnaires (souvent très avertis). Les éléments clés que doit comporter
tout appel d’offre sont indiqués ci-dessous:
- Présentation de l’appel d’offres ;
- Les types et formes d’appels d’offres (local, national, ouvert, restreint) ;
- La catégorie des entreprises pouvant soumissionner ;
PAC3
Communautaires
-
Réf:
Rédigé
le 02/12/201
3
Révisé le :
Le lieu où se feront les travaux ;
Le type des travaux ;
Le lieu où l’on peut consulter et / ou retirer le dossier d’appel d’offres
Le coût du dossier ;
Le lieu et la date du dépôt des offres ;
La date et l’heure de l’ouverture des plis ;
L’origine du financement ;
Les critères de qualification ;
- Réception et Ouverture des plis :
-
Réception
Pour éviter toute forme d’irrégularité (dépôt après délai, communication des
offres de certains à d’autres), la réception des offres est effectuée par le
Maître d’ouvrage ou son délégué. Les plis doivent être reçus au plus tard à
l’heure précise de la date indiquée dans la note d’appel d’offres.
a) Un récépissé est remis à l’entrepreneur ;
b) Un numéro d’ordre doit être porté sur l’enveloppe ainsi que l’heure et la
date du dépôt.
Cela permet à la commission ad ‘hoc d’ adjudication des marchés de savoir que
l’enveloppe a été remise dans le délai exigé.
-
Ouverture des Plis
L’ouverture de plis ou dépouillement est faite en séance publique par la
commission Passation des Marchés en présence
des représentants des
soumissionnaires qui le souhaitent.
Cette commission d’ouverture est mise en place par le Maître d’ouvrage ou son
délégué conformément aux textes en vigueur.
Il est dressé un procès verbal de la séance d’ouverture signé par tous les
membres de la commission présents à cette séance. Une liste de présence de
tous les soumissionnaires ou leurs représentants est établie et signée. Aucune
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Communautaires
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
offre n’est rejetée à cette séance d’ouverture à l’exception de celle arrivée en
retard, c'est-à-dire après l’heure limite de dépôt indiquée dans le DAO.
Les originaux des offres sont paraphés par la commission afin de les
authentifier.
Cet acte a pour avantage d’empêcher tout remplacement de ces pièces après
ouverture des plis. Après ouverture, un procès verbal est établi et signé par la
commission. Une liste de présence de tous les participants y compris les
représentants des entrepreneurs ou des soumissionnaires est annexée au procès
verbal d’ouverture des plis.
-
Méthode de l’analyse des offres (évaluation des offres)
L’évaluation des offres est faite par une commission technique mise en place par
un arrêté du maître d’ouvrage.
-
L’examen préliminaire des offres
La commission technique vérifie la conformité ou non des pièces administratives
demandées y compris la caution de soumission si elle est requise dans le dossier
d’appel d’offres.
Les pièces essentielles à fournir sont généralement les suivantes :
 Autorisation d’exercer en cours de validité de l’entreprise ou du
fournisseur (registre de commerce, agrément). Cette pièce permet de
savoir si le candidat est autorisé à exercer le métier ou pas.
Il existe deux types d’agréments :
a) l’agrément régional pour les tâcherons
b) l’agrément national pour les entreprises
 Attestation de la situation fiscale : c’est une pièce qui permet de vérifier
si le candidat est en règle vis à vis des services des impôts ou pas. Cette
pièce n’est valable qu’en son original et pour l’objet indiqué.
 Attestation de la CNSS et de l’Inspection du travail : c’est une pièce qui
permet de vérifier si le candidat verse régulièrement les cotisations
sociales de son personnel à la CNSS, ainsi que la régularisation de leur
PAC3
Communautaires
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
 statut à l’inspection du travail (uniquement dans le cadre d’un appel
d’offres national).
 Attestation de non faillite (pas nécessaire dans le cadre d’un appel
d’offres local) ;
D’autres pièces peuvent être demandées selon les exigences du maître
d’ouvrage.
- L’examen technique des offres
Cette étape consiste à la vérification de la conformité des éléments techniques
demandés dans le DAO à savoir les spécifications techniques des
équipements/fournitures, la note d’organisation du chantier, le planning, la liste
des moyens matériels (véhicule de liaison, un camion benne, une bétonnière, un
vibreur, une citerne d’eau, etc.), la liste du personnel clé à affecter au chantier
(un directeur de travaux, un chef de chantier, etc.). D’autres pièces peuvent
être demandées selon les exigences du maître d’ouvrage tel qu’une autorisation
de fabricant, un service après vente, etc.
- L’examen financier des offres
 Correction des offres Financières :
Il s’agira de procéder à la vérification d’éventuelles erreurs contenues dans les
offres financières, de les corriger avant de rentrer dans l’analyse proprement
dite.
Dans ce travail préliminaire la commission aura à analyser ou à vérifier 4
éléments :
 Vérification des quantités portées par les soumissionnaires : cette
opération consiste à vérifier si le soumissionnaire a porté les mêmes
quantités que celles
 contenues dans le cadre du devis estimatif ou du bordereau du dossier
d’appel d’offres ;
 Vérification de l’expression du bordereau des prix unitaires de
chaque Soumissionnaire : l’opération consiste à vérifier si les prix
unitaires exprimés en lettres correspondent à leur expression en
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Communautaires
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
 chiffres. Dans le cas contraire, on ne tiendra compte que du prix
exprimé en lettres ;
 Vérification du report des prix unitaires sur le cadre du devis
Quantitatif : il s’agit de voir si les prix unitaires indiqués dans le
bordereau des prix sont bien ceux portés sur le devis estimatif. En cas
de contradiction, les prix du bordereau priment sur ceux du devis
estimatif ;
 Vérification des opérations horizontales et verticales : c’est la
dernière opération qui consiste à la simple vérification arithmétique
des calculs notamment la vérification du montant de chaque rubrique du
devis (P.U x Quantités) et celle du montant global (addition des
montants de toutes les rubriques du devis) et à la correction des
offres.
 Classement des offres selon le critère de la moins disance : C’est
l’opération qui consiste à classer les offres conformes pour l’essentiel en
commençant par le moins disant, c’est-à-dire l’offre dont le prix est le plus
bas ;
 Vérification des conditions de qualification à posteriori : Le
soumissionnaire présentant l’offre la moins disante fait l’objet d’une
évaluation sur la base des critères de qualification juridiques, techniques
et financiers énoncés dans le DAO, tels que :
a) l’expérience : avoir réalisé un ouvrage similaire à la satisfaction
du maître d’œuvre, ou livré des fournitures similaires ;
b) Disponibilité des moyens financiers suffisants pour exécuter le
marché
Si le soumissionnaire moins disant satisfait aux critères de qualification, il est
retenu comme adjudicataire provisoire. A défaut, il est procédé à l’évaluation
des qualifications des autres Soumissionnaires classés.
Si à l’issue de cette vérification à postériori aucun fournisseur/Entrepreneur ne
remplit les conditions de qualification, il est relancé un nouvel appel d’offres.
Un appel d’offres peut être relancé par insuffisance d’offres suite à un
processus régulièrement conduit. Deux options se présentent face à cette
situation :
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Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
1. Proroger le délai de dépôt des offres en intensifiant la publicité : si à
l’issue de cette prorogation le nombre d’offres reçues est toujours
inférieur à trois (3), la commune doit :
a. Introduire une demande de dérogation pour continuer le processus
auprès de la CNC via la CRC lorsque le nombre d’offres est 2;
b. Porter la publicité à l’échelon national dans le cas où il s’agit d’une
seule offre reçue dans le cadre d’un appel d’offres local et revoir le
DAO en cas d’appel d’offres national.
2. Vérifier les conditions de participation indiquées dans le DAO et corriger
ce dernier afin de favoriser la concurrence.
PAC3
Communautaires
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
4.3.3.2
CONSULTATION RESTREINTE (Demande de cotation)
Cette méthode est utilisée pour les marchés d’un montant supérieur à 500
dollars US, soit 250.000 FCFA et inférieur ou égal à la contre valeur de 10 000
dollars US, soit 5.000.000 FCFA. La méthode consiste à comparer au moins trois
(3) devis obtenus auprès d’entrepreneurs ou fournisseurs qualifiés différents
après un avis écrit pour garantir l’obtention de prix compétitifs. Cette méthode
convient pour des travaux de génie civil simples de faible valeur ou de biens
standards disponibles sur les marchés.
Le dossier type de demande de cotation sera utilisé. Il comprend les pièces
suivantes:
 La lettre de demande de cotation ;
 Les instructions aux fournisseurs ;
 Le modèle de cotation ;
 Le bordereau descriptif et quantitatif ;
 Le modèle de lettre de marché ;
 Le modèle de tableau de comparaison des offres
4.3.3.3
ENTENTE DIRECTE
La procédure de passation de marchés par entente directe c’est-à-dire sans
appel à la concurrence (fournisseur ou entrepreneur unique) est mise en œuvre
dans le cadre du Projet.
Quelles que soient les raisons qui motivent l’usage de la procédure d’entente
directe, l’accord préalable de la CNC ou des Bailleurs de fonds selon les cas est
exigé. Cette procédure est utilisée dans les cas suivants :
- Un marché de fournitures ou de travaux attribué conformément à des
procédures jugées acceptables par la CNC peut être reconduit pour
l’acquisition de fournitures supplémentaires de nature analogue à condition
qu’il soit établi à la satisfaction de cette dernière qu’un nouvel appel à la
concurrence n’apporterait aucun avantage comparatif et que les prix
obtenus lors de la reconduction du marché sont au moins les mêmes ou
raisonnables ;
- Le fournisseur initial peut être reconduit lorsque les achats
supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou des pièces détachées
devant être compatibles avec le matériel déjà en service. Dans cette
configuration, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d’une
PAC3
Communautaires
-
-
-
-
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à
celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable.
Il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d’une
autre marque ou d’une autre source d’approvisionnement et avoir rejeté
cette solution pour des raisons jugées acceptables par la CNC ;
Par dérogation à la règle de l’appel d’offres, les marchés peuvent être
négociés par entente directe. Dans ce cas, la négociation ne doit porter ni
sur l’objet, ni sur la consistance du marché, elle doit concerner la qualité
de la prestation, le prix et le délai de livraison. Les marchés négociés par
entente directe peuvent donner lieu à une mise en concurrence. Dans ce
cas, la personne responsable du marché engage directement les
discussions qui lui paraissent utiles avec au moins trois candidats et
attribue le marché au prestataire présentant les conditions les plus
avantageuses ;
le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni
que par un seul fabricant ;
L’entreprise responsable de la conception du procédé a besoin d’acheter
des intrants essentiels à un fournisseur particulier pour pouvoir garantir
l’exécution du marché
en cas d’urgence impérieuse justifiée par des circonstances imprévisibles
et pour satisfaire des besoins résultant d’une situation de conflit grave ou
d’une catastrophe naturelle (sécheresse, famine, intempérie, incendie,
séisme, accident, épidémie, invasion acridienne ou aviaire, ouvrage
effondré ou menacé d’effondrement) dont les conséquences exigent une
réparation immédiate. Les marchés correspondant à ces prestations
doivent se limiter strictement aux besoins nécessaires pour faire face à la
situation d’urgence.
Réf:
PAC3
Communautaires
4.3.3.4
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
EXECUTION EN REGIE
La régie est la méthode d’acquisition des biens et services conduite directement
par le bénéficiaire. Elle est exécutée dans le cadre de l’acquisition des animaux,
d’achat des plants et la réalisation des ouvrages HIMO. Le maître d’ouvrage
s’organise en collaboration avec les bénéficiaires par la création d’un comité
d’achat. Le comité d’achat est chargé de :

Cas d’achat d’animaux :
- effectuer les achats au choix ou en lieu et place des bénéficiaires ;
- veiller au déparasitage systématique
ou à la vaccination des animaux
achetés
- distribuer les animaux aux bénéficiaires préalablement identifiés à
travers un processus de ciblage contre émargement de l’état nominatif
prévu à cet effet ;
- établir un procès verbal de l’opération ;
le comité d’achat comprend au moins cinq (5) membres dont deux (2)
représentants du maître d’ouvrage, deux (2) représentants des bénéficiaires et
un (1) représentant du service d’élevage. Pour effectuer les achats, le comité
adresse une demande de fonds à l’ordonnateur à travers les termes de
référence. La liasse complète doit contenir les reçus d’identification et d’achat
des animaux.

Cas des travaux HIMO (récupération des terres dégradées, fixation
des dunes, traitement des koris, aménagement d’espaces pastoraux) :
La réalisation des ouvrages est effectuée par une main d’œuvre locale organisée
en équipe sous la supervision du comité de gestion et l’encadrement des
structures partenaires (ONG ou services techniques).Le règlement des ouvrages
réalisés est fait à travers une demande de fonds établie par le chef de chantier
avec l’appui de la structure partenaire. La demande soutenue par un TDR est
certifiée par le comité de gestion avant d’être adressée au maître d’ouvrage. La
justification des fonds obtenus se fera sur la base d’un état de paiement émargé
par tous les participants aux travaux HIMO avec pointage.
Réf:
PAC3
Communautaires
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
Cas d’achat des plants :
Le maître d’ouvrage signe une convention de production et plantation de plants
jugés rigoureux sur la base d’un prix négocié avec le groupement de
pépiniéristes.
Le règlement se fera en fonction des modalités de paiement définies dans la
convention sur présentation d’une facture et d’un bon de livraison des plants
dûment signé.

4.3.3.5
SEUILS APPLICABLES
Les différents seuils applicables dans le cadre des marchés communautaires sont
explicités dans le tableau ci-dessous :
Méthodes de
passation de
Seuils
marchés
Appel d’offres
>50 000 $US ou25.000.000 FCFA
national
>10000 $US mais ≤ 50.000 $US
Appel d’offres
local
>5.000.000 FCFA mais ≤ 25.000.000
Consultation
restreinte
Entente directe
>500 $US ≤ 10000 $US soit de 250.000 FCFA à
5.000.000 FCFA
≤ 500 $US achat sur simple facture ou tout autre
montant en cas d’exclusivité
≤ 250.000 FCFA
4.3.3.6
Exécution de micro- projets
Les
Bénéficiaires
exécuteront
les
micro-projets
avec
l’assistance
d’entrepreneurs et fournisseurs sélectionnés à partir de procédures de
passation de marchés acceptables par la CNC ou la CRC. Conseils et assistance
peuvent être offerts par des services techniques ou ONG spécialisées dans les
activités respectives.
Les entrepreneurs présentent directement leurs
demandes de paiement aux administrateurs des Bénéficiaires concernés
(Communes).
Réf:
PAC3
Communautaires
4.3.3.7
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
Paiement des Entrepreneurs et Fournisseurs
Les Communes paient les entrepreneurs et fournisseurs à partir des comptes
bancaires sur lesquels la CNC aura déposé les fonds. Le contrat entre les
Bénéficiaires et les entrepreneurs ou fournisseurs spécifiera les termes de
paiement. Les Communes, valideront techniquement les factures adressées par
les entrepreneurs ou prestataires de services et les feront suivre à la CRC
accompagnées d'une demande de paiement signée du Maire. Les factures et les
demandes de paiement devront être saisies dans la comptabilité de la Commune.
4.3.3.8
Vérification technique à posteriori
Le Bénéficiaire a la responsabilité de s’assurer que les travaux sont faits et les
marchandises et services livrés comme convenu. Les CRC et/ou la CNC sont
responsables de l’envoi de personnel technique sur le terrain pour la vérification
des coûts et prix et de la réception des marchandises, ainsi que de la préparation
d’un bref rapport standard pour chaque type d’activité. Le rapport présente les
résultats, la qualité, les problèmes rencontrés et les suggestions faites
pour l’amélioration d’autres micro-projets similaires. Cet examen pourrait
impliquer une entrée en contact avec les entrepreneurs et fournisseurs. En
outre, des audits technique et environnemental seront organisés respectivement
par l’Inspection générale des services du Ministère de tutelle et le Bureau
d’Etudes Environnementales et d’Evaluation des impacts (BEEEI) et au besoin par
des bureaux d’études privés. Des revues seront aussi faites par les missions de
supervision de la Banque Mondiale et du gouvernement en collaboration avec le
personnel de la CNC.
4.3.3.9
Contrôle Financier A Posteriori.
Le Bénéficiaire s’assurera que les fonds réservés pour les micro-projets sont
utilisés comme convenu. En outre, les auditeurs recrutés par la CNC visiteront
chaque Commune et leurs banques après achèvement des travaux et réception
des marchandises afin de vérifier l’utilisation correcte des fonds. Le coût de
ces auditeurs, normalement les frais de déplacement et environ deux jours de
Réf:
PAC3
Communautaires
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
travail, sera financé par la CNC ou la CRC sur les fonds de projet. Les missions
de la Banque Mondiale, et du Gouvernement examineront les rapports des
auditeurs. Les rapports influenceront la continuation de l’appui aux communes
concernées et la reformulation du programme. Ce contrôle financier se fera en
plus de l’audit financier annuel habituel des comptes du projet et ne remplacera
en aucun cas le suivi et la supervision habituels.
4.3.3.10
Assistance Technique aux Bénéficiaires
Le processus précédent est basé sur une approche dans laquelle les bénéficiaires
prennent la responsabilité d’exécuter leurs microprojets, y compris la passation
des marchés de travaux et fournitures.
Dans certaines situations, les
microprojets sont complexes ou il n’existe personne dans les villages avec
l’éducation adéquate pour (i) gérer la passation des marchés, (ii) le paiement des
entrepreneurs et (iii) superviser les travaux, un appui technique/de gestion
pourrait être apporté par un cabinet de consultants privé ou une ONG. Le CDAP
et/ou la CRC mettra en contact la firme de consultants/ONG et les
Bénéficiaires, mais ce sont les Bénéficiaires qui signeront le contrat avec la
firme/ONG.
PAC3
Communautaires
4.3.3.11
Réf:
Rédigé
le 02/12/2013
Révisé le :
Classement et archivage des documents de passation des marchés
Pour toute procédure de passation de marchés d'acquisition de biens et services, la
Commune conservera et classera chronologiquement les originaux des différents
documents utilisés datés par marché. Ces documents sont, sans que cette liste soit
limitative :
Termes de référence, lettre d’invitation ou DAO, demande de non objection ;
Publicité nationale ou internationale ;
Non objections ;
Procès verbaux (séance d'ouverture des plis techniques ou financiers, réception des
marchandises ou du travail effectué, etc.) ;
Rapport d'évaluation signé et daté des offres reçues ;
Offres non retenues ;
Contrat du marché signé et daté ;
Notification ;
Les éléments de règlements des marchés
etc.
Les CRC doivent veiller à l’archivage des copies de tous les documents de passation des
marchés.
-
IV. ANNEXES
ANNEXE 1
CALENDRIER BUDGETAIRE DU PAC
Période
er
1 - 15 septembre
Activités
- Lettre annuelle d’orientation stratégique du CO
- Rédaction et diffusion des instructions du 
Coordonnateur National pour la préparation du 
budget
16 – 20 septembre - Réunions préparatoires à l'élaboration du budget
21 septembre–
20 octobre
21 octobre – 15
novembre
16 - 30 novembre
Acteurs


Président du Comité d’orientation
Coordonnateur National du PAC
CNC du PAC
Responsables des CRC,
- Recueil des informations et collecte des données 
relatives
au
niveau
de
chaque
structure 
décentralisée

Coordonnateurs Régionaux
Comptables régionaux
Responsables suivi évaluation régionaux
- Consolidation des programmes d'activités et des 
budgets
au
niveau
de
chaque
structure 
décentralisée

RAF et RSE de la CNC
Comptables régionaux
Responsables de suivi évaluation régionaux

- Débats budgétaires et amendement des budgets 
des structures décentralisées sous la supervision du 


Coordonnateurs régionaux
RAF
RSE
Comptables et responsables
évaluation régionaux
de
suivi
01er –08 décembre - Avis non objection Banque Mondiale

Banque Mondiale
16 – 31 décembre
- Approbation du Comité d’orientation

Président Comité d’orientation
1 janvier
Notification et mise en exécution du budget

Cellule de Coordination Nationale du PAC
79
ANNEXE 2
JOURNAL DE BANQUE/CAISSE
N° ordre
opération
Date opération
Libellé
Code activité
(selon plan
d’action ou
budget)
Montant
Entrée
(débit)
Solde
Sortie
(crédit)
80
ANNEXE 3
FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
N°
Référence/
Désignation de
Date
Lieu
Etat
d’ordre
code
l’immobilisation
d’acquisition
d’affectation
d’utilisation
Observations
81
ANNEXE 4
FICHE DE STOCK
Article : __________________
Date
Référence
Entrées
Qté
P.U.
Sorties
Valeur
Qté
P.U.
Stocks
Valeur
Qté
P.U
Valeur
82
ANNEXE 5
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
Article : __________________
Quantité sortie
Date
Service Demandeur
Emargement
bénéficiaire
du
83
ANNEXE 7
ETAT RECAPITULATIF DES DEPENSES MENSUELLES
Code
activité
Selon plan
d’action et
budget
Objet
activité
Montant
prévu
Cumul
dépenses au
mois n-1
Dépenses
du mois en
cours
Total dépenses
(n-1) + (n)
Ecart
Observations
84
ANNEXE 8
RELEVE DE COMPTE BANQUE
Rang
Libellé
Montant
ENCAISSEMENTS
Solde mois n-1
-
Encaissements de la période
Bailleurs
Communauté
Autres ressources
TOTAL ENCAISSEMENTS
DECAISSEMENTS
-
Dépenses de la période
XXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
TOTAL DECAISSEMENTS
SOLDE au mois n
85
Annexe 9
REPUBLIQUE DU NIGER
REGION DE …………………….
DEPARTEMENT DE : ……………………..
COMMUNE RURALE/URBAINE DE : ……………………………………..
FICHE DE SUIVI FINANCIER DES MICRO PROJETS
INTITULE DU MICROPROJET : …………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
SITUATION A LA DATE DU : …………………………………………………………………..
N°
1
2
3
4
5
6
7
RUBRIQUE
PREVISION
REALISATION
SOLDE
Observations
TOTAL
COMMENTAIRES : ………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
…………………………
Signature
86

Manuel simplifié PAC3

Transcription

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