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CATALOGUE FORMATION
EXPRESSION ECRITE
ADMINISTRATIF/COMMERCIAL
NOS FORMATIONS
1. COMMUNICATION ECRITE-PRISE DE NOTE COMPTE RENDU DE REUNION
2. SECRETARIAT ADMINISTRATIF
3. SECRETARIAT COMMERCIAL
4. CREER DES PRESENTATION QUI ONT UN IMPACT !
5. TOUTES LES TECHNIQUES POUR BIEN REDIGER SES COURRIERS
6. ACCELERER VOS PRISES DE NOTES : « L’écriture simplifiée »
7. REDIGER VOS EMAILS DE MANIERE EFFICACE
8. LES OUTILS ESSENTIELS AU SERVICE DU MANAGER
9. CREER-MODIFIER-CONVERTIR-PROTEGER VOS FICHIERS PDF
10. COMPTE RENDU PROFESSIONNEL – « NIVEAU PERFECTIONNEMENT »
11. NOTE DE SYNTHESE « NIVEAU PERFECTIONNEMENT »
COMMUNICATION ECRITE
PRISE DE NOTE-COMPTE RENDU DE REUNION
Objectifs :
Acquérir une méthode de prise de notes efficace lors de réunions
Savoir synthétiser pour structurer les idées à développer
Savoir rédiger et présenter un compte rendu de réunion
COMMUNICATION ECRITE
La rédaction d’un message professionnel
Le contenu et l’analyse d’un message
La forme du message
La communication interne
Rédaction, présentation et caractéristiques de :
• Les notes de service, d’informations
• Les consignes
• La note de synthèse
La communication externe :
Rédaction et présentation de
• La lettre professionnelle dans le cadre administratif, des ressources humaines
• Les lettres commerciales (l’appel d’offre, les réclamations, la lettre publicitaire)
LA PRISE DE NOTES POUR UNE REUNION ET LA REDACTION DE COMPTE RENDU DE REUNION
Acquérir une méthode de prise de notes efficace lors de réunions
Savoir synthétiser pour structurer les idées à développer
Savoir rédiger et présenter un compte rendu de réunion
LA PRISE DE NOTE
Analyse de son propre système de prise de notes et de restitution des données.
Objectifs :
•
prendre conscience de ses points forts et points faible
Contenu :
•
•
•
•
Quelle est ma propre prise de notes
Quelles sont les difficultés rencontrées lors de la prise de note dans le cadre d’une réunion
Quelles sont les difficultés rencontrées lors de la rédaction du compte rendu
quelles sont les attentes de l’entreprise en matière de restitution d’idées.
Etape n°1 Se préparer à la prise de note
Objectifs :
•
anticiper afin d’éviter les difficultés de compréhension lors du discours des intervenants
•
Anticiper afin d’éviter les pertes de temps engendrées par des soucis d’organisation matérielle
Contenu :
• Savoir s’informer et se documenter sur l’objet de la réunion, les intervenants
Méthode des questions clé (QQOQCP)
savoir se préparer intellectuellement et matériellement
• Se préparer psychologiquement
• Préparer le poste de travail
• Préparer ses outils
• Préparer les pages de saisies
ETAPE N°2. La prise de note pendant la réunion
Objectifs :
• Acquérir une méthode de prise de notes non codée combinant plusieurs méthodes facilement
exploitable qui convienne le mieux en fonction du contexte de la réunion tout en respectant sa
pratique personnelle
Les capacités à développer :
•
la concentration et l’écoute
•
la mémorisation
Pour saisir l’enchaînement des idées tout en notant ce qui vient de se dire
• L’analyse
• Discerner et noter l’essentiel
• Repérer les mots clés
Les procédés d’écriture synthétique simples non normés
• Les abréviations courantes et signes courants pour une écriture littérale
• Le style télégraphique
• Les symboles
Exercices pratiques à partir de situations orales et écrites
ETAPE N°3 LA PRISE DE NOTE APRÈS LA RÉUNION
Objectifs :
• Exploiter ses notes afin de se préparer à la restitution des idées énoncées lors la réunion
Contenu :
• La relecture immédiate de ses notes
• La synthèse :
Regrouper et reclasser rapidement des idées énoncées lors de la réunion
Mettre en valeur les idées essentielles
Application à partir d’un cas pratique complet :
• mise en situation d’entreprise
• préparation en vue de la prise de note
• prise de notes
• synthèse de la prise de note pour restitution future
DUREE 21 H
MODULE SECRETARIAT ADMINISTRATIF
Objectif : Acquérir une meilleure gestion des tâches quotidiennes sur son poste de travail
par l’apprentissage ou la mise à jour des connaissances spécifiques aux métiers du secrétariat
LA COMMUNICATION
•
•
•
Contribuer au maintien d’une communication d’entreprise de qualité
Savoir se positionner dans la hiérarchie
Utiliser les bons moyens de communication
Communication orale
Etablir et faciliter la relation de communication
Au poste d’accueil
•
•
Présentation
Elocution
Au téléphone
•
•
•
•
•
Le filtrage
L’orientation
Prise de note des messages
Transmission des messages
La fiche téléphonique
Communication écrite
Définition de la communication Externe et interne
Rédiger et Présenter :
•
•
•
•
•
Une lettre professionnelle (administrative)
Une note de service
Une note d’information
Un compte rendu de réunion
Un rapport
Autres outils de communication utilises
•
•
•
:
Savoir utiliser le moyen de communication le mieux adapté face à une situation d’urgence ou non
Fax
Répondeur enregistreur
Messagerie électronique
ORGANISATION ADMINISTRATIVE
La gestion des dossiers
•
•
•
Préparer le traitement d’un dossier
Collecter des informations
Traiter le dossier
Savoir trouver les sources d’informations à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise
Le classement
Mettre en place et gérer Des modes de classement Accessibles à tous
Savoir adopter le bon classement
Les différents types de classement et leurs règles
• Alphabétique
• Numérique
• Chronologique
• Thématique
• Géographique
La gestion des dossiers informatiques
Outils bureautique associé : Environnement WINDOWS
La visualisation de l’information
Les tableaux
Les diagrammes et graphiques
La gestion du temps
Etablir l’ordre des priorités
Savoir repérer l’urgence
Savoir :
Tenir un agenda,
Tenir un planning
Les différents types de planning
Tenir un échéancier
Nombres d’heures : 28 H
MODULE SECRETARIAT COMMERCIAL
Objectif : Acquérir les connaissances et les outils nécessaires au poste de secrétaire
commerciale.
ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Le classement
Mettre en place et gérer des modes de classement accessibles à tous
Savoir adopter le bon classement
Les différents types de classement et leurs règles
• Alphabétique
• Numérique
• Chronologique
• Thématique
• Géographique
La gestion des dossiers informatiques
OUTIL BUREAUTIQUE ASSOCIE : ENVIRONNEMENT WINDOWS
La gestion des dossiers
• Préparer le traitement d’un dossier
• Collecter des informations
• Traiter le dossier
Savoir trouver les sources d’informations à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise
La gestion du temps
Etablir l’ordre des priorités
Savoir repérer l’urgence
•
•
•
•
La liste des tâches
Tenir un agenda,
Tenir un planning (Les différents types de planning)
Tenir un échéancier
OUTILS BUREAUTIQUES ASSOCIES : L’AGENDA ELECTRONIQUE OUTLOOK -EXCEL (création de planning)
ADMINISTRATION COMMERCIALE
Création et gestion des Documents commerciaux
•
•
•
•
•
devis
commande
bon de livraison
facture
avoir
SUIVI DES DOSSIERS COMMERCIAUX CLIENTS OU FOURNISSEURS 4H
•
•
•
la lettre commerciale
Gérer Les réclamations
o faire face à une Réclamation
o répondre à une Réclamation
o rédiger une lettre De réclamation
Suivi des règlements
LA RECHERCHE DE NOUVEAUX FOURNISSEURS
•
•
l’appel d’offre
le tableau comparatif des offres
Valoriser l’image de l’entreprise auprès de ses clients
•
•
•
•
La plaquette de publicité
Les offres promotionnelles
Les tarifs
présentation en image de l’entreprise
OUTILS BUREAUTIQUES: ASSOCIES WORD - PowerPoint
Nombre d’heures : 28
CREER DES PRESENTATIONS QUI ONT UN IMPACT !
Objectif : Vous avez à présenter pour une réunion, vos résultats, vos analyses, vos objectifs
venez acquérir le savoir-faire afin de produire des présentations claires et percutantes.
DEFINIR L OBJECTIF DE LA PRESENTATION
Définir les sources
Définir le public
Définir les contraintes de temps
MAITRISER L UTILISATION DE DIVERSES SOURCES D INFORMATION
Excel : Créer ou récupérer les tableaux nécessaire à la présentation
Word : Créer ou récupérer les documents nécessaire à la présentation
Internet : Créer des liens
MAITRISER LE POTENTIEL DU LOGICIEL POWERPOINT
Bien connaitre et utiliser tous les types de diapositives : Texte-image-tableaux, graphiques, organigramme, vidéo,
son, processus…
MAITRISER LES LIENS ENTRE LES DIFFERENTS LOGICIELS DE LA SUITE MICROSOFT
Ceci afin d’obtenir une mise à jour des informations.
DUREE 14 H
BIEN REDIGER VOS COURRIERS PROFESSIONNELS
Objectifs : Apprendre à alléger les phrases, choisir le ton juste, utiliser les mots de liaison et les
signes de ponctuation appropriés afin de rédiger un courrier professionnel dans les règles de
l’art. Transmettre les informations par écrit de façon claire et concise.
1 – Qu’est ce que le style professionnel ?
• Caractéristiques de l’écriture professionnelle
• Transmettre le message dans les meilleures conditions
• Alléger les phrases
• Construire les paragraphes, l'introduction et la conclusion
• Articuler les idées
• Utiliser les mentions obligatoires : objet, référence, pièces jointes...
• Les règles à respecter
2 -Structurer et organiser les plans de rédaction selon le destinataire
• L’entrée en relation
• Demande de renseignements
• La commande
• Les réclamations
• Demande de règlement
• Promotions publicitaires
• Litiges
• Contestation
• Déclaration de sinistre
• Etc…
3- Choisir le ton juste en s’adaptant aux circonstances
• Découvrir les formules standard : pour expliquer, confirmer, convaincre, refuser, s'excuser, remercier
• Les principes des formules de politesse
4 – Auto-contrôle
Se relire pour vérifier :
• le contenu
• le style
• la grammaire,
• l'orthographe
DUREE 14 H
ACCELERER VOS PRISES DE NOTES : L'ECRITURE SIMPLIFIEE
Les objectifs: Acquérir une méthodologie d'écriture rapide, éprouvée et l'utiliser en toutes
circonstances. Noter l’essentiel rapidement pour une retranscription pertinente
1 – Découvrir les principes de l'écriture simplifiée
Créer et utiliser ses propres abréviations.
Utilisez l’écriture simplifiée tout en donnant libre cours à votre créativité
Oubliez (provisoirement) l’orthographe des mots
S'approprier l'écriture des voyelles et des consonnes.
Utiliser les tracés polysyllabiques
Agir sur la calligraphie
Abrégez les terminaisons
Remplacer sa prise de notes habituelle par une prise de notes simplifiée.
Se créer un glossaire d'abréviations
2 - Acquérir une vitesse progressive
S'entraîner à écrire vite et bien quelle que soit la vitesse de parole des personnes.
Comment doubler sa rapidité de prise de notes initiale.
Acquisition progressive de l’écriture à l’aide de :
a. Cahier d’exercices
b. dictées de textes à vitesse et difficultés croissantes,
c. entraînement sur divers documents d’entreprise.
3 S’entraîner à l'écriture simplifiée en toutes circonstances
Au téléphone
En réunion
En entretien ou en rendez-vous
Pendant les exposés et les conférences
4 – Finalité des documents
La relecture des notes
Privilégier l'automatisme de reproduction des sons
Réintégrer l'orthographe et la grammaire
DUREE : 21 h
REDIGER VOS E-MAILS DE FACON EFFICACE
Les objectifs: Maîtriser les techniques pour bien rédiger un message électronique et gérer sa
correspondance électronique. Renforcer l’image de votre entreprise par une rédaction professionnelle et
pertinente.
1. L'e-mail pour qui, pour quoi ?
Le courrier électronique au service de l’entreprise
Spécificités : rapidité, immédiateté
L'e-mail par rapport au téléphone et à la lettre
Adapter les règles de la communication écrite à la rédaction des e-mails
Protéger l’image de l’entreprise
2. Comment gérer sa messagerie
Lire et traiter ses messages
Répondre à bon escient
Classer et organiser ses messages
3. La rédaction du mail
Ecrire aisément grâce à un schéma type
Construire des phrases courtes et lisibles
Utiliser un vocabulaire précis
Adopter un style vivant et concret
Prévenir les pièges de la communication par e-mail
Utiliser l’option prioritaire
4. Envoyer un mail :
Déterminer l’objet du mail de manière efficace :
a)
communiquer ou obtenir une information,
b)
transmettre une consigne,
c)
confirmer un accord,
d)
valider une procédure...
e)
autres
Envoyer des pièces jointes
Utiliser les formules de politesse
Insérer sa signature ou sa carte de visite
5. L’objet pour déterminer l’importance du mail
Rédiger l’objet du message de manière efficace
Susciter l’attention du correspondant
DUREE : 7 h
LES OUTILS BUREAUTIQUES AU SERVICE DU MANAGER
Les objectifs: Utiliser les applications bureautiques pour améliorer son efficacité et sa productivité
1 – Accéder rapidement aux applications et aux dossiers
Organiser son poste de travail
Afficher la barre d'outils lancement rapide
Intégrer des raccourcis dans la barre "lancement rapide"
Définir des raccourcis de dossier
Utiliser l'explorateur windows
2 - Excel: Acquérir les fonctions essentielles
Organiser ses données.
Mettre en place des formules de calcul.
Appliquer une mise en forme conditionnelle
Créer des graphiques pour illustrer vos chiffres.
Générer un tableau croisé dynamique
3 - Outlook : la communication efficace
Personnaliser sa messagerie et ses e-mails.
Maîtriser l'envoi et la réception de pièces jointes.
Utiliser les fonctionnalités de demande de réunion
Différencier vos rendez-vous avec la mise en forme automatique
Organiser votre boîte de réception
Utiliser les codes couleur et les dossiers avec les règles
Catégoriser vos contacts pour une meilleure recherche
Transformer rapidement un message en rendez-vous, en contact…
Planifier ses activités, organiser des réunions.
4 - PowerPoint : structurer l'information et l'enrichir
Créer et structurer une présentation : le mode plan.
Enrichir chaque diapositive : images, diagrammes.
Importer un tableau ou un graphique Excel.
Concevoir la documentation associée.
Animer une présentation.
5 - Word : Créer et personnaliser vos documents
Automatiser la présentation : styles et modèles.
Utiliser les modèles du logiciel
Intégrer des images, des graphiques.
Travailler en mode plan
Intégrer une table des matières automatique à partir du plan
DUREE : 21 h
CREER, MODIFIER, CONVERTIR ET PROTEGER DES FICHIERS PDF
Les objectifs:
- créer des fichiers PDF depuis des applications bureautiques ou des périphériques
- utiliser les logiciels PDF Créator, Adobe, Free Scanner et autres services en ligne gratuits
- Modifier et protéger ses documents par le PDF
1 - Qu’est ce qu’un fichier PDF ?
-
Reconnaître un fichier PDF
Comment l’ouvrir ?
Pourquoi transformer ses fichiers en format PDF ?
L’interface du logiciel Adobe
Personnaliser sa barre d’outils
Spécificités du fichier PDF
2 - Création de fichiers Pdf depuis :
-
Des applications : Word, Excel, Powerpoint, Office 2007, OpenOffice…
Un scanner ou une imprimante
Des pages Web/HTML
Les logiciels PDF Créator, FreeScanner
3 - Modification de PDF
-
Ajouter des pages dans un PDF
Supprimer des pages dans un PDF
Fusionner plusieurs PDF en un seul fichier
Extraire une partie du PDF
Mise en page du PDF
4 – Convertir un fichier PDF
- Utiliser les logiciels adéquats pour assurer une bonne conversion des fichiers
5 - Recherche dans les fichiers
- Utilisation de la fonction recherche
6 - Protection des fichiers
- Depuis Acrobat
- Depuis MS Office
- Lors de la création du PDF
DUREE : 7 h
REDIGER UN COMPTE RENDU PROFESSIONNEL PREFECTIONNEMENT
Les objectifs: Utiliser toutes méthodologies pour faciliter la tâche rédactionnelle afin de rédiger des
comptes rendus adaptés, lisibles et percutants.
1 – Avant la réunion :
• Collecter les informations nécessaires
• Distinguer les différents types de réunion.
• Choisir ses outils
• Préparer un support
• Déterminer l'objectif du compte rendu.
2 - Rédaction du compte rendu :
Concevoir et organiser la présentation du document :
•
•
•
•
•
•
•
•
Regrouper les informations reçues
présentation,
longueur du document,
numérotation.
Le style « rapporté »,
les mentions obligatoires
Rédiger des titres explicites
Utiliser le plan ou le modèle approprié au contenu du compte rendu
3 - La structure :
• Organiser un sommaire permettant l'accès aux informations clefs
• Introduction
• Développement
• Adapter son vocabulaire à celui des destinataires
• Organiser la liaison entre les différents paragraphes
• Conclusion
4 - Ecrire pour être lu :
• Etre correct : révision orthographique rapide.
• Etre clair : ponctuation, typographie, présentation
DUREE : 7 h
NOTE DE SYNTHESE : PERFECTIONNEMENT
Les objectifs:
• Analyser les documents afin d’en transmettre le contenu de manière synthétique et cohérente
• Acquérir les outils d’analyse et de synthèse permettant de mener à terme chacune des étapes
méthodologiques et de les enchaîner efficacement
1
– Analyse du sujet
• Analyser la mise en situation pour comprendre les attentes du destinataire
• Identifier les demandes du destinataire
• Analyse lexicale et syntaxique
• Distinguer le thème, prendre en compte le contexte général,
• Utiliser ses capacités personnelles de compréhension et d’analyse.
2 - Évaluer rapidement les textes de référence
• Trouver la fonction (l’utilité) des documents du dossier
• Hiérarchiser les textes, et les répartir en fonctions des demandes
• Evaluer : la variété des textes, la relation des textes entre eux, le plan, le contenu, le style...
• Déterminer l’importance du document à partir de sa nature, sa date de parution et de son
intitulé
• Techniques de lecture active et sélective
3 – Sélectionner et hiérarchiser ses notes
• Noter des mots-clés,
• Codifier les textes afin de dégager l'essentiel de l'information
• Noter les informations utiles : idées essentielles, idées secondaires,
• Organiser sa prise de notes : le tableau de mots-clés, les approches thématiques
6 – Organiser les informations
• Évaluer, compléter, regrouper et classer ses notes
• A partir de ses notes, dégager et mettre en valeur l'essentiel d'un document
• Élaborer le plan détaillé de la note (parties, sous-parties et paragraphes)
• Utiliser les types de plans, de raisonnement, marquer les articulations logiques
7 - Rédiger une note
• La page de garde
• Le sommaire
• Structurer son texte : les différentes parties du texte, les titres
• Utiliser l'écriture synthétique
• Écrire l'introduction, la conclusion, le développement
• Respecter les règles de la lisibilité et relire son texte : mise en page, soin, syntaxe, vocabulaire,
orthographe
DUREE : 7 h
TARIF
Coût horaire de formation : 70 € HT
Coût support pédagogique : 15 € HT par participant
(Pour un effectif de 1 à 6 participants)
ORGANISATION DE LA FORMATION
Par journée ou par demi-journée