Légalisation et certification des signatures

COMMISSION DES AFFAIRES EUROPEENNES ET INTERNATIONALES
Président de la Commission : Me Jacques DESVAGES
Rapport établi en 2010 par :
Me Jean TARRADE
LEGALISATIONS ET CERTIFICATIONS DE SIGNATURES
Il est souvent demandé aux notaires de certifier des signatures ou de faire légaliser des
documents, soit authentiques, soit sous seing privé, destinés à être produits soit en France soit
à l’étranger.
Les termes de certification et de légalisation, souvent utilisés indifféremment, ne recouvrent
toutefois pas la même réalité.
Il convient donc de bien les distinguer.
LEGALISATION et APOSTILLE
La légalisation
« La légalisation est l’attestation écrite par un fonctionnaire compétent de l’exactitude de la
signature apposée sur un acte et, s’il s’agit d’un acte public, de la qualité de ceux qui l’ont
reçu ou expédié.
La légalisation diffère de la certification de signature qui n’intervient que pour les actes sous
seing privé et qui constitue une simple vérification matérielle d’une signature et ne vaut pas
attestation de la vérité de celle-ci ». JCl. Form. Not. V° Légalisation Fasc 10 n°11 par M.
REVILLARD
Les textes en vigueur :
Circulaire du 4 mai 1981 relative à la procédure simplifiée de légalisation des actes et
documents administratifs destinés à être produits à l’étranger.
Cette circulaire a généralisé, sous réserve des traités ou accords internationaux, à
l’ensemble des actes et documents administratifs destinés à être produits devant une autorité
étrangère la procédure simplifiée de légalisation sur visa de conformité.
Actes concernés : La légalisation concerne aussi bien les actes authentiques que les actes
sous seings privés.
La circulaire précise que les actes sous seings privés revêtus d’une certification de signature
(voir ci-dessous) sont « de ce fait assimilés à des actes publics ».
60 bd de la Tour Maubourg 75007 PARIS
Procédure : Les actes devant faire l’objet d’une légalisation sont soumis au visa de
conformité délivré par le Bureau de la Légalisation du Ministère des Affaires Etrangères 34
rue La Pérouse 75775 Paris Cedex 16, ou par le Consul de France exerçant dans le pays où le
document doit être produit.
Les notaires ne légalisent pas de signatures.
L’Apostille
Les textes en vigueur : La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 qui constitue l’un des
accords internationaux évoqués ci-dessus, substitue entre les pays qui l’ont ratifiée
l’apposition de l’Apostille à la formalité de légalisation.
Actes concernés : voir tableau en annexe
CERTIFICATION DE SIGNATURE
La certification est la reconnaissance matérielle de la signature d’une personne dénommée.
Il s’agit d’attester que la signature figurant sur le document est bien celle de la personne qui la
revendique.
Certains textes font obligation à certains représentants de l’Etat ou des Collectivités de
certifier des signatures.
Nous ne retiendrons ici que la certification de signature par un notaire.
Textes en vigueur :
Il n’existe aucun texte concernant la certification de signature par les notaires.
La mission du notaire en la matière n’entre pas dans celles qui sont définies par l’article 1er de
l’ordonnance n° 45-2590 du 2 décembre 1945, relative au statut du notariat. De ce fait, un
notaire ne peut habiliter les clercs à certifier des signatures.
Néanmoins, cette mission de certification matérielle ne lui est pas interdite ; aucun texte en
revanche n’oblige le notaire à l’effectuer ; elle correspond simplement à un usage bien établi.
Dans un courrier du 3 avril 1974, le Conseil supérieur du notariat a sollicité de la Chancellerie
l’autorisation pour les notaires de pouvoir utiliser leur sceau, qui est celui de l’Etat, pour
certifier des signatures sur des actes sous seing privé destinés à être produits à l’étranger. Les
autorités de légalisation exigeaient en effet la présence du sceau et non d’un simple cachet,
qui seule pouvait conférer un caractère public à la certification.
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Cette autorisation a été accordée par lettre de la Chancellerie du 2 mai 1974, précisant que
« l’assimilation(…) qui est faite, du strict point de vue de la légalisation de l’acte certifié à
l’acte notarié est conforme aux dispositions ratifiées par la France de la Convention de La
Haye du 26 novembre 1961 sur la légalisation des actes publics, et (…) paraît de nature à
faciliter la circulation des actes ».
Actes concernés : La certification de signature ne concerne que les actes sous seing privé,
qu’ils soient destinés à être produits en France ou à l’étranger.
Comme indiqué ci-dessus, la certification par une autorité publique (notamment par un
notaire) peut elle-même déboucher sur une légalisation de la signature de la qualité de cette
autorité.
Procédure : Le notaire n’a besoin que de comparer la signature qui lui est présentée à celle
qui figure sur un document officiel au nom de la personne concernée, ou sur un document
dont il sait qu’il a bien été signé par celle-ci.
Précautions : Il convient toutefois de se montrer extrêmement prudent et dans toute la mesure
du possible de faire en sorte que la signature soit apposée en présence du notaire.
De même le notaire se trouve tenu de l’obligation de vigilance imposée par la législation sur
le blanchiment.
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