Formation : « Conduire des réunions participatives effectives en

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Formation :
« Conduire des réunions participatives
effectives en présence et à distance ».
Lilian Ricaud – Consultant-Formateur - Travail Collaboratif en ligne
www. lilianricaud.com - [email protected]
CENTRE DE FACTURATION - GERS INITIATIVES - SARL Scop à Capital Variable 3, rue du 14 juillet - 32600 L'ISLE-JOURDAIN - 05.62.07.38.08
RCS AUCH 429 228 018 00033 - APE 742C Agrément Formateur : 73320023832 - TVA Intracommunautaire : FR45429228018
Communiquer et collaborer efficacement grâce à Google Apps
Contexte
Dans beaucoup d’organisations, l’utilisation de l’informatique pour
coopérer se résume bien souvent à un échange (trop) volumineux
d’emails.
Or si l’email est un outil de communication très utile pour des échanges
de personne à personne, en revanche il est inadapté à une gestion de
l’information et au travail en groupe car il reproduit avec l’électronique
les travers du papier.
Ainsi la collaboration par email engendre rapidement un phénomène
« paperasse », c’est à dire l’accumulation d’une masse d’informations
encombrantes et de peu d’intérêt parce que souvent oubliées puis
obsolètes et où les informations réellement importantes sont
noyées dans la masse et ne sont pas directement mobilisables.
Depuis quelques années l’apparition des outils dits « 2.0 » a transformé
de manière spectaculaire les modes de communication et de
collaboration sur le web.
Une des caractéristique de cette tendance, l’utilisation de plateformes
web et d’outils en ligne (le fameux « cloud computing»), n’est pas
anodine.
La mise en ligne des logiciels et des données transforme
radicalement la manière de travailler ensemble.
Parce qu’elles centralisent les données mises en partage et permettent
à plusieurs personnes de collaborer dessus en direct, les plateformes
web rendent possibles de nouveaux modes de travail collaboratif
beaucoup plus interactifs et dynamiques.
2
Ce mode de fonctionnement réduit grandement la duplication d’efforts
et peut considérablement augmenter la cohésion du groupe de travail.
Or si les nouveaux outils sont très ergonomiques et relativement
simples à prendre en main, la principale difficulté réside dans le
changement culturel au sein de l’organisation qui doit adopter de
nouveaux usages à l’échelle des individus et du groupe.
A cela s’ajoute les contraintes de temps et le flot ininterrompu de travail
à gérer à quotidien qui ne facilitent pas la transition.
3
Description
Dans ce contexte, la formation vise à faire vivre aux apprenants une
expérience des nouveaux modes de collaboration en ligne avec des
pratiques concrètes et directement applicables.
En outre cette première expérience sert à amorcer un changement
culturel, préalable nécessaire à la mise en place d’outils et d’usages
coopératifs plus complexes.
La formation se déroule en présence et à distance:
- Une partie à distance avant la formation pour faire tester des outils
aux apprenants tout en permettant au formateur d’affiner
l’évaluation du niveau et des attentes des participants.
- Une journée en présence avec présentations théoriques et
applications pratiques autour du projet des apprenants.
- Formation et mise en pratique à distance après la rencontre en
présence.
Les connaissances et compétences acquises sont immédiatement
mobilisables et pourront être utilisées pour le télétravail et le travail
collaboratif.
Enfin, au delà des outils utilisés, des alternatives seront présentées et
les notions acquises lors de la formation seront transposables sur
d’autres outils et dans d’autres contextes.
Durée et lieu de la formation
Sept heures de formation en présence dans les locaux de l’entreprise,
suivi de quatre heures de formation à distance. Le formateur reste
mobilisé pour répondre aux questions des apprenants par email et
videochat pendant un mois.
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Public concerné :
-
Chercheurs
Enseignants
Responsables de projets
Animateurs de réseaux
Télétravailleurs
Pré-requis :
- Ordinateur personnel avec possibilité d’installer des logiciels
- Navigation Internet
- Utilisation des outils de bureautique standard
Effectif formé :
- 5-10 personnes
Objectifs généraux de la formation:
- Découvrir et utiliser des nouveaux outils de communication et de
collaboration en ligne
- Acquérir une culture des nouveaux modes de collaboration en ligne
par la pratique et l’expérience directe.
- Mettre en place une première série d’outils et d’usages coopératifs
au sein de l’organisation
- Initier une réflexion sur l’extension du dispositif collaboratif et les
possibilités futures
Objectifs spécifiques
A l’issue de ce module, le public est capable de :
- Connaître et savoir utiliser des outils de co-écriture (Google docs,
Framapad) pour la conduite de réunions.
- Savoir créer ou partager des documents en ligne (PDF, textes,
5
présentations, tableaux de données, images, vidéos) avec Google
Drive.
- Connaître et savoir utiliser des outils de visiophonie pour conduire
des réunions et travailler à distance.
- Connaître des bonnes pratiques pour mener une réunion efficace à
distance.
- Comprendre les principes et les bénéfices des nouveaux modes de
coopération ouverte.
- Utiliser des logiciels de cartes heuristiques (mindmap) pour réfléchir
seul ou à plusieurs, conduire des réunions participatives ou animer
des débats
Contenus :
- Les nouveaux outils de communication et les nouvelles formes de
travail collaboratif en ligne
o Avantages et inconvénients
o Comprendre ce qui change
- Les outils de co-écriture de la suite bureautique en ligne Google
o Tour d’horizon
o Outils de co-écriture
o Partager des documents
o Application pour la conduite de réunion
o Alternatives et outils complémentaires
- Travailler à distance
o Outils (Visiophonie, partage de documents, ...)
o Bonne pratiques
- La coopération ouverte
o Un nouveau mode de fonctionnement
o Comprendre ce qui change
- Réflexion collective et animation de débat avec les cartes
heuristiques (mindmap)
o Présentation de deux outils : Freemind et Mindmeister
o Applications pour réfléchir ensemble
o Applications pour animer un débat participatif
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Méthodes et moyens pédagogiques :
La méthode de formation est influencée par la pédagogie inversée, une
stratégie d’enseignement où la partie magistrale du cours est donnée à
faire « en devoir », à la maison, alors que les traditionnels « devoirs »
(travaux, problèmes exercices à résoudre) sont réalisés en classe.
Ainsi les rencontres seront principalement centrées sur la pratique avec
un travail autour du projet des apprenants. A coté, pour permettre aux
apprenants de revenir sur les points évoqués, les contenus de
formation seront mis à disposition et des ressources complémentaires
fournies pour leur permettre d’approfondir certaines notions à leur
rythme.
Un espace de travail et d’apprentissage en ligne sera mise à disposition
et servira de point de partage de ressources.
Une partie de la formation se déroule en ligne pour faire vivre une
expérience collaborative et apprendre les concepts enseignés par la
pratique.
Après la formation, le formateur reste mobilisé pendant 1 mois pour
répondre aux questions des apprenants par email ou vidéochat.
Modalités de suivi et appréciation des résultats :
- évaluation à chaud en fin de formation
- suivi à distance par le formateur, pendant 1 mois via Internet.
- évaluation à 1 mois
Les + de la formation
- Espace d’apprentissage en ligne avec ressources et contenus de
formation mis à disposition
- Axée dans la pratique et l’expérience avec de nombreux tests
d’outils et travail autour du projet des apprenants
- Temps de travail à distance avant et après la formation et suivi
personnalisé par email et vidéochat pendant 1 mois.
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Prix
Prix formation inter-entreprise: 600€ TTC par participant
Eligible au DIF (droit individuel à la formation)
Réduction de 30% pour les salariés de l’ESS.
Réduction de 50% pour les chomeurs et étudiants.
Prix formation intra-entreprise sur devis.
Le formateur :
Lilian RICAUD : Biologiste de formation ayant travaillé dans de grands
organismes de recherche (INRA, Université de Cambridge, CEA), Lilian
RICAUD est consultant et formateur spécialisé dans l’utilisation des
outils coopératifs depuis 2006.
En savoir plus : http://www.lilianricaud.com/travail-en-reseau/a-propos/
Contact et renseignements: [email protected]
Travaux de référence:
« Travail coopératif en ligne à l’IME Mathalin - Retour d’expérience sur
la mise en place d’outils coopératifs en ligne et la conduite du
changement dans une structure médico-sociale. » Ricaud L. (2012)
Étude de cas travail coopératif en ligne.
http://www.lilianricaud.com/travail-en-reseau/etude-de-cas-sur-le-travailcooperatif-en-ligne/
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