COMMISSION EUROPÉENNE

COMMISSION EUROPÉENNE
JOINT RESEARCH CENTRE
Institut des matériaux et mesures de référence (Geel)
Geel, 28.02.2011
JRC.DG.D.1/CB/ARES(2011) 221577
Objet:
- Avis de marché pour :
Prestations de services de secrétariat social pour le personnel de la
Commission sous contrat de droit de travail belge ou pour le personnel
soumis à la sécurité sociale belge en application de l’article 112 du
Régime applicable aux autres agents des Communautés.
-
Avis de marché 2011/S 40-064717 du 26.02.2011
Madame, Monsieur,
1.
La Commission européenne envisage la passation du marché public décrit en objet.
Le cahier des charges relatif au marché, ainsi que le projet de contrat, sont publiés
sur le site Internet ‘Calls for Tenders’ du Centre Commun de Recherche :
http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/index.cfm?action=app.tender&id=910&inst
dir=1
2.
Si vous êtes intéressé par ce marché, je vous invite à faire parvenir une offre en
triple exemplaire, dans une des langues officielles de l'Union européenne à la
addresse suivante :
Commission européenne
Centre Commun de Recherche
Institut des matériaux et mesures de référence
A l’attention de Mme Connie Biesmans
Retieseweg 111
B-2440 Geel
Belgique
3.
Lorsque la transmission des offres a lieu par lettre, elle se fait, au choix des
soumissionnaires:
a)
soit par la poste ou par messagerie, au plus tard le 07.04.2011, auxquels cas
la date d'envoi est retenue, le cachet de la poste ou la date du récépissé de
dépôt faisant foi, à l'adresse indiquéé au point 2.
b)
soit par dépôt, à l'adresse indiquéé au point 2 au plus tard le 07.04.2011.
Dans ce cas, le dépôt de l'offre sera établi au moyen d'un reçu daté, signé par
un fonctionnaire du service central de réception du courrier de la Commission
à qui les documents ont été remis.
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4.
L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées,
l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme
indiqué dans l'appel d'offres, la mention « Appel d'offres – C57226 - Secrétariat
social - à ne pas ouvrir par le service du courrier». Si des enveloppes autocollantes
sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers
desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.
5.
L'annexe I à cette lettre d'introduction spécifie les documents/ les informations que
le soumissionnaire doit joindre à son offre. Il est conseillé au soumissionaire
d'utiliser cette liste de contrôle afin de s'assurer que son offre est complète.
6.
Toute offre doit:
- être signée par le soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité;
- être parfaitement lisible afin d'éliminer le moindre doute sur les termes et les
chiffres;
7.
Période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de
maintenir toutes les conditions de son offre : 9 mois à compter de la date de clôture
du dépôt des offres.
8.
La soumission d'une offre vaut acceptation des conditions contenues dans la
présente invitation à soumissionner, dans le cahier des charges et dans le projet de
contrat, et le cas échéant, renonciation du soumissionnaire à ses propres conditions
générales ou particulières. Elle lie le soumissionnaire pendant l'exécution du
contrat, s'il en devient l'attributaire.
9.
Pendant toute la procédure, les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les
soumissionnaires ne sont autorisés qu'à titre exceptionnel. Ils ne peuvent intervenir
que dans les conditions suivantes:
Avant la date de clôture du dépôt des offres:
*
À l'initiative des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur peut fournir des
renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature
du marché.
Les demandes de renseignements supplémentaires doivent être adressées, par
écrit uniquement, à. [email protected]
Il ne sera répondu à aucune demande de renseignement supplémentaire reçue
moins de cinq jours ouvrables avant la date de clôture du dépôt des offres.
*
De sa propre initiative, la Commission peut informer les intéressés de toute
erreur, imprécision, omission ou toute insuffisance matérielle dans la rédaction
des documents d'appel à la concurrence.
*
Le cas échéant, les renseignements supplémentaires et les informations
précitées seront publiés à l'adresse internet indiqué au point 1.
Après l'ouverture des offres
*
10.
Dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il
s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre,
le pouvoir adjudicateur peut prendre l'initiative d'un contact avec le
soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes
de l'offre.
L'ouverture des offres aura lieu le 11.4.2011 à 14:00. 1 représentant dûment
mandaté par soumissionnaire pourra y assister. Il devra informer Mme Connie
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Biesmans de sa participation par télécopieur (+32 14584273) ou par courrier
électronique ([email protected]) au plus tard le 8.4.2011 (12:00).
11.
Le site Internet "Calls for Tenders" du Centre Commun de Recherche étant mis à
jour à intervalles réguliers, il incombe aux soumissionnaires de le consulter
régulièrement afin de disposer d'informations complètes et actualisées relatives au
présent marché.
12.
La présente invitation à soumissionner ne constitue aucun engagement de la part
de la Commission. Celui-ci ne prend naissance qu'à la signature du contrat avec
l'attributaire retenu.
13.
Le pouvoir adjudicateur peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au
marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les candidats
ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Le
cas échéant, cette décision serait motivée et portée à la connaissance des
candidats ou soumissionnaires.
14.
Dès le moment où la Commission a ouvert l'offre, le document devient la propriété
de celle-ci et est traité de façon confidentielle.
15.
Les soumissionnaires seront informés de la suite réservée à leur offre.
16.
Si l'offre prévoit le recours à la sous-traitance, il est recommandé d'inclure la
médiation parmi les modes de résolution des litiges stipulés dans le contrat avec les
sous-traitants.
17.
Si le suivi de votre réponse à l'invitation à soumissionner implique l'enregistrement
et le traitement de données à caractère personnel (par exemple, nom, adresse, CV),
ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la
protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à
caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre
circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et
les données à caractère personnel demandées sont nécessaires pour l'évaluation
de votre offre, conformément aux spécifications de l'invitation à soumissionner, et
seront traitées uniquement à cette fin par Prof. Dr. Krzysztof Maruszewski – Joint
Research Centre – Institute for Reference Materials and Measurements –
Retieseweg 111, 2440 Geel – Belgium . Des renseignements détaillés concernant le
traitement de vos données à caractère personnel figurent dans la déclaration de
confidentialité
consultable
à
l'adresse
suivante:
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_en.pd
f.
18.
Vos données à caractère personnel (nom et prénom s'il s'agit d'une personne
physique, adresse, forme juridique, numéro d'immatriculation et nom et prénom des
personnes investies d'un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s'il
s'agit d'une personne morale) peuvent être enregistrées par le comptable de la
Commission soit uniquement dans le système d'alerte précoce (SAP), soit à la fois
dans le SAP et la base de données centrale sur les exclusions, si vous vous trouvez
dans l'une des situations visées par:
- la décision 2008/969 de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système
d'alerte précoce (pour de plus amples informations, consultez la déclaration sur la
politique en matière de respect de la vie privée à l'adresse
http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_fr.htm), ou
- le règlement n° 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la
base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations,
consultez la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à
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l'adresse
http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_fr.pdf).
Remarque:
Toutes dépenses relatives à la soumission et à la préparation des offres seront aux frais
des soumissionaires et ne seront pas remboursées par la Commission.
Annexes disponibles sur le site Internet "Calls for Tenders" du Centre Commun de
Recherche:
A. Projet de contrat
Annexe I
Cahier des charges;
Annexe II
Offre du contractant;
Annexe III
Bon de commande;
Annexe IV Jours féries pour les années 2011 et 2012
B. Fichier des Entités Légales;
Fichier des comptes bancaires
Salutations distinguées,
Connie Biesmans
Finance
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Annexe I: Liste de contrôle comprenant les documents/informations à
soumettre/compléter par le soumissionnaire :
1. Partie administrative
tick mark
√
1.1. Contrat et ses annexes
Projet de contrat : complété, paraphé sur chaque page et signé sur la dernière page.
Lettre d'introduction : paraphée sur chaque page.
Spécifications techniques : paraphées sur chaque page.
Annexe administrative : complétée, paraphée sur chaque page et signée sur la dernière
page.
Annexe 1 à l'annexe administrative (déclaration sur l'honneur relative aux critères
d’exclusion et à l’absence de conflit d’intérêts) : complétée, paraphée sur chaque page et
signée.
Annexes III et IV au contrat: paraphés sur chaque page
1.2. Fichier des Entités Légales et fichier des comptes bancaires
Complétez, signez et datez le fichier des entités légales;
(voir note en bas de page entités légales) (seules entreprises privées) - une copie du
document d'assujettissement à la TVA si celle-ci est d'application et si le n° TVA ne figure
pas sur le document officiel mentionné ci-dessous,
Une copie de tout document officiel (p.ex. moniteur, journal official, register de
commerce…) permettant d'identifier le nom de l'entité légale, l'adresse du siège social et
le numéro d'enregistrement auprès des autorités nationales.
Complétez (aussi bien vous que votre banque), timbrez et signez le fichier des comptes
bancaires. Au lieu de le faire signer par la banque, vous pouvez joindre une copie d'un
extrait de compte bancaire récent. Dans ce cas, le cachet de la banque et la signature de
son représentant ne sont pas requis.
1.3. Critères de sélection (points III.2.2 et III.2.3 de l'avis de marché)
déclaration reprenant le chiffre d'affaires relatif à des fournitures analogues livrées au
cours des 3 derniers exercices, — cette déclaration inclura des bilans ou des extraits de
bilans, lorsque la publication des bilans est prescrite par le droit des sociétés du pays où
le soumissionnaire est établi;
attestation bancaire indiquant la situation financière de la société
liste de références de services de nature similaire prestés au cours des 3 dernières
années avec indication des dates, valeurs et bénéficiaires (privé ou public) avec un
minimum de 3 références;
2. Autre/Partie technique
Veuillez fournir les preuves et/ou documents nécessaires afin de permettre d'évaluer
tous les points et critères mentionnés ci-dessus et la qualité de l’offre.
Clause de non-responsabilité: La liste de contrôle sert uniquement d'aide et les informations
qu'elle contient ne sont pas nécessairement complètes, exhaustives ou exactes. Le
soumissionnaire conserve la responsabilité de fournir tous les documents requis dans le
cahier des charges.
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