APPEL D`OFFRES OUVERT N° 03/2300/12 Fourniture de papier

APPEL D'OFFRES OUVERT N° 03/2300/12
Fourniture de papier
Cour des comptes européenne
Novembre 2012
ANNEXE 2
CAHIER DES CHARGES
Cour des comptes européenne
AO n° 03/2300/12 – Fourniture de papier
Annexe 2 - Cahier des charges
Contenu
A. Clauses administratives
B. Clauses techniques et contractuelles
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AO n° 03/2300/12 – Fourniture de papier
Annexe 2 - Cahier des charges
A. CLAUSES ADMINISTRATIVES
1.
Préambule
Le présent cahier des charges des clauses administratives définit les conditions auxquelles la Cour
des comptes européenne, dénommée ci-après "la Cour", entend sélectionner aux termes d’une
procédure ouverte un opérateur économique, dénommée(s) ci- après « le Contractant » pour
des prestations de fourniture de papier à la Cour des comptes européenne.
2.
Base juridique et principes généraux
La procédure de passation du marché est gouvernée par le règlement (CE, EURATOM)
No 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget
général des Communautés européennes (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1), tel que modifié et le
règlement (CE, EURATOM) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002
établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil
portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes
(JO L 357 du 31.12.2002, p. 1) tel que modifié.
La procédure pour la passation du présent marché est une procédure ouverte.
La présente procédure se veut compétitive. Tout soumissionnaire tentant d’obtenir des
informations confidentielles, de contracter des accords illicites, d’être en collusion ou de
prendre des dispositions avec d’autres contractants, de solliciter le soutien du personnel de la
Cour des comptes ou d’influencer le comité d’évaluation ou ses membres de quelque manière
que ce soit pendant la procédure de passation du marché, se verra exclu de cette procédure.
Le pouvoir adjudicateur peut appliquer des sanctions administratives et financières aux
soumissionnaires qui se trouvent dans un des cas d’exclusion mentionnés au point 6,
conformément aux articles 93, 94 et 96 du Règlement financier, précité et à l’article 133 du
règlement précité établissant les modalités d'exécution du règlement financier.
Il est rappelé, en outre, que l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) est susceptible
d'effectuer notamment des contrôles et des vérifications au sein de la Cour et chez les
soumissionnaires, conformément au règlement (CE, Euratom) n° 2185/96 du Conseil et au
règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement et du Conseil, en relation avec la présente
procédure de marché.
3.
Personnes habilitées à présenter une offre
La participation à la présente procédure d'appel d'offres est ouverte à toutes les personnes
physiques et morales.
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4.
Annexe 2 - Cahier des charges
Documents d'appel à la concurrence
La présente procédure est régie par les documents suivants :
1. Invitation à soumissionner
2. Projet de contrat (Annexe 1 de l’invitation à soumissionner)
3. Cahier des charges (Annexe 2 de l’invitation à soumissionner)
A. Clauses administratives
B. Clauses techniques et contractuelles
4. Dossier d’offre (Annexe 3 de l’invitation à soumissionner)
Ces documents fixent les conditions de la présente procédure.
5.
Déroulement de la procédure
La passation du marché se déroule suivant les phases décrites ci-dessous.
a. Phase de sélection des soumissionnaires
Lors de cette phase, le pouvoir adjudicateur contrôle sur la base des documents demandés si
les soumissionnaires ne se trouvent pas dans un des cas d’exclusion cités ci-après (voir
point 9) et si les soumissionnaires remplissent les critères de sélection cités ci-après (voir
point 10).
Seules les soumissionnaires sélectionnés à l’issue de cette phase verront leur offre évaluée en
vue de l’attribution du marché en phase b).
b. Phase d’attribution du marché
Lors de cette phase, le pouvoir adjudicateur évalue, sur la base des documents demandés et
des échantillons, les offres des soumissionnaires au point de vue de la conformité des produits
aux exigences du cahier des charges et au point de vue de son prix. Cette évaluation est
effectuée sur base des critères d’attribution et selon une méthode d’évaluation décrite ci-après
(voir point 12).
6.
Forme et contenu de l'offre
Les offres doivent être claires et concises et assemblées de façon cohérente (par exemple,
reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire est également invité à suivre le dossier d’offre
en Annexe 3 de l’invitation à soumissionner. Ce dossier contient tous les formulaires type de
réponse et précise tous les documents à rédiger pour soumettre une offre.
Si l’offre est divisée en plusieurs tomes, il est conseillé de réaliser une table des matières pour
chacun.
La lettre d'invitation reprend les informations concernant les conditions à respecter ainsi que
les modalités de soumission de l'offre.
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7.
Annexe 2 - Cahier des charges
Structure de l’offre
Toute offre doit comprendre les cinq parties suivantes:
Première partie: informations administratives
Deuxième partie: critères d’exclusion
Troisième partie: critères de sélection
Quatrième partie: échantillons
Cinquième partie: critères d’attribution – offre financière
8.
Première partie: informations administratives
Dans la première partie, le soumissionnaire doit fournir les éléments suivants:

une lettre d’accompagnement portant la signature d’un représentant autorisé et
incluant le nom, adresse, numéro de télécopie (fax) et adresse électronique de la
personne responsable de la soumission de l'offre ;

le signalétique financier rempli et signé par un représentant autorisé du
soumissionnaire, fourni à l’Annexe 3 – Formulaire 1, le signalétique doit être
accompagné par une copie du relevé d'identification bancaire émis par la Banque ou
copie d’un relevé de compte ;

le formulaire standard d’identification du soumissionnaire fourni à l’Annexe 3 –
Formulaire 2:
9.
Deuxième partie: critères d'exclusion et moyens de preuve
Les soumissionnaires ainsi que leurs éventuels sous-traitants ne peuvent pas être dans une des
situations décrites dans les articles 93 et 94 du règlement financier donnant lieu à l'exclusion à
la participation à des marchés financés par le budget de l’Union Européenne.
9.1.
Exclusion de la participation au marché
Sont exclus de la participation aux procédures de passation de marchés les soumissionnaires:
a) qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de
règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou qui sont
dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans
les législations et réglementations nationales;
b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de
chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;
c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen
que le pouvoir adjudicateur peut justifier;
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Annexe 2 - Cahier des charges
d) qui n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions
légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore
celles du pays où le marché doit s’exécuter;
e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude,
corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale
portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;
f) qui font l'objet d'une sanction administrative pour s'être rendu coupable de fausses
déclarations lors de la communication des renseignements exigés par le pouvoir
adjudicateur pour sa participation à un marché, pour n'avoir pas fourni ces
renseignements ou pour avoir été déclaré en défaut grave d'exécution en raison du
non-respect de ses obligations dans le cadre de marchés financiers par le budget.
9.2.
Exclusion de l'attribution du marché
Sous peine d'exclusion de l'attribution du marché, les soumissionnaires, au stade de
l'attribution des marchés, doivent déclarer sur l'honneur :
g) qu'ils ne se trouvent pas en situation de conflit d’intérêts. La Cour doit s'assurer que le
soumissionnaire n'a pas, au moment de la présentation de son offre, de conflit
d'intérêts lié au présent appel d'offres en raison, notamment, d'intérêts économiques,
d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ni d'une autre
relation ou d'un autre intérêt commun quelconque. La Cour se réserve le droit
d'apprécier s'il existe ou non un conflit d'intérêts ;
h) qu'ils informeront sans délai le pouvoir adjudicateur de toute situation constituant un
conflit d'intérêts ou pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ;
i) qu'ils ne feront aucune offre, de quelque nature que ce soit, dont il serait possible de
tirer avantage au titre du marché ;
j) qu'ils n'ont pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas
consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en
nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage
constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou
indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à
l'attribution du marché ;
k) que les renseignements fournis à la Cour des comptes dans le cadre de la présente
procédure négociée sont exacts, sincères et complets ;
l) qu'en cas d'attribution du marché, ils fourniront sur demande la preuve qu'ils ne se
trouvent dans aucune des situations décrites aux points a), b), d) et e) ci-dessus.
9.3.
Moyens de preuve
1. Les soumissionnaires fourniront une déclaration sur l'honneur figurant en Annexe 3 –
Formulaire 3 de l'invitation à soumissionner, dûment signée et datée, attestant qu'ils ne
se trouvent dans aucune des situations visées à l’article 93 et à l’article 94, du
règlement financier et décrites ci-dessus.
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Annexe 2 - Cahier des charges
2. L'attributaire fournira, dans un délai de 10 jours avant la signature du contrat, les
moyens de preuve visés au paragraphe suivant, corroborant la déclaration visée au
paragraphe précédent.
3. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que l'attributaire ne se
trouve pas dans un des cas mentionnés au point a), b) ou e) un extrait du casier
judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou
administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il ressort qu'il satisfait à ces
exigences.
4. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que l'attributaire ne se
trouve pas dans l'un des cas mentionnés au point d) un certificat délivré par l'autorité
compétente de l'État concerné.
5. Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné et pour les
autres cas d'exclusion visés aux points c) et f) ci-dessus, il peut être remplacé par une
déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle faite par l'intéressé
devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme
professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.
Ces documents ou certificats doivent être valables à la date limite de réception des offres et,
en tout état de cause, doivent avoir été remis moins de douze mois avant cette date limite.
En fonction de la législation nationale du pays d'établissement du soumissionnaire, les
documents visés ci-dessus aux paragraphes 1 et 3 doivent concerner les personnes morales et
les personnes physiques y compris, dans les cas où le pouvoir adjudicateur l'estime nécessaire,
les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de
contrôle du soumissionnaire.
Sur la demande expresse de la Cour, pour déterminer si les sous-traitants des
soumissionnaires satisfont aux critères d'exclusion requis, les soumissionnaires devront
produire pour chacun des sous-traitants la déclaration sur l'honneur relative aux critères
d'exclusion
et
à
l'absence
de
conflit
d'intérêts
émanant
de
ceux-ci.
En cas de doute concernant cette attestation sur l’honneur, la Cour pourra demander les
preuves visées aux paragraphes 3 et 4 ci-dessus.
10. Troisième partie: Critères de sélection
Les soumissionnaires doivent apporter la preuve de la capacité juridique, financière,
économique, technique et professionnelle pour exécuter les tâches prévues au présent marché.
Il est rappelé qu’un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé,
faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant
entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il
disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple par la production
de l'engagement de ces entités à les mettre à sa disposition et par la preuve de leurs capacités
financières, économiques, techniques et professionnelles en relation avec la part du marché
qui leur sera confiée.
10.1.
Capacité juridique
Les soumissionnaires doivent apporter la preuve qu'ils ont la personnalité juridique. Elle sera
jugée sur base des documents suivants :
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Annexe 2 - Cahier des charges
o Document constitutif de la société et/ou les statuts avec leur dernière mise à jour ou
extrait de ces documents;
o Justification de l'inscription au registre de la profession ou au registre du commerce
dans les conditions prévues par la législation du pays où le soumissionnaire est
établi.
o En cas d'association libre ou momentanée de groupement d'intérêts économiques ou
de toute autre forme de collaboration entre partenaires indépendants ou
d'appartenance à des groupes financiers différents, il doit être indiqué clairement
dans l'offre :
o
o
o
o
o
10.2.
la forme juridique ainsi que le document constitutif et/ou les statuts de chaque
société ;
la désignation exacte du mandataire unique et tant que seul interlocuteur et
responsable devant la Cour des comptes ;
l'organigramme du groupement ;
la déclaration de responsabilité conjointe et solidaire de tous les membres du
groupement ;
les montants maximum couverts par l'assurance responsabilité civile et
professionnelle.
Capacité économique et financière
Les soumissionnaires doivent prouver qu'ils ont la capacité économique et financière
suffisante pour exécuter le contrat-cadre.
En vue de la vérification de ces critères, le soumissionnaire fournira dans son offre :
o
les comptes financiers de l’année dernière (chiffre d’affaires minimum requis :
300.000 EUR).
Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le
soumissionnaire n’est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à
prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir
adjudicateur.
10.3.
Capacité technique et professionnelle
Les soumissionnaires doivent prouver qu'ils ont la capacité technique et professionnelle pour
exécuter le contrat-cadre.
Le soumissionnaire doit avoir une expérience d'au moins (3) trois ans dans des prestations
similaires à celles requises dans le marché en question. Le soumissionnaire doit avoir exécuté
au moins cinq (5) contrats de fourniture similaires au cours des trois (3) dernières années.
En vue de la vérification de ce critère, le soumissionnaire fournira dans son offre :
o
la présentation d'une liste de marchés de catégorie comparable (comparable en ce qui
concerne le type de fournitures) en cours d'exécution ou exécutés au cours des trois
(3) dernières années, indiquant le montant (si applicable), les dates et précisant si le
destinataire des fournitures est une personne morale privée ou publique.
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o
Annexe 2 - Cahier des charges
l'indication de la part de marché que le fournisseur a éventuellement l'intention de
sous-traiter.
11. Quatrième partie: échantillons
Pour chaque type de papier demandé, chaque format de papier demandé et chaque couleur
de papier demandé, le soumissionnaire fournira un échantillon du papier (un échantillon = 20
feuilles) dans la qualité qu’il propose avec sa fiche technique. Les échantillons doivent être
représentatifs de la fourniture que le soumissionnaire propose de livrer.
Cette partie a pour but de vérifier si les échantillons sont conformes aux exigences du cahier
des charges.
12. Cinquième partie: critères d’attribution – offre financiere
Pour l’offre financière, le soumissionnaire doit utiliser le bordereau des prix (Annexe 3 de
l’invitation à soumissionner – Formulaire 6) et l'hypothèse d'exploitation (Annexe 3 de
l’invitation à soumissionner – Formulaire 7).
L’offre financière doit satisfaire aux exigences suivantes:
- l'offre couvre la totalité des prestations prévues.
- l’offre doit être établie en euros (EUR) ;
- les prix doivent comporter au maximum [2] chiffres après la virgule;
- les prix seront calculés pour couvrir toutes les dépenses supportées par le Contractant dans
l’exécution du contrat, inclus les frais de voyage et de séjour ;
- les prix offerts s’entendent exempts de droits, impôts et taxes, y compris la taxe à la valeur
ajoutée ; la Cour des comptes européenne en étant exonérée suivant les articles 3 et 4 des
dispositions du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne annexé au
Traité du 08.04.1965 instituant un Conseil unique et une Commission unique des
Communautés européennes ;
Il convient de suivre les indications suivantes pour remplir le bordereau des prix et
l'hypothèse d'exploitation:

le bordereau des prix doit être dûment rempli et signé (Annexe 3 – Formulaire 6).
Aucune modification du bordereau des prix ne sera autorisée; Le bordereau doit être
entièrement complété (pas de position « nulle », « zéro » ou « néant »), daté et signé
sous peine de rejet de l’offre. L’absence de réponse sera considérée comme une réponse
négative. Toute omission ou modification apportée au bordereau original peut entraîner
la nullité de l’offre;

l'hypothèse d'exploitation doit être dûment remplie et signée (Annexe 3 – Formulaire
7). Elle doit être établie sur la base des prix unitaires figurant dans le bordereau des
prix, qui prévaut en cas de divergence. L'hypothèse d'exploitation n’a toutefois qu’un
caractère indicatif et ne saurait être retenue en cas de litige, seuls les fournitures
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Annexe 2 - Cahier des charges
réellement livrées étant à facturer, sur la base des prix unitaires figurant dans le
bordereau.
Le présent marché sera attribué par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l'offre
présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes.
L’évaluation du prix se fait sur la base du prix total indiqué dans l'hypothèse d'exploitation
représentant une estimation des commandes pour 4 (quatre) ans.
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Annexe 2 - Cahier des charges
B. CLAUSES TECHNIQUES ET CONTRACTUELLES
1. Préambule
Le présent cahier des charges des clauses techniques et contractuelles définit les
caractéristiques techniques des prestations de fourniture de papier à la Cour des comptes
européenne.
Un contrat-cadre de fourniture sera établi entre le Contractant et la Cour (annexe 1 de
l’invitation à soumissionner), lequel sera mis en œuvre au moyen de contrats spécifiques,
appelés ci-après « purchase orders ».
2. Description du papier
2.1.
Généralites
Le papier fourni devra obligatoirement être certifié FSC.
Il sera certifié pour un usage sur imprimante laser, photocopieur et fax.
2.2.
Papier 80 g/m2 – blanc – format A4 et A3
Reprint 100% recyclé
Opacité ISO 2471 : 90 % minimum
Blancheur CIE : 140 % minimum
Rame de 500 feuilles
Commande minimum pour A4 : 2000 rames de 500 feuilles
Commande minimum pour A3 : 10 rames de 500 feuilles
2.3.
Papier 80gr/m2 - couleur – format A4 et A3
Opacité ISO 2471 : 90 % minimum
Le papier de couleur devra se rapprocher le plus possible des normes Pantone indiquées ci
dessous (http://www.sbedirect.com/data/download/vrac/pantone.html). Pour chaque couleur,
le papier devant être fourni sera choisi, en accord avec le contractant, à la signature de contrat.
Bleu :
PMS 324
Vert :
PMS 351
Jaune :
PMS 3935
Rose :
PMS 496
Saumon :
PMS 713
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Lilas :
Annexe 2 - Cahier des charges
PMS 5165
Bouton d’or : PMS 135
Clémentine : PMS 715
Rame de 500 feuilles
Commande minimum pour A4 : 200 rames de 500 feuilles
Commande minimum pour A3 : 5 rames de 500 feuilles.
2.4.
Papier 100g/m2 – blanc nacré – A4
Papier équivalent à du papier conqueror velin
Rame de 500 feuilles
Commande minimum : 10 rames de 500 feuilles.
2.5.
Fréquence
Variable
2.6.
Quantité
L'estimation quantitative des articles dans le cadre du marché figure à titre indicatif dans
l'hypothèse d'exploitation en annexe 3 – Formulaire 7. Cette estimation est basée sur une
quantité pour 4 (quatre) ans.
3. Garanties
Les fournitures doivent correspondre à la qualité des échantillons retenus et respecter les
spécifications précisées ci avant.
4. Modalités d’exécution
Les modalités d’application du contrat sont définies à l’article I.4 du contrat. Afin de
permettre de réaliser les purchase orders sans délai, le Contractant transmettra une adresse email active tous les jours ouvrables de 9h00 à 17h00. Cette addresse e-mail doit servir comme
le point de contact entre le Contractant et la Cour.
4.1.
Délai
Le papier sera livré à la Cour dans un délai maximum de 5 (cinq) jours ouvrables après la
transmission par la Cour (fax ou e-mail) du purchase order.
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4.2.
Annexe 2 - Cahier des charges
Lieu de livraison
Les livraisons peuvent avoir lieu tout jour ouvrable et seront effectuées au siège de la Cour,
12 rue Alcide de Gasperi L-1615 Luxembourg. A titre indicatif la liste des jours fériés en
2013 figure en annexe I.
Toutefois, à la demande de la Cour, l'acheminement d'1 à 3 palettes devra être fait directement
aux bâtiments annexes :
- 26 rue Edward Steichen L-2540 Luxembourg
- 6 circuit de la Foire internationale L – 1347 Luxembourg
- 90, Boulevard Konrad Adenauer – Kirchberg Luxembourg
- ou tout autre bâtiment susceptible d'être occupé par la Cour des comptes pendant la durée
du contrat.
Les horaires de livraison sont :
du lundi au jeudi de 9h00 à 11h30 et de 13h30 à 16h30 ;
le vendredi de 9h00 à 11h30 et de 13h30 à 16h00.
La livraison se fera, avec un camion muni d’un élévateur, pour une majeure partie, au siège de
la Cour, 12 rue Alcide de Gasperi L- 1615 Luxembourg.
4.3.
Emballage
L’emballage sera adapté aux produits livrés afin de garantir une réception en bon état.
4.4.
Procédure d’acceptation d’une livraison
Toute livraison sera accompagnée d’un bon de livraison, en double exemplaire, qui reprendra
le numéro du purchase order et le détail des articles livrés.
Acceptation quantitative:
A la livraison par le contractant le représentant de la Cour vérifie le bon de livraison du
contractant (contrôle de quantité). En cas d’acceptation quantitative, le bon de livraison est
signé et un (1) exemplaire est conservé par le livreur et l’autre est conservé chez la Cour.
Acceptation qualitative:
Dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de livraison à la Cour, la Cour effectue le
contrôle de qualité de la livraison et informera le contractant de la conformité ou nonconformité de la livraison. Passé ce délai et en l’absence d’information, la livraison est
considérée comme acceptée et la réception validée.
En cas de livraison non conforme détectée par la Cour, le contractant disposera, au maximum,
de deux (2) jours ouvrables, après la date de notification (e-mail ou fax), pour la remplacer.
La Cour se réserve le droit de mettre en application une des dispositions de l’article I.11 du
contrat. Après correction, c’est-à-dire après la seconde livraison, une nouvelle procédure
d’acceptation débute, assortie du délai correspondant.
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5. Annexes
Annex I : Calendrier des jours fériés en 2013
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Annexe I : CALENDRIER DES JOURS FÉRIÉS EN 2013
2013
1er janvier Mardi, Jour de l'an
2 janvier Mercredi, lendemain du Nouvel An
28 mars Jeudi Saint
29 mars Vendredi Saint
1er avril Lundi de Pâques
1er mai Mercredi, Fête du travail
9 mai Jeudi, Anniversaire de la déclaration du Président Schuman en 1950 + Ascension
10 mai Vendredi, lendemain de l’Ascension
20 mai Lundi de Pentecôte
15 août Jeudi, Assomption
1er novembre Vendredi, Toussaint
24 décembre du Mardi (6 jours – Noël & fin d’année) au Mardi 31 décembre
Le travail reprendra normalement le vendredi 3 janvier 2014.
Sans préjuger le calendrier des jours fériés de 2014, le jeudi 2 janvier 2014 sera considéré jour
férié au titre de cette année-là.
La Cour des comptes se réserve le droit de modifier ces dispositions, si les nécessités de
service l’exigent.