APPROVISIONNEMENT

APPROVISIONNEMENT
Introduction
Chaque restaurateur utilise quotidiennement une certaine quantité de denrées ou d’autres
achats, qui entrent pour une part importante dans la réussite financière et commerciale de
l’entreprise.
Ainsi, une enquête réalisée par la Direction Générale de la Concurrence de la Consommation
et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) sur les fruits et légumes, a démontré que de
nombreux manquements dans les qualités et quantités des produits livrés s’opéraient dans les
collectivités et restaurants classiques.
Les irrégularités étaient d’origines diverses, du calibre à l’origine du produit, jusqu’à sa
propre qualité, toutes ces fraudes lèsent l’acheteur et aboutissent souvent à une surfacturation.
D’autre part, les vérifications de factures sont souvent rendues délicates du fait des
imprécisions de bons de commande ou de livraison.
Il est donc clair qu’une bonne gestion des approvisionnements prend une grande valeur
surtout lorsque les quantités livrées sont importantes.
Alors qu’est-ce que la fonction approvisionnement ?
Qu’elle mission doit-elle remplir ?
Et comment la prévoir dans le cadre d’une entreprise ?
La mission de la fonction approvisionnement :
La fonction approvisionnement a pour rôle de mettre à la disposition de l’entreprise les biens
nécessaires à son fonctionnement.
Elle doit donc essentiellement acquérir des biens et les emmagasiner dans l’attente de leur
utilisation. De plus, ces opérations d’achat et d’emmagasinage doivent s’effectuer avec une
vision économique, de qualité, et de rapidité dans la mise à disposition de l’entreprise.
Mais qui dans l’entreprise va assumer les responsabilités d’approvisionnement ?
Pour répondre à cette question, il faut faire une distinction au sein même des entreprises. En
effet, selon l’organisation, la capacité de l’établissement, la gestion des approvisionnements
sera traitée différemment.
Forme d’entreprise
QUI
Petits établissements et
moyens
Le chef (produits frais), le
patron, la secrétaire pour les
denrées non périssables
Grandes entreprises
Economat pour toutes les
commandes (centralisées)
sauf pour les produits frais
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On note que dans les entreprises importantes, les approvisionnements constituent un service à
part entière, ce qui en améliore la gestion
Organigramme type d’une grande entreprise
.
Directeur
Directeur de la restauration
restaurant
cuisine
approvisionnement
achats
réception
stockage
Le responsable des approvisionnements a un rôle ingrat car il est confronté à deux
compromis
 Le rapport qualité / prix
 Eviter le surstockage et la rupture de stock
Quant à ses objectifs, ils sont particulièrement importants :
 Suivre en permanence l’évolution des marchés et des produits utilisés par
l’entreprise, faire connaître les innovations.
 Etablir les procédures d’approvisionnements et les faire respecter
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 Concevoir des programmes d’approvisionnements, ils seront basés sur les
prévisions de ventes et consistent à fixer des calendriers de commandes (délais
fournisseurs, fluctuations saisonnières.)
 Définir les standards de qualité et les prix que devront respecter les personnes
aux achats (cahier des charges.)
 Etablir les normes d’une bonne gestion des stocks (commandes économiques,
fixation des stocks de sécurité.)
La rédaction du cahier des charges
Définition
Document par lequel un établissement exprime ses exigences en matière de qualité du produit.
Il comprend les principaux critères qui vont permettre d’évaluer la marchandise livrée. Il est
structuré sous la forme de fiche de produit.
C’est un contrat qui va stipuler la durée, le prix, et la qualité pour les fournisseurs.
Que comprend le cahier des charges ?
Le cahier des charges doit établir pour chaque type de produit :







Les normes microbiologiques à respecter
Des informations générales sur le produit
Ses critères de qualité optimum visibles et au toucher, voir même au goût
Les caractéristiques générales des différentes variétés de la gamme de produit
Les calibres rencontrés, et les poids moyens de pièces
La durée de conservation moyenne
Le conditionnement et les quantités minimum livrées
En indiquant de façon précise les caractéristiques minimales désirées pour chaque produit, le
cahier des charges va permettre de suivre la qualité des produits livrés. En effet, le fournisseur
sait exactement ce que l’acheteur veut, et l’acheteur peut réagir si les livraisons ne sont pas
conformes aux spécifications.
Il est souhaitable que les spécifications indiquent avec le maximum de précision, la nature et
la composition des produits. En particulier pour les denrées animales pour lesquelles les
caractéristiques doivent être établies avec beaucoup de soin.
Le cahier des charges peut aussi prévoir plusieurs types de contrôles :
 Des contrôles microbiologiques des denrées (autocontrôle de la part du fournisseur.)
 La visite des établissements fabriquant ou livrant les denrées pour vérifier que les
équipements sont suffisants.
 Enfin, il faut souligner que la finalité du cahier des charges n’est pas la recherche de la
meilleure qualité existante, mais d’un rapport qualité prix délibérément choisi.
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Les lieux d’achat
La centrale d’achat
Définition
Les centrales d’achats sont des organismes groupant les achats de leurs adhérents afin d’obtenir
de meilleures conditions des fabricants ; elles achètent en grandes quantités les produits, à des
prix intéressants, et les livrent ensuite à leurs affiliés.
Principe
La centrale va donc regrouper les commandes de nombreux produits, ce qui aura pour effet de
réduire considérablement les coûts car d’une part moins de personne intervient, que les
commandes sont regroupées ainsi que les livraisons, et que les volumes traités permettent
l’abaissement des coûts.
De plus, les fournisseurs proposent de meilleures conditions de ventes à la centralisation.
Avantages
 Les tarifs obtenus et leur stabilité (tarifs modifiés 2 fois par an)
 La régularité et la facilité des commandes
 Une gestion aisée car la plupart des produits proviennent de cette centrale et le
règlement se fait à délai différé.
 La planification de la réception des marchandises en fonction des jours de livraison ;
 Allègement du travail du responsable qui passe plus de temps avec sa clientèle ;
 Le client se réserve un droit de refus sur la marchandise livrée
 Un catalogue est envoyé aux acheteurs faisant figurer les offres promotionnelles
Inconvénients
 L’affiliation à une chaîne
 Un pourcentage du CA est à reverser chaque mois à la centrale pour couvrir les frais de
fonctionnement (sorte de franchise)
 Le non respect des horaires de livraison est fréquent
 La limitation du choix dans certaines gammes de produits
 Pas de vision des produits, et coût de transport parfois élevé.
Exemple
La scapa :
La première centrale d’achats et de distribution en France ;
Créée en 1690, elle réalise un chiffre d’affaires annuel d’environ 1 milliard de francs et
emploi plus de 20 personnes
Catalogue de 3000 articles, 1 centrale de viande agréé CEE
Depuis 1983, elle travaille pour le groupe ACCOR. Elle possède deux entrepose :
 Un à Rungis (50.000 mètres cubes
 Un à Salon de Provence (46.000 mètres cubes)
 1 laboratoire de contrôle qualité
 une cinquantaine de camions réfrigérés
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Les groupements d’achats ou consultations collectives
Définition
Le groupement d’achat se résume à une association d’hôteliers et de restaurateurs
ou collectivités indépendantes dans le but d’aborder leur marché dans les
meilleures conditions. La réunion de ces entreprises va imposer aux fournisseurs à
qualité égale, des conditions améliorées par rapport au marché courant. Un tel
groupement est fiable que pour un nombre limité d’établissements ayant une
unicité dans la forme de l’établissement.
Principe
Un coordonnateur va récapituler les besoins exprimés par les acheteurs, il va faire
appel à la concurrence entre fournisseurs. Le choix est établi par le coordonnateur
après avis de la commission départementale, et la commande est lancée. Les
fournisseurs livreront ensuite les marchandises aux divers établissements en
respectant les délais et la réglementation du marché.
Avantages
Ces groupements permettent aux fournisseurs de rationaliser leurs produits et
d’alléger leurs charges de distribution et de commercialisation.
De leur côté, les acheteurs trouvent des prix réduits pour une bonne qualité, ils
peuvent programmer leur production, de plus l’affiliation à un groupement n’est
pas nécessaire.
Développement d’un esprit de coopération et d’entraide entre les adhérents.
Inconvénients
Il est impératif que les adhérents aient les mêmes besoins ;
Le milieu hôtelier est plutôt individualiste, or , l’efficacité d’un groupement réside
dans le nombre d’adhérents et leur solidarité.
Ils limitent néanmoins les initiatives de l’acheteur par l’uniformité des achats.
Naissances des ententes entre fournisseurs
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