Fiche pratique e.magnus

Fiche pratique e.magnus
Service assistance progiciels
Memo module actes d’état civil – emagnus.grc
Logiciel : e.magnus.grc Acte d’état civil
avril 15
1
Ouverture des registres
1.1
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Ouverture du (des) registres
Bureau - Etat civil > Bloc - Organisation > Option – Registre et procès-verbaux
Si la commune travaille sur un seul registre choisir "registre unique" sinon ouvrir 3 registres.
Répondez oui à la question « Souhaitez-vous également créer le registre d’avis de mention ? »
1.2
Edition du PV d’ouverture
Si la collectivité souhaite imprimer le PV d'ouverture avec le logiciel, c’est possible:
 Placez-vous dans la fiche du registre concerné (voir ci-dessus).
 Cliquez sur le bouton Procès-Verbal.
 Complétez les informations manquantes
 Choisissez les paramètres d’impressions (recto ou verso / premier ou second registre).
 cliquez sur le bouton imprimer pour éditer le PV d'ouverture.
Notez que :
La collectivité peut aussi faire le choix d’utiliser les pré-imprimés de l’imprimerie des timbres-poste pour compléter le PV
d’ouverture.
Vous devez procéder de la même manière si en cours d'année le premier registre est complet et que vous devez rééditer
un procès verbal pour l'ouverture d'un second registre.
2
Utilisation du module actes d’état-civil
2.1
Saisie, impression des actes
Pour saisir les actes classiques : naissance, reconnaissance, décès, transcription de décès, mariage (après préparation du
dossier voir 2.2) etc… vous devez utiliser l’option suivante :
 Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Saisie guidée d’un acte d’état civil
 Sélectionnez le type d’acte que vous souhaitez saisir.
 Cliquez sur le bouton créer.
 Suivez les différentes étapes de l’assistant pour compléter les actes, jusqu’à la validation de l’acte et l’impression
de la minute.
Cas particulier des actes non disponible en saisie guidée :
Pour saisir un acte inhabituel, non prévu en saisie guidée, vous devez utiliser l’option suivante :
Bureau - Etat civil > Bloc – Tenue des registres > Option – Dresser un acte d’état civil-saisie libre
2.2
Préparation des mariages
Avant un mariage, vous devez compléter un dossier de mariage, en y enregistrant toutes les informations qui seront
nécessaires à la rédaction de l’acte. A partir de ce dossier vous pourrez également après avoir enregistré le dossier, éditer
les publications liées au mariage. Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Dossiers de mariage.
La saisie de l’acte de mariage se lance par la saisie guidée d’un acte d’état-civil décrite au paragraphe 2.1.
Les informations saisie dans le dossier seront récupérées sur la première étape de l’assistant de saisie d’acte de mariage.
2.3
Saisie des avis pour les naissances hors commune
Pour enregistrer les naissances hors commune qui figureront sur les tables d’état-civil vous devez utiliser l’option
suivante :
 Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Avis de naissance.
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2.4
Insertion d'une mention sur un acte
Quand vous aurez écrit à la main une mention sur un acte original dans le registre papier, si l’acte avait été créé à partir
de votre logiciel état-civil, vous devez aussi enregistrer cette mention dans le module état-civil, cela permet qu’elle
apparaisse sur les copies d’acte imprimées à partir du logiciel. Pour apposer la mention sur l’acte dans le logiciel, vous
devez utiliser l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc – Tenue des registres > Option – Apposer une mention marginale.
 Sélectionner l’acte sur lequel vous devez apposer la mention.
 Double cliquer sur l’acte dans la liste des actes.
 La liste des précédentes mentions liées à l’acte s’affiche, cette liste est vide s’il n’y en a pas.
 Cliquez sur le bouton créer.
 Complétez le type de mention, la date et le texte puis cliquez sur le bouton enregistrer.
2.5
Options diverses
2.5.1
Saisie des déclarations de choix de nom de famille
Pour enregistrer une déclaration conjointe de choix de nom avant la naissance pour un premier enfant commun ;une
demande de rectification en vue de supprimer le double tiret dans l'acte de naissance pour des enfants mineurs ou
majeur, vous devez utiliser l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc – Demande > Option – Déclaration conjointe de choix de nom.
2.5.2
Edition de copie ou d’extraits
Pour imprimer un extrait ou une copie d’acte utilisez l’une des options suivantes :
 Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Copie intégrale d’acte
 Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Extrait d’un acte avec ou sans filiation
Vous pouvez aussi imprimer un extrait ou une copie d’acte à partir de l’écran de recherche rapide d’un acte en utilisant
l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc – Demande > Option – Recherche rapide d’un acte.
2.5.3
Edition de documents annexes
Pour rééditer un document annexe lié à un acte, utilisez l’une des options suivantes :
 Bureau – Accueil > Bloc – Etat civil > Option – Saisie guidée d’un acte d’état civil
3
Clôture des registres
3.1
Clôture du registre
Pour clôturer le registre et éditer le PV de clôture vous devez utiliser l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc - Organisation > Option – Registre et procès-verbaux
 Sélectionnez le registre et cliquez sur le bouton Clôturer le registre.
 L'aperçu avant l'impression du PV de clôture du registre se lance automatiquement à la suite de la clôture.
Notez que l’instruction prévoie d’imprimer ce PV dans le registre sur feuillet mobile numéroté sur la page qui se
trouve immédiatement après le dernier acte de l’année.
4
Edition des tables
4.1
Edition des tables annuelles
Pour éditer les tables annuelles, vous devez utiliser l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc – Tables > Option – Tables annuelles.
Notez l’option qui permet de les éditer en les classant par type d’acte, puis par ordre alphabétique.
4.2
Edition des tables décennales
Pour éditer les tables décennales, vous devez utiliser l’option suivante :
 Bureau - Etat civil > Bloc – Tables > Option – Tables décennales.
Notez l’option qui permet de les éditer en les classant par type d’acte, puis par ordre alphabétique.
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